项目档案管理培训课件

项目档案管理培训

天津市档案局企业处联系电话:23678980邮箱：yingzy630@126.com办公地点：市档案局4号楼505室项目档案管理培训 天津市档案局企业处一、项目档案管理职责一、项目档案管理职责2建设单位档案部门的工作职责

统筹规划，落实项目档案领导责任制，建立档案工作网络建立健全的建设项目档案工作的规章制度采取有效措施确保项目档案完整、标准、系统负责在项目建设活动中自身形成档案的收集、整理、归档工作监督、指导项目参建单位及本单位承办部门文件资料的形成及积累归档工作竣工档案的接收审查完成项目档案的专项验收工作

前期施工竣工建设单位档案部门的工作职责统筹规划，落实项目档案领导责任制3项目档案管理部门人力行政部财务资产部计划合约部前期部运营部工程管理部公司内部档案管理网络项目档案管理部门人力行政部财务资产部计划合约部前期部运营部工4建设单位档案管理部门监理单位其他参建单位施工单位设计单位参与项目建设各单位的

档案管理网络建设单位档案管理部门监理单位其他参建单位施工单位设计单位参与5项目档案工作管理机制制定项目档案管理办法建立档案管理组织结构网络图制定项目档案管理部门及档案人员工作职责项目档案工作管理机制制定项目档案管理办法6项目档案业务管理制度

项目文件材料归档范围及保管期限表项目档案文件材料整理规程项目档案分类方案竣工文件质量要求项目档案文件材料归档责任书过程管理采取的手段项目档案业务管理制度项目文件材料归档范围及保管期限表7项目档案工作该如何做国家有什么要求？

项目档案工作该如何做国家有什么要求？

8国家有关项目档案管理工作的要求

档案法《天津市档案管理条例》《天津市建设项目竣工档案验收办法》（津档[1991]59号）《国家重点建设项目档案管理登记办法》（档发字[1997]15号）《天津市重点建设项目档案登记办法》（津档[1998]36号）《国家重大建设项目档案验收办法》《天津市重点建设项目档案管理办法》（津档〔2006〕17号）《天津市人民府办公厅转发市档案局关于进一步加强我市重大建设项目档案工作的意见》(津政办发〔2012〕79号)《天津市重点建设项目档案验收细则》(津档〔2007〕32号)国家有关项目档案管理工作的要求档案法9《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发[1988]4号）《关于编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定》（国档发[1982]34号）

国家有关项目档案业务工作的规范要求

国家有关项目档案业务工作的规范要求

10项目档案管理培训11

“四制”管理:12项目法人制招投标制工程合同制工程监理制

“四制”管理:12项目法人制12温馨提示

项目招标和合同签订工作应提出的要求:施工合同:明确档案的内容、套数、违约责任等设计合同：明确留作竣工图用的施工图套数及主管机关要求套数监理合同：明确监理单位负责监督、检查建设项目文件的收集、积累和完整、准确情况温馨提示

项目招标和合同签订工作应提出的要求:13要采取有效措施

确保项目档案完整、准确、系统

三纳入，三参加，四同步14要采取有效措施

确保项目档案完整、准确、系统

1414三纳入，三参加，四同步“三纳入”：即档案工作纳入项目建设管理计划，纳入项目工作程序，纳入项目岗位责任制“三参加”：即档案人员参加项目建设协调会会议，参加重要设备的开箱工作，参加项目的竣工验收“四同步”：即档案工作与项目管理计划、建设、检查、验收同步三纳入，三参加，四同步“三纳入”：即档案工作纳入项目建设管理15监理单位的职责督促项目参建各方做好项目文件的归档工作，检查、审核项目档案的完整、准确、系统的责任收集、整理好监理过程中形成的文件并按规定移交给项目法人监理单位的职责督促项目参建各方做好项目文件的归档工作，检查、16总包的职责按合同规定，负责组织对分包单位编制、移交的项目档案进行检查、审核、汇总整理督促检查项目参建各方做好项目文件的归档工作收集、整理好总承包过程中形成的文件并按规定移交给项目法人总包的职责按合同规定，负责组织对分包单位编制、移交的项目档案17其他参建单位的职责

