某酒店管理及内部控制管理知识概述

第一节酒店内部控制概述内部控制的含义所谓内部控制即是企业为了保护财产的安全与完整，检查会计资料的准确性和可靠性，提高企业的经营效率和促进企业贯彻既定的经营方针所设计的总体规划以及所采取的与总体计划相适应的一切方法和措施。内部控制含义解析内部控制的主体是企业内部的经营管理阶层；内部控制的客体即作用对象是企业的各种经营管理和经济业务活动；内部控制的范围更广，涉及到从企业最高领导者到各级管理部门和业务人员的各项活动。区分内部牵制与内部控制内部牵制，就是任何一项经济业务的处理必须由两个或两个以上的部门或人员分别负责，使他们之间存在着相互牵制的关系，以预防工作中发生错误与弊端，一旦发生了错误和弊端也较容易发现；内部牵制的主要作用表现在企业财务会计业务处理过程中防弊纠错，其实质就是合理分工。内部控制的内容不仅包括合理分工，而且还包括授权批准控制，对实物资产进行控制，通过凭证和记录功能进行会计控制和人事控制等。内部牵制只是内部控制的一种重要形式，是内部控制的一个重要组成部分。内部控制的基本内容法规制度控制指酒店以国家的财经方针政策和有关规章制度为标准，对其经济活动的真实性、合法性进行控制。主要表现在两个方面：酒店直接以国家的财经方针、政策和规章制度为依据进行生产经营活动；酒店间接贯彻执行国家的方针、政策、法令和规章制度。组织机构控制组织机构控制，是指对酒店组织机构设置的合理性和有效性所进行的控制；组织机构控制的内容，主要是根据分工负责的原则，正确合理的划分酒店内部各部门、各环节及有关人员的权限和责任。组织机构控制的主要方法选择合理的组织机构形式建立适当的责任制度。责任制度是以明确责任、检查和考核履行情况为主要内容的。其具体形式包括：部门责任制，即按照酒店各部门各自具备的职能来明确责任、考核责任的制度。实行部门责任制的要求P94。岗位责任制，在酒店合理分工的基础上设置一个个工作岗位，进而按照岗位明确责任、考核责任的制度。岗位责任制的具体要求P94。职务分离控制职务分离控制，是指对不相容职务进行分离所形成的控制。所谓职务不相容，是指互相关联的若干项职务集中于一个人办理容易产生错误和弊端的职务。职务分离控制的内容不相容职务应在组织机构之间进行分离；不相容职务应在组织机构内部进行分离。酒店中具体不相容职务的分离某项经济业务的授权职务应与业务的执行职务分离；某项经济业务的执行职务应与业务的检查职务相分离；某项经济业务的执行职务应与业务的记录职务相分离；财产的保管职务应与财产的记录职务相分离；财产的保管职务应与财产帐实核对职务相分离；记录总帐职务与记录明细帐职务相分离；采购职务应与验收职务、付款职务相分离。人事控制人事控制就是是对招收、培培训、选用各各类人才的过过程进行控制制；人事控制的一一项基本原则则是要求职务务与能力相称称。如何保证职务务与能力相称称在人员使用上上，要任人唯唯贤、唯才是是举；在赋予每个员员工适当的职职务时，要规规定相应的责责任，使其知知道自己的职职责所在；调离不称职的的员工。财产管理控制制财产的限制接接近是减少财产被被盗或毁损机机会、划分责责任、保护财财产的重要措措施。财产的的接近应严格格限制在经过过批准的人员员范围内。需要限制接近近的财产：现现金，仅限于于专职的收银银、出纳人员员；存货及其其他容易转作作个人使用的的实物；帐单单、帐册。财产的保护财产的清查根据业务特点点，采用定期期盘点、轮盘盘的方法，清清查财产物资资的实存数量量，妥善处理理盘盈盘亏，，保证财产的的实存数和帐帐存数相符。。授权控制授权控制是指指某项经济业业务发生之前前，按照既定定的程序，对对其正确性、、合理性、合合法性加以核核准并确定是是否让其发生生所进行的控控制。是一种种事前控制。。