某酒店管理集团公文格式

天艺酒店管理集团

公文格式1总则

为了进一步规范天艺酒店管理集团各单位公文格式，特制订本格式培训大纲。本大纲以“文件式”公文为例，穿插讲解非“文件式”公文。本大纲适用于天艺酒店管理集团与各成员企业。标准参见：港天艺酒管办〔2014〕1号文件。122公文种类“文件式”公文

“文件式”公文是指公文文头中发文单位名称后加“文件”两字的公文。主要包括：通知、通报、批复、决定、决议、请示、报告。公

文非“文件式”公文非“文件式”公文是指公文文头中不加有“文件”两字的公文。主要包括：函、命令（令）、会议纪要、工作简报、情况通报、学习与研究。33公文组成眉首眉首又称文头或版头，由份数序号、秘密等级、紧急程度、发文单位、发文字号和签发人等组成。主体公文主体又称行文部分，主要包括标题、主送单位、正文、附件、印章、成文日期和附注。版记版记又称文尾，主要包括抄送单位、印发单位、印发日期和印发份数。4眉首份数序号秘密等级紧急程度发文单位发文字号签发人主体标题主送单位正文附件印章成文日期附注版记抄送单位印发单位印发日期印发份数拟核稿人认识一个公文54要素详解眉首主体版记

6001

机密

特急

此页全部称为文头或眉首71.份数序号如需标识公文份数序号，用阿拉伯数字顶格标识在首页左上角第一行，如“NO.01”、“01”、“001”等。2.秘密等级和保密期限2.1

秘密公文分为：绝密、机密和秘密。2.2

公文的密级顶格标识在首页右上角，函的密级在眉首横隔线左下方顶格标识，两字之间空1个字。2.3

如需同时标识秘密等级和保密期限，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开，秘密等级两字之间不空1个字，如“绝密★3个月”。8001