项目的施工（分包）单位、设计单位、勘察单位、设备安装单位等要负责将其参与项目建设有关的各种项目文件按照项目建设单位的归档要求进行收集、整理、立卷工作，并按规定向项目建设单位移交的职责其他参建单位的职责项目的施工（分包）单位、设计单位、勘察单18二、项目档案的收集二、项目档案的收集19项目档案的收集

收集的范围

建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件收集的措施建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。四制、三参加、三纳入、四同步项目档案的收集

收集的范围20建设项目：指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。单项工程：指建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。单位工程：指具有独立设计文件、可独立组织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。分部工程：是单位工程的组成部分

分项工程：是指分部工程的组成部分

建设项目：指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设21项目建设过程中应注意的档案

管理及收集问题22项目建设过程中应注意的档案

管理及收集问题2222项目档案管理过程控制

前期阶段施工阶段竣工验收阶段项目档案管理过程控制前期阶段23项目前期阶段涉及的单位：项目建设单位的各个承办部门：项目建设单位的各承办部门的档案人员负责文件的收集整理立卷工作项目勘察、设计单位：项目勘察、设计单位的档案人员负责勘察、设计文件的收集收集整理立卷工作，并按规定向项目建设单位移交有关文件项目前期阶段涉及的单位：2425项目前期阶段立项文件勘察、测绘、设计基础性文件招投标、中标及合同文件项目设计文件施工准备文件财务文件25项目前期阶段立项文件26项目施工阶段涉及的单位：施工单位以土建工程为例：（六大类文件）监理单位建设单位26项目施工阶段涉及的单位：271、施工技术管理文件图纸会审设计变更（洽商）记录施工组织设计、施工方案开工报告技术交底施工日志271、施工技术管理文件图纸会审282、材质证明材料一般规定及要求：凡工程使用的原材料、半成品、成品均应提供出厂质量证明书、合格证、备案证；凡工程使用的新材料、新产品、新工艺、新技术，需有鉴定证明书，并应有产品质量标准、使用说明和工艺要求；所有的建筑材料都应由质量证明书并要有生产厂家质量检验部门的盖章，并且材料质量证明书和试验报告不允许涂改、伪造、随意抽撤或损毁。按规定应复试的材料都应符合国家规范、标准的规定形成复试报告282、材质证明材料一般规定及要求：29特别注意的几种材料的检验报告

钢筋钢结构水泥防水材料29特别注意的几种材料的检验报告

钢筋303、施工试验记录土壤试验砂浆试验混凝土试验钢筋焊接试验303、施工试验记录土壤试验314、施工记录施工定位测量、放线记录地基钎探记录地基处理记录混凝土工程施工记录混凝土施工测温记录现场预应力张拉施工记录314、施工记录施工定位测量、放线记录325、隐蔽工程检查验收材料土方工程地基验槽砌体工程钢筋混凝土工程地下防水工程木结构工程屋面工程地面工程装饰装修工程325、隐蔽工程检查验收材料土方工程木结构工程336、工程质量检查验收材料检验批质量验收记录分项工程质量验收记录分部（子分部）工程质量验收记录336、工程质量检查验收材料检验批质量验收记录347、工程质量事故资料

凡工程发生重大质量事故，都应统一填写事故记录，包括：事故时间，事故情况及处理意见347、工程质量事故资料凡工程发生重大质量事故，都应35监理文件监理规划监理实施细则监理部总控制计划监理月报中的有关质量问题监理会议纪要中的有关质量问题监理日志开工令、复工令及审批表分包、供货、试验等单位资质审核表监理工程师通知单、回复单工程延期报告及审批费用索赔报告及审批合同争议、违约报告及处理意见工程款支付证书监理工作总结材料35监理文件监理规划分包、供货、试验等单位资质审核表工程延期审批表应由监理单位填写，总工程师签署意见，致施工总承包/专业承包单位工程款支付申请表应由监理单位填写，专业监理工程师进行现场计量，按施工合同的的约定审核工程量清单和工程款申请表，总监理工程师签署意见，致建设单位工程延期审批表36建设单位收集和整理施工阶段管理性文件包括：安全、质量、物资、进度、资金等管理性文件建设单位收集和整理施工阶段管理性文件37竣工验收阶段