一般授权是指酒店内部部较低层次的的管理人员，，根据既定的的预算、计划划、制度等标标准，在其权权限范围之内内，对正常的的经济业务进进行批准；一般授权一旦旦下达，其授授权效力保持持较长时间；；一般授权在酒酒店内大量存存在，授权给给较低层次的的管理人员即即可。特殊授权是指对象是某某些例外的经经济业务，一一般没有既定定的预算、计计划等标准所所依，需要根根据具体情况况进行具体的的分析和研究究；是暂时性的，，一旦被授权权的经济业务务办理结束，，其效力随之之消失；特殊授权在酒酒店中较少出出现，且无章章可依。酒店授权的注注意点酒店所有人员员不经合法授授权，不能行行使批准权；；酒店的所有业业务，不经批批准，不能执执行；经济业务，一一经批准，必必须予以执行行；经批准的经济济业务，在实实际执行中，，必须按照已已批准的方案案执行。会计控制建立严密的凭凭证制度设计合适的凭凭证格式和传传递程序；所有的凭证都都应预先编号号；对所有的凭证证，在入帐前前都要经过严严格的审核。。建立合理的会会计处理程序序建立严格的日日常核对制度度监督体系酒店内部除了了上述内部控控制外，还需需要建立一个个上下沟通、、左右协调、、相互牵制的的监督体系。。监督体系的意意义p98.内部控制的局局限性串通舞弊使得得内部控制失失效；有意、无意的的各种人为因因素也会影响响内部控制的的正常效能；；措施控制和程程序本身的局局限性会影响响控制的可靠靠性；控制的成本效效益会限制酒酒店内部控制制效能的发挥挥；进行内部控制制所花费的时时间也会影响响内部控制的的实行。第二节酒店店客房收入的的内部控制酒店客房收入入内部控制的的意义客房是酒店的的主体。酒店店销售的最大大商品是客房房出租。统计计资料显示，，客房出租收收入约占整个个酒店营业收收入的40-50％。客房营业有消消耗低，利润润高的特点，，虽然初期建建造成本较大大，但后期维维护成本较低低。加强客房营业业收入的管理理与控制，对对提高酒店的的经济效益有有及其重要的的意义。客房收入内部部控制的目的的什么是客房收收入的内部控控制客房收入是指指酒店因提供供设备先进、、洁净舒适的的客房而向客客人收取的房房租；客房收收入的的内部部控制制，是是指客客房收收入为为对象象，对对客房房收入入的发发生、、计算算、取取得、、汇总总等一一系列列过程程进行行管理理控制制的活活动。。保证客客房收收入的的合法法性确保客客人的的入住住都必必须有有合法法的手手续；；确保客客房租租金的的计收收有根根有据据；确保客客房租租金的的增加加、减减免，，必须须符合合酒店店管理理程序序和规规定。。保证客客房收收入的的完整整性所有卖卖出的的客房房，即即发生生的所所有客客房租租金都都应一一分不不漏的的全部部收回回来；；入住客客人在在酒店店内的的所有有消费费，包包括一一些杂杂项费费都应应一分分不差差的收收回。。保证客客房收收入的的及时时性所发生生的客客房收收入应应尽快快收到到并及及时入入库；；暂时收收不上上来的的，应应采取取措施施催收收，从从而最最大限限度的的减少少房租租租金金的占占用。。客房内内部收收入控控制的的关键键环节节客房收收入的的关键键环节节就是是建立立销售售、服服务、、收款款相互互独立立、相相互牵牵制的的控制制体系系。销售p100，由前厅厅部的接接待处负负责；服务p100，由客房房部的楼楼层服务务员负责责；收款p100，由财务务部的前前台收银银员负责责。三个部门门行使三三项职权权，每天天各自提提供一份份报告，，然后集集中在一一起进行行核对，，从而构构成一个个比较严严密的控控制体系系。在销售、、服务、、收款相相互分离离的控制制体系中中，应建建立以前前台收银银为中心心的收入入信息系系统。这这个信息息系统包包括：建立、健健全和妥妥善包括括入住客客人的各各项原始始记录；；按房间及及住客姓姓名建立立归集汇汇总费用用帐户；；建立能准准确反映映客人各各项消费费的处理理系统。。