有效能的时间管理-课件

1998有效能的時間管理2004200420041998有效能的時間管理2004200420041如果您的餘生只剩下三天,您會做那三件事情?請閉目一分鐘思考這個問題如果您的餘生只剩下三天,請閉目一分鐘思考這個問題2干擾INTERRUPT行政工作PAPERWORK電話TELEPHONE會議MEETINGSWhat’sYourTarget??干擾行政工作電話會議What’sYourTarget??3什麼是你生活中最重要的事？你的人生意義何在？你希望成為何種人物或完成什麼目標？想想看你有什麼長期目標想想看人生中最重要的人際關係是什麼想想看你最希望有什麼貢獻重新思索你最希望得到的感受是什麼？平和,信心,快樂,或是．．．列出你認為最重要的三,四件事假設你只有六個月的生命，想想這星期內你要做些什麼？假設你有至少三,四十年的生命，這星期內你又要做些什麼？有效能的時間管理什麼是你生活中最重要的事？有效能的時間管理4在辦公室內時間損耗的主要

原因為何?GroupDiscussion在辦公室內時間損耗的主要

原因為何?Gro5時間損耗原因干擾等待同事間的需求與輔助需求溝通不良授權不足組織／制度的障礙他人的錯誤優先順序的衝突工作情緒與情境完美主義會議時間損耗原因干擾678910111213141516171819時間〔時〕干擾頻率時間〔時〕〔次〕日干擾圖78910111213141516171819時間〔時〕干擾7一開始就做最重要

的工作工作要求543219:0010:0011:0012:001:002:003:004:005:00體力水準工作要求與體力水準生產力高

的時間注：陰影部分表示在工作與體力水準配合的情況下，生產力會顯著提高工作與體力配合的情況工作時間一開工作要求543219:0010:0011:0012:008工作要求543219:0010:0011:0012:001:002:003:004:005:00體力水準工作要求與體力水準注：陰影部分表示在工作與體力水準配合的情況下，生產力會顯著提高工作與體力配合的情況工作時間生產力高

的時間被拖延的工作工作要求543219:0010:0011:0012:001:9時間管理是什麼?時間管理就是自我管理自我管理即是改變習慣,以令自己更富績效,更富效能把事情很快地做完,叫做效率把事情很快又很對地做完,叫做效能時間管理就是事前的規劃或長期的計劃時間管理是什麼?時間管理就是自我管理10時間管理不是什麼?時間本身不是問題.因為每個人每天所擁有的時間都是一般地多所以時間管理的問題本身不在於時間,而是在於自己如何善用及分配你自己的時間時間管理不是什麼?時間本身不是問題.因為每個人每天所擁有的11情境測驗題(限時三分鐘)1.請先閱讀完本文2.在這張紙的右上角寫下你的名字3.將第二句中的大名兩個字圈起來4.在這張指的左上角畫五個正方形5.在剛才畫的正方形中個畫一個十字6.在正方形的四周畫一個圓圈7.在這張紙的右下角簽上你的名字8.在簽名下寫三個好字9.在右上角的簽名下畫一道線10.在這張紙的左下角畫一個十字11.把剛才所畫的十字周圍加畫一個三角形12.在這張紙的背面計算一下二十五乘十三的答案13.在第八句的好字畫一個圓圈14.當你做到這裡,請大喊一聲“我最快”15.如果你完全遵守規定,請大聲說“我最好”!16.在這張紙的背面計算二十三加三十二加二十三的和17.將剛剛的答案減去二十三,再減去十三等於多少?18.在以上所有“雙數“題的題號上畫圈19.假如你做到這裡,請拍一下桌子,並大聲說“遵從指示,我第一!”20.現在你已全部讀完,請只做第一及第二題及可情境測驗題(限時三分鐘)1.請先閱讀完本文12三代時間管理法第一代:備忘錄型第二代:規劃與準備第三代:規劃,訂定優先順序,操之在我

三代時間管理法第一代:備忘錄型13三代時間管理法優缺點一覽表三代時間管理法優缺點一覽表14傳統時間管理V.S.第四代時間管理傳統時間管理第四代時間管理NESW事(日程表)控制,管理效率實用人(關係)領導效能(Effectiveness)原則傳統時間管理V.S.第四代時間管理傳統時間管理第四代時間15艾森豪規則艾森豪規則16緊急不緊急20%~25%25%~30%65%~80%15%15%50%~60%Lessthan1%2%~3%重要不重要:戴明博士期望的指數::現有社會的指數*Remark:戴明博士在推TQM時,對一些TQM的公司

Benchmark出來的資料.IIIIIIIV緊急不緊急20%~25%65%~80%15%Less17緊迫的事不緊迫的事重要的事設備故障,生產停擺重傷害急救員工產生肢體衝突顧客抱怨停電計劃之研擬技能之提升公關之促進問題之調查健康檢查不重要的事有些電話有些不速之客到訪有些會議之出列席有些無謂的請託有些臨時的邀約有些交際應酬有些文件之處理處理屬下之工作自我干擾個人嗜好的沈迷緊迫的事不緊迫的事重要的事設備故障,生產停擺計劃之研擬不重要18陷阱一:時間的配置不對Reaction消極回應vsProaction積極掌握危機就是轉機規劃重於做事最好的控制是預防預防勝於處理陷阱一:時間的配置不對Reaction消極回應vsPro19不合理的時間配置I.45%處理危機II5%IV15%II.35%不合理的時間配置I.IIIVII.20明智的時間配置III1.重要的事情著重在PlanPlan著重在DoDo著重在CheckCheck著重在Action2.重要的事情要逐漸地交給信任的部屬,這叫“灌能”明智的時間配置III1.重要的事情著重在Plan21陷阱二:拖延除了第四項以外,其它的做起來都不太愉快不急的事情一拖延之後往往變成緊急的事情緊迫的事不緊迫的事重要的事1st2nd不重要的事3rd4th陷阱二:拖延除了第四項以外,其它的做起來都不太愉快緊迫的22克服1.成本/效益分析法成本..................好處..................克服1.成本/效益分析法成本好處23克服2.思維習慣的改變這件事令人感到為難,但是它非做不可,因此我將立即做完它,以便儘早忘掉它.養成速戰速決的習慣將事情切成好幾塊小塊任務,快速地完成每一塊的任務完成最關鍵的部份,讓事情看起來像做完80%一般克服2.思維習慣的改變這件事令人感到為難,但是它非做不可,24陷阱三:事必親躬韓非子.八經下君,盡已之能中君,盡人之力上君,盡人之智諸葛亮凡事必親躬,後來過勞而死.為何事必親躬?因為怕部屬取代不放心部屬,不信任部屬要求標準過高陷阱三:事必親躬韓非子.八經25陷阱四:有求必應會花太多時間,時間不夠會犧第二項

