公司印章管理办法

PAGEPAGE8印章管理办法（修订）第一章 总 则第一条为加强印章管理，规范用印程序,防范风险，制定本办法。第二条公司公章、法定代表人印章、合同专用章、财务专用章、发票专用章等印章。印章按授权审批权限主要分为公司级、部门级和班组级三类，其中：（一）公司级印章主要包括：1.公司公章；2.合同专用章；3.法定代表人印章；4.财务专用章；5.发票专用章；6.其它纳入公司级印章管理的印章。（二）部门级印章主要包括：1.各部室的业务专用章；2.其它纳入部门级印章管理的印章。（三）班组级印章主要包括：1.计量章；2.其它纳入班组级印章管理的印章第三条中共公司支部委员会印章，按照相关规定管理。第四条本管理办法适用于公司公文、信函、授权委托书、证件、证书、财务报表、统计报表及对外签署的合同、协议及其他须用印章的文本等。第二章 管理机构和职责第五条综合管理部是公司各级印章的归口管理部门，其主要职责：（一）统筹公司各级印章工作管理，负责印章的申刻、移交、启、停用备案、旧印章收缴及销毁等具体实施工作。（二）建立公司级印章保管台账、日常使用登记台账，做好公司年度用印文件资料的整理和移交工作。（三）指导、监督、检查公司各部门所属的印章管理。第六条各部门负责本部门职责范围内业务专用章的管理，应建立印章台账和使用登记台账，并定期或不定期对部门印章使用和管理情况进行监督检查。第三章 印章刻制、启用、停用、销毁第七条因工作需要并符合规定刻制印章，经授权管理部门书面申请（附件1），并经公司批准同意后刻制印章。（一）印章刻制需经公司开具介绍信由公司综合管理部统一办理，公司级印章的形体、规格按有关规定执行；（二）未经公司批准，任何部门和个人不得擅自刻制印章。第八条新印章在综合管理部备案、留样并回收旧印章（如有）后方可正式启用。第九条有下列情况，印章须停用：（一）机构撤销、重组或更名的，其印章应在有关决定文件生效之日起停止使用；（二）印章损坏，无法正常使用的；（三）印章遗失或被窃，声明作废的；（四）其它原因无需继续使用的。印章停用后，保管单位于10个工作日内填报《印章停用报告表》（附件2），并及时将停用印章送公司综合管理部封存或销毁。第十条旧印章需要销毁时，须填写《旧印章销毁审批表》（附件3），经公司批准后由纪检监察小组进行监销。第十一条公司综合管理部应建立印章刻制、启用、收缴、封存、销毁档案（附件4）。第四章 印章日常管理第十二条印章日常管理（一）公司公章由综合管理部专人负责管理；（二）合同专用章由综合管理部负责管理；（三）法定代表人印章、财务专用章、发票专用章由财务管理部负责管理；（四）各部门印章由各部室专人负责管理；（五）班组级印章由其上级单位负责管理。第十三条印章应存放在安全的位置，随用、随取、随时入柜上锁，使用时不得脱离保管人员视线。对需交接使用的印章或印章保管人变更时，应及时办理交接手续，明确责任，不得出现印章管理缺位的现象。第十四条印章日常管理单位应指定专人（印章管理员）保管印章，并将部门级及以上印章的印章管理员报总经理办公室备案。其中财务专用章、法定代表人章不得由一人保管。第十五条印章管理员（一）印章管理员具体负责印章的保管，设立印章使用登记台账，并根据审批使用印章；（二）印章管理员不得私自委托他人代管印章，因事、病、休假等原因不在岗位时，印章管理部门负责人应指定他人代管印章，印章管理员要向代管人员交接工作，交代用印时的注意事项。交接工作时，应严格办理交接手续，填写《印章交接单》（附件5），登记交接日期、管理印章类别，交接人员签字，印章管理部门负责人签字认可后备存。印章管理员正常上班后，代管人员应向印章管理员交接工作，登记用印的起止日期。实行管印人员登记备案制，以明确责任，落实到人；（三）印章管理员要坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印。未按批准权限用印或用印审批手续不全的，印章管理员不予用印；（四）印章管理员应及时维护印章，确保其清晰、端正；（五）印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，印章管理员应及时向印章管理部门负责人报告，并向总经理办公室备案，配合查处；（六）印章管理员离职时，其管理的印章记录和档案须作为员工离职移交工作的一部分。印章管理员离职时，须办理印章的移交手续并填写《印章交接单》后方可办理离职手续。第五章 印章使用规定第十六条公司级主要印章的使用（一）公司公章（法人章）的使用1.办理使用公司公章的事项，须由业务经办部门在OA系统履行审批流程（庐江皖能公司用印申请流程），然后打印《用印审批单》，连同用印的文件一并交印章管理员，由其审核审批手续齐备后用印；2.子公司需使用省公司公章的，须由业务经办部门在OA系统履行审批流程（子公司使用省公司印章申请），由省公司企业发展部代其在省公司用印，然后由对接专人取回相相应用印文件；3.经公司总经理签署的文件、业务报表等，可直接加盖公司公章，但印章管理员仍应进行登记（附件7）；4.公司发文用印的，其用印按《收发文管理办法》执行；5.公司员工提取住房公积金、办理收入证明和银行卡用印的，其用印按相关规定执行；6.公司公章用印的《用印审批单》及所用印的文件、资料、附件资料（资料较多的，封面和用印页应留存）作为用印凭据档案由印章管理员留存；7.禁止在手写文件上加盖公司公章；8.禁止在空白的纸张、介绍信、便函、证件、授权委托书、业务报表和邀请函上加盖公司公章；9.其他特殊情况需临时使用印章的，需经公司总经理同意后用印，用印后及时补充审批手续。（二）合同专用章的使用1.对外签署的合同或协议，应按公司合同管理相关制度办理审批程序；2.需使用合同专用章时，其用印审批程序按《合同管理办法》执行；3.用印的合同上应当先由合同授权签约代表人签字并注明年、月、日后，方可用印；4.禁止在手写合同或内容填写不全的合同上加盖公司合同专用章；5.对外签署的合同或协议等，须在骑缝处加盖合同专用章。（三）财务人员依相关规定权限及常规工作内容自行使用法定代表人章、财务专用章、发票专用章的无须办理本条第（一）项的审批程序。公司对外报送的各类业务报表（财务报表、统计报表等）及其他需用法定代表人章、财务专用印章的文本等，须按规定办理用印审批手续；（四）公司级印章实行用印登记制度，印章管理员应在每年一季度将上一年度的《用印登记簿》（附件7-1）及用印档案资料经过编目整理移交至公司档案室存档。第十七条部门级、班组级印章的使用（一）使用前应填写《用印登记薄》（附件7-2），且经印章管理部门负责人同意后方可用印；（二）系统内各单位之间来往文件如需用印，原则上以印章管理部门负责人签字为主；（三）各单位应对本单位下属各班组（包括站场和项目部）印章使用和管理情况进行监督检查。第十八条印章必须按规定范围使用，不得超出范围使用。（一）公司公章的使用范围主要为：1.公司发文；2.由公司出具的证明及有关材料；3.公司对外提供的财务报告；4.公司章程、协议；5.公司总结、报告；6.其它需要使用公司公章的。（二）公司合同章的使用范围主要为：1.合同或协议；2.其它需要使用公司合同章的。（三）公司法定代表人章，主要用于需加盖私章的合同、财务报表等各类文件；（四）财务专用章，主要用于货币结算等相关业务；（五）部门级、班组级印章只能用于职责范围内和经授权的事项，不得超权限使用。第十九条印章一般不得离开办公场所使用，任何人不得私自携带印章外出办理业务。确需外出携带使用的,应由用印单位申请，注明外带事由，经公司批准，印章管理单位同意后，由印章管理员或另行指定专人随同办理、监印，且只能将印章用于申请事由。第六章 用印要求第二十条印章管理员必须严格执行用印规定和业务操作程序，用印前必须检查是否符合要求和范围，是否经有权审批人批准等。用印的基本要求：（一）盖印要端正、清晰；（二）盖印的位置通常在文件、函的末尾或表头处且骑年压月；（三）如果在营业执照、企业代码证书、公司领导身份证的复印件上加盖印章，应加注“仅供办理XX事项使用”字样，并在此字样上盖印；（四）印章管理员用印盖章位置要准确、恰当，印迹要端正清晰，印章的名称与用印件的落款要一致，不漏盖、不多盖；第七章 附 则第二十一条综合管理部定期或不定期会同财务管理部、纪检监察小组有关人员组成印章管理专项检查组，对公司各单位印章使用和管理情况开展印章管理风险排查。第二十二条违反本办法规定使用印章，依情节轻重，对责任者分别进行批评教育、经济处罚、解除劳动合同直至追究相关法律责任。第二十三条本办法自发布之日起施行，原《公司印章管理办法》同时废止。第二十四条本办法由综合管理部负责解释。1申请单位申请时间年 月 日印章名称印章等级□公司级□部门级□班组级枚数申请原由印章用途授权管理单位授权批准人申请人分管领导总经理启用备案信息收到日期启用日期保管人旧印章回收（如有）□同步回收 □未同步回收，未回收原因（老章图样）（新章图样）移交人领取人领取日期