客房收入入内部控控制的基基本程序序登记预收保证证金入数结帐交款编表表稽核登记目的为客人建建立档案案为防止和和减少客客房收入入的潜在在损失住宿登记记表的格格式p102操作程序序（1）入住登登记表一一式两联联，一般般由客人人填写，，也可代代填，但但必须由由客人签签名确认认；团体体客人应应要求导导游或领领队填写写团体客客人入住住登记表表，并签签名；（2）登记表表填好后后由接待待员核对对、确认认：客人人证件的的合法性性；以证证件确认认登记内内容的一一致性。。预收保证金预收保证金的的目的是酒店减少收收入损失的一一种重要控制制制度。预收保证金的的做法方法一，只预预收房租保证证金，其他费费用离店时结结算；方法二，房租租及其他费用用一起预收，，结算时多退退少补；其他，对行李李多的客人仅仅预收房租保保证金，对行行李少的或无无行李的客人人预收房租及及其他费用保保证金，并天天天盯住，日日日清算。操作程序（1）收银员根据据酒店规定收收取保证金，，开立保证金金收据；（2）保证金收据据格式p103（3）保证金一式式三联：第一一联交客人，，第二联将其其内容输入计计算机后放到到客人的帐卡卡中，第三联联与当日的其其他帐单一起起交由稽核人人员审核；（4）保证金预收收后，收银员员在客人登记记表上签名，，同时把登记记表第一联及及有关收据放放入房间帐卡卡里，另一联联退还接待处处。大堂接待待处看到收银银员签名后，，把房间钥匙匙给客人。房间帐卡是酒店特制的的存放帐单的的夹子，通常常放在一个固固定的盘子或或架子上。一个房间一张张帐卡，每个个帐卡代表一一个房间。帐卡数与房间间数相同。帐帐卡上表明房房间号码，将将客人登记表表和其他消费费帐单存放在在房间帐卡里里，便于整理理。入数建立消费帐户户收银处应该为为每个客人开开立一个帐户户号码，通常常由计算机完完成；对团体入住客客人，开立公公帐帐户和私私帐帐户。团团体客人一般般居住天数不不超过三天，，私人额外消消费较少，只只需要开立一一个私帐帐户户，把所有的的私人费用记记到一起。及时入数建立消费帐户户后，酒店把把客人在酒店店的各项消费费数汇总计入入帐户，这就就是入数；入数要准确、、及时，尤其其是把客人即即将离店时所所发生的费用用及时计入帐帐户更为重要要；总台计算机联联机，如果无无法联机，则则要手工入数数，只要各营营业部送来客客人签字的帐帐单，即应立立即输入计算算机，以免遗遗漏；最终，客人帐帐单应归拢到到总台收银处处，由总台收收银员放入各各自的帐卡里里，作为客人人结算的原始始依据。同时时总台收银员员应认真复核核帐单上签字字、房号与帐帐卡里登记的的房号、签字字的一致性。。将入数和收银银员职责分离离两职分离；入数的原则是是客人在什么么地方消费就就由什么地方方负责入数，，而总台收银银员只负责最最后结算的复复核收款。结帐的具体工工作和程序当客人付款结结帐时，若客客人没说明，，收银员应主主动问一声是是否离店结帐帐；若是离店结帐帐，收银员应应通知客房中中心，以便楼楼层服务员检检查客房状况况；确认离店结帐帐后，把客人人房间号输入入计算机，并并指示计算机机显示该客人人的帐户内容容，检查是否否客人的全部部帐单已输入入帐户；帐户内容确定定无误后，打打印帐单，确确认无误交客客人。客人如如有异议，交交收银主管，，无法解决交交大堂值班经经理，收银员员不要介入。。无栏式帐单帐页式帐单p106：日记、单号号、摘要、费费用、贷项、、结欠额根据客人在登登记表上选择择的结算方式式结帐；客人离店结帐帐后，帐单的的结欠额栏应应为零，即费费用栏的总数数与贷项栏的的总数相抵为为零；客人离店后，，收银员取出出房间帐卡里里的全部单据据、资料，以以便新客人入入住。交款编表每班收银员下下班后需要做做好如下工作作。