会议室使用管理规定

会议室使用管理规定一、学术报告厅使用须知（一）学术报告厅主要用于学术活动，使用科室须在使用前一周在院内会议管理系统中预约登记；（二）保持报告厅安静、整洁，禁止吸烟；（三）厅内音响视听设备专人管理，不得擅自乱动；（四）爱护公物，损坏照价赔偿；（五）服从管理，维持良好秩序；（六）请勿穿有金属跟的鞋入内；（七）会议结束后，会议的主办单位人员应负责协助作好会场的整理工作。二、会议管理系统使用说明为了方便各部门合理安排会议，避免参会人员和会议室冲突，确保会议效率和质量，院办公室与信息管理处共同开发了XX医院会议管理系统。现将会议管理系统使用相关事宜规定如下：（一）管理职责1、信息管理处（1）负责系统的维护，确保系统正常运行；（2）根据院办及各部门的需求和建议，对系统进行改进和完善；（3）在系统运行出现故障的情况下，应反应迅速，及时处理，并对故障原因做出分析；2、院办公室（1）按照审批原则对提交的会议申请进行审批和调整；（2）将系统运行中的问题及时反馈信息管理处；（3）收集、整理改进系统的建议，并及时反馈信息管理处；（4）在系统运行出现故障的情况下，及时启动应急方案，确保会议的正常进行。3、使用的部门（1）有计划做好会议的组织并按照申请授权进行会议申请；（2）发现系统运行中的问题应及时反馈院办公室或信息管理处。（二）会议室使用原则1、院办公室所属会议室原则上仅供院领导及职能处室使用，其中，北配楼914会议室原则上仅供院长办公会及院领导使用，贵宾1室、贵宾3室原则上仅供院领导接待贵宾使用；2、科室确因工作需要申请使用会议室，在不与机关各管理会议冲突时可予以安排。申请使用会议室应在会议召开前的一周内，通过院内会议管理系统预约，由院办公室审核后方可使用；3、外单位组织协办或资助的有本院工作人员参加的学术活动、会议接待等，如需租用会议室，在不影响医院正常工作及活动的情况下，院办公室可予安排并需按标准缴费；（1）租用会议室收费标准：（8小时计一天，4小时计半天）；☆北配楼多功能厅4000元/天☆北配楼314会议室2500元/天☆北配楼贵宾1室1500元/天☆北配楼贵宾2室1500元/天☆北配楼贵宾3室1500元/天☆业务楼多功能大厅4000元/天☆业务楼多功能小厅2500元/天☆使用等离子电视另加收4000元/天（2）租用单位应提前两周到院办公室办理预约、登记手续，院办在三个工作日内将审批结果回复租用单位。（具体操作：院办公室接到此类申请后，于当日统一报院办公室主任，由主任统一协调和确认）租用单位接到回复后，持院办开具的收费凭证到财务处缴纳租金，开会当日应向会议室管理人员出具交费收据；（3）租用费用减（免）审批程序。原则上不予减（免）费用，确因特殊情况需减免者，由租用单位将减（免）租费的书面申请（院内请示报告单）报院办，院办审核后报院长，院长审批同意后方可减（免）租费。（三）申请授权及系统开放时间1、申请授权（1）全院各职能处室工作人员可通过本人的院内账号和密码进入会议管理系统；（2）全年例会：组织内科大查房、全院CPC、全院继续教育项目等全年例会的处（科）室应在每年12月年底前将下一年度的例会安排与院办公室进行确认，由院办公室在会议管理系统中进行申请和确认。确认后的例会如有变动，应提前告知院办公室；（3）职能处室会议：职能处室在会议召开前均可以进行会议室申请；（4）职能处室填报会议时，应先查看会议室使用情况，防止参会人员、会议室和时间重叠。如发生重叠，后者追责；如因前者信息未填写完全，则前者亦承担相应责任。均计入该处室绩效考核；（5）职能处室申请会议室后，如有更改或取消会议需及时通知院办公室进行相应修改，否则将计入该处室绩效考核；2、系统开放时间会议管理系统开放时间为每周一8：00AM至周五17：30PM。每周五17：30PM后系统自动关闭。（四）院办公室审批原则1、充分利用会议室资源并最大限度满足各部门的需求；2、当日提交的会议申请应当日进行审批；3、一般会议按照申请时间先后顺序进行审批；重要会议可优先安排；重要会议安排如与已审批会议发生冲突，应与相关部门和人员商议后再进行调整。（五）责任追究及扣罚各职能处室应各负其责，做好会议的各项相关工作，应告知而不告知，应作为而不作为造成不良后果及严重影响的，追究相关部门和人员的相关责任并予相应扣罚。（六）紧急预案当会议管理系统出现故障不能进行会议室预定时，院办人员