某软件公司流程描述培训课件

2011年3月10日流程描述培训第2页流程描述培训的目的和内容了解和掌握流程说明编写的规范了解和掌握流程图绘制的规范了解流程图绘制及流程说明编写的步骤以及要求第3页一致性原则完整性原则具体性原则

流程图绘制的总体原则流程步骤的绘制要符合企业管理现状，现在怎么做就怎么绘制出来，不加入任何个人的想法。打破了经营管理的“部门”的概念，强调业务过程本身的完整性，充分体现该项业务如何发生、处理、记录和报告的自始至终这样一个过程。每个流程步骤应尽量具体，两个不同工作内容的应该拆分成两个工作步骤，不要合并。第4页流程图实例1.背景2.流程图流程编号TQCC-GC-01-01流程名称创建请购单流程说明此流程描述直接手工填制请购单流程，主要用于非生产类物料的采购申请业务，由请购部门根据本部门实际需求，填写请购单（注，无上游单据或计划）。对此流程的需求/期望通过规范非生产物料的采购申请业务，来统一全公司请购非生产物料业务，同时便于对非生产物料的请购部门、请购品项、请购数量有一个全面、细致、明确的统计。流程输入输入填制非生产物料请购单提供部门请购部门输入流程流程输出输出填制完毕的非生产物料请购单接收部门1、采购部（有多级审核时）2、请购部门（非多级审核时）接收流程TQCC-GC-02-01直接填制采购订单业务流程描述01请购部门的请购专员，根据本部门对非生产物料的实际需求，统计请购品项和数量；05请购部门的请购专员，将统计后的请购品项和数量，在U8系统内直接填制一张请购单，并保存，并进行审批；10请购单进入审批环节，系统自动判断是否需要多级审批；15需要多级审批的请购单进入采购部，由采购部主管判定是否需要采购；20由采购部主管审批通过的请购单交由公司领导继续审批；25请购专员查询审批情况，查询已经审批通过的请购单；30审核完成的请购单可以进入请购单生成采购订单那流程；35不要多级审核的情况下，直接由请购部门主管审核即可；40审核未通过的请购单，需要有请购专员进一步确定后，根据审核意见进行修改或删除流程要点描述直接新增的非生产物料请购单来源自请购部门的直接需求，无上游单据和计划；报表需求01请购单列表单据01请购单单据流转（注明每联是如何流转的）第5页流程说明实例2.流程编号、名称3.流程说明4.对此流程的需求/期望5.流程输入/出、部门、流程6.流程步骤描述7.流程要点描述8.报表9.单据TQCC-GC-01-01：创建请购单1.流程标题第6页目录一、流程说明规范介绍1、流程说明标题2、流程说明正文二、流程绘制规范介绍1、流程图背景2、流程图主体3、流程图形说明三、流程绘制及说明应准备的资料四、绘制步骤以及要求第7页标题1.单位代码：流程目录中定义的单位代码2.单位名称：流程目录中定义的单位名称3.单位负责人：填写单位负责人名字4.日期：最后一次修改日期5.审批人：填写公司主管领导名字第8页目录一、流程说明规范介绍1、流程说明标题2、流程说明正文二、流程绘制规范介绍1、流程图背景2、流程图主体3、流程图形说明三、流程绘制及说明应准备的资料四、绘制步骤以及要求第9页流程说明正文TQCC-GC-01-01：创建请购单流程编号TQCC-GC-01-01流程名称创建请购单流程说明此流程描述直接手工填制请购单流程，主要用于非生产类物料的采购申请业务，由请购部门根据本部门实际需求，填写请购单（注，无上游单据或计划）。对此流程的需求/期望通过规范非生产物料的采购申请业务，来统一全公司请购非生产物料业务，同时便于对非生产物料的请购部门、请购品项、请购数量有一个全面、细致、明确的统计。