受人尊敬重要,還是受人歡迎重要不好意思拒絕請託的原因接納請託比拒絕請託容易擔心觸怒請託者想要做廣受愛戴之好人不知如何拒絕他人之請託每個人都有一個好朋友,叫“施小惠”,可以適當地拒絕.陷阱四:有求必應會花太多時間,時間不夠會犧第二項

受人尊261.捨得2.勇於拒絕3.交待1.怡情養性2.輕鬆一下Conclusions:時間管理架構1.兵貴速戰速決2.快刀斬亂麻1.決勝於廟堂之上2.灌能均衡緊迫的事不緊迫的事重要的事不重要的事1.捨得Conclusions:時間管理架構1.兵貴速戰速27迫切性指數測驗選出你最可能反應的行為或態度(0＝從不，2＝

有時候，4=常常）1.我在壓力之下表現最好。2.我常歸咎外在環境太匆忙或緊張，以致無法做深

入的自我反省。3.我常因周圍的人或事動作太慢而不耐煩。我討厭

等待或排隊。4.我休息不工作時會覺得不安。5.我似乎永遠在趕時間。6.我常為了完成某項事情而拒人於千里之外。7.我只要片刻沒和辦公室聯繫就覺得不安。8.我在做一件事時常會想到另一件事。9.我處理危機時表現最好。10.處理突發狀況的緊湊感，似乎比慢工出細活更讓

我覺得有就感。11.我常為了處理突發狀況，犧牲和親友共處時間。12.當我為了處理突發狀況，必須取消約會或中途離

開，我認為別人應該能諒解。13.我覺得處理突發狀況讓一天的生活更有意義。14.我常邊工作邊吃飯。15.我一直認為總有一天能做我真正想做的事。16.一天下來辦公桌上「已辦」文件如果推得高高

的，我會很有成就感。01234012340123401234012340123401234012340123401234012340123401234012340123401234迫切性指數測驗選出你最可能反應的行為或態度(0＝從不，228迫切性指數檢核清單0~25 :一切在掌握中26~35 :漸受迫切性限制36~45 :已經開始上癮>=46 :

上癮迫切性指數檢核清單0~25 :一切在掌握中29我現在的年齡是歲月80x365＝29,200yyx365＝(A)MMx30＝(B)29,200-{(A)+(B)}＝從現在起我尚有天的時間(24x＝小時)光陰似箭,歲月如梭??加油!!!我現在的年齡是歲月30如何提高工作效率如何提高工作效率31如何提高工作效率1.了解自己每天工作時段的特性,善用之.2.以PDCA分佈週一到週五的工作性質.3.保持良好的體力;養成運動的習慣4.身心均衡地發展;培養良好的嗜好如何提高工作效率1.了解自己每天工作時段的特性,善用之.321.工作時段分配法則早上中午13:00~15:00下午晚上活力充沛,衝勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓,適合散心,放鬆(Check)冷靜,溝通(Action,Plan)Relax,人文,Thinking1.發球:EMail2.電話敲定事情/做事情3.給Leader方向/畫架構4.執行進行中專案1.面對面FollowUp2.GoAround3.溝通與協調1.思考問題2.寫計劃/UpdateFollowup進度(1hr)3.Update/Modify進行中專案1.花1小時寫作1.工作時段分配法則早上中午13:00~15:00下午晚上332.每週工作性質分配法則禮拜一二禮拜三四五禮拜六日備註活力充沛,衝勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓,放鬆,溝通(Check)冷靜,思考(Action,Plan)1.大型專案丟球2.組內專案丟球3.給予組員做事方向/做事重點4.創造議題1.FollowUp一二所丟的球2.調整,Update計劃3.議題收尾4.傾聽溝通1.想想目的是什麼?意義何在?2.有沒有辦法提昇自己的價值?3.計劃/規劃2.每週工作性質分配法則禮拜一二禮拜三四五禮拜六日備註活力充34先問自己以下這幾個問題1.你一天花多少時間在看Email?2.你進Email會不會看小品?3.你看Email的時間是連續的,還是片斷的?4.你的Email有沒有做分類?5.你回信時是邊看邊回,還是分類後集中回信?6.你進Email信箱,是先看信還是先發信?先問自己以下這幾個問題1.你一天花多少時間在看Email?35如何提高Email的處理效率一進信箱第一個動作就是把所有信件的主題瀏覽一遍,然後做分類的動作養成習慣,一天只有三個時段看Email除了急件以外,集中時段回信如何提高Email的處理效率一進信箱第一個動作就是把所有36看Email的時段分配時段信箱回信備註09:10公司V13:00公司X16:30公司V22:00私人V看Email的時段分配時段信箱回信備註09:10公司V1337Email資料夾的分類Reply:Private,公務FollowUp:Urgent,Boss,重要,向下,PrivateProject進度有空再看Email資料夾的分類Reply:Private,公務381.捨得2.勇於拒絕3.交待1.怡情養性2.輕鬆一下良好的時間管理來自於計劃1.兵貴速戰速決2.快刀斬亂麻1.決勝於廟堂之上2.灌能均衡緊迫的事不緊迫的事重要的事不重要的事1.捨得良好的時間管理來自於計劃1.兵貴速戰速決1.決勝於廟39PADC不好好耗用時間花時間在計劃上才是

最節省時間的作法耗用時間PADC不好耗用時間花時間在計劃上才是

最節省時間的作法耗用408.80/20法則1/2theVitalFew&theTrivialMany柏拉圖法則花最少的力氣,獲得最多的效益你所完成的工作裡,80%的成果,來自於20%的時間=>也就是說80%的努力是與成果無關的8.80/20法則1/2theVitalFew&th4180/20原理意示圖80%時間20%時間80%成效20%成效重要的少數事物瑣碎的多數事物事倍功半事半功倍80/20原理意示圖80%20%80%20%重要的瑣碎的42AreYouLonely???ThencallaMEETING!!!AreYouLonely???Thencalla43GroupDiscussion--進行很差的會議進行很好的會議GroupDiscussion--進行很差的會議進行很好的44會議不夠有效率的原因：開會時討論沒有焦點會議資料未事先備妥開會時沒有擬妥會議流程關鍵人物沒有出席延遲開始，一路延誤會議不夠有效率的原因：開會時討論沒有焦點45正確的開會原因：溝通向員工或團隊蒐集資料推銷概念、產品或一項服務解決問題作重要的決策危機的處理正確的開會原因：溝通46工作狂小測驗1.你是否不論多晚就寢，第二天都會早起？2.如果你獨進午餐，會不會邊吃飯邊閱讀或工作？3.你是否覺得無所事事很難過？4.你精力充沛又喜歡競爭嗎？5.你在週末和假日工作嗎？6.你何時何地都可以工作嗎？7.你是否覺得很難抽空度個假？8.你害怕退休嗎？工作狂小測驗1.你是否不論多晚就寢，第二天都會早起？47TimeManagementIhearandIforgetIseeandIrememberIdoandIunderstandImakemistakesandIlearn!! ----UnknownSource----TimeManagementIhearandIfo48