涉及的单位：施工单位建设单位38竣工验收阶段

涉及的单位：383839竣工图

综合竣工图总平面布置图竖向布置图室外给水、排水、热力等管网综合图电气综合图设计总说明书专业竣工图建筑竣工图结构竣工图装修工程竣工图电气工程竣工图给排水工程竣工图采暖通风工程竣工图燃气工程竣工图39竣工图

综合竣工图专业竣工图40竣工验收文件单位（子单位）工程质量竣工验收记录竣工验收证明书竣工验收报告和会签表竣工验收备案表工程质量保修书、使用说明书工程竣前报验文件决算书、付使用财产总表和财产明细表、审计文件40竣工验收文件单位（子单位）工程质量竣工验收记录建设项目各阶段管理

要求示意图建设项目各阶段管理

要求示意图41声像、缩微、电子档案声像：照片、录音、录像缩微电子档案：光盘、磁盘声像、缩微、电子档案声像：照片、录音、录像42三、项目档案的整理

三、项目档案的整理

4344竣工验收文件单位（子单位）工程质量竣工验收记录竣工验收证明书竣工验收报告和会签表竣工验收备案表工程质量保修书、使用说明书工程竣前报验文件决算书、付使用财产总表和财产明细表、审计文件44竣工验收文件单位（子单位）工程质量竣工验收记录45项目文件的整理归档文件的质量要求项目档案的“案卷内在质量”项目档案的“案卷外观质量”归档文件的整理45项目文件的整理归档文件的质量要求案卷外观质量（文件质量要求）①案卷内书写质量：书写材料耐久（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔等），字迹清楚，图样清晰、图表整洁、签字认可手续完备②封面：字迹清晰、美观、规格统一、规范③纸张：纸张质量符合耐久要求，规格统一、复印、打印文件及照片的字迹、线条要清晰④折叠：图纸、文字材料折叠整齐、规范⑤装订：案卷装订整齐、牢固案卷外观质量（文件质量要求）46472、归档文件的整理472、归档文件的整理48整理步骤第一步：划分阶段

按立项、设计、施工、竣工四个阶段归类划分，不同阶段的文件材料不能混淆在一起归档第二步：鉴定归档文件

保证归档文件的唯一性、确保原件的归档、检查文件的完整性第三步：划分单位、分部、分项

分清类目：1、同一单项工程的文件先按单位工程划分；2、同一单位工程的文件再划分分部（项）工程；3、同一分部（项）工程的文件再按不同专业分别排列48整理步骤第一步：划分阶段49整理步骤第四步：组卷工作

项目文件的组卷原则：遵循其形成规律和成套性的特点，保持卷内文件的有机联系，便于档案的安全保管和提供利用的原则49整理步骤第四步：组卷工作50图纸的组卷方法

图纸是按阶段、专业、结构形成的，图纸形成后有图纸目录控制其排序，在组卷时可按设计图纸目录的顺序进行排列50图纸的组卷方法图纸是按阶段、专业、结构形成的，图纸形成51施工文件的组卷方法施工文件的组卷要符合各自形成的规律施工文件的组卷主要按分项工程施工工序排列组卷51施工文件的组卷方法施工文件的组卷要符合各自形成的规律52监理文件的组卷方法项目监理依据性文件排列方法一般按专业的先后顺序项目监理工作性文件监理过程中产生的文件材料，应按文种（或专业）到时间整理组卷52监理文件的组卷方法项目监理依据性文件53整理步骤第五步：卷内文件排列排列方法：管理性文件按问题、时间或重要程度排列施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列设备文件按依据性、设备开箱验收、随即图样、设备安装调试和设备运行维修等材料排列竣工图文件按专业、图号排列一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正文在前，定（草）稿在后53整理步骤第五步：卷内文件排列整理步骤