机密★一年

特急6.2厘米

下行文或平行文使用此文头文号与横隔线之间4毫米[]()【】第001××911.7厘米天艺酒店管理集团文件□天艺酒×〔2014〕×号签发人：×××

□左空1个字三号仿宋体不加0或00三号仿宋体三号楷体右空1个字上行文使用此文头10香港天艺酒店店管理集团有有限公司秘密港天艺酒管函函〔200×〕〕×号特急香港天艺酒店店管理集团有有限公司关于××××××××××的函×××××××××：××××××××××××××××××××××××××××××××××××1.7厘米11眉首首主体体版记记12关于××××××××的通知各单位：××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。一、×××××××㈠×××××××1．×××××××××××(1)××××××××××××××××(2)×××××××××××××2．×××××××××××××××××××××此页全部称为行文或主体二号华文中宋宋体空一行正文三号仿宋宋一级标题三号号黑体二级标题三号号仿宋加粗三、四级标题题仿宋13×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。××××（结束语）附件：1.××××××××××××××××××××××××××2.××××××××××201×年×月×日□□□□(××××××××××××××)（附注）不加书名号此页接上页全部称为行文文或主体空4个字以上均为三号号仿宋体141.标题1.1标题应当准确确简要地概括括公文的主要要内容，标明明方法一般由由发文单位+事由+文种。对内行文，发发文单位可以以省略。有些些公文内容单单一、正文部部分文字较少少时也可省略略事由。1.2标题中除法规规、规章名称称加书名号外外，一般不用标点点符号。1.3标题应在文头头横隔线下空空二行的地方方居中标识，，分一行或多多行排列，分分行时要做到到词意完整，排列对称，，间距恰当。。发文单位一一般单列一行行，第二行开开始标明公文文事由和文种种。1.4除函外，工作作简报、情况况通报、学习习与研究等非非“文件式””公文标题则则不需标识文文种，而此类类公文还常常常带有副标题题，如有副标标题，应在正正标题之下居居中标识，副副标题之前加加上破折号。。15公文标题一般般占正文宽度度的3/5为宜。如字数数过多，超过过正文宽度4/5以上就应根据据标题语句分分两行或多行行排列。设计公文标题题通常有以下下9种方法：（1）直尺式XXXXXXXXXXXXXXXXX（2）短长式XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX（3）长短式XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX（4）宝塔式XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX（5）倒宝塔式XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX（6）梭子式XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX（7）等距式XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX（8）腰鼓式XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX（9）正副标题式式XXXXXXXXXXXXXXXXXX——XXXXXXXXXXXXX162.主送单位（即即抬头）2.1是指主要受理理公文的单位位，应当使用用全称或规范化化简称，多个主送单单位可统称。。2.2上行文主送单单位一般只写写一个，如需需同时送其他他单位的，，应当用抄送送的形式。主主送单位一般般不标识个人人。2.3主送单位列在在正文之前，，与标题之间间空一行，顶顶格标识。2.4非“文件式””公文，如会会议纪要、工工作简报、情情况通报等等等，主送单位位不标识在行行文部分内，，而标识在文文尾的抄送单单位前面。如如主送单位名名称过多而使使公文首页不不能显示正文文时，也应将将主送单位名名称移至文尾尾的抄送单位位前面。173.正文3.1正文是公文的的主体部分，，用来表达公公文的内容。。一般每自然然段左空2个字，回行顶顶格，而全部部用阿拉伯数数字和小圆点点表示结构层层次的规章制制度类公文，，则采用悬挂挂缩进方式排排版，即每自自然段序号一一行顶格，其其它各行右缩缩进。正文中中的数字、年年份不能回行行。3.2正文结束语通通常根据文种种的类型确定定。结束语中中带有“特此此××”和“此×”等的结束语，，均不加句号，如“特此通通知”、“特特此致函”、、“此令”、、“此复”等等。