有效率的會議1.會議成功與否在於你是否能幫助每一個人的互動2.有效率的會議需要小心的準備與紀律3.每一個會議都意味著高成本

3-1參與人員薪資

3-2準備所花的成本（人力,時間）

3-3心理成本

3-4機會成本有效率的會議49

1.考慮是否非要會議才能解決問題

2.決定會議目的

3.決定參加人

4.準備議程

5.決定合宜的設備,場地與時間

6.跟催動作如何計劃一個有效率的會議 1.考慮是否非要會議才能解決問題如何計劃一個有效率的50

1.考慮是否非要會議才能解決問題有以下狀況時,你不應該召開會議：

電話或是書面通知即可解決問題

關鍵人物不能參加

準備時間不夠

外界因素可能會浪費會議時間

成本太高如何計劃一個有效率的會議1.考慮是否非要會議才能解決問題如何計劃一個有效率的會51

2.決定會議目的通知或解釋（最好準備書面資料）訓練或指示（需要練習）收集資訊（怎麼做？）說服式無論哪一種目的,你必須清楚的知道你想從會議所達到的目標如何計劃一個有效率的會議2.決定會議目的如何計劃一個有效率的會議52如何計劃一個有效率的會議3.決定參加人人越多,效率越差不一定所有人要全程參加,安排每一階段所需的參加人考慮參加人所需的背景資料如何計劃一個有效率的會議53如何計劃一個有效率的會議4.準備議程會議前議程立即發出讓參加人有時間思考5.跟催指定專人做會議記錄只記錄行動事項會後公佈如何計劃一個有效率的會議54

成功會議的為與不為為:

不為:

準備好會議室

主宰討論讓參與人一開始

扭曲參加者陳述之意見

就感興趣

急著進行每一個主題

鼓勵參與

爭辯

使用不同的方式

嘲笑讓會議保持進行

Takesides

不離題

Moralize

保持控制,但

Domineer

不要成為個人秀

浪費時間在猜忌,

保持幽默

顏面問題

逾時成功會議的為與不為55你覺得會議主持人應該如何

改進主持形式？會議討論的內容你認為何者

最重要？會議主題你認為何者最無關痛癢？你覺得這樣的會議有無必要性？如果由你來主持會議，你將如何

主持？你覺得會議主持人應該如何

改進主持形式？56一場有效率的會議，應包括下列條件：議程必須先行分送與會者以進行充份

準備與研究事項完成後，必須訂定完成時效會議中必須針對未來三個月公司預定

達成的目標，任務與優先順序作檢討.會議應排定時程開始，準時結束.

除非有重大事件有待處理.會議主持人應讓正，反面意見充份表達.一場有效率的會議，應包括下列條件：57目標金字塔長程目標年目標季目標月目標週目標日目標目標金字塔長程目標58如何列管重要計劃將自己短中長期的計劃依工作,個人及生活這三個主軸一一列舉出來,並算出每個計劃的效益.(如下一頁所示)在同一個時間點進行這三個主軸的前3個專案(專案件數依自己能力而定,紅線的右手邊)有專案結束之後下一個專案就可以往左遞補如何列管重要計劃將自己短中長期的計劃依工作,個人及生活這三個59每個計劃如何給予評分先將所有計劃列出來,分成短中長期(自行定義)分成三個項目(也可依自己的價值觀調整),依照:重要性,急迫性及成功機會來給分數.最好給5分,最不好給1分將三個分數相乘,分數最高者為最優先執行的計劃每個計劃如何給予評分先將所有計劃列出來,分成短中長期(自60範例:專案評分的範例範例:專案評分的範例61以Notes信箱管理計劃的分類執行力:To-Do,記錄,Routine(最重要的部份,下一章節再講)自我成長:Pareto,前3個計劃生活:Pareto,前3個計劃工作:Pareto,前3個計劃以Notes信箱管理計劃的分類執行力:To-Do,記62備忘錄時間管理的利器:to-doList備忘錄緊急的事情1.老闆今天交待2.臨時狀況重要的事情1.工作計劃2.人生規劃3.家庭,健康,財富ScheduleList1.Meeting2.行事曆3.紀念日RoutineWork1.日常工作2.定期約會備時間管理的利器:to-doList備緊急的事情重要的事63範例:備忘錄的範例範例:備忘錄的範例64範例:週計劃的範例範例:週計劃的範例65善用NotesBookMark的功能連結書籤(BookMark)的建立可以用來建立一系列相關計劃的連結在Notes裡頭,點一以下黃色書籤即可把該計劃給打開,並Update按Ctrl+V之後就會出現黃色書籤善用NotesBookMark的功能連結書籤(Boo66善用Notes顏色管理的功能紅色粗體字體為重要一定完成的部份藍色斜體字體為已完成的部份黑色字體為應執行事項綠色字體為RoutineSchedule善用Notes顏色管理的功能紅色粗體字體為重要一定完成的部67良好工作習慣的養成兵貴速戰速決養成做備忘錄的習慣可以早上做完的事,決不拖到下午完成

可以一天做完的事,決不分成兩天完成每天至少完成一件事情,特別是在工作情緒低潮時良好工作習慣的養成兵貴速戰速決68“執行”的寫照JustDoIt奉備忘錄的ToDo-CheckList如聖旨行動才是企劃的開始把掌控著力焦點集中在計劃最緊要的20%執行能力鋒利如倚天劍.劍鋒到處,刀折劍斷“執行”的寫照JustDoIt69執行不是一成不變的合理性Reasonable表示用心試探一下是不損傷毫髮的平時基本觀念(Sense)的建立,在臨場應用時最能顯現效果執行不是一成不變的合理性Reasonable表示用心70執行的速度:兵貴速戰速決養兵千日,用在一時(資源珍貴)時機稍縱即逝將變數降至最低生米已煮成熟飯型(老公,來不及了)自廢武功型(成績已經貼出去了)客戶的感受加速度,勢如破竹.執行的速度:兵貴速戰速決養兵千日,用在一時(資源珍貴)71兵貴速戰速決的時機並不是每一件事情都需要兵貴速戰速決#1是專案的要徑任務或是一群人要等你的決策之後方能動作(丟球)#2重要事件的關鍵任務.通常要完成此關鍵任務只佔全部專案時間的20%.#3時機稍縱即逝的機會.有時候機會的有效性僅限於某段時間,甚至短到幾分鐘而已.兵貴速戰速決的時機並不是每一件事情都需要兵貴速戰速決72HandCarry!讓程序進行最迅速的方法當然需要先了解程序及關鍵點見面三分情親自與關鍵人物(經理)面對面溝通HandCarry!讓程序進行最迅速的方法73執行的技巧:KeySuccessFactor靈活如庖丁的刀,在牛的關節中游走