清点现金，清清点当班所收收的现金并按按照币种分类类，装入交款款袋密封后投投入保险箱。。步骤如下（（交款袋样式式p108）：收银员清点现现金后填写交交款袋，留住住备用金；核对装入信封封的现金数和和自己编制的的本班收入报报告中的现金金收入数额；；核对无误后，，把现金装入入交款袋后封封好；找一见证人，，让见证人检检查交款袋是是否填妥，收收银员是否已已在规定的位位置签名；并在见证人的的监督下，收收银员将交款款袋投入指定定的保险箱内内；见证人在见证证登记表上填填写见证时间间并签名。见证人的责任任p109见证人的身份份见证登记表的的保管与设置置次日上班，总总出纳员与财财会主管或由由其他指定的的专人一起去去收款。整理帐单收银员把已离离店的帐单按按照现金结算算收入、支出出、支票结算算、信用卡结结算等分类汇汇总、整理；；把入住客人的的保证金收据据等进行分类类整理；每一类单据整整理好后，计计算合计金额额，把合计金金额的纸带或或便条附在每每一类单据上上面，以便核核对。编制收银报告告由于收银员在在平时入数、、结帐操作时时，已按照各各自的代码将将收银情况输输入到前台计计算机里，因因此只要输入入自己的代码码，计算机便便可打印出收收银报告。总台收银员报报告格式p110：借项、贷项项以及差额核对帐单与收收银报告把整理好的帐帐单与收银报报告有关项目目核对，具体体内容见P111核对现金与收收银报告收银报告，其其中的“现金收进”与“现金支出”项目的差额为为“现金应交额”现金结算收入入帐单的合计计数数额－现现金结算支出出帐单合计数数数额＝现金金应交额送交款项、帐帐单、收银报报告现金核对正确确后，将现金金装入交款袋袋封好，找个个见证人，按按上述程序投投入保险箱内内，同时将收收银报告和帐帐单整理好，，交收银主管管或放在制定定地方。稽核：夜间稽稽核什么是夜间稽稽核是指夜间进行行的核数工作作或从事夜间间核数工作的的人员。为什么需要夜夜间稽核？P111夜间稽核的工工作对象是各收银点的的收银员以及及各营业部门门交来的单据据、报表等资资料。夜间稽核的工工作目标对上述资料进进行审查。客房收入的夜夜间稽核检查总台收银银工作检查所有出勤勤的总台收银银员是否已全全部交来收银银报告及帐单单。如果未交交，应把该收收银员名字记记录在“交班班簿”上；检查每个总台台收银员交来来的每一张帐帐单。主要检检查：房租、、在酒店的消消费、转帐或或挂帐、保证证金单据及押押金单据等具具体情况；将各类帐单的的金额与收银银员收银报告告中的有关项项目核对，检检查全部帐单单的总额与收收银员报告的的总额是否相相符。核对客房出租租单据指示计算机打打印出一份当当天客房租出出明细表，P113；核对客房租出出明细表与总总台接待处报报来的接待报报告，以确定定所有出租的的客房是否都都已输入计算算机；核对客房租出出明细表的内内容与各个房房间客人的登登记表、帐单单以检查输入入计算机的房房号、客人姓姓名、帐号等等是否一致；；接待处开给给客人的房租租是否正确，，有无折扣，，是否合规。。房租过帐经过上一步检检查确认后，，便可指示计计算机将新一一天的房租自自动计入到各各房间住客的的帐户上；然后让计算机机打印出一份份房租过帐表表p111，并检查各个个出租客房过过入房租及其其服务费的数数额是否正确确，对那些作作了更正的客客房尤其注意意：核对计算算机是否已经经接受更正。。对当天客房收收益进行试算算什么是试算，，客房收入在在输入过程中中会发生诸如如输错金额、、输错项目、、重复输入或或漏输帐项等等错误，因此此有必要在当当天收益全部部输入计算机机之后和当天天收益全部结结帐之前，对对计算机的数数据资料进行行一次全面的的查验。试算的步骤指示计算机编编制当天的客客房收益试算算表p114把当日总台收收银员及各营营业部门交来来的帐单、报报表按试算表表中的项目分分别加算、汇汇总。