案卷封面档号档案馆号案卷题名立卷单位起止日期保管期限密级54整理步骤

案卷封面5454案卷题名

项目名称+单位+分部（项）工程名称和文件材料名称等工程具体内容例：办公楼

三层

混凝土

楼板浇注

养护检查记录工程名称

单位工程名称

分部工程名称

分项工程名称

文件材料名称55案卷题名项目名称+单位+分部（项）工程名称和文件材料55项目档案管理培训56整理步骤

第六步：编制卷内目录序号、文件编号、责任者、文件材料标题、日期、页号卷内目录序号文件编号责任者文件材料题名日期页号备注57整理步骤

第六步：编制卷内目录卷内目录序号文件编号责任者文件57项目档案管理培训58整理步骤

第七步：填定案卷封面和脊背、备考表卷内备考表说明卷内文件材料的数量、完整、准确的程度在归档后填写，填写管理中需说明的情况59整理步骤

第七步：填定案卷封面和脊背、备考表5959整理步骤

案卷脊背保管期限档号案卷题名60整理步骤

案卷脊背6060整理步骤第八步：装订案卷装订与不装订（建议装订）装订的要求：装订前应去除原用于装订的金属物每卷厚度，文字材料一般以2-3cm为宜，图表案卷一般不超过5cm每卷内容排列顺序为：案卷封面-卷内目录-文件材料-备考表61整理步骤第八步：装订案卷616162整理步骤第九步：编制档案索引

案卷排序、档案编制说明、档案验收证书、档案移交接受单、案卷移交清册62整理步骤第九步：编制档案索引63档案的移交

移交的部门：列入档案馆接收范围的项目档案，按规定要求整理向档案馆移交；项目法人单位根据合同、协议和规定，向业主单位、使用单位、项目主管部门及有关单位移交全部或部分项目档案。63档案的移交

移交的部门：64档案的移交移交的套数移交档案的套数要根据项目的实际情况制定至少两套，一套正本、一套副本64档案的移交移交的套数移交前的审核项目档案的技术审核：完整性准确性有效性审核人员：建设单位负责项目建设的部门、施工单位、监理单位移交前的审核项目档案的技术审核：65移交前的审核档案审核：完整性系统性有效性审核人员：建设单位档案部门移交前的审核档案审核：6667档案的移交移交的步骤：项目参建单位向项目法人单位项目管理部门交接；项目法人单位严格审核后向项目法人单位档案部门归档交接；项目法人单位档案部门向项目主管部门及档案馆移交。67档案的移交移交的步骤：天津市建设项目档案

专项验收工作流程天津市建设项目档案

专项验收工作流程68天津市重大建设项目，是指每年由市政府批转的、市发展改革委和市建委确定的市重点建设项目，由市经信委确定的重大工业项目。依据文件《天津市人民政府办公厅转发市发展改革委市建设交通委关于我市2013年重点建设项目安排意见的通知》（津政办发〔2013〕18号）依据文件《关于印发〈天津市2012年新一批20项重大工业项目实施计划〉的通知》（津经信投资〔2012〕3号）天津市重大建设项目天津市重大建设项目，是指每年由市政府批转的、市发展改革委和市69天津市政府投资项目，指包括党政机关、企事业单位、人民团体等使用政府性资金（含自筹资金）建设的各类固定资产投资项目。全部进入行政许可服务中心实行联合审批。依据文件《天津市人民政府关于政府投资项目全部进入行政许可服务中心实行联合审批有关事项的通知》（津政发〔2013〕8号）天津市政府投资项目天津市政府投资项目，指包括党政机关、企事业单位、人民团体等使70项目档案管理培训71项目建设单位办理项目建议书审批并领取联合审批启动单后十五个工作日内填报《建设项目档案工作备案登记表》（附件1）市档案局组织对项目相关单位有关人员进行档案业务培训，辅导项目建设单位建立项目档案管理制度建设单位在开工前编制项目档案归档范围、整理规则和质量要求并经市档案局审核备案（附件2、3）单项工程竣工后，建设单位提出申请，市档案局进行阶段检查（附件4、5）项目建设单位在项目交工验收３个月内填报验收申请材料（附件6、7、8、9）市档案局在五个工作日内做出答复并安排验前指导市档案局组织验收组按照验收程序进行项目档案专项验收