(游刃有餘).分解完畢牛尚不自知已經被解體由計劃階段時即被簡單勾勒出來做對的事情,並不會耗費太大的力氣.反而做不對的事情,才需花時間東補西補.執行的技巧:KeySuccessFactor靈活如庖丁74Buffer緩衝區並不是每件事情都那麼的急如果我們每件事情都要即時地處理掉,相信我們會變得神經兮兮的所以應該要有一個地方讓我們放一些比較不必馬上處理掉的事情,但是時間到時又要能提醒我們Buffer緩衝區並不是每件事情都那麼的急75如何處理情緒低潮每天至少完成一件事情完成事情的定義完整的相關的善後的記錄的文件通常完成一完整任務就會有力氣再做第二件事情如何處理情緒低潮每天至少完成一件事情76時間管理結語時間管理結語77回顧時間回顧時間781.

事先規劃好你的時間與步驟，以收事半功倍之效。2.

分析工作的優先順序，按照輕重緩急作處置。3.

找出自己最有效率的時段以安排工作內容。4.

組織你的辦公桌及辦公室，提升工作效率。5.

進行充分的授權，將工作分配給部屬、助理或秘書。6.

活用記事本管理時間。7.

運用有效的方法取得資訊。8.

改變拖延的習慣，即時行動。9.

改變拖延的習慣，即時行動。10.

練就健康的身體，保持身心最佳狀況。節省時間的十個妙方1.

事先規劃好你的時間與步驟，以收事半功倍之效。2.

分析79

辦公桌上堆積如山的文件，好像永遠不會都減少；接踵而至的訪客，及尋求問題解決的部屬，一個個「闖」進你的辦公室；不斷響起的電話，一直打斷你手邊的工作；接二連三的會議，讓你疲於奔命，恨不得自己三頭六臂，可以同時應付這麼多的事情。工作上如此，生活亦是。許多想讀的書買了卻沒時間讀；心儀已久的音樂家終於來台演出，卻抽不出空去看表演；答應家人一起出國去玩，行事曆上卻排得滿滿的……，這些挫折都讓生活不再新鮮有趣。你是不是感歎時間不夠用？事情做不完的壓力揮之不去？每個人一天都只有二十四小時，大部份的人是「忙，但不知道在忙什麼」，或是「忙，但不是忙自己想做的事」，但為什麼還是有人能事業有成，還有時間兼顧生活及其他活動？因為他們懂得做時間管理。管理時間有兩個必要的條件：計劃你的時間，以及避免浪費時間。不妨問問自己以下三個問題：有沒有做一些根本不需要做的事？有哪些工作可以分配給其他人去做？必須做的事，是不是可以做得更有效率？真正能幹的中階主管，能好好安排自己的工作時間表，逐項徹底執行，一旦工作順利進行，自然不會手忙腳亂，再加上工作效率高，工作成效自然也比他人多出數倍。做你計劃做的事，在你計劃的時間做，並在你計劃的時限內做完，成功就離你不遠了。祝你成功！節省時間的十個妙方-前言節省時間的十個妙方-前言80

辦公桌上堆積如山的文件，好像永遠不會都減少；接踵而至的要與時間拔河，首先記錄自己的時間分配方式，分析哪些習慣浪費時間；接著訂定目標並擬定計劃，以較實際的觀點安排時程；最後找出浪費時間的原因與因應方法，改變這些壞習慣。

每天空出一段時間來規劃事情。拿一個小時來訂計劃，可以有二到三倍的效果出現。你可以在上班之前比較安靜的環境（家裡或辦公室）訂計劃，或是當作上班的第一件事，或是在下班前訂第二天的計劃。將時間加以分段，最好是以十五分鐘為一段。並要求自己把原本要花比較多時間的工作，在一段段時間裡加速完成。學習絕對專心，同時做兩三件事，像電視機選台器一樣。「做正確的事」要比「按正確的方法把事情做對」來得重要。杜拉克（PeterF.Drucker）1.事先規劃好你的時間與步驟，以收事半功倍之效。辦公桌上堆積如山的文件，好像永遠不會都減少；接踵而至812.

分析工作的優先順序，按照輕重緩急作處置。要掌控時間，就必須先能掌控自己。設定個人目標，以便根據目標，分析工作的優先順序，按照輕重緩急做處置。經常評估所設定的優先順序。採用80/20原則來設定優先順序。完成20％的目標可能獲得80％的效果，如果你每天的行事曆上有十個事項要做，你只要能圓滿達成其中最重要的兩個項目，就可以得到八成的效果。根據緊急性與重要性決定：重要而且緊急：馬上辦。重要而不緊急：好好規劃。不重要但很緊急：1.馬上辦，但只花一點時間；2.請人代辦；3.集中處理。不重要也不緊急：有空再辦。要將你的百分之百的時間，用於關鍵問題的處理。湯森（RobertTownsend）Avis-Rent-a-Car,Inc.總裁2.分析工作的優先順序，按照輕重緩急作處置。採用80/2082生理專家研究，人的效率會隨著時間不同而不同，順其自然安排工作內容，工作效率才會高。

早上八點至十點：精力顛峰，適合做規劃。

早上十點至十二點：注意力及短暫記憶力最強，適合腦力激盪會議、訓練。

下午一點至二點：昏昏欲睡，比較適合進行互動溝通的工作。

下午二點至四點：開始清醒，長期記憶力最強，適合閱讀、思考。

下午四點至五點：適合技術性工作、處理衝突問題。了解自己的生理時鐘，它不像真的時鐘那麼有規律。找出精神最好的時間從事較困難的工作。

在效率最高的時段，你可以集中精力於：棘手或困難的問題、創造性思考、複雜的工作、討論或訂定工作計劃。

在效率中等的時段，你可以專心做：與他人交換意見、處理回信、規劃行程表。

在效率最差的時段，你可以處理：例行性事務、電話聯絡事情、接待訪客、基本行政工作。3.找出自己最有效率的時段以安排工作內容生理專家研究，人的效率會隨著時間不同而不同，順其自然安排工作834.組織你的辦公桌及辦公室，提升工作效率。

雜亂無章的辦公桌會讓人分心、容易疲倦及緊張、生產力降低、無法控制工作，也會給人不好的印象。更重要的是，檔案找不到，辦公桌上一片凌亂，都會浪費你寶貴的時間。保持辦公桌清爽的最高指導原則：與手邊正在做的工作有關的東西，才能出現在桌面上，其餘的請立即拿開。你可以這樣清理你的辦公桌：挪出一段時間專門來整理你的辦公桌。

