(1)档案基本常识

＜一＞、档案相关知识㈠档案相关知识：一、什么是档案：档案是指过去和现在国家机构、社会组织、以及个人所从事政治、经济、科学、研究、技术、文化、宗教等相关活动直接形成对国家和社会起保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二、什么是档案综合管理档案综合管理是指一个机关、单位在工作活动中形成的各种门类和载体的档案实行集中统一管理。即：文书、基建、设备、会计、已故人员、声像以及本机关的专业档案等，集中统一管理。三、档案综合管理和达标升级工作的意义1、它是《档案法》和《档案法实施办法》等法律法规的要求；2、它是机关、单位档案工作的一项重要改革；3、它是全面提高档案工作人员业务水平的有效途径；4、它是保证机关、单位档案完整与安全的重要手段；5、它是维护机关、单位历史面貌和合法权益的重要保证；6、它有利于提高机关、单位的工作效率和综合管理水平。四、什么是电子文件？通常把适合计算机操作、传递和处理的文件叫电子文件。五、什么是文书档案？文书档案主要由各级机关、团体、企事业单位形成产生的通用文书和其它有关材料转化而成，是综合反映本单位党政工团及业务活动等各方面总体情况，记录其发展过程和基本历史面貌的最主要的档案，它是全部档案的一个重要组成部分。1、文书档案称谓来源？文书档案通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，故称文书档案。2、文书文书通常是人们在处理实际事务中为了记载、公布、传递和交流信息的需要，以文字记载的方式在一定书写材料上表达思想意图的信息材料。3、文件材料的立卷和归档文件整理六、会计档案的概念会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。＜二＞、概念（一）什么是立卷？立卷，也叫组卷，就是将办理完毕的具有查考保存价值的文件材料，按照它们形成过程中的联系和规律组合成案卷。（二）什么是归档文件整理？归档文件整理是以件为单位进行装钉、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。（三）.立卷整理的作用（意义）（一）文件经过立卷整理，保持了文件之间的密切联系，便于查找和利用。文件立卷整理，经过科学分类组合，把有密切联系的文件组合在一起，查找利用非常方便；经过立卷整理，编制了系统详细的检索工具，查找文件更加准确全面。（四）什么是案卷：将若干份档案文件整理在一起并以简单的文字概括装订成一本，称为案卷。第二节文件材料的归档范围（五）文件材料归档的条件必须是本单位工作活动中形成的文件材料必须是办理完毕的文件材料必须是具有查考利用价值的文件材料（六）区分机构（或类别）机构，是指机关内部的组织机构类别，不同的专题。可根据机关的职能问题来定。如：党务工作类、综合类、组织人事类、财务管理类„...（七）案卷排列、编号排列方法（1）保管期限——机构（或类别）——问题2）保管期限——问题（八）案卷编号（1）每年三个保管期限各一个流水号（2）若干年三个保管期限各一个流水号（3）每年三个保管期限一个流水号（九）装钉案卷装钉的内容及排列：案卷软封面—卷内文件目录—文件材料—备考表和封底。要求：整齐、牢固、不影响阅读。（十）填写案卷备考表其中“本卷（盒内）情况说明”，填写卷（盒）内文件缺损、修改、补充、移出等情况。（十一）案卷装盒，盖盒号。（十二）装钉档案目录档案目录各部分的排列：（1）立卷情况说明；（2）永久、长期、短期目录依次案卷目录在前、卷内目录在后排列；（3）不同保管期限之间用有色纸或软封面纸隔开。（十三）编档案目录号（1）目录号——是一本档案目录的顺序号。每一本档案目录应编一个目录号。一个全宗内的档案目录号不能重复。（2）目录号模式：Al—6；（即文书档案、永久、第6本目录）（十四）归档文件整理步骤和方法装钉（件）——分类——排列——编号——编目——装盒全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如：2003保管期限：归档文件保管期限的全称或简称。如：“永久”或“永”（十五）件号：文件的排列顺序号。将文件按年度、机构（或问题）、保管期限分类后，在分类的最低一级类目下按大流水编“件”号。（l）按年度—机构（问题）—保管期限进行分类的编号为：2000年一办公室一永久1、2、3……;2000年一办公室一长期1、2、3„„。1.件号：文件的排列顺序号。即在最低一级类目下编的文件的流水号。不是每一盒文件各自编号。责任者：制发文件的组织或个人。使用全称或通用简称。文号：文件的发文编号。文号栏内不得填写“会议文件之一”、“简报一”等文件顺序号。日期：文件的形成时间。以8位阿拉伯数字标注年月日，如：20031108。页数：每一件归档文件的总页数。文件中有图文的页面为一页。将构成该件的各文件页数作为该件的页数，不需续编页码。＜三＞、名词解释•文件题名：文件标题，最多可输入120多个汉字。•主题词：提示文件主题内容的规范词。一般根据《档案主题词表》、《公文主题词表》选用。•责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。•文件编号：文件在制发时由发文单位编的顺序号，多指文字号、图号等；录入格式如：“穗档字[2005]012号”。•文件流水号：一般为年度+顺序号。文件流水号是单一的，并可根据需要进行格式格式。（例如2005年的第一份收文的文件流水号格式：S2005-001,“S”代表收文的意思，“F”代表发文的意思。位数必须统一）•日期：文件的形成时间，点击时钟图标显示当日日期，可以修改。•页数：每一件归档文件本身的有效页面数。•保管期限：文件的保管年限，常分为永久长期短期。•归档年度：该份文件应归属的年度，年度格式为4位数，如2005。•件号：文件的排列顺序号，一般在归档文件整理和移交档案时编制，著录时件号的位数必须统一，（例如：001、002或0001、0002），如当2000年长期可能有1000份文件时，则第一分文件的件号应为0001。•机构问题：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。•全宗号：档案馆指定给立档单位的代码。•目录号：全宗内每一本案卷目录的代码。（例如：文件档案的长期的第一本目录：A2.1）•案卷号:档案馆（室）内案卷排列顺序号。案卷排列的顺序号位数必须统一（例如：001、002或0001、0002）•顺序号：卷内文件的排列顺序号。顺序号位数必须统一（例如：01、02或001、002或0001、0002）•页号：指案卷内文件每页（张）的顺序。（例如：案卷内最后一份文件的起止号是：56至78时，其输入格式为56-78。页号之间用半角的“-”隔开