流程输入输入填制非生产物料请购单提供部门请购部门输入流程流程输出输出填制完毕的非生产物料请购单接收部门1、采购部（有多级审核时）2、请购部门（非多级审核时）接收流程TQCC-GC-02-01直接填制采购订单业务流程描述01请购部门的请购专员，根据本部门对非生产物料的实际需求，统计请购品项和数量；05请购部门的请购专员，将统计后的请购品项和数量，在U8系统内直接填制一张请购单，并保存，并进行审批；10请购单进入审批环节，系统自动判断是否需要多级审批；15需要多级审批的请购单进入采购部，由采购部主管判定是否需要采购；20由采购部主管审批通过的请购单交由公司领导继续审批；25请购专员查询审批情况，查询已经审批通过的请购单；30审核完成的请购单可以进入请购单生成采购订单那流程；35不要多级审核的情况下，直接由请购部门主管审核即可；40审核未通过的请购单，需要有请购专员进一步确定后，根据审核意见进行修改或删除流程要点描述直接新增的非生产物料请购单来源自请购部门的直接需求，无上游单据和计划；报表需求01请购单列表单据01请购单单据流转（注明每联是如何流转的）第10页一、标题：填写流程编号和流程名称二、流程编号、名称：分别取自流程目录三、流程说明：简要描述流程的业务过程四、对此流程的需求/期望：对此流程执行要求和关键绩效五、流程输入：描述本流程的起始的输入来源动作/信息、输入部门及流程六、流程输出：描述本流程的结束动作/信息、输入部门及流程流程说明正文详解第11页流程程说说明明正正文文详详解解七、、业业务务流流程程描描述述：：将流流程程的的每每一一个个活活动动的的岗岗位位、、动动作作详详细细完完整整的的描描述述八、、流流程程要要点点描描述述：：将影影响响流流程程绩绩效效的的关关键键活活动动的的要要求求进进行行描描述述九、、报报表表需需求求：：将流流程程中中使使用用或或生生成成的的报报表表名名称称进进行行描描述述十、、单单据据及及单单据据流流转转：：将流流程程中中生生成成的的单单据据名名称称及及多多联联的的流流转转进进行行描描述述第12页目录录一、、流流程程说说明明规规范范介介绍绍1、流流程程说说明明标标题题2、流流程程说说明明正正文文二、、流流程程绘绘制制规规范范介介绍绍1、流流程程图图背背景景2、流流程程图图主主体体3、流流程程图图形形说说明明三、、流流程程绘绘制制及及说说明明应应准准备备的的资资料料四、、绘绘制制步步骤骤以以及及要要求求第13页单位位：：公司司编制制人人：：流程程绘绘制制人人员员姓姓名名流程程名名称称、、流流程程编编号号：：该流流程程图图所所属属的的上上级级流流程程名名称称，，在在流流程程图图主主体体部部分分的的标标题题<进程程名名称称>处填填写写该该流流程程具具体体的的流流程程编编号号和和流流程程名名称称。。最后后更更新新时时间间：最最后后修修改改时时间间，，格格式式yyyy.mm.dd版本本：由由项项目目组组统统一一制制定定.(统一一定定为为：：1.0)流程程图图背背景景第14页目录录一、、流流程程说说明明规规范范介介绍绍1、流流程程说说明明标标题题2、流流程程说说明明正正文文二、、流流程程绘绘制制规规范范介介绍绍1、流流程程图图背背景景2、流流程程图图主主体体3、流流程程图图形形说说明明三、、流流程程绘绘制制及及说说明明应应准准备备的的资资料料四、、绘绘制制步步骤骤以以及及要要求求第15页流程程图图主主体体说说明明流程程图图顶顶端端标题题<进程程名名称称>栏填填入入流流程程图图的的名名称称，，格格式式也也是是““流流程程编编号号和和流流程程名名称称””，，双双击击即即可可填填入入文文字字。。每个个流流程程文文件件中中绘绘制制一一个个流流程程图图；；页页名名称称与与流流程程图图名名称称一一致致。。为保持持流程程图美美观及及易于于装订订，流流程图图大小小规定定如下下：左边界界＝2格上边界界与背背景的的距离离《2格右边界界》=2格下边界界》＝2格图形大大小占占整体体页面面三分分之二二以上上第16页目录一、流流程说说明规规范介介绍1、流程程说明明标题题2、流程程说明明正文文二、流流程绘绘制规规范介介绍1、流程程图背背景2、流程程图主主体3、流程程图形形说明明三、流流程绘绘制及及说明明应准准备的的资料料四、绘绘制步步骤以以及要要求流程图图绘制制工具具包括括15个图形形第17页职能带区手工作业下的工作手工作业下管理的文档和报表手工作业下管理的多联文档与相应流程相连接的其他业务流程非UFIDA系统中处理的业务活动非UFIDA系统内表单非UFIDA系统内多联表单连接线判断UFIDA系统中处理的业务活动UFIDA系统中表单UFIDA系统中多联表单注释页码索引第18页图形名称：职能带区