可以將這個時間再分成幾個小段，每小段專心清理一個抽屜或桌面。

與工作毫無關連的書籍雜物等，都應該立即清掉。

一年半年內不會再用到的東西，考慮把它扔掉。想一想，扔掉這個東西最壞的結果是什麼？如果沒什麼大不了，就別猶豫了。

運用5S技巧——整理、整頓、清掃、清潔、養成習慣。

把你的辦公桌與辦公室當作一個工作站：辦公桌如果面對窗戶或走道，往往容易分心，最好的方位是既可以掌控全場，也不會有人常常走過你面前，還可以有空間擺放其他辦公家具。

每天要用到的東西，放的位置愈靠近座位；不是每天要用的，可以集中到較遠的角落去。

將出、入、檢討之用的文件分別以不同的抽屜檔案或籃子收集，一收到文件就加以分類，有效縮短文件傳遞的時間。

不管理好你的文件，你就會被它們淹死。由你桌上的光景即可看出是你還是它們贏了。史坦普（PeterStemp）AlliedDunbarAssuranceplc4.組織你的辦公桌及辦公室，提升工作效率。雜亂無章的845.進行充分的授權，將工作分配給部屬、助理或秘書。如果你堅持處理工作所有的細節，很快就會發現時間根本不夠用，更何況你的職位與所負的責任會不斷的增加。請他人分攤你的工作，善用授權策略，事半功倍。找出哪些工作可以授權他人去做。將工作交給能處理得最好的人。信任對方，尊重對方。清楚說明你對工作的要求、方式與時間限制。授權不是推卸責任，你一樣要負起追蹤的責任。秘書或助理不是花瓶，他們可以替你擋不速之客與過濾電話、信件，使你不受干擾地專注在重要事務上，還能替你蒐集資訊，提出解決問題及做決策的構想。你應該和他們相互信賴，建立團隊工作紀律，發展出合作關係：每天固定時間與他們討論工作內容，讓他們熟知你的目標、優先順序及渴望，清楚知道你要什麼。鼓勵他們分擔更多的責任，並允許他們發展自己的行事風格，可以做決定，而不是當你的影子。給予充分的支持、認同與尊重。成功的主管奉行兩個原則：在擁有必要資訊與判斷基礎的最底層下達決定；直接向你負責的人應該提出答案，而不是問題。霍柏斯（CharlesR.Hobbs）5.進行充分的授權，將工作分配給部屬、助理或秘書。如果你堅持856.活用記事本管理時間。找一本口袋大小的記事本帶在身邊：記事本裡最好有常用電話號碼、待辦私人事務、待辦公務、日期約會欄及雜記欄。列出待辦事項，可以分為每天、每週或未來數週。把預定做的事登錄到預定的時程裡，確定的事項用鋼筆或原子筆書寫，可能有變數的就先用鉛筆書寫。隨時記錄一些新想到的做法。達成的項目就劃掉，但不要劃得亂七八糟，以免日後要察看會看不懂在你的記事本上，你可以用螢光筆標顏色來區分事情的重要性或優先性。也就是說，記錄時用一隻筆，事後再用螢光筆標記重要性或優先性。

像所有其他的計劃一樣，有效的時間安排最好是在紙上作業。勒伯夫（MichaelLeBoeuf）6.活用記事本管理時間。找一本口袋大小的記事本帶在身邊：在你86有效的管理者生活在現在，但卻將眼光集中在未來。黑斯（JamesL.Hayes）如何在短時間內得到最多的資訊？在精神最充沛的時候，閱讀最重要的資料。不斷的學習如何加快閱讀的速度。與對同一領域有興趣的人分擔資訊收集的責任。養成隨身攜帶閱讀資料的習慣。養成在等待的時候閱讀的習慣。要求部屬在文件上做摘要。鎖定你真正需要的資訊，避免因資訊氾濫而無所適從。閱讀前先了解自己的目的。有選擇性的閱讀，如果沒有很多時間，可以只選擇一份綜合性的報紙。先讀標題。讀一讀就停下來思考，並將所讀的內容濃縮成大要。想保留某一段資料，可以在文章的角落立刻註記並剪下來歸檔，並將其他部份丟棄。7.運用有效的方法取得資訊。有效的管理者生活在現在，但卻將眼光集中在未來。如何在短時間內878.改變拖延的習慣，即時行動。該寫一篇重要報告的時候，你卻在整理桌子？像這種先處理無關緊要事情，而非該優先解決事情的心態，就是拖延。我們習慣拖延困難、討厭、難以下決定的事，但這些事卻不會因此消失，只會讓你更緊張，反而陷入困境，還需花原本二至三倍的時間才能完成。終結拖延的六個方法：問自己：現在最重要的是做什麼？而非問：我現在最想做什麼？先把最令你討厭、最困難的事解決掉，不要讓它一直困擾你。將工作分解成幾個較小的部份，讓工作容易進行。不要等所有資料都到手才開始工作，有什麼就做什麼。找出自己拖延事情的方法，例如聊天、喝咖啡等，規定自己某段時間內禁止做這些事。設定誘因激勵自己準時不拖延。無法適當安排時間、累積工作的結果，只會造成心裡產生慌張感而已。8.改變拖延的習慣，即時行動。該寫一篇重要報告的時候，你卻在889.技巧的對待訪客，讓時間的控制權在自己手上。訪客在所難免，你必須要懂得一些應付的技巧，才不會輕易浪費了你的工作時間。儘量少在自己的辦公室裡接待訪客，最好使用訪客接待室。開宗明義即引出訪客的目的，保持公事公辦的態度和語氣。不要以茶點或咖啡款待未經約定的訪客。坐在椅子的邊緣，將全部的注意力投注在訪客身上。可能的話，明確的設定時間限制，放一個你和訪客都能察覺到的時鐘。如果訪客逗留太久，你應該及時的站起來。不要打斷對方的話，可是一旦輪到你開口接話，你應該主動結束這次的對談，總結應該採取的行動或結論。儘量使用肢體語言，如闔上筆記本、整理桌上的文件，或將身體移到椅子的邊緣。說些暗示性的話，例如：「我想這就是結論吧！」「我很感謝你來看我。」等。選擇時間就是節省時間。9.技巧的對待訪客，讓時間的控制權在自己手上。訪客在所難免，8910.練就健康的身體，保持身心最佳狀況。沒有時間照顧自己身體的健康，將來就沒有健康的身體利用時間。要不斷保持顛峰水準的工作表現，就應該保持身心健全，注意個人的健康狀況及需要，學習用較少的時間獲得健康。運動不是有機會才做，最好在你的行事曆上加入這一項，固定時間與地點做運動。縮短睡眠時間能節省時間，可是，如果能培養快速入睡、充分睡眠的能力，一樣可以擁有效率。養成早上一睜開眼睛就起床的習慣。定時做健康檢查，除了醫院及健診中心外，也可以利用血壓器等醫療器材自己在家測量。錯過鬧鐘、找不到車鑰匙、識別證等都會偷去時間，而且影響一天情緒。無情地壓迫自己並不是善用時間的好方法，感到有壓力時，休息一下，能有效提高精神，增進工作效率。忙到無法照顧自己健康的人，有如工匠忙到無法照顧自己的工具一樣。西班牙諺語10.練就健康的身體，保持身心最佳狀況。沒有時間照顧自己身體901998有效能的時間管理2004200420041998有效能的時間管理20042004200491如果您的餘生只剩下三天,您會做那三件事情?請閉目一分鐘思考這個問題如果您的餘生只剩下三天,請閉目一分鐘思考這個問題92干擾INTERRUPT行政工作PAPERWORK電話TELEPHONE會議MEETINGSWhat’sYourTarget??干擾行政工作電話會議What’sYourTarget??93什麼是你生活中最重要的事？你的人生意義何在？你希望成為何種人物或完成什麼目標？想想看你有什麼長期目標想想看人生中最重要的人際關係是什麼想想看你最希望有什麼貢獻重新思索你最希望得到的感受是什麼？平和,信心,快樂,或是．．．列出你認為最重要的三,四件事假設你只有六個月的生命，想想這星期內你要做些什麼？假設你有至少三,四十年的生命，這星期內你又要做些什麼？有效能的時間管理什麼是你生活中最重要的事？有效能的時間管理94在辦公室內時間損耗的主要