3.3一般说，在主主送单位之下下、落款之前前的部分都是是正文，但如如果是转发、、下发或印发发公文，被转转发、下发或或印发的公文文同转发性公公文一样仍属属正文，而不不能看成是附附件。上行文中请示示的结束语一一般用“以上上意见当否，，请批示。””、“妥(当)否，请批示(复)。”，报告的的结束语一般般用“以上报报告，请审阅阅。”或“特特此报告”；；平行文的结束束语一般用““妥(当)否，请复。””、“敬希函函复”、“特特此致函”、、“特此函告告”、“专此此函达”等；；下行文的结束束语一般为““特此通知””、“此令””、“此复””等。184.附件4.1是指对公文具具有补充、说说明性的附加加文字材料。。4.2应当在正文之之后空一行左左空2个字、成文日日期之前标识识“附件”，，后标全角冒冒号和名称。。附件名称后不不加标点符号号。4.3公文如有多个个附件时，使使用阿拉伯数字标标识序号，每个附件标标识1行，序号对齐齐。如“附件件：1．×××××””。4.4附件内容要另另起一页标识识，主件和附附件要装订在在一起，并在在附件内容左左上角顶格标标识“附件””，有序号时时标识序号。。如附件和正正文不能装订订在一起的，，应在附件首首页的左上角角标识正文的的发文字号。。附件1天艺酒店管理集团公文格式细则195.成文日期5.1成文日期是公公文生效的时时间，一般用用领导最后的的批准日期。。联合行文，以以最后签发单单位领导人签签发的日期为为准。5.2成文日期中年年月日要写齐齐全，不得有有任何省略，，一般使用小小写汉字，不不使用阿拉伯伯数字，以示示正式、庄重重。“零”要要写成“○”。5.3除函外，会议议纪要、工作作简报、情况况通报、学习习与研究等非“文件式””公文正文后不署成成文日期。与工作简报报、情况通报报、学习与研研究文头类似似的公文，成成文日期标识识在文头中发发文单位名称称的右侧、横横隔线之上，，发文单位左空空1个字，成文日日期右空1个字，两者并并列一行。201×年×月×日□□□□206.公文生效标识识6.1公文生效标识识是证明公文文效力的表现现形式，包括括发文单位印印章或签署人人姓名。加盖盖印章要清楚楚、端正。6.2单一发文印章章(1)单一单位发文文，在落款处处不署发文单单位名称，只只标识成文日日期。(2)成文日期右空空4个字。加盖印印章后应上距距正文1行之内，端正正、居中下压成文文日期。(3)当印章下弧无无文字时，采采用下套方式式，仅以下弧弧压在成文日日期上，即骑年盖月；；当印章下弧弧有文字时，，采用中套方方式，即印章章中心线压在成文日期期上。□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□。2014年5月1日216.公文生效标识识6.3联合行文印章章当联合行文只只盖两个印章章时，在落款款处也不署发发文单位名称称，而应将成成文日期拉开开，左右各空7个字字，主主办办单单位位印印章章在在前前，，两两个个印印章章均均压压在在成成文文日日期期上上，，两两印印章章互互不不相相交交或或相相切切，，相相距距不不超超过过3毫米米。。2014年5月1日226.公文文生生效效标标识识(2)当联联合合行行文文需需加加盖盖3个以以上上印印章章时时，，为为防防止止空空白白印印章章，，应应将将各各发发文文单单位位名名称称（（可可用用简简称称））按按加加盖盖印印章章顺顺序序排排列列在在相相应应位位置置，，并并使使印印章章居居中中加加盖盖或或套套印印在在其其上上。。主办办单单位位印印章章在在前前，，每每排排最最多多排排3个印印章章，两两端端不不得得超超出出版版心心。。最最后后一一排排如如余余一一个个或或两两个个印印章章，，均均居居中中排排布布。。印印章章之之间间互互不不相相交交或或相相切切，，每每排排印印章章中中心心线线对对齐齐。。在在最最后后一一排排印印章章之之下下右右空空2个字字标标识识成成文文日日期期。。(3)在加加盖盖两两个个或或两两个个以以上上印印章章时时，，只只能能采采用用一一种种加加盖盖方方式式，，即即不不管管个个别别印印章章适适合合哪哪种种加加盖盖方方式式，，只只能能统统一一采采取取一一种种，，要要下下套套均均下下套套，，要要中中套套均均中中套套，，以以保保证证印印章章排排列列整整齐齐、、美美观观。。×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××2014年5月1日236.公文文生生效效标标识识6.4当公公文文排排版版后后所所剩剩空空白白处处不不能能容容下下印印章章位位置置时时，，应应采采取取调调整整行行距距、、字字距距的的措措施施加加以以解解决决，，务务使使印印章章与与正正文文同同处处一一页页，，不得得采采取取标标识识““此此页页无无正正文文””的方方法法解解决决。。