科技档案管理及科技档案整理方法课件

科技档案管理及科技档案整理方法

一、我国科技档案工作历史沿革。20世纪50年代我国开始研究科技档案管理学，60年代初建立了初步的体系，80年代得到迅速发展，90年代以后走向标准化、规范化。我国科技档案工作大致可分为以下几个阶段。1、探索阶段。2、发展完善阶段。标志是1960年颁布了《技术档案室工作暂行通则》。3、法制化阶段。标志是1980年颁布了《科学技术档案工作条例》。4、标准化、规范化阶段。标志是1989年颁布了《科技档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-89）。2000年该标准进行修订，2001年5月1日实施。二、我国科技档案工作管理体制（一）国家档案局对全国科技档案工作进行宏观管理。（二）地方档案行政管理部门和国家有关主管机关负责宏观管理权限内科技档案工作。（三）企事业等单位负责自身科技档案工作建设。5、科技档案管理纳入生产管理工作、技术管理工作、科研管理工作之中。这被称为科技档案管理的三纳入；6、建立科技文件材料形成、积累、整理、归档及科技档案管理、统计、鉴定销毁、利用等相关制度；7、配备保管科技档案必须的库房和设施设备以及开展利用服务所需的设施设备；8、建立具有科技档案专业知识和懂得有关科学技术，有一定工作能力的科技档案队伍。三、科技档案的定义及特点（一）科技档案的定义科技档案：企事业单位和国家机关、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。此定义从3个方面揭示了科技档案的本质属性。1、定义揭示了科技档案的产生领域和内容性质，规定了科技档案同文书档案及其它档案在性质上的区别。2、定义明确了科技档案是生产、科研、基建及管理活动的直接记录，规定了科技档案同科技资料在本质上的区别。3、定义明确了科技档案是保存起来以备利用的科技文件，规定了科技档案同一般科技文件的区别。（二）科技档案的特点主要有以下5个方面的特点：1、专业性特点。这一特点集中表现在形成领域和内容性质上两个方面。2、种类和类型多样性特点。体现在种类的多元性和类型的多样性上。3、成套性特点。是由生产、科研、基建活动的特点决定的。4、现实性特点。是指它具有较强的现实使用性。5、动态性特点。这是生产、科研、基建活动的特定性特点决定的。

四、科技档案的种类和内容构成

（一）生产技术档案及其内容构成。主要是工业产品档案。（二）农业科技档案及其内容构成。主要是在农、林、牧、渔各业的生产技术活动中形成的档案。（三）基本建设档案。指各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程所形成的科技档案。（四）设备仪器档案。指各种器械设备和仪器仪表的档案材料。（五）科学技术研究档案。指在自然科学技术研究活动中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式和载体的文字材料。（六）专门技术档案。指在某些专门技术活动中形成的科技档案，主要包括：地质档案、测绘档案、环境保护档案、气象档案、天文档案、水文档案、地震档案等。六、科技档案整理工作