原因為何?GroupDiscussion在辦公室內時間損耗的主要

原因為何?Gro95時間損耗原因干擾等待同事間的需求與輔助需求溝通不良授權不足組織／制度的障礙他人的錯誤優先順序的衝突工作情緒與情境完美主義會議時間損耗原因干擾9678910111213141516171819時間〔時〕干擾頻率時間〔時〕〔次〕日干擾圖78910111213141516171819時間〔時〕干擾97一開始就做最重要

的工作工作要求543219:0010:0011:0012:001:002:003:004:005:00體力水準工作要求與體力水準生產力高

的時間注：陰影部分表示在工作與體力水準配合的情況下，生產力會顯著提高工作與體力配合的情況工作時間一開工作要求543219:0010:0011:0012:0098工作要求543219:0010:0011:0012:001:002:003:004:005:00體力水準工作要求與體力水準注：陰影部分表示在工作與體力水準配合的情況下，生產力會顯著提高工作與體力配合的情況工作時間生產力高

的時間被拖延的工作工作要求543219:0010:0011:0012:001:99時間管理是什麼?時間管理就是自我管理自我管理即是改變習慣,以令自己更富績效,更富效能把事情很快地做完,叫做效率把事情很快又很對地做完,叫做效能時間管理就是事前的規劃或長期的計劃時間管理是什麼?時間管理就是自我管理100時間管理不是什麼?時間本身不是問題.因為每個人每天所擁有的時間都是一般地多所以時間管理的問題本身不在於時間,而是在於自己如何善用及分配你自己的時間時間管理不是什麼?時間本身不是問題.因為每個人每天所擁有的101情境測驗題(限時三分鐘)1.請先閱讀完本文2.在這張紙的右上角寫下你的名字3.將第二句中的大名兩個字圈起來4.在這張指的左上角畫五個正方形5.在剛才畫的正方形中個畫一個十字6.在正方形的四周畫一個圓圈7.在這張紙的右下角簽上你的名字8.在簽名下寫三個好字9.在右上角的簽名下畫一道線10.在這張紙的左下角畫一個十字11.把剛才所畫的十字周圍加畫一個三角形12.在這張紙的背面計算一下二十五乘十三的答案13.在第八句的好字畫一個圓圈14.當你做到這裡,請大喊一聲“我最快”15.如果你完全遵守規定,請大聲說“我最好”!16.在這張紙的背面計算二十三加三十二加二十三的和17.將剛剛的答案減去二十三,再減去十三等於多少?18.在以上所有“雙數“題的題號上畫圈19.假如你做到這裡,請拍一下桌子,並大聲說“遵從指示,我第一!”20.現在你已全部讀完,請只做第一及第二題及可情境測驗題(限時三分鐘)1.請先閱讀完本文102三代時間管理法第一代:備忘錄型第二代:規劃與準備第三代:規劃,訂定優先順序,操之在我

三代時間管理法第一代:備忘錄型103三代時間管理法優缺點一覽表三代時間管理法優缺點一覽表104傳統時間管理V.S.第四代時間管理傳統時間管理第四代時間管理NESW事(日程表)控制,管理效率實用人(關係)領導效能(Effectiveness)原則傳統時間管理V.S.第四代時間管理傳統時間管理第四代時間105艾森豪規則艾森豪規則106緊急不緊急20%~25%25%~30%65%~80%15%15%50%~60%Lessthan1%2%~3%重要不重要:戴明博士期望的指數::現有社會的指數*Remark:戴明博士在推TQM時,對一些TQM的公司

Benchmark出來的資料.IIIIIIIV緊急不緊急20%~25%65%~80%15%Less107緊迫的事不緊迫的事重要的事設備故障,生產停擺重傷害急救員工產生肢體衝突顧客抱怨停電計劃之研擬技能之提升公關之促進問題之調查健康檢查不重要的事有些電話有些不速之客到訪有些會議之出列席有些無謂的請託有些臨時的邀約有些交際應酬有些文件之處理處理屬下之工作自我干擾個人嗜好的沈迷緊迫的事不緊迫的事重要的事設備故障,生產停擺計劃之研擬不重要108陷阱一:時間的配置不對Reaction消極回應vsProaction積極掌握危機就是轉機規劃重於做事最好的控制是預防預防勝於處理陷阱一:時間的配置不對Reaction消極回應vsPro109不合理的時間配置I.45%處理危機II5%IV15%II.35%不合理的時間配置I.IIIVII.110明智的時間配置III1.重要的事情著重在PlanPlan著重在DoDo著重在CheckCheck著重在Action2.重要的事情要逐漸地交給信任的部屬,這叫“灌能”明智的時間配置III1.重要的事情著重在Plan111陷阱二:拖延除了第四項以外,其它的做起來都不太愉快不急的事情一拖延之後往往變成緊急的事情緊迫的事不緊迫的事重要的事1st2nd不重要的事3rd4th陷阱二:拖延除了第四項以外,其它的做起來都不太愉快緊迫的112克服1.成本/效益分析法成本..................好處..................克服1.成本/效益分析法成本好處113克服2.思維習慣的改變這件事令人感到為難,但是它非做不可,因此我將立即做完它,以便儘早忘掉它.養成速戰速決的習慣將事情切成好幾塊小塊任務,快速地完成每一塊的任務完成最關鍵的部份,讓事情看起來像做完80%一般克服2.思維習慣的改變這件事令人感到為難,但是它非做不可,114陷阱三:事必親躬韓非子.八經下君,盡已之能中君,盡人之力上君,盡人之智諸葛亮凡事必親躬,後來過勞而死.為何事必親躬?因為怕部屬取代不放心部屬,不信任部屬要求標準過高陷阱三:事必親躬韓非子.八經115陷阱四:有求必應會花太多時間,時間不夠會犧第二項