然后分分项检查试算算表中的数额额是否与帐单单、报表相符符。把试算表的余余额与住客明明细帐的余额额进行核对。。编制当天客房房收益结帐表表客房收益结帐帐表一旦编制制出来，当天天的收益活动动便告结束，，全部帐项关关闭。结帐表的格式式与试算表的的格式相同，，但作用不一一样。如果在打印结结帐表后再输输入数据，只只能输到下一一个新的工作作日，而不能能输到刚刚结结束的工作日日。因此要修修改只能在试试算表里修改改。编制客房收益益会计分录过过帐表会计分录过帐帐表是根据客客房收益结帐帐表编制的，，是列示当天天客房收益分分配到各个会会计帐户的总总表。P116这是夜间稽核核人员最后一一项工作。这这项工作完成成后，把结帐帐表附在后面面，整个客房房收入夜间稽稽核工作即告告结束。稽核：日间稽稽核日间稽核，又又称收入稽核核，是酒店营营业收入的第第二次稽核。。为什么需要日日间稽核？夜间稽核人员员在稽核的同同时，自己又又做了一部分分帐单、报表表，这些帐单单、报表也需需要人稽核；；有些营业部门门的帐单要到到第二天早晨晨才能交上来来，需要日间间稽核；酒店的帐单、、报表繁多，，出现差错机机会较多，为为了确保无误误，需要再次次稽核。客房收入的日日间稽核稽核房租确保前台接待待处的客房状状况表、客房房部的房间状状态报告、夜夜间稽核的房房租过帐表三三表一致。稽核客房收益益结帐表复核前台收银银员的帐单、、报告；复核其他营业业点交来的帐帐单、报告；；分项核对结帐帐单；核对结帐表的的余额。复核夜间稽核核员的会计分分录过帐表首先将帐单等等原始凭证按按照会计分录录过帐表中的的项目加总复复核一次；其次，审核列列入每一个会会计科目的内内容是否合理理正确；最后，把会计计分录过帐表表中的借项数数额和贷项数数额分别相加加，检查其总总计是否正确确，借贷是否否相等。编制每日收益益报告包括客房收益益、饮食收益益以及其他收收益。核对现金第三节酒店店餐饮收入的的内部控制餐饮收入内部部控制的基本本程序酒店的餐饮收收入涉及钱、、单、物三个个方面。三者者的关系是，，物品消费掉掉，帐单开出出去，货币收收进来。物品是前提，，货币是中心心，单据是关关键。三点两线的原原则：是指把把钱、单、物物分离成三条条互相独立的的线进行传递递，在三条传传递线的终端端设置两个核核对点，以联联络三线进行行控制。经手物品品的人不不经手餐餐单和货货币，而而仅仅从从事物品品传递，，形成一一线；经经手餐单单和货币币的人又又将餐单单和货币币分开进进行传递递形成另另两线，，从而形形成餐饮饮收入的的三条传传递线运运作。物品传递递线一般情况况下，餐餐饮物品品的传递递是，自自厨房取取出开始始，送经经餐间至至客人消消费掉为为止。从管理的的角度看看，餐饮饮物品被被客人消消费掉，，仍不能能看作是是物品传传递的结结束，而而应该把把这部分分物品传传到财会会成本部部门计算算出成本本为止。。这一传递递线由代代表实物物的单据据的传递递所构成成。单据据为“取取菜单””，或““点菜单单”。物品传递递线的步步骤餐厅服务务员根据据入座客客人的要要求开出出取菜单单p119；餐厅服务务员把一一式三联联的取菜菜单交给给收银员员盖印，，收银员员留下一一联，用用于开立立或打印印帐单，，其他两两联退回回服务员员；服务员留留存一联联取菜单单，把第第二联取取菜单送送到厨房房或酒吧吧；厨房或酒酒吧根据据取菜单单制作菜菜品或配配置酒水水送菜员将将菜品或或酒水送送到餐台台上；每班结束束后，厨厨师或调调酒师把把取菜单单按照餐餐厅名称称及编号号顺序整整理好交交其主管管；厨房及酒酒吧主管管将各厨厨师或调调酒师交交来的取取菜单进进一步汇汇总整理理，送交交财务部部。餐单传递递线收银员将将取菜单单的内容容键入收收银机，，并把取取菜单按按照餐台台号码的的顺序排排放好，，等待客客人结帐帐；客人结帐帐时，计计结餐单单的总金金额。