酒店工程部维修材料管理规范

精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档酒店工程部维修材料管理规范为规范酒店维修材料的管理，特制定本规范。维修材料的管理细则1、材料申购：维修所需要材料当工程库无备货时，由工程部向采购部提出申购，申购单上应注明所需材料的品牌、规格、型号等。2、材料采购：采购部根据申购单进行采购。具体采购程序及要求按川酒综（2009）56号执行。3、材料入库：采购部所购所有维修材料，均应到酒店总库办理入库。工程部应派人参与验收，对于急用或特殊材料可先送至维修部门试用，若可以使用才办理入库，若不适用，则由采购部负责调换。验收入库单应详细注明材料名称、规格、型号、等级等。4、发放：工程部应由专人负责到总库凭经工程部主管签字认可的领料单到总库存领取工程材料。对于直达工程部的材料，可以“以入代出”，但工程部库管员应在验收单上签字认可。5、工程部仓库材料的发出：工程部维修人员根据维修需要，凭工程维修单到工程部仓库领用材料，领用人必需签字。若领用人未签字，工程部库管人员不予发货，该维修单无效。对于供应商承诺可以以坏换好的材料（如灯泡），工程部仓库应负责回收该类材料并集中交由采购部换取新的材料。6、备货：对于常用材料，应由工程部库管人员根据2~3个月的用量提出申购，由工程部负责人审核后交采购部按采购制度实施采购。对于常备维修材料的价格执行审批，按酒店食品原材料价格审批程序执行。第三条维修程序1、报修：工程部接到部门维修申请时，应作好登记，填制新版维修申请单并通知人员维修。2、领料：工程维修人员应根据维修需要领取或申购材料，并在材料消耗单中填明所耗材料。对于价值较小材可不填列在材料消耗单中，材料消耗单中单价及金额可以于月底时根据加权平均法计算，分部门以汇总表的形式填报；对不便于直接计算到各门的材料（如发电用的燃油、中央空调的清洗剂等），可先计入工程部中，月底按合理方法分摊至各部门。3、维修确认：维修完毕后，应由维修人员通知部门资产管理员验收。资产管理员（或其委托人）应对所耗用的材料核对无误后在验收人处签字。第四条单证传递1、传递程序：工程部将填好的申请单及材料消耗单在维修时由维修人员带至各维修申请部门→验收人签字后将黑联留存于本部门，其余各联交回工程部→工程部库管人员根据验收人签字后的单据作账务处理并定期将规定联次交由财务部审核→月底由财务部集中交由各部门负责人统一核实。2、传递要求：维修完毕后必须及时验收并签字，不允许维修材料跨月度统计，以便正确计算每月的维修费用。否则对相关责任人处50元/次的罚款。第五条财务监管所有工程材料均需通过财务软件进行核算及管理，财务人员对工程材料实行定期与不定期盘点相结的方式对材料的收发存情况进行监管。第六条本规范从批准之日起生效。精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档酒店销售部档案管理规范档案分类流程类别规范内容与要求行政类（1）公文往来包括上级下达的各类公文及以销售部名义发出的有关文件、往来的信函。（2）计划总结包括酒店下达的及销售部制定的各类计划，如市场营销计划、促销计划、广告宣传计划等。（3）会议纪要包括各类会议纪要、备忘录，如酒店总经理办公室会议纪要、各种协调会议纪要、销售例会等。（4）批示批复包括经酒店及上级有关部门批复的各类行文和上级转批下来的各类批示等。（5）报表汇编包括本部门使用的各类表格蓝本和需存档的各类报表，如夜审表、预定流量表等。（6）信息资料包括搜集到的各类信息、竞争酒店经营情况（价格、出租率、客源构成等）、旅游及商务市场的有关信息、国内外有参考价值的酒店宣传品、交通信息、国内外与旅游商贸有关的杂志等。（7）员工工作档案包括本部门各员工的简历、聘书或任命书、工作评估、培训记录等。（8）协议合同包括销售部对外签定的所有合同副本和合同汇总表。（9）其它包括本部门拟订或推出的一些节目及其它项目中不能归类的内容。业务类（1）商务客户包括国内外商社、航空公司、进出口公司、使领馆、驻华机构等，可分为ABC三类客户进行编号。（2）旅游客户包括国内外旅行社，可分为团队和散客两种，各自又可分为ABC三类客户进行编号。（3）部、委、办客户包括政府机关组织等，可分为AB两类客户进行编号。（4）长包房客户每家公司编号，享受A类商务客户待遇。备考以上档案作为预订、客史、电脑统计、存档的统一编号。每份档案的开设应包括合同或协议、客户资料表、客户用房统计表、访问活动计划、双方往来信件等。档案系统的每个条目第一页均应附上该条目的索引。2.档案管理工作流程项目规范内容与要求接收销售人员在平时工作中搜集到的有关公司、旅行社、通航的商业信息后，做好详细记录，文员将这些零星的信息加以汇总整理成市场动态、竞争对手情况、建议设想等资料，同时接收汇总来自各个途径的各种档案。整理将接收到的档案进行分类、整理、编号，建立索引。归档将编好号的档案归档。随时补充客户档案，将最新资料归入客户档案内，要求记录整齐、清楚。定期清理过时和无用的资料。检查定期检查档案，检查和核对客户档案时，要注意有关资料特别是各种数据来源的准确性和完整性。保管与利用所有档案都应放入