某集团公文拟制与流转管理制度执行情况概述

规范公文格式提升公文质量——检讨《集团公文拟制与流转管理制度》执行情况2011.8.22

目录一、公文管理规范化的意义二、检讨集团公文制度执行情况三、集团公文存在的问题四、集团OA公文报送系统建设情况一、公文管理规范化的意义

公文，是行政机关、企事业单位或部门在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是企业进行行政管理和公务活动的重要工具。

公文是一项具体的务实工作,从公文的定义上就决定了公文的体例格式必须是规范的，不同于其他一般的文章。公文管理的水平，常常代表着一个企业的管理水平。对企业内部管理和外部形象都有着重要意义。一、公文管理规范化的意义（一）公文管理规范化对企业内部的意义格式规范、体例正确、观点明确、层次清晰、论证充分、言简意赅的公文，有利于企业提高工作效率；有利于上情下达、政令畅通；有利于高效解决问题；有利于领导指示精神的贯彻落实。

一、公文管理规范化的意义（二）公文管理规范化的外部意义公文是上级单位了解下属企业的一种不可缺少的信息交流工具，对外行文的质量直接代表着企业的形象和管理水平。一个正规的、成熟的、高效的企业，必然有一套正规、成熟高效的公文运转系统，其公文管理必然是高质量的。

一、公文管理规范化的意义（三）公文管理规范化也是国资委对中央企业办公厅（室）评价工作的要求之一。国资委自2010年起，开展对中央企业公文、信息、保密工作的单项评价。2010年3月,国资委修订了《中央企业报送公文评价办法》（国资厅发〔2010〕32号文），自2010年4月1日起实施。一、公文管理规范化的意义1.评价范围：每年度中央企业主送国资委、国资委党委、国资委办公厅、国资委党委办公室的公文。

2.评价标准

中央企业报送上述单位的公文，由国资委办公厅统一归口进行收文审核，对存在以下问题的进行扣分。

一、公文管理规范化的意义1.越级行文。（扣2分）2.主旨不清，影响公文办理效率。（扣2分）3.文种使用不准确。（扣1分）4.主送单位不正确。（扣1分）5.引文不规范。（扣1分）6.附件问题。（扣1分）7.明显文字错误。（扣1分）8.文件印制格式不规范。（扣1分）9.公文报送份数不符合要求。（扣1分）10.无特殊原因，未按要求“按时报送”公文。（扣1分）