天津市档案局业务主管部门《建设项目档案预验合格证明》（附件10）天津市档案局出具《建设项目档案验收合格证》开工阶段施工阶段竣工阶段建设单位在限期内完成整改市档案局核发整改通知书（附件11）项目建设单位市行政审批中心办件市档案局行政审批部门天津市建设项目档案专项验收工作流程项目建设单位办理项目建议书审批并领取联合审批启动单后十五个工72

附件1：

附件1：73

附件2：

附件2：74

附件3：

附件3：75

附件4：

附件4：76

附件5：

附件5：77

附件6：

附件6：78

附件7：

附件7：79附件8：建设项目档案验收自查报告内容包括：

1、项目基本情况

2、项目档案基本情况

（1）项目档案管理制度的制定及落实情况

（2）项目档案的收集及整理情况

（3）各参建部门的归档、移交情况

（4）项目档案信息化管理情况

（5）项目档案在项目建设过程中发挥的作用

3、存在的问题及下一步工作各参建单位，主要包括代建单位、监理单位、施工单位（总包）和设备安装单位。

自检报告内容应包括形成档案的内容，整编数量、质量，移交档案的数量、质量的说明性汇报。其中，监理单位要对各参建单位形成档案的真实、准确、系统性做总体说明。附件8：建设项目档案验收自查报告内容包括：

1、项目基本情况80项目档案验收程序一、会议开始，验收组成员主持会议二、宣布验收组成员名单三、项目各主要参建单位汇报项目档案管理情况四、项目建设单位汇报项目档案管理情况五、勘察项目现场六、验收组分组检查档案七、验收组反馈验收意见八、验收组点评九、双方领导表态发言十、验收结束项目档案验收程序81

附件9：

附件9：82

附件10：

附件10：83

附件11：

附件11：84项目建设全过程采取有效的措施建章立制通过验收逐渐完善过程管理项目建设全过程采取有效的措施建章立制通过验收逐渐完善过程管理85谢谢！谢谢！86项目档案管理培训

天津市档案局企业处联系电话:23678980邮箱：yingzy630@126.com办公地点：市档案局4号楼505室项目档案管理培训 天津市档案局企业处一、项目档案管理职责一、项目档案管理职责88建设单位档案部门的工作职责

统筹规划，落实项目档案领导责任制，建立档案工作网络建立健全的建设项目档案工作的规章制度采取有效措施确保项目档案完整、标准、系统负责在项目建设活动中自身形成档案的收集、整理、归档工作监督、指导项目参建单位及本单位承办部门文件资料的形成及积累归档工作竣工档案的接收审查完成项目档案的专项验收工作

前期施工竣工建设单位档案部门的工作职责统筹规划，落实项目档案领导责任制89项目档案管理部门人力行政部财务资产部计划合约部前期部运营部工程管理部公司内部档案管理网络项目档案管理部门人力行政部财务资产部计划合约部前期部运营部工90建设单位档案管理部门监理单位其他参建单位施工单位设计单位参与项目建设各单位的

档案管理网络建设单位档案管理部门监理单位其他参建单位施工单位设计单位参与91项目档案工作管理机制制定项目档案管理办法建立档案管理组织结构网络图制定项目档案管理部门及档案人员工作职责项目档案工作管理机制制定项目档案管理办法92项目档案业务管理制度

项目文件材料归档范围及保管期限表项目档案文件材料整理规程项目档案分类方案竣工文件质量要求项目档案文件材料归档责任书过程管理采取的手段项目档案业务管理制度项目文件材料归档范围及保管期限表93项目档案工作该如何做国家有什么要求？

项目档案工作该如何做国家有什么要求？

94国家有关项目档案管理工作的要求

档案法《天津市档案管理条例》《天津市建设项目竣工档案验收办法》（津档[1991]59号）《国家重点建设项目档案管理登记办法》（档发字[1997]15号）《天津市重点建设项目档案登记办法》（津档[1998]36号）《国家重大建设项目档案验收办法》《天津市重点建设项目档案管理办法》（津档〔2006〕17号）《天津市人民府办公厅转发市档案局关于进一步加强我市重大建设项目档案工作的意见》(津政办发〔2012〕79号)《天津市重点建设项目档案验收细则》(津档〔2007〕32号)国家有关项目档案管理工作的要求档案法95《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发[1988]4号）《关于编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定》（国档发[1982]34号）