6.5除会会议议纪纪要要、、工工作作简简报报、、情情况况通通报报、、学学习习与与研研究究等等非非““文文件件式式””公公文文外外，，其其它它““文文件件””式式公公文文、、函函和和命命令令（（令令））都都应应加加盖盖印印章章，，否否则则应应视视为为无无效效。。公公文文盖盖章章应应用用红红色色印印油油。。7.附注注7.1附注注一一般般是是对对公公文文发发放放范范围围、、使使用用时时需需注注意意的的事事项项加加以以说说明明，，应应居居左左空空2个字字加加圆圆括括号号标标识识在在成成文文日日期期下下一一行行。。如如““（（此此件件发发至至副副部部门门级级以以上上干干部部））””等等。。7.2上行行文文和和函函应应当当在在附附注注处处注注明明联联系系人人的的姓姓名名和和电电话话。如如““（（联联系系人人：：×××××，联联系系电电话话：：×××××）””。。24眉首首主体体版记记25□抄送送：：×××××××××、×××××××××××、×××××××××××、□×××××××××××××。□天艺艺酒酒店店管管理理集集团团×××部200×年×月×日印印发发□□拟稿稿：：×××××核稿稿：：×××××（共共印印×份））□左上上角角不标注注（（此此页页无无正正文文））此部部分分称为为版记记三号号黑黑体体三号号华华文文中中宋宋三号号仿仿宋宋体体左右右各各空空1个字字261.抄送送单单位位1.1是指指除除主主送送单单位位以以外外，，与与该该公公文文有有密密切切关关系系的的单单位位，，即即协协助助承承办办或或者者需需要要知知照照公公文文内内容容但但并并不不需需要要办办理理、、答答复复或或执执行行的的单单位位，，用用全全称称或或者者规规范范化化简简称称、、统统称称标标识识。。1.2公文文如如有有抄抄送送单单位位，，在在主主题题词词下下1行标标识识““抄抄送送””，，后后标标全全角角冒冒号号，，左左右右各各空空1个字字。。各各单单位位间间用用逗逗号号或或顿顿号号隔隔开开，，回回行行时时与与冒冒号号后后的的抄抄送送单单位位对对齐齐，，在在最最后后一一个个抄抄送送单单位位后后标标句句号号。。1.3主送送单单位位移移至至主主题题词词之之下下时时，，标标识识在在抄抄送送单单位位前前一一行行，，标标识识方方法法同同抄抄送送单单位位，，主主送送单单位位和和抄抄送送单单位位两两者者之之间间不不加加横横隔隔线线。。272.公文文印印发发单单位位和和印印发发日日期期2.1公文文印印发发单单位位名名称称和和印印发发日日期期并并排排标标识识于于抄抄送送单单位位和和横横隔隔线线之之下下，，印印发发单单位位左左空空1个字字，，印发发日日期期右右空空1个字字。印印发发单单位位名名称称用用全称称或或规规范范化化简简称称。2.2印发发日日期期以以公公文文发发文文日日期期或或制制作作正正式式文文件件日日期期中中最最早早形形成成的的日日期期为为准准，，用用阿阿拉拉伯伯数数字字标标识识，，不不编编虚虚位位。。3.拟稿人人、核核稿人人和印印刷份份数3.1拟稿人人、核核稿人人和印印刷份份数并并排标标识于于印发发单位位名称称和印印发日日期及及横隔隔线之之下，，拟稿人人和核核稿人人左空空1个字，印刷份份数右右空1个字。拟稿稿人、、核稿稿人和和印刷刷份数数下边边缘不不加横横隔线线。3.2拟稿人人和核核稿人人标识识方法法为““拟稿稿：××××核稿：：××××”，印刷刷份数数标识识方法法为““(共印×份)”。284.文尾的的位置置5.1文尾应应置于于公文文最后后一页页的偶偶数页页，文尾尾的最最后一一个要要素置置于公公文最最后一一行。。5.2文尾在在实际际操作作中会会遇到到以下下情况况：公公文主主体之之后（（公文如如有附附件，，文尾尾则在在附件件之后后）的空空白容容不下下文尾尾的位位置时时，需需另起起一页页标识识文尾尾，此此时文文尾应应单独独置于于公文文最后后的偶偶数空空白页页，或或加宽宽行距距，使使公文文主体体或附附件和和文尾尾同处处一页页。29格式要要求5字体公文标标题用用小标标宋体体字或或华文中中宋体体字，密级级、紧紧急程程度、、正文文中的的小标标题、、“主主题词词”三三个字字、““【按语】”两个字字用黑黑体字字，签签发人人姓名名、按按语内内容、、图片文文字说说明用用楷体体字，副标题题用楷楷体字字加粗粗，主题题词中中的词词目用用小标标宋体体字或或华文文中宋宋体字字，正正文及及其它它部分分均用用仿宋体体字。标题用用二号号字，，按语语用四四号字字，正正文及及其它它部分分均用用三号号字。表格格可酌酌情用用三号号或小小于三三号字字。会议纪纪要文文头中中的会会议纪纪要类类型和和会议议纪要要文号号一行行用三三号黑黑体字字；工工作简简报、、情况况通报报、学学习与与研究究等其其它非非“文文件式式”文文头中中，期期号、、发文文单位位名称称、成成文日日期均均用三三号黑黑体字字。公文中中的数数字、、英文文字体体同其其所在在段落落的中中文字字体。。30文字排排列和和页面面设置置1制发公公文，，文字字一律律横排排。