企业档案管理制度规范

精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档档案管理规定一、档案管理机构及其职责公司档案管理由技术质量部指派专人负责，各部门应指定人员兼职档案资料管理工作。各部门的档案管理人员应负责收集、整理、保管本部门的档案资料和移送相关资料到技术质量部。二、归档制度凡是反映公司开发、经营、企业管理等技术资料、报告等，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。凡属归档范围的文件资料，均实行集中统一管理，任何人不得擅自留存。归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或下属机构须保留的，保存人必须到技术质量部登记，技术质量部保存复印件。以下文件资料应统一由人事行政部归档管理：公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；一切以公司名义发出的文件、函件等要留底稿及正文归档备查。经领导批示传阅的重要文件，必须随文将领导批示和传阅人员签字表格一并存档；上报和外发文件有上级来文的，要将上级来文一并附后归档。业务活动中的有关请示报告及公司领导批复，涉及人力资源问题或属付款性质的，由技术质量部和财务部予以相应处理后，由经办人整理后，移交人事行政部；其它重要报告，在企业资料归档范围内的，连同有关资料由经办人整理后移交技术质量部。由公司对外签订的经济合同，均保留两份原件，技术质量部、财务部各存一份。特殊情况只有一份原件时，技术质量部保存原件，财务部保存复印件并注明原件存放处。公司名义的收文、发文等文书、文档资料由技术质量部归档。以下文件资料应统一由各部门归档管理：各部门之间日常收文、发文由各部门自行保管。各种传真函件，由收、发函部门保存。三、档案保管制度技术质量部及各部门应有存放档案的专门文件柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。所有归档资料要分类进行登记。档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限。每年年终据此进行整理、销毁。技术资料、合同协议保管期限暂定为10年，有明确规定的，从其规定；文档性资料，保管5年；其它资料销毁时报批执行。严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。档案管理人员要定时检查档案专柜，核对件数，发现异常或被盗、丢失等情况，及时向公司领导反映，妥善处理。凡公司工作人员调离工作岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。四、档案借阅制度档案属于公司机密档案，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅任何资料。借阅由部门保管的档案、材料，须经档案所属部门负责人批准。借阅技术质量部统一保管的档案、材料须经技术质量部经理批准；借阅重要密件，必须经副总经理或总经理批准后，方可借阅。借阅档案，必须履行登记、签收手续。借出档案材料的时间不得超过两周，必要时可以续借。过期由档案管理人员催还。需要长期借出的，须经技术质量部审核并报副总经理或总经理批准。调阅或借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或摘抄、复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任。借出档案资料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告技术质量部及时予以处理。发生档案损坏、丢失事件后，如系人为造成，公司将根据情况严重程度及所带来的后果，追究有关人员的责任，依据公司《奖惩条例》予以相应的处罚。精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档费用管理制度总则为完善公司财务会计制度，加强和规范公司财务会计基础工作，进一步推动现代企业制度的建立，根据《中华人民共和国会计法》、《企业会计准则》、《企业财务通则》、《工业企业会计制度》、《工业企业财务制度》、《商品流通企业会计制度》、《商品流通企业财务制度》和国家颁布其他有关制度和法规，特制定本制度。本制度适用于家辉公司及将来资源整合后的各分支机构（指各分、子公司和办事处，以下简称分支机构）。各子公司均进行独立的会计核算,各办事处的业务收支均纳入家辉公司的会计核算。