国家有关项目档案业务工作的规范要求

国家有关项目档案业务工作的规范要求

96项目档案管理培训97

“四制”管理:98项目法人制招投标制工程合同制工程监理制

“四制”管理:12项目法人制98温馨提示

项目招标和合同签订工作应提出的要求:施工合同:明确档案的内容、套数、违约责任等设计合同：明确留作竣工图用的施工图套数及主管机关要求套数监理合同：明确监理单位负责监督、检查建设项目文件的收集、积累和完整、准确情况温馨提示

项目招标和合同签订工作应提出的要求:99要采取有效措施

确保项目档案完整、准确、系统

三纳入，三参加，四同步100要采取有效措施

确保项目档案完整、准确、系统

14100三纳入，三参加，四同步“三纳入”：即档案工作纳入项目建设管理计划，纳入项目工作程序，纳入项目岗位责任制“三参加”：即档案人员参加项目建设协调会会议，参加重要设备的开箱工作，参加项目的竣工验收“四同步”：即档案工作与项目管理计划、建设、检查、验收同步三纳入，三参加，四同步“三纳入”：即档案工作纳入项目建设管理101监理单位的职责督促项目参建各方做好项目文件的归档工作，检查、审核项目档案的完整、准确、系统的责任收集、整理好监理过程中形成的文件并按规定移交给项目法人监理单位的职责督促项目参建各方做好项目文件的归档工作，检查、102总包的职责按合同规定，负责组织对分包单位编制、移交的项目档案进行检查、审核、汇总整理督促检查项目参建各方做好项目文件的归档工作收集、整理好总承包过程中形成的文件并按规定移交给项目法人总包的职责按合同规定，负责组织对分包单位编制、移交的项目档案103其他参建单位的职责

项目的施工（分包）单位、设计单位、勘察单位、设备安装单位等要负责将其参与项目建设有关的各种项目文件按照项目建设单位的归档要求进行收集、整理、立卷工作，并按规定向项目建设单位移交的职责其他参建单位的职责项目的施工（分包）单位、设计单位、勘察单104二、项目档案的收集二、项目档案的收集105项目档案的收集

收集的范围

建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件收集的措施建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。四制、三参加、三纳入、四同步项目档案的收集

收集的范围106建设项目：指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。单项工程：指建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。单位工程：指具有独立设计文件、可独立组织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。分部工程：是单位工程的组成部分

分项工程：是指分部工程的组成部分

建设项目：指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设107项目建设过程中应注意的档案

管理及收集问题108项目建设过程中应注意的档案

管理及收集问题22108项目档案管理过程控制

前期阶段施工阶段竣工验收阶段项目档案管理过程控制前期阶段109项目前期阶段涉及的单位：项目建设单位的各个承办部门：项目建设单位的各承办部门的档案人员负责文件的收集整理立卷工作项目勘察、设计单位：项目勘察、设计单位的档案人员负责勘察、设计文件的收集收集整理立卷工作，并按规定向项目建设单位移交有关文件项目前期阶段涉及的单位：110111项目前期阶段立项文件勘察、测绘、设计基础性文件招投标、中标及合同文件项目设计文件施工准备文件财务文件25项目前期阶段立项文件112项目施工阶段涉及的单位：施工单位以土建工程为例：（六大类文件）监理单位建设单位26项目施工阶段涉及的单位：1131、施工技术管理文件图纸会审设计变更（洽商）记录施工组织设计、施工方案开工报告技术交底施工日志271、施工技术管理文件图纸会审1142、材质证明材料一般规定及要求：凡工程使用的原材料、半成品、成品均应提供出厂质量证明书、合格证、备案证；凡工程使用的新材料、新产品、新工艺、新技术，需有鉴定证明书，并应有产品质量标准、使用说明和工艺要求；所有的建筑材料都应由质量证明书并要有生产厂家质量检验部门的盖章，并且材料质量证明书和试验报告不允许涂改、伪造、随意抽撤或损毁。按规定应复试的材料都应符合国家规范、标准的规定形成复试报告282、材质证明材料一般规定及要求：115特别注意的几种材料的检验报告