图形作用：在增加部门时使用

使用说明和标准：每个流程参与部门占一列，若某一流程主要在某一部门内完成，可以将部门下的班组作为一列，班组名称应放在第二行公司（含下属公司）主管领导单独占一列，统一称作“公司领导”。在流程步骤中写明高层的职务，如“董事长”、“执行总裁”、“总经理”、“厂长”等，但不能出现“部长”、“科长”的职能带。职能带中业务主导部门在左边，参与部门在右边，其中，“公司领导”在最左边。流程图图形讲讲解——职能带带区图形1第19页图形1图形名称：职能带区

图形作用：在增加部门时使用

使用说明和标准：部门名称应使用正式全称，不能用简称。字体为默认12pt，宋体，若第二行有班组，班组字体为10pt，宋体。选中职能带，在顶部横向推动，可以改变职能带的横向宽度。参与部门如果很多并且的活动完全一致，可归结写为如”生产各车间”。流程图图形讲讲解——职能带带区(续)第20页图形2图形名称：手工作业下的工作

图形作用：在描述一个流程时使用未使用信息系统情况下的手工作业动作使用说明和标准：上方框填入操作此项工作的岗位名称，不是姓名；下方框简要填入工作内容，如：“填写费用报销单”，应尽量简明，一般不超过15个字。字体为默认宋体，8pt。每个工作步骤都要加上顺序的编号。工作步骤编号从“01”开始，以05、10、15、20……间隔编号。图形必须放在职能带内，不能跨越两个职能带，即不能跨越职能带间的竖线。使用默认图形大小，若需改变框图大小，则图形的横行宽度不可以改变，可以纵向高度加高。流程图图形讲讲解——手工作作业下下的工工作第21页图形3图形名称：手工作业下管理的文档和报表图形作用：工作步骤中直接用到的文件/表单，或工作步骤中产生的文件/表单

使用说明和标准：手工作业下生成的文件/表单，包括纸质的或是电子的。字体为默认8pt，宋体。填入文件/表单的正式的全称。此图形不是单独的工作步骤，必须与“手工作业下的工作”图形或“引用/拆分的流程图”图形一起使用，通过“连接线”跟在以上两类图形的下方。若文档作为下一流程的输入，必须将此图形通过“连接线”连接到下一工作步骤/l流程；若不输出到下一工作步骤/流程，则不必使用“连接线”连接。使用默认的图形大小，若需改变框图大小，则图形的横行宽度不可以改变，可以纵向高度加高。每一个文件/表单单独占一行。流程图图形讲讲解——手工作作业下下管理理的文文档第22页图形4图形名称：手工作业下管理的多联文档

图形作用：工作步骤中直接用到的文件/表单，或工作步骤中产生的多联文件/表单

使用说明和标准：手工作业下生成的多联文件/表单，包括纸质的或是电子的。字体为默认8pt，宋体。填入多联文件/表单的正式的全称。此图形不是单独的工作步骤，必须与“手工作业下的工作”图形或“引用/拆分的流程图”图形一起使用，通过“连接线”跟在以上两类图形的下方。若文档作为下一流程的输入，必须将此图形通过“连接线”连接到下一工作步骤/l流程；若不输出到下一工作步骤/流程，则不必使用“连接线”连接。使用默认的图形大小，若需改变框图大小，则图形的横行宽度不可以改变，可以纵向高度加高。每一个文件/表单单独占一行。流程图图形讲讲解——手工作作业下下管理理的多多联文文档第23页图形5图形名称：引用/拆分的流程图

图形作用：在流程图中，当需用引用别的流程图时使用；或流程图中某一环节较复杂，可以进一步拆分成子流程图时使用使用说明和标准：填入所引用/拆分的流程图编号和名称，它是流程图中的一个步骤，也有工作步骤编号。字体为默认8pt，宋体。当使用这一图形时，我们默认所引用/拆分的流程图已经完成相应的操作步骤。引用时，必须跟所引用流程图的主管部门沟通确认引用的流程图已经存在，并且所引用流程图的内容已经包括了相应的工作步骤。使用默认图形大小，若需要改变图形大小，图形横向宽度度不可以改变，纵向高度可以加高。引用/拆分的流程图不用单建一个职能带。流程图图形讲讲解——引用/拆分的的流程程图第24页图形6图形名称：UFIDA系统业务活动