所有公司执行的会计制度、会计核算方式和计算统计口径由家辉公司统一规定，任何人员未得到家辉公司的批准，不得擅自修改或变动。各分支机构应于次月5日前将各自的对外会计报表呈报家辉公司财务部；月底8日前将管理报表呈报家辉公司财务部，家辉公司应在次月10日前编制合并财务报表，次月15日前编制合并管理报表。会计报表至少应包括资产负债表、损益表、现金流量表，管理报表由家辉公司统一制定。公司员工出差管理办法为适应公司员工国内外办理公务之需要，规范差旅费开支标准，特制定本制度。差旅分类及核准权限详见员工出差核准权限表差旅种类职务核准人国内出差总裁总监常务副董事长总裁部门经理主管总监其它员工主管部门经理国外出差境外办理业务总裁和董事长公司员工出差或外勤需预支款项者，应事先按照财务规定的手续填制《借支单》、连同《出差核准单》按规定核准权限核批后，可办理支款手续；差旅费借支的数额由出差核准人审核，但最终由财务人员根据实际情况核批。出差或外勤期间如遇有遗失财物或文件，应由当事人自行负担有关责任。特殊情况下发生的事故，由公司视具体情况酌情处理。公司外差人员应于出差归来后一日内及时向所在部门销差，并如实填制《差旅费报销单》由所在部门负责人核签，由主管总监核批，及时办理有关报销手续，财务部门应对往来借款每季度清理一次，及时书面通知其主管上级督促销帐，在接到通知后一周内无财务部门认可的理由仍不销帐的，财务部门可扣发借款人的工资，待报帐时补齐。凡在财务有欠款未结清的，财务部门裁定无特殊理由的，财务部门有权拒绝继续借款。销售体系人员差旅费报销必须向财务提交销售体系专用的《出差申请》和《费用报销清单》，否则财务可要求补齐手续再办理报销手续。销售人员的费用必须当月报销（不限次数），由于出差等原因，本月的费用最迟不超过次月5日前报销。交通工具乘坐标准适合所有员工，部门经理以上负责人紧急情况可申请乘坐飞机，但必须事先经分管总监审核，报总裁批准，并在出差核准单上签明乘坐飞机，其他人员原则上不得乘坐飞机。不同级别的人员一同出差，交通工具可从高适用标准执行。表一：交通工具标准人员类别公司董事、总裁及总监部门经理其它人员交通工具火车软卧硬卧硬卧轮船二等舱三等舱三等舱飞机经济舱————住宿标准1员工在公司统一安排住所的地点出差，由公司行政部统一安排住所，确实全部住满，必须经行政部签字确认、分管总监批准，方可按规定住宿标准报销。2表二：适用于公司所有员工短期培训、会议、办理业务等出差。以上人员在下列标准范围内据实报销，超过标准的部分财务人员可拒绝报销，特殊情况必须报请主管总监审核并说明原因，报公司总裁核准。表二：住宿标准元/天.人类别职位级别总裁及总监部门经理其它人员住宿标准A类地区450200200B类地区400200180C类地区3501501503地区分类标准A类地区：北京、上海、青岛、南京、无锡、苏州、宁波、杭州、深圳、珠海、厦门、福州、广州。B类地区：除A类以外的各省及自治区的省会以及天津、重庆等其他直辖市；C类地区：A、B类地区外的地区。员工外出培训在15天以上的，应住培训部门的招待所，其住宿费标准最高限额为100元/人.天。出差补助标准（不分在途和住勤，包括伙食补贴、市内交通费）：所有人员按出差地类别在报销时发给出差补助（不含总监以上人员和特定项目现场开发人员）：省会以上城市50元/天，其他地区40元/天。公司总监以上人员出差交通费、伙食费实报实销，不享受出差补贴。乘火车6小时以上可乘坐硬卧：夜间（20：00—次日6：00）乘车6小时以上，未乘坐硬卧可享受硬座票价一半的夜间乘车补贴。公司送往外地培训的职员，培训期15天以内的，按出差对待，培训期在15天以上的，发给伙食补助费每人每天20元。公司内部的组织的培训，膳食由公司统一安排，不再发放补助。市内交通费出差人员享受了出差补助的，一律不得报销市内交通费；非出差市内办理公务，须按职务消费管理办法由分管总监批准签字凭票报销。乘飞机可凭据报销相当于到机场的民航车车费。其他费用员工因办公事须用公司的车辆，须到行政部门办理申请用车手续，其费用按行政部门的规定计算，纳入用车部门或个人费用考核；确因工作需要，临时改变出差时间，经分管总监签字批准可凭票报销退票。确因工作需要，临时改变出差时间，经分管总监签字批准可凭票报销退票费，但最高不能超过票面价值的20%，并且其退票费的30%计入分管总监的定额费用；员工按公司规定享受的探亲和休假，可按规定的标准报销旅差费，但不享受补贴。以上所有费用均按部门或个人进行归集和记载，计入个人费用定额和部门费用预算进行考核。职务消费管理办法职务消费指完成个人工作目标所产生的应酬费用、礼品费用等。职务消费定额标准为：总裁：10000元；经营总监：9000元；行政总监：8000元；部门经理：800元；对外业务部门员工：200元。