目录一、公文管理规范化的意义

二、检讨集团公文制度执行情况三、集团公文存在的问题四、集团OA公文报送系统建设情况

二、检讨集团公文制度执行情况集团在2009年12月14日印发了《华润集团公文拟制与流转管理制度》（以下简称”制度”），制度自2010年1月1日起实施。《制度》对公文的拟制、会签、审核、批准以及流转进行了详细的规定，并对“签报纸”和“发文稿纸”格式做了修订，提供了模版。二、检讨集集团公文制制度执行情情况《制度》颁颁布以来执执行情况：：《制度》推推出至今试试行一年半半以来，各各单位在实实际工作中中对公文都都较以前重重视，在公公文的拟制制、会签、、审核、批批准、流转转等各个环环节都加强强了管理，，公文的处处理水平水水平明显提提高，集团团公文质量量跟以前相相比有所进进步，主要要体现在以以下几点：：二、检讨集集团公文制制度执行情情况（一）基基本做到了了按照公文文模板报送送公文。《《制度》规规定“行文文必须使用用集团统一一的公文模模板，符合合公文格式式要求，要要素填写清清楚，选择择正确文种种等”。目目前，各单单位以统一一模板报文文的意识增增强了，大大大减少了了非正式、、随意性报报文。二、检讨集集团公文制制度执行情情况（二）公公文审批手手续规范。。《制度》》规定“呈呈报集团领领导的公文文，必须提提交签报，，签报须由由本单位董董事长（或或总经理））签发”““向上级主主管部门报报送的公文文，经董事事办审核后后再报集团团领导审批批”。目前前，各单位位报送的签签报都由公公司总经理理或董事长长签署，如如果一把手手出差，也也会加以注注明，并由由其他领导导代签。另外，由部部室或利润润中心起草草，需要报报送国资委委或其他部部委的文件件，基本上上都会先报报送董事办办，由董事事办审核后后再报集团团董事长或或总经理签签批，之后后统一报出出。二、检讨集集团公文制制度执行情情况（三）公文文流转方面面，越级报报送的现象象大大减少少，需要会会签的公文文及时会签签。《制度度》规定““各单位不不得越级呈呈报；需要要会签有关关部室的，，由各单位位自行送签签，会签收收齐后统一一报送董事事办。”目目前，通过过直接将文文件径送集集团领导的的现象基本本没有；文文件会签也也比以前规规范,提高高了公文流流转的速度度，来查询询文件进展展情况的比比以前少了了许多。目录一、公文管理规规范化的意意义二、检讨集集团公文制制度执行情情况三、集团公公文存在的的问题四、集团OA公文报报送系统建建设情况三、集团公公文存在的的问题（一）公文文质量的高高低取决于于几个方面面，包括公公文格式、、公文写作作、公文流流转、公文文印制和盖盖章,涉及及多个环节节。公文格式是是强制性规规定，不允允许有个人人发挥。公公文格式在在《制度》》中有很详详细的规定定，有签报报模板，但但是公文格格式的使用用，常存在在一个突出出的问题，，就是使用用不规范。。三、集团公公文存在的的问题公文写作，，首先需要要扎实的文文字功底，，需要按照照公文语体体的特殊要要求去行文文；其次要要文字准确确、言简意意赅，公文文写作中对对文字的要要求非常严严谨，一字字之差可能能导致意思思的不同，，要做到字字斟句酌，，要准确运运用公文语语体，以实实用为目的的，把准确确性和简洁洁性作为最最基本的要要求。公文流转体体现公文办办理的效率率，不得越越级呈报、、多头主送送请示、报报告类公文文。印制、盖章章需要经过过规范的程程序来进行行。三、集团公公文存在的的问题目前，各单单位报送给给集团的公公文在格式式上存在着着一些不规规范的地方方。根据《《制度》规规定，正确确的公文格格式有以下下组成要素素：1.使用集集团统一的的公文模板板；2.公文编编号；3.带商密密的文件，，一定要标标注密级、、保密期限限。4.拟稿人人、核稿人人、呈报单单位、日期期等是基本本要素，要填写清楚楚；5.使用正正确的公文文文种；三、集团公公文存在的的问题6.注意正正文中的““结构层次次序数，第一层为‘‘一、’’第二层为‘‘（一）’’第三层为‘‘1.’，，第四层为‘‘（1）’’。7.正文非非常长，自自成一个报报告的，可可以附件形形式报送签报纸和发文稿纸三、集团公公文存在的的问题（二）格式式方面的错错误1.签报没没有使用集集团规定的的统一模板板。例如：上报报集团的公公文应该使使用集团统统一格式的的《签报纸纸》、《发发文稿纸》》，部分单单位仍然使使用旧的签签报纸，或或使用本单单位内部的的签报纸。。华润置地深深圳、华润润燃气的签签报用的旧旧签报纸，，同一间公司司使用的签签报纸不相相同，华润润置地上海海、华润置置地沈阳、、华润置地地合肥。签报纸不正正确三、集团公公文存在的的问题（二）格式式方面的错错误（续））2．对集团团的公文模模板做变更更。例如：华润润燃气改动动了原有的的格式，缩缩小了集团团领导批示示的地方；；还改动了了签报纸三三个字的位位置，放到到了左边；；将呈报单单位改为““董事长””，会签单单位改为““总经理””华润深国投投投资在原原来的签报报纸基础上上增加了内内容“投资资公司初审审、投资公公司领导审审批”；例：更改公文模模板三、集团公公文存在的的问题（二）格式式方面的错错误（继））发文年度+发文单位位简称+字字号+顺序序号1）报文没有编编号；2）编号不规范范；3）文号的的年度四位位数字规范范的应该是是置于六角括号中的，即〔〔〕，而非非圆括号（（）或方括括号［］、、【】；流流水号就以以001、、002即即可，不需需要再加上上括号；4)年度放放置位置不不正确。3.编号不不规范。《《制度》规规定正确编编号是：〔2011〕华董办办请字第001号三、集团公公文存在的的问题（二）格式式方面的错错误（续））4.呈报单位填写错错误。