受人尊敬重要,還是受人歡迎重要不好意思拒絕請託的原因接納請託比拒絕請託容易擔心觸怒請託者想要做廣受愛戴之好人不知如何拒絕他人之請託每個人都有一個好朋友,叫“施小惠”,可以適當地拒絕.陷阱四:有求必應會花太多時間,時間不夠會犧第二項

受人尊1161.捨得2.勇於拒絕3.交待1.怡情養性2.輕鬆一下Conclusions:時間管理架構1.兵貴速戰速決2.快刀斬亂麻1.決勝於廟堂之上2.灌能均衡緊迫的事不緊迫的事重要的事不重要的事1.捨得Conclusions:時間管理架構1.兵貴速戰速117迫切性指數測驗選出你最可能反應的行為或態度(0＝從不，2＝

有時候，4=常常）1.我在壓力之下表現最好。2.我常歸咎外在環境太匆忙或緊張，以致無法做深

入的自我反省。3.我常因周圍的人或事動作太慢而不耐煩。我討厭

等待或排隊。4.我休息不工作時會覺得不安。5.我似乎永遠在趕時間。6.我常為了完成某項事情而拒人於千里之外。7.我只要片刻沒和辦公室聯繫就覺得不安。8.我在做一件事時常會想到另一件事。9.我處理危機時表現最好。10.處理突發狀況的緊湊感，似乎比慢工出細活更讓

我覺得有就感。11.我常為了處理突發狀況，犧牲和親友共處時間。12.當我為了處理突發狀況，必須取消約會或中途離

開，我認為別人應該能諒解。13.我覺得處理突發狀況讓一天的生活更有意義。14.我常邊工作邊吃飯。15.我一直認為總有一天能做我真正想做的事。16.一天下來辦公桌上「已辦」文件如果推得高高

的，我會很有成就感。01234012340123401234012340123401234012340123401234012340123401234012340123401234迫切性指數測驗選出你最可能反應的行為或態度(0＝從不，2118迫切性指數檢核清單0~25 :一切在掌握中26~35 :漸受迫切性限制36~45 :已經開始上癮>=46 :

上癮迫切性指數檢核清單0~25 :一切在掌握中119我現在的年齡是歲月80x365＝29,200yyx365＝(A)MMx30＝(B)29,200-{(A)+(B)}＝從現在起我尚有天的時間(24x＝小時)光陰似箭,歲月如梭??加油!!!我現在的年齡是歲月120如何提高工作效率如何提高工作效率121如何提高工作效率1.了解自己每天工作時段的特性,善用之.2.以PDCA分佈週一到週五的工作性質.3.保持良好的體力;養成運動的習慣4.身心均衡地發展;培養良好的嗜好如何提高工作效率1.了解自己每天工作時段的特性,善用之.1221.工作時段分配法則早上中午13:00~15:00下午晚上活力充沛,衝勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓,適合散心,放鬆(Check)冷靜,溝通(Action,Plan)Relax,人文,Thinking1.發球:EMail2.電話敲定事情/做事情3.給Leader方向/畫架構4.執行進行中專案1.面對面FollowUp2.GoAround3.溝通與協調1.思考問題2.寫計劃/UpdateFollowup進度(1hr)3.Update/Modify進行中專案1.花1小時寫作1.工作時段分配法則早上中午13:00~15:00下午晚上1232.每週工作性質分配法則禮拜一二禮拜三四五禮拜六日備註活力充沛,衝勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓,放鬆,溝通(Check)冷靜,思考(Action,Plan)1.大型專案丟球2.組內專案丟球3.給予組員做事方向/做事重點4.創造議題1.FollowUp一二所丟的球2.調整,Update計劃3.議題收尾4.傾聽溝通1.想想目的是什麼?意義何在?2.有沒有辦法提昇自己的價值?3.計劃/規劃2.每週工作性質分配法則禮拜一二禮拜三四五禮拜六日備註活力充124先問自己以下這幾個問題1.你一天花多少時間在看Email?2.你進Email會不會看小品?3.你看Email的時間是連續的,還是片斷的?4.你的Email有沒有做分類?5.你回信時是邊看邊回,還是分類後集中回信?6.你進Email信箱,是先看信還是先發信?先問自己以下這幾個問題1.你一天花多少時間在看Email?125如何提高Email的處理效率一進信箱第一個動作就是把所有信件的主題瀏覽一遍,然後做分類的動作養成習慣,一天只有三個時段看Email除了急件以外,集中時段回信如何提高Email的處理效率一進信箱第一個動作就是把所有126看Email的時段分配時段信箱回信備註09:10公司V13:00公司X16:30公司V22:00私人V看Email的時段分配時段信箱回信備註09:10公司V13127Email資料夾的分類Reply:Private,公務FollowUp:Urgent,Boss,重要,向下,PrivateProject進度有空再看Email資料夾的分類Reply:Private,公務1281.捨得2.勇於拒絕3.交待1.怡情養性2.輕鬆一下良好的時間管理來自於計劃1.兵貴速戰速決2.快刀斬亂麻1.決勝於廟堂之上2.灌能均衡緊迫的事不緊迫的事重要的事不重要的事1.捨得良好的時間管理來自於計劃1.兵貴速戰速決1.決勝於廟129PADC不好好耗用時間花時間在計劃上才是