钢筋钢结构水泥防水材料29特别注意的几种材料的检验报告

钢筋1163、施工试验记录土壤试验砂浆试验混凝土试验钢筋焊接试验303、施工试验记录土壤试验1174、施工记录施工定位测量、放线记录地基钎探记录地基处理记录混凝土工程施工记录混凝土施工测温记录现场预应力张拉施工记录314、施工记录施工定位测量、放线记录1185、隐蔽工程检查验收材料土方工程地基验槽砌体工程钢筋混凝土工程地下防水工程木结构工程屋面工程地面工程装饰装修工程325、隐蔽工程检查验收材料土方工程木结构工程1196、工程质量检查验收材料检验批质量验收记录分项工程质量验收记录分部（子分部）工程质量验收记录336、工程质量检查验收材料检验批质量验收记录1207、工程质量事故资料

凡工程发生重大质量事故，都应统一填写事故记录，包括：事故时间，事故情况及处理意见347、工程质量事故资料凡工程发生重大质量事故，都应121监理文件监理规划监理实施细则监理部总控制计划监理月报中的有关质量问题监理会议纪要中的有关质量问题监理日志开工令、复工令及审批表分包、供货、试验等单位资质审核表监理工程师通知单、回复单工程延期报告及审批费用索赔报告及审批合同争议、违约报告及处理意见工程款支付证书监理工作总结材料35监理文件监理规划分包、供货、试验等单位资质审核表工程延期审批表应由监理单位填写，总工程师签署意见，致施工总承包/专业承包单位工程款支付申请表应由监理单位填写，专业监理工程师进行现场计量，按施工合同的的约定审核工程量清单和工程款申请表，总监理工程师签署意见，致建设单位工程延期审批表122建设单位收集和整理施工阶段管理性文件包括：安全、质量、物资、进度、资金等管理性文件建设单位收集和整理施工阶段管理性文件123竣工验收阶段

涉及的单位：施工单位建设单位124竣工验收阶段

涉及的单位：38124125竣工图

综合竣工图总平面布置图竖向布置图室外给水、排水、热力等管网综合图电气综合图设计总说明书专业竣工图建筑竣工图结构竣工图装修工程竣工图电气工程竣工图给排水工程竣工图采暖通风工程竣工图燃气工程竣工图39竣工图

综合竣工图专业竣工图126竣工验收文件单位（子单位）工程质量竣工验收记录竣工验收证明书竣工验收报告和会签表竣工验收备案表工程质量保修书、使用说明书工程竣前报验文件决算书、付使用财产总表和财产明细表、审计文件40竣工验收文件单位（子单位）工程质量竣工验收记录建设项目各阶段管理

要求示意图建设项目各阶段管理

要求示意图127声像、缩微、电子档案声像：照片、录音、录像缩微电子档案：光盘、磁盘声像、缩微、电子档案声像：照片、录音、录像128三、项目档案的整理

三、项目档案的整理

129130竣工验收文件单位（子单位）工程质量竣工验收记录竣工验收证明书竣工验收报告和会签表竣工验收备案表工程质量保修书、使用说明书工程竣前报验文件决算书、付使用财产总表和财产明细表、审计文件44竣工验收文件单位（子单位）工程质量竣工验收记录131项目文件的整理归档文件的质量要求项目档案的“案卷内在质量”项目档案的“案卷外观质量”归档文件的整理45项目文件的整理归档文件的质量要求案卷外观质量（文件质量要求）①案卷内书写质量：书写材料耐久（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔等），字迹清楚，图样清晰、图表整洁、签字认可手续完备②封面：字迹清晰、美观、规格统一、规范③纸张：纸张质量符合耐久要求，规格统一、复印、打印文件及照片的字迹、线条要清晰④折叠：图纸、文字材料折叠整齐、规范⑤装订：案卷装订整齐、牢固案卷外观质量（文件质量要求）1321332、归档文件的整理472、归档文件的整理134整理步骤第一步：划分阶段