2公文页页边距距一般般设置置为：：左边距距3厘米，，右边边距、、上边边距和和下边边距均均为2.5厘米。字距和和行距距设置置1字间距距按word默认的的标准准设置置。2行间距距设置置为固定值值30磅，段前前和段段后均均设置置为0行。表格格中的的行距距可适适当缩缩小。。3有时为为了使使落款款日期期和正正文同同处一一页，，可根根据版版面状状况适适当缩缩小或或加宽宽行距距，但但要保保持版版面美美观。。公文页页码公文超超过1页时，，应用用半角角阿拉拉伯数数字在在版心心下边缘缘居中中标识识页码码。31公文结结构层层次序序数1当公文文用序序号表表示多多层次次结构构时，，第一一层用用“一一、””“二二、””“三三、””……，第二二层用用“㈠””“㈡㈡”““㈢””……，第三三层用用“1．”““2．”““3．”……，第四层层用“(1)”““(2)””“(3)”………。2而规章章、制制度、、程序序等类类型的的公文文，结结构层层次也也可表表示为为第一一层用用“1”““2””“3”………，第二二层用用“1.1”““1.2””“1.3”………，第三三层用用“1.1.1”““1.1.2””“1.1.3”………，第四四层用用“1.1.1.1”““1.1.1.2””“1.1.1.3”………，超过过四层层用(1)、①或或a等表示示。一、第一层1㈠第二层1.1第三层1.1.1第三层1.1.2⑴第四层⑴、①、a32公文中中的数数字1公文中中的数数字，，除成成文日日期、、部分分结构构层次次序数数和词词、词词组、、惯用用语、、缩略略语、、具有有修辞辞色彩彩语句句中作作为词词素的的数字字必须须使用用汉字字外，，应当当使用用阿拉拉伯数数字。。2日期应应当写写具体体年、、月、、日。引用公公文公文中中人名名、地地名、、数字字、引引文要要准确确，引引用公公文应应当先引标标题，，后引引发文文字号号。公文用用词用用字公文用用词用用字要要准确确、规规范，，文内内使用用简称称，一一般应应当先先用全全称，，并注注明简简称。。例如：：根据据《天艺酒酒店管管理集集团公公文格格式细细则》（港天天艺酒酒管办办〔2014〕1号）相相关规规定………33公文用用纸及及复印印要求求公文纸纸一律律采用用国际际标准准A4型纸。。公文文一律律双面面复印印。公文装装订要要求公文应应左侧侧装订订，对对横排排A4纸型表表格，，单页页码表表头在在订口口一边边，双双页码码表头头在切切口一一边。。骑马订订或平平订的的两钉钉订位位分别别位于于本端端页高高的1/4处，平平订钉钉锯与与书脊脊间的的距离离约8毫米。。订书钉钉的中中心位位置离离左边边缘约约0.8厘米，，距上上边缘缘垂直直距离离约为为订位位一侧侧纸高高的1/4346公文应用用——““文件式””公文报告适用于向向上级机机关汇报报工作，，反映情情况，提提出意见见或建议议，答复复上级机机关的询询问，不不得夹带带请示事事项。通知适用于批批转下级级单位的的公文，，转发上上级和不不相隶属属单位的的公文；；发布规规章；传传达要求求下级办办理和有有关单位位需要周周知或者者共同执执行的事事项；员员工的职职务任免免和聘用用。请示适用于向向上级机机关请示示指示、、批准，，一文文一事。。通报适用于表表彰先进进，批评评错误，，传达重重要精神神或情况况。决定适用于重重要事项项或重大大行动做做出安排排。批复适用于答答复下级级单位请请示事项项。35——非“文件件式”公公文函适用于不不相隶属属单位之之间相互互商洽业业务、询询问和答答复问题题。会议纪要要适用于记记载和传传达会议议情况的的议定事事项。工作简报报用以汇报报工作、、交流经经验、沟沟通情况况、传递递信息、、指导工工作的一一种文体体。36函和请示示的区别别“函”的的作用之之一是““向有关关主管部部门请求求批准””，请示示则是““向上级级机关请请求指示示批准””。它们之间间的区别别，从一一般意义义上讲：：直接隶隶属的下下级单位位向上级级机关请请求指示示和批准准宜用““请示””，对不不相隶属属的主管管部门宜宜用“函函”。。有些情况况可以在在既不违违背行文文规则，，又有助助于问题题的解决决的前提提下灵活活处理。。如公司司在人事事管理方方面有事事请求省省人劳厅厅办理，，可由公公司人事事部用““请示””行文，，因为它它们有实实际上的的业务指指导关系系。37常见错误误日期编虚虚位。误误：2010年01月01日，正2010年1月1日此页无正正文。使用口语语化称呼呼。时间表述述：误：：下午16：00，正：16：00/下午4：00文头发文文单位、、发文日日期：正正：左空空一个字字，右空空一个字字文尾发文文日期：：右空一一个字正文行距距设置印发公文文时，在在落款处处署发文文单位。。2014年5月1日□□□□□√香港天艺艺酒店管管理集团团二○○九九年十二二月十日日□□□□□×387公文写作作技巧——基本原则则内容必须须符合集团的规规定政策策，符合自自己的职职权范围围，符合合领导意意图，符符合客观观实际。。选取正确确的文种种