根根据总金金额向客客人收款款并把结结完帐的的餐单按按照餐单单的编号号顺序放放好；每班结束束时，根根据餐单单编制本本班收银银员报告告，并在在收银机机上打印印出本班班的收入入情况记记录纸带带，将此此纸带与与收银员员报告核核对后，，连同帐帐单一起起交到夜夜间稽核核处。餐单收银银员每日日报告：：收入项项目和结结算项目目。货币传递递线收银员根根据餐单单向客人人结算收收款；收银员下下班后，，按币种种、票面面清点现现金，填填写交款款单，将将现金装装进封妥妥后，投投进制定定保险箱箱；总出纳员员与监点点人一起起打开保保险箱，，点收当当日全部部收银员员投交的的现金等等，并将将现金送送存银行行；根据银行行的回单单，编制制“总出出纳员报报告”，，并把银银行回单单附在此此报告上上，送交交日间收收入稽核核员审核核。取菜单与与餐单核核对点收入稽核核人员将将厨房交交来的取取菜单与与收银员员交来的的餐单进进行核对对，以检检查餐单单上的项项目是否否与取菜菜单的项项目相符符，即餐餐单是否否完全根根据取菜菜单的内内容开立立，有无无遗漏。。如果不不符，应应追查原原因并写写出处理理报告和和建议。。餐单与货货币核对对点收入稽核核人员将将根据餐餐单编制制的餐饮饮收入每每日报表表中的现现金结算算数与总总出纳员员交来的的总出纳纳员报告告及银行行存款回回单等有有关单据据的数额额进行核核对，根根据核对对结果，，编制现现金收入入控制表表，并对对现金溢溢缺写出出追查结结果。有的酒店店总出纳纳员不另另编制总总出纳员员报告，，而把清清点结果果直接填填写在现现金收入入控制表表中的实实交金额额栏。稽核：夜夜间稽核核夜间稽核核的任务务是检查查各个餐餐厅及各各个营业业点，审审核各收收银员交交来的餐餐费帐单单、日报报等。清机把当天营营业输入入存置的的全部数数据从收收银机里里清除出出来，打打印到收收银机的的纸带上上。核查餐厅厅当日收收银工作作餐单与取取菜单核核对p124餐单与收收银员报报告核对对收银员报报告与收收银机纸纸带核对对收银纸带带与清机机带核对对编制餐饮饮收入日日报p125关于应酬酬费的说说明编制餐饮饮收益会会计分录录过帐表表是一份把把当天餐餐饮收益益登录到到会计帐帐薄而编编制的会会计分录录表，是是根据餐餐饮收入入日报等等资料编编制的；；采取多借借多贷的的方式。。稽核：日日间稽核核主要包括括三个方方面的工工作：一一是检查查餐饮收收入夜间间稽核的的工作；；二是汇汇总编制制酒店营营业收入入日报表表；三是是控制现现金、银银行存款款的收进进。统计上日日收益报报告p126将上日整整个酒店店的收益益情况统统计出来来，送交交财务总总监，供供酒店高高级管理理人员的的每天早早会使用用；属于非正正式报告告。稽核餐饮饮收入日日报表复核各类类帐单的的加总；；用餐单核核对餐饮饮收入日日报表；；检查“餐餐饮收入入日报表表”本身身有无计计算错误误。编制酒店店营业收收入日报报表汇总餐饮饮收入和和客房收收入，编编制一份份正式的的酒店营营业收入入日报表表（由日日间稽核核员或稽稽核主管管编制））；收益日报报表编好好后，经经稽核主主管审定定盖章，，报送财财务总监监、总经经理及其其他高级级管理人人员。检查帐单单号码控控制情况况。检查折扣扣数核对取菜菜单核对现金金日间稽核核员对““总出纳纳员收款款报告””审核后后，编制制“现金金收入控控制表””。收银机控控制程序序餐饮收入入控制的的第一个个重要部部位是收收款。餐餐饮款项项必须正正确无误误的全数数收进。。使用收银银机控制制的优点点一旦帐款款、菜点点等资料料输进收收银机里里，有关关人员就就不易改改动。餐单编号号控制程程序事先编号号登记保管管餐单发放放时，应应将领用用人、领领出的张张数、领领出的号号码逐一一登记在在案；未未发放的的餐单，，设专人人保管。。顺序使用用用表控制制填