按立项、设计、施工、竣工四个阶段归类划分，不同阶段的文件材料不能混淆在一起归档第二步：鉴定归档文件

保证归档文件的唯一性、确保原件的归档、检查文件的完整性第三步：划分单位、分部、分项

分清类目：1、同一单项工程的文件先按单位工程划分；2、同一单位工程的文件再划分分部（项）工程；3、同一分部（项）工程的文件再按不同专业分别排列48整理步骤第一步：划分阶段135整理步骤第四步：组卷工作

项目文件的组卷原则：遵循其形成规律和成套性的特点，保持卷内文件的有机联系，便于档案的安全保管和提供利用的原则49整理步骤第四步：组卷工作136图纸的组卷方法

图纸是按阶段、专业、结构形成的，图纸形成后有图纸目录控制其排序，在组卷时可按设计图纸目录的顺序进行排列50图纸的组卷方法图纸是按阶段、专业、结构形成的，图纸形成137施工文件的组卷方法施工文件的组卷要符合各自形成的规律施工文件的组卷主要按分项工程施工工序排列组卷51施工文件的组卷方法施工文件的组卷要符合各自形成的规律138监理文件的组卷方法项目监理依据性文件排列方法一般按专业的先后顺序项目监理工作性文件监理过程中产生的文件材料，应按文种（或专业）到时间整理组卷52监理文件的组卷方法项目监理依据性文件139整理步骤第五步：卷内文件排列排列方法：管理性文件按问题、时间或重要程度排列施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列设备文件按依据性、设备开箱验收、随即图样、设备安装调试和设备运行维修等材料排列竣工图文件按专业、图号排列一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正文在前，定（草）稿在后53整理步骤第五步：卷内文件排列整理步骤

案卷封面档号档案馆号案卷题名立卷单位起止日期保管期限密级140整理步骤

案卷封面54140案卷题名

项目名称+单位+分部（项）工程名称和文件材料名称等工程具体内容例：办公楼

三层

混凝土

楼板浇注

养护检查记录工程名称

单位工程名称

分部工程名称

分项工程名称

文件材料名称141案卷题名项目名称+单位+分部（项）工程名称和文件材料141项目档案管理培训142整理步骤

第六步：编制卷内目录序号、文件编号、责任者、文件材料标题、日期、页号卷内目录序号文件编号责任者文件材料题名日期页号备注143整理步骤

第六步：编制卷内目录卷内目录序号文件编号责任者文件143项目档案管理培训144整理步骤

第七步：填定案卷封面和脊背、备考表卷内备考表说明卷内文件材料的数量、完整、准确的程度在归档后填写，填写管理中需说明的情况145整理步骤

第七步：填定案卷封面和脊背、备考表59145整理步骤

案卷脊背保管期限档号案卷题名146整理步骤

案卷脊背60146整理步骤第八步：装订案卷装订与不装订（建议装订）装订的要求：装订前应去除原用于装订的金属物每卷厚度，文字材料一般以2-3cm为宜，图表案卷一般不超过5cm每卷内容排列顺序为：案卷封面-卷内目录-文件材料-备考表147整理步骤第八步：装订案卷61147148整理步骤第九步：编制档案索引

案卷排序、档案编制说明、档案验收证书、档案移交接受单、案卷移交清册62整理步骤第九步：编制档案索引149档案的移交

移交的部门：列入档案馆接收范围的项目档案，按规定要求整理向档案馆移交；项目法人单位根据合同、协议和规定，向业主单位、使用单位、项目主管部门及有关单位移交全部或部分项目档案。63档案的移交

移交的部门：150档案的移交移交的套数移交档案的套数要根据项目的实际情况制定至少两套，一套正本、一套副本64档案的移交移交的套数移交前的审核项目档案的技术审核：完整性准确性有效性审核人员：建设单位负责项目建设的部门、施工单位、监理单位移交前的审核项目档案的技术审核：151移交前的审核档案审核：完整性系统性有效性审核人员：建设单位档案部门移交前的审核档案审核：152153档案的移交移交的步骤：项目参建单位向项目法人单位项目管理部门交接；项目法人单位严格审核后向项目法人单位档案部门归档交接；项目法人单位档案部门向项目主管部门及档案馆移交。67档案的移交移交的步骤：天津市建设项目档案

专项验收工作流程天津市建设