图形作用：在描述一个流程时使用UFIDA系统情况下的工作过程使用说明和标准：上方框填入操作此项工作的岗位名称，不是姓名；下方框简要填入工作内容，如：“填写费用报销单”，应尽量简明，一般不超过15个字。字体为默认8pt，宋体。每个工作步骤都要加上顺序的编号。工作步骤编号从“01”开始，以05、10、15、20……间隔编号。图形必须放在职能带内，不能跨越两个职能带，即不能跨越职能带间的竖线。使用默认图形大小，若需改变框图大小，则图形的横行宽度不可以改变，可以纵向高度加高。流程图图形讲讲解——UFIDA系统业业务活活动第25页图形7图形名称：UFIDA系统文档

图形作用：工作步骤中通过UFIDA系统产生的文件/表单

使用说明和标准：UFIDA系统生成的文件/表单。每一个文件/表单独占一行字体为默认8pt，宋体。填入文件/表单的正式的全称。此图形不是单独的工作步骤，必须与“UFIDA系统业务活动”图形或“引用/拆分的流程图”图形一起使用，通过“连接线”跟在以上两类图形的下方。若文档作为下一流程的输入，必须将此图形通过“连接线”连接到下一工作步骤/l流程；若不输出到下一工作步骤/流程，则不必使用“连接线”连接。使用默认的图形大小，若需改变框图大小，则图形的横行宽度不可以改变，可以纵向高度加高。每一个文件/表单单独占一行。流程图图形讲讲解——UFIDA系统文文档第26页图形8图形名称：UFIDA系统多联文档

图形作用：工作步骤中通过UFIDA系统直接用到的文件/表单，或工作步骤中通过UFIDA系统产生的多联文件/表单

使用说明和标准：UFIDA系统生成的多联文件/表单。字体为默认8pt，宋体。填入多联文件/表单的正式的全称。此图形不是单独的工作步骤，必须与“UFIDA系统业务活动”图形或“引用/拆分的流程图”图形一起使用，通过“连接线”跟在以上两类图形的下方。若文档作为下一流程的输入，必须将此图形通过“连接线”连接到下一工作步骤/l流程；若不输出到下一工作步骤/流程，则不必使用“连接线”连接。使用默认的图形大小，若需改变框图大小，则图形的横行宽度不可以改变，可以纵向高度加高。每一个文件/表单单独占一行。流程图图形讲讲解——UFIDA系统多多联文文档第27页图形9图形名称：非UFIDA外的其它信息系统业务活动

图形作用：在描述一个流程时使用除UFIDA外的其它信息系统情况下的工作过程使用说明和标准：上方框填入操作此项工作的岗位名称，不是姓名；下方框简要填入工作内容，如：“填写费用报销单”，应尽量简明，一般不超过15个字。字体为默认8pt，宋体。每个工作步骤都要加上顺序的编号。工作步骤编号从“01”开始，以05、10、15、20……间隔编号。图形必须放在职能带内，不能跨越两个职能带，即不能跨越职能带间的竖线。使用默认图形大小，若需改变框图大小，则图形的横行宽度不可以改变，可以纵向高度加高。流程图图形讲讲解——非UFIDA系统业业务活活动第28页图形10图形名称：除UFIDA外的其它信息系统文档

图形作用：工作步骤中通过除UFIDA外的其它信息系统产生的文件/表单

使用说明和标准：非UFIDA系统生成的文件/表单。每一个文件/表单独占一行字体为默认8pt，宋体。填入文件/表单的正式的全称。此图形不是单独的工作步骤，必须与“非UFIDA系统业务活动”图形或“引用/拆分的流程图”图形一起使用，通过“连接线”跟在以上两类图形的下方。若文档作为下一流程的输入，必须将此图形通过“连接线”连接到下一工作步骤/l流程；若不输出到下一工作步骤/流程，则不必使用“连接线”连接。使用默认的图形大小，若需改变框图大小，则图形的横行宽度不可以改变，可以纵向高度加高。每一个文件/表单单独占一行。流程图图形讲讲解——非UFIDA系统文文档第29页图形11图形名称：非UFIDA系统多联文档