科技档案整理的原则：遵循科技档案的自然形成规律，保持科技档案材料之间的有机联系，充分利用档案原有的整理基础，便于保管和利用。科技档案的整理方法与步骤基层档案部门对科技档案的整理，大体要经过文件材料的鉴别、分类、案卷的组织与排列、编目、装订、编制案卷目录六个环节。下边以某公司综合楼档案的整理为例来讲解。第一步:鉴别1、文件材料属性的鉴别，各归其大类。2、归属项目（区分不同项目）。3、是否归档。4、是否完整—项目归档文件和单份文件。5、准确性的鉴别（每份文件）第二步：分类编码1、分类的要求。应注意以下几点：（1）科技档案的分类要遵循同一规则。（2）科技档案分类要遵循效用规则。（3）要编制一个合理和切实可行的科技档案分类方案。第三步：案卷组织与排列案卷是由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。组卷要遵循科技文件材料的形成规律，保持案卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。科技案卷的排列方法：某公司大厦基建文件材料立卷示意表（分类号J1﹒1）建设程序内容工程准备阶段文件立项文件、建设用地征地拆迁文件、勘察测绘设计文件、有关行政主管部门批准文件（消防、环保、卫生等）、招投标文件、开工审批文件、财务文件（设计概算、施工预算）等。监理文件监理规划、进度控制、质量控制、造价控制、分包资质、监理通知、合同管理、监理总结等施工文件土建工程（地基基础、主体工程、地面与楼面门窗工程、装饰工程、屋面工程）施工技术准备文件、施工现场准备、地基处理记录、图纸变更、施工材料预制构件质量证明文件及试验报告、施工试验记录、隐蔽工程检查记录、施工记录、质量事故处理记录、质量检验记录等。建筑设备安装工程（电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程）一般施工记录、图纸变更、设备产品质量检查和安装记录、预检记录、隐蔽工程检查记录、施工试验记录、质量事故处理记录、质量检验记录等。室外工程给水、污水、热力、燃气、电讯、电力、照明、电视、消防等室外安装文件，建筑小品、水景、道路园林绿化等室外建筑环境施工文件。竣工图综合竣工图：综合图、室外专业图专业竣工图：建筑、结构、装修（饰）、电气（智能工程）、给排水（消防）、采暖通风空调、燃气工程竣工图竣工验收文件工程竣工总结、竣工验收记录、验收证明书、验收报告、验收备案表（包括各专项验收认可文件）质量保修书、决算文件、声像电子档案。二、蓝图的折叠1、基建图纸幅面规格及尺寸规定基本幅面分为5种:A0A1A2A3A4。2、折叠要求：一卷内不同幅面的图纸要折成统一幅面A4；图标露在外面；容易打开。3、工具4、方法三、卷内文件材料的排列案卷内科技文件的排列应注意以下几点：1、图样材料的排列。有两种情况：一是对于有图样目录的图纸，可以按图样目录的顺序进行排列；二是对于没有图样目录的图纸，可以按总体与局部的关系排列。2、文字材料的排列。按问题、时间或重要程度排列。3、图文混合材料的排列。一般要求文字材料在前，图样材料在后，有译文的外文资料译文在前，原文在后。4、底图以张为单位单独保存和管理。四、确定案卷保管期限和密级第四步：案卷编目案卷编目其内容有：编件号、页号，填制案卷内科技文件目录，填写备考表，填制案卷封面和脊背标签。1、编写件号、页号文件级装订的案卷内每份文件或单张图纸按顺序编写件号，每件编写小流水页号，单页文件不编页号。每份文件加盖档号章。案卷级装订的按卷内文件顺序编写大流水页号，不要编件号和盖档号章。档号章

页号编写：不论采用那种装订形式，均以有书写内容的页面编写页号，单面书写的编在右下角，双面书写的，正面编在右下角，反面编在左下角。2、填写卷内文件目录档号序号卷内目录序号文件编号责任者文件材料题名日期页号备注序号：指该份文字材料或图样在案卷内的排列序号，从1起依次标注。文件编号：填写科技文件材料的文号或图样的图号、设备代号、项目代号等。责任者：填写科技文件材料的形成部门或主要责任者。文件材料题名：填写该份文字材料或图样的标题（全称）。日期：填写该份文字材料、图样的形成日期。页号：填写每份科技文件材料首尾页上标注的页号。备注：填写对科技文件材料需要说明的事项。卷内备考表互见号：说明：

立卷人：年月日

检查人：年月日4、填制案卷封面（可采用内外封面两种形式）。主要由以下几部分组成。案卷题名：又叫案卷标题，是案卷内科技文件的综合名称。它概括地反映了案卷的内容特征，是直接指引和帮助利用科技档案的向导。包括项目名称或代字、代号及其结构、阶段的名称。案卷题名的拟写：项目名称+文件材料针对内容+文件材料的名称特征例：1.株洲市档案馆隐蔽工程记录2.C620车床主轴箱零件图3.平炉改造课题研究测试报告

立卷单位：填写负责科技文件材料组卷的部门或项目负责部门。起止日期：填写案卷内科技文件材料形成的起止日期。保管期限：依据有关规定填写组卷时划定的保管期限。密级：依据保密规定填写卷内科技文件材料的最高密级。档号：填写全宗号、分类号（项目代号或目录号）、案卷号。第五步：装订案卷采用装订和不装订两种形式：案卷级和文件级1、装订前，去除金属物。成册、成套装订较好的科技文件材料，短期的保管条件好的可不拆金属物。2、装订前，对破损的文件材料进行修复。主要针