例如：人力行政政部（华润润资产）、、无锡惠润润、战略发发展部（华润润水泥）5.投资项项目没有会会签。投资、收购购项目，应应会签“集集团战略部部、财务部部、法律部”，最最近改为会会商制度，，具体怎么么做？6.主送单单位、会签签单位重叠叠。签报纸纸下面公司司名称不改改例如：华润润饮料“关关于请集团团协助与深深圳市政府府沟通的函”。7.越级上上报。三、集团公公文存在的的问题（二）格式式方面的错错误（续））7.公文如如有附件，，应在正文文下空一行行、左空2字处，注注明附件的的顺序和名名称。附件件不加书名名号，附件件名称后不不加标点符符号。正确：（正正文结束语语）（空一行））附件：1.XXXXXXX集集团有限公公司对外并并购情况2.XXXXXXX集团公司司自查报告告三、集团公公文存在的的问题（二）格式式方面的错错误8.公文如如有联系人人等附注，，应在成文文时间下空空1行、居居左空2字字用3号仿仿宋体字加加圆括号标标识。一般般而言，在在上行文的的“请示””等文种中中，应当在在附注处注注明联系人人的姓名和和电话。一般报集团团的公文，，签报纸格格式中有拟拟稿人，我我们就默认认为联系人人，但是如如果是部室室或利润中中心草拟的的，要以集集团名义向向国资委、、其他部委委报送的文文件，应该该在草拟稿稿中成文时时间后，写写明“联系系人和电话话”。例如：三、集团公公文存在的的问题（二）格式式方面的错错误（续））9.关于于附件的格格式问题。。一般A4纸，页面面左上角第第一行顶格格标识“附附件”（有有序号时标标识序号）），标题采采用华文中中宋、小二二号字；内内文采用仿仿宋、三号号字；内文文一级标题题采用黑体体、三号字字；外文和和数字字体体与中文保保持一致，，并使用半半角字。行行距为固定定值28。。三、集团公公文存在的的问题（二）格式式方面的错错误10.发文文日期不能能用阿拉伯伯数字。和和正文要求求正好相反反，发文日日期要用汉汉字，但0不能写成成“零”，，也不能用用“0”，，而使用““插入”菜菜单中的符符号“○””。例如华润（集团团）有限公公司董事会办公公室二○一一年年八月二十十二日三、集团公公文存在的的问题（三）文种种方面的错错误1.文种种混乱。1）“请示示”和“报报告”混淆淆的问题。。一般情况况下，对上上级而言，，“请示””偏重于办办件，“报报告”偏重重于阅件。。要求上级级批复的事事项，应采采用“请示示”文种，，且遵循““一文一事事”原则，，不应在报报告中夹带带请示事项项。例如：关于江苏苏华阳纺织织有限公司司股权处置置的请示报报告；关于华创更更换董事的的请示报告告；关于申请投投资徐州市市铜山县收收购地块项项目的请示示报告；关于三九马马峦山项目目进展情况况的请示报报告；有关买断与与向渣打银银行利润分分成等条款款的请示报报告；三、集团公公文存在的的问题（三）内容容方面的错错误2）自创文文种。例如：关于成立立“珠海华华润包装材材料有限公公司”的申申请；关于成立““华润电力力渤海有限限公司”的的申请；关于设立华华润锦华股股份有限公公司遂宁分分公司的申申请报告；华润大厦改改造工程款款申请事宜宜；关于进一步步修订、完完善《华润润集团及利利润中心非非核心资产管管理办法》》的建议；；关于华润大大厦改造和和副楼重建建工程的汇汇报；三、集团公公文存在的的问题（四）公文文报送方面面的问题1．公文不不以签报形形式报送，，而是以邮邮件直接报报相关领导导。采用邮邮件的形式式报文，并并且直接发发给有关领领导。这样样做非但速速度不能加加快，欲速速则不达。。例如华润置地要要以集团名名义与南航航签署战略略合作协议议，直接邮邮件写给朱朱总，朱总总批示后，，要求董办办综合部同同事草拟请请示文件呈呈宋董、乔乔总。因此此这个文件件无法直接接呈给宋董董、乔总，，在这个过过程中肯定定要比你们们写好签报报更耽误一一些时间的的。三、集团公公文存在的的问题（四）公文文报送方面面的问题（（续）2.给省市市政府或省省市领导的的信函、贺稿，包包括要以宋宋董名义给给省市领导导的信函，，需经董事事办领导审审核。遇到到很多次这这种情况，，直接报文文给宋董，，结果董事事长还是将将文件转给给朱总，授授权朱总在在文字上、、语气上进进行修改把把关。希望今后这这类文件直直接报董事事办，由董董事办审核核后交宋董董签发。几点要求1.认真对对待，增强强责任心。。规范公文文格式是办办公自动化化的客观要要求，也是是充分发挥挥公文作用用，维护公公文严肃性性和权威性性的必要条条件。刚才才列举问题题是集团目目前公文存存在具有共共性的一些些问题，大大部分是公公文体例格格式上出的的问题，其其实这些都都是“死问问题”，只只要提高认认识，认真真对待，具具有一定的的责任心，，完全可以以避免上述述这些问题题的发生。。做好公文并并不难，最最主要的是是要用心去去做。几点要求2.加强强培训，尽尽快掌握公公文体例、、文种使用用要求。公公文质量控控制与管理理是各单位位一项重要要的基础性性工作，直直接关系到到企业形象象和办公效效率。各单单位应认真真学习《集集团公文拟拟制与流转转管理制度度》，加强强文秘人员员的培训，，文秘人员员要有极强强的责任心心和精益求求精的精神神，认真做做好公文格格式规范化化工作，防防止公文格格式的随意意性，维护护其规范的的体式，遵遵守其特定定的程序，，进一步提提高公文的的处理效率率，推动企企业正常工工作的开展展。几点要求3.加强公文文审核。各单单位公文送负负责人签发前前，首先拟稿稿人要自行检检查，再由核核稿人进行审审核。审核的的重点是：是是否需要行文文，行文方式式是否妥当，，是否符合行行文规则和拟拟制公文的有有关要求，公公文格式是否否符合《集团团公文拟制与与流转