印章刻制（启用）申请表附件2：印章停用报告表报告时间： 年 月 日申请部门停用时间年 月 日印章名称枚数停用原因及处理意见(印章图样)依据材料上传附件经办人印章授权管理单位负责人印章授权管理单位分管领导总经理总办接收人（印章管理员）年 月 日3

旧印章销毁审批表申请时间： 年 月 日销毁部门总经理办公室经办人申请销毁印章名称枚数销毁原因□停用□损坏□其他□停用□损坏□其他□停用□损坏□其他□停用□损坏□其他□停用□损坏□其他□停用□损坏□其他□停用□损坏□其他销毁时间年 月 日监督机构部门意见分管领导意见总经理意见年 月 日年 月 日年 月 日销毁情况实际销毁时间年 月 日实际销毁情况□按申请销毁 □其他 销毁人签字监督人签字 印章管理办法4：

印章刻制、启用、收缴、封存、销毁台账序号印章名称印章级别刻制日期枚数使用情况销毁情况备注启用日期保管（使用）部门印章管保管人目前状态停用日期销毁日期销毁人监销人□有效□无效□有效□无效□有效□无效□有效□无效□有效□无效□有效□无效□有效□无效□有效□无效□有效□无效□有效□无效□有效□无效注：印章级别分为公司级、部门级、班组级等3级。13印章管理办法印章管理办法PAGEPAGE15附件5：印章交接单

编号：2019-001印章名称枚数印章留样级别□公司级□部门级□班组级交接单位□单位内□单位间（移交单位： 接收单位： ）移交人接收人交接原因□请假 □临时事项□职责调整□离职□其他 交接期限自 年 月 日至 年 月 日随章移交资料（如有）特别说明任。管责任和用印责任均由新保管单位和印章接收人负责。移交人签字年 月 日接收人签字年 月 日移交单位负责人年 月 日接收单位负责人年 月 日注：单位内部交接时，只在“接收单位负责人”处签字。附件6：用印审批单（公司级）编 号填写日期年 月 日用印单位是否个人事务□否□是印章类别□公司章 □法人章 □其他 受印单位经办人用印单位