最節省時間的作法耗用時間PADC不好耗用時間花時間在計劃上才是

最節省時間的作法耗用1308.80/20法則1/2theVitalFew&theTrivialMany柏拉圖法則花最少的力氣,獲得最多的效益你所完成的工作裡,80%的成果,來自於20%的時間=>也就是說80%的努力是與成果無關的8.80/20法則1/2theVitalFew&th13180/20原理意示圖80%時間20%時間80%成效20%成效重要的少數事物瑣碎的多數事物事倍功半事半功倍80/20原理意示圖80%20%80%20%重要的瑣碎的132AreYouLonely???ThencallaMEETING!!!AreYouLonely???Thencalla133GroupDiscussion--進行很差的會議進行很好的會議GroupDiscussion--進行很差的會議進行很好的134會議不夠有效率的原因：開會時討論沒有焦點會議資料未事先備妥開會時沒有擬妥會議流程關鍵人物沒有出席延遲開始，一路延誤會議不夠有效率的原因：開會時討論沒有焦點135正確的開會原因：溝通向員工或團隊蒐集資料推銷概念、產品或一項服務解決問題作重要的決策危機的處理正確的開會原因：溝通136工作狂小測驗1.你是否不論多晚就寢，第二天都會早起？2.如果你獨進午餐，會不會邊吃飯邊閱讀或工作？3.你是否覺得無所事事很難過？4.你精力充沛又喜歡競爭嗎？5.你在週末和假日工作嗎？6.你何時何地都可以工作嗎？7.你是否覺得很難抽空度個假？8.你害怕退休嗎？工作狂小測驗1.你是否不論多晚就寢，第二天都會早起？137TimeManagementIhearandIforgetIseeandIrememberIdoandIunderstandImakemistakesandIlearn!! ----UnknownSource----TimeManagementIhearandIfo138

有效率的會議1.會議成功與否在於你是否能幫助每一個人的互動2.有效率的會議需要小心的準備與紀律3.每一個會議都意味著高成本

3-1參與人員薪資

3-2準備所花的成本（人力,時間）

3-3心理成本

3-4機會成本有效率的會議139

1.考慮是否非要會議才能解決問題

2.決定會議目的

3.決定參加人

4.準備議程

5.決定合宜的設備,場地與時間

6.跟催動作如何計劃一個有效率的會議 1.考慮是否非要會議才能解決問題如何計劃一個有效率的140

1.考慮是否非要會議才能解決問題有以下狀況時,你不應該召開會議：

電話或是書面通知即可解決問題

關鍵人物不能參加

準備時間不夠

外界因素可能會浪費會議時間

成本太高如何計劃一個有效率的會議1.考慮是否非要會議才能解決問題如何計劃一個有效率的會141

2.決定會議目的通知或解釋（最好準備書面資料）訓練或指示（需要練習）收集資訊（怎麼做？）說服式無論哪一種目的,你必須清楚的知道你想從會議所達到的目標如何計劃一個有效率的會議2.決定會議目的如何計劃一個有效率的會議142如何計劃一個有效率的會議3.決定參加人人越多,效率越差不一定所有人要全程參加,安排每一階段所需的參加人考慮參加人所需的背景資料如何計劃一個有效率的會議143如何計劃一個有效率的會議4.準備議程會議前議程立即發出讓參加人有時間思考5.跟催指定專人做會議記錄只記錄行動事項會後公佈如何計劃一個有效率的會議144

成功會議的為與不為為:

不為:

準備好會議室

主宰討論讓參與人一開始

扭曲參加者陳述之意見

就感興趣

急著進行每一個主題

鼓勵參與

爭辯

使用不同的方式

嘲笑讓會議保持進行

Takesides

不離題

Moralize

保持控制,但

Domineer

不要成為個人秀

浪費時間在猜忌,

保持幽默

顏面問題

逾時成功會議的為與不為145你覺得會議主持人應該如何

改進主持形式？會議討論的內容你認為何者

最重要？會議主題你認為何者最無關痛癢？你覺得這樣的會議有無必要性？如果由你來主持會議，你將如何

主持？你覺得會議主持人應該如何

改進主持形式？146一場有效率的會議，應包括下列條件：議程必須先行分送與會者以進行充份

準備與研究事項完成後，必須訂定完成時效會議中必須針對未來三個月公司預定

達成的目標，任務與優先順序作檢討.會議應排定時程開始，準時結束.

除非有重大事件有待處理.會議主持人應讓正，反面意見充份表達.一場有效率的會議，應包括下列條件：147目標金字塔長程目標年目標季目標月目標週目標日目標目標金字塔長程目標148如何列管重要計劃將自己短中長期的計劃依工作,個人及生活這三個主軸一一列舉出來,並算出每個計劃的效益.(如下一頁所示)在同一個時間點進行這三個主軸的前3個專案(專案件數依自己能力而定,紅線的右手邊)有專案結束之後下一個專案就可以往左遞補如何列管重要計劃將自己短中長期的計劃依工作,個人及生活這三個149每個計劃如何給予評分先將所有計劃列出來,分成短中長期(自行定義)分成三個項目(也可依自己的價值觀調整),依照:重要性,急迫性及成功機會來給分數.最好給5分,最不好給1分將三個分數相乘,分數最高者為最優先執行的計劃每個計劃如何給予評分先將所有計劃列出來,分成短中長期(自150範例:專案評分的範例範例:專案評分的範例151以Notes信箱管理計劃的分類執行力:To-Do,記錄,Routine(最重要的部份,下一章節再講)自我成長:Pareto,前3個計劃生活:Pareto,前3個計劃工作:Pareto,前3個計劃以Notes信箱管理計劃的分類執行力:To-Do,記152備忘錄時間管理的利器:to-doList備忘錄緊急的事情1.老闆今天交待2.臨時狀況重要的事情1.工作計劃2.人生規劃3.家庭,健康,財富ScheduleList1.Meeting2.行事曆3.紀念日RoutineWork1.日常工作2.定期約會備時間管理的利器:to-doList備緊急的事情重要的事153範例:備忘錄的範例範例:備忘錄的範例154範例:週計劃的範例範例:週計劃的範例155善用NotesBookMark的功能連結書籤(BookMark)的建立可以用來建立一系列相關計劃的連結在Notes裡頭,點一以下黃色書籤即可把該計劃給打開,並Update按Ctrl+V之後就會出現黃色書籤善用NotesBookMark的功能連結書籤(Boo156善用Notes顏色管理的功能紅色粗體字體為重要一定完成的部份藍色斜體字體為已完成的部份黑色字體為應執行事項綠色字體為RoutineSchedule善用Notes顏色管理的功能紅色粗體字體為重要一定完成的部157良好工作習慣的養成兵貴速戰速決養成做備忘錄的習慣可以早上做完的事,決不拖到下午完成

可以一天做完的事,決不分成兩天完成每天至少完成一件事情,特別是在工作情緒低潮時良好工作習慣的養成兵貴速戰速決158“執行”的寫照JustDoIt奉備忘錄的ToDo-CheckList如聖旨行動才是企劃的開始把掌控著力焦點集中在計劃最緊要的20%執行能力鋒利如倚天劍.劍鋒到處,刀折劍斷“執行”的寫照JustDoIt159執行不是一成不變的合理性Reasonable表示用心試探一下是不損傷毫髮