公司内部事务管理部门按此标准下降20%，外部事务部门按此标准增加20%，不同的工作岗位在公司发展的不同时期可能存在对内或对外的业务差异，各岗位将在每季度的绩效考评时明确标明属于外务或内务岗位。职务消费管理：职务消费每月初凭发票报销上月费用，超过部分由个人负担，结余部分可延至下月使用，年终绩效评估时，对费用结余而工作目标完成良好的员工进行奖励。公司特殊应酬包括会议礼品、宴请厅级以上客人或涉及公司形象的重大公关活动，其费用不在职务消费内开支，由总裁批准，公司另行支付费用。财务部门按职务消费开支的个人进行归集和考核，任何人所属部门发生了变化，都不改变个人费用的跟踪统计和考核。日常财务手续办理程序规定1借支款项借支差旅费用须向财务提供的借款手续：经批准的《出差核准单》、《借款单》；出差核准：按《员工出差管理办法》执行；借款核准：一般员工，由部门经理以上核准；部门经理以上员工，由分管总监核准；其中3000元以上的借款，必须由分管总监核准。借支购物款项须向财务提供的借款手续：经批准的《物品请购单》、《借款单》；购物核准：所有的日常消耗性物品的采购，均需填制《物品请购单》，并由各部门/子公司审核后，报行政部批准并安排采购，任何部门不得未经行政部批准擅自采购消耗物品；借款核准：由行政部统一安排，其中5000元以上的物品采购必须由行政总监核准。借支公关、市场费用须向财务提供的借款手续：经分管总监或总裁批准的《业务裁决书》或《公关、市场费用申请报告》、《借款单》；借款核准：财务总监审核、分管总监或总裁审批。借支定额备用金须向财务提供的借款手续：可长期使用定额备用金的部门（如行政部）和人员可借用定额备用金；借款核准：总裁。其他零星借支须向财务提供的借款手续：由财务部门规定的借款手续、《借款单》；借款核准：根据具体情况而定，由总裁裁定其核准人。4．2支付、收取款项工程项目收、付款收款依据：《正式合同》收款条款、由销售和技术部门确认的收款条件；收款程序：财务部门通知此项目销售人员按合同收款—负责此项目施工的项目经理收款—财务部门派收款专员收款；付款依据：《正式合同》的付款条款、经财务经理和总裁签字的商务部门的《付款申请书》；付款程序：商务部门提出付款申请—分管财务人员验证合同—财务经理审核—行政总监批准—财务付款。费用支出付款付款依据：有经手人、部门负责人、批准人签字的《费用报销单》，需要经行政部仓库验收的还须附《入库验收单》，其中各种报销的发票、原始单据、附件必须符合财务的规定和要求，财务人员有权拒绝支付手续不齐或原始单据不符合财务规定的款项。付款程序：经手人填制《费用报销单》—直接上级签字—（费用总额在5000元以下的付款由财务经理审核，5000元以上的付款由行政总监审核）—总裁核准—财务付款。固定资产购置付款付款依据：2万元以上金额需经公司总裁审核、董事长批准，2万元以下由总裁批准的《固定资产购置计划》、公司技术部门和行政部的《验货单》、行政部仓库的《入库验收单》；付款程序：经手人填制《费用报销单》—行政部经理签字—总裁核批—财务付款。4．3报帐销帐差旅费用报帐依据：《出差核准单》、《差旅费报销单》、《公司员工出差管理办法》；报帐程序：出差人员填制《差旅费报销单》—财务审核—出差核准人核批签字—财务报帐。通讯费用报帐依据：《公司预算管理办法》、《通讯费用管理办法》真实有效的电信部门的单据；报帐程序：费用报销填制《费用报销单》—财务审核—直接主管核批—财务报帐；职务消费费用报帐依据：《公司预算管理办法》、《职务消费管理办法》、真实、合法的原始发票；2报帐程序：费用报销人填制《费用报销单》—财务审核—直接主管标准—应酬费规定核准人签字—财务报帐。4．4专项费用申请和开支市场费用由销售体系在年度费用预算中划出，作为市场部专项费用，市场部必须在费用预算范围内，每月初递交经过销售总监批准的市场费用申请表，提出资金使用计划，报财务总监审核后，方可按批准的资金额度使用；市场费用购买礼品只限于公司形象宣传的小礼品，禁止以购买礼品之名，用于业务招待和个人消费，否则财务可拒绝报销。个人通讯费用管理办法每月个人通讯费可报销最高限额为：总裁：1500元；总监：1200元；行政部经理：400元；人力资源经理：400元；司机：200元；外勤：100元；内勤：100元；财务经理：400元；公关市场部经理：800；市场专员：200；工程部经理：500元。个人通讯费用原则上公司只报销公务电话部分，为了开支合理而减少工作程序，规定手机费中85%由公司负担，15%由个人负担，超过最高限额的，超过部分完全由个人负担。对于工作目标完成良好，通讯费用有结余的员工，年终总结时将结余总额的50%奖给个人。市内交通费管理办法市内交通费开支标准（含使用公司车辆）单位：元体系职务交通费备注公司总部总裁实报实销总监1200人力资源行政经理300外勤