图形作用：工作步骤中通过除UFIDA外的其它信息系统产生的多联文件/表单

使用说明和标准：非UFIDA系统生成的多联文件/表单。字体为默认8pt，宋体。填入多联文件/表单的正式的全称。此图形不是单独的工作步骤，必须与“非UFIDA系统业务活动”图形或“引用/拆分的流程图”图形一起使用，通过“连接线”跟在以上两类图形的下方。若文档作为下一流程的输入，必须将此图形通过“连接线”连接到下一工作步骤/l流程；若不输出到下一工作步骤/流程，则不必使用“连接线”连接。使用默认的图形大小，若需改变框图大小，则图形的横行宽度不可以改变，可以纵向高度加高。每一个文件/表单单独占一行。流程图图形讲讲解——非UFIDA系统多多联文文档第30页图形12图形名称：判断/决策

图形作用：在出现情况判断或进行审核审批时使用

使用说明和标准：此图形也作为工作步骤之一，内容填入具体的判断事项。字体为默认8pt，宋体。如本步骤为审核，应直接使用判断框，而非在“最低一级操作步骤”图形下再加判断框。此图形也要加上顺序的编号。工作步骤编号从“01”开始，以05、10、15、20……间隔编号。若是情况判断的，其结果统一使用“是”与“否”；若是决策的，统一使用“通过”与“不通过”，不能使用“YES””NO”。此图形下不能附属“（多联）文件/表单类”的图形。使用此图形，必须而且只能出现两种决策/判断结果；应该只有一个信息入口，两个信息出口。流程图图形讲讲解——判断/决策第31页图形13图形名称：连线

图形作用：连接两个图形之间的关系，箭头表示流程进行的方向。使用说明和标准：线条与图形的连接点只能是同一个业务方向，同一点上不能同时出现信息流入和信息流出，可以有多个信息流入或多个信息流出。两个图形之间选择连接点时，应该遵循“最少曲折”原则。选择连线并双击，可以在连线上加上文字。连线应该连到图上的连接点，不应连到另一条线上。流程图图形讲讲解——连线第32页图形14图形名称：批注/文字说明

图形作用：需要对工作步骤进行补充说明时使用

使用说明和标准：此图不是独立的工作步骤，必须附属在其他图形上。字体使用8pt，宋体。此图可以跨越两个职能栏，可以与所附属的图形不在同一个职能栏。流程图图形讲讲解——批注/文字说说明第33页图形15图形名称：页码索引

图形作用：当流程图较长，没法在一页中绘制出来，需要多页绘制时使用

使用说明和标准：拖动此图出来后，选择所要连接的页码，在所连接的页码右上角出现同样的图形，就是页码之间的连接关系。此图为第一个页码的结尾图，是所连接页码的开始图，用连线与其他图形连接。流程图图形讲讲解——页码索索引第34页目录一、流流程说说明规规范介介绍1、流程程说明明标题题2、流程程说明明正文文二、流流程绘绘制规规范介介绍1、流程程图背背景2、流程程图主主体3、流程程图形形说明明三、流流程绘绘制及及说明明应准准备的的资料料四、绘绘制步步骤以以及要要求第35页绘制流流程图图考虑虑的内内容表单或或文件件的种种类、、内容容、频频度、、张数数有关联联的部部门，，有关关联的的人表单、、文件件的填填写方方法、、填写写时机机表单与与管理理运行行的关关系参考项目第36页目录一、流流程说说明规规范介介绍1、流程程说明明标题题2、流程程说明明正文文二、流流程绘绘制规规范介介绍1、流程程图背背景2、流程程图主主体3、流程程图形形说明明三、流流程绘绘制及及说明明应准准备的的资料料四、绘绘制步步骤以以及要要求第37页流程描描述建建议步步骤1、整理理手头头资料料，包包括所所使用用的各各种表表单、、文件件、制制度等等；2、在纸纸上写写出实实际的的工作作步骤骤，并并与相相关岗岗位人人员交交流讨讨论确确认；；3、在纸纸上画画出流流程初初稿，，写明明部门门、岗岗位、、