快速掌握办公表格的应用技巧课件

快速掌握办公表格的应用技巧1快速掌握办公表格的应用技巧1本章主要内容办公中的电子表格概述利用Word制作个人求职简历表利用Excel制作员工档案管理表利用Excel函数实现员工工资管理2本章主要内容办公中的电子表格概述2第一节办公中的电子表格概述根据对办公业务中表格使用的调查分析，办公中的电子表格可分为两大类：表格内容以文字为主的文字表格和以数据信息为主的数字表格。如表4-1所示。

类型详细分类举例文字表格规则文字表格课程表、日程安排表等复杂文字表格个人简历表、项目申报表等数字表格数据不参与运算出货单、发货单等数据参与运算学生成绩表、公司销售表等数据统计报表产品出入库统计表、损益表等数据关联表格由各个月份数据表格组成的年度考勤表等3第一节办公中的电子表格概述根据对办公业务中表格使第二节利用Word制作个人求职简历表在办公中有很多的复杂表格，比如个人简历表、申报表、考试报名表等，通常采用Word的表格制作功能来实现。本例介绍个人求职简历表的制作。实例效果如图所示。4第二节利用Word制作个人求职简历表在办公中有很多的复杂表55操作步骤（1）一、创建表格框架启动Word程序，新建一个名为“个人求职简历表”的文档。在“表格”菜单下单击“插入”/“表格”命令，打开“插入表格”对话框。在对话框中将列数设置为“1”，将行数设置为“10”，单击“确定”按钮，插入一个1×10的表格。按需要适当调整第2、4、6、8、10行的行高。选择“表格”/“绘制表格”命令，打开“表格与边框”工具栏，利用Word表格的“绘制表格”功能，根据图4-1所示绘制出行、列数符合要求的表格，并对行高和列宽做适当调整。6操作步骤（1）一、创建表格框架6操作步骤（2）二、输入表格内容输入如图4-1所示的文字及数字内容。输入特殊符号。设置项目符号和编号。插入图片。7操作步骤（2）二、输入表格内容7操作步骤（3）三、修饰表格1.设置表格内文本对齐方式。2.设置边框和底纹。

说明：如果Word界面没有出现“表格与边框”工具栏，可通过选择“视图”菜单下的“工具栏”命令，调出“表格与边框”工具栏。对单元格的边框进行设置前需首先选中欲设置边框的单元格区域。8操作步骤（3）三、修饰表格8操作步骤（4）四、设置简历表表头方法一：1.将光标置于表中第一行的第一个字符之前，按回车键，即可在表格之前插入一个空行。2.输入“个人求职简历表”，进行字体、字号的适当设置。方法二：1.选定表格的第一行，执行“表格”菜单中的“拆分表格”命令，在表格之前插入一空行。2.输入表头文字。9操作步骤（4）四、设置简历表表头9主要知识点（1）表格框架的建立与编辑

建立表格框架有两种方法：插入表格和绘制表格。

表格内容的输入与编辑表格框架建立好之后，除了按要求输入文字、数字等内容之外，还可以插入符号、特殊符号、图片、日期和时间、超链接等对象。方法均为在“插入”菜单下选择相应命令。文本在移动和复制10主要知识点（1）表格框架的建立与编辑10主要知识点（2）表格属性的设置选择“表格”/“表格属性”命令，打开“表格属性”对话框。在“表格”、“行”和“列”、“单元格”等选项卡中进行设置。拆分、合并表格拆分表格。合并表格。11主要知识点（2）表格属性的设置11主要知识点（3）表格自动套用格式单击表格中任意一个单元格选择“表格”/“表格自动套用格式”命令，在出现的“表格自动套用格式”对话框中选择需要套用的格式。表格计算表格的计算有两种方式。一是利用“表格与边框”工具栏上的“自动求和”按钮。二是利用“表格”/“公式”命令，在“公式”对话框中进行复杂的运算。12主要知识点（3）表格自动套用格式12主要知识点（4）排序操作选择要排序的列或单元格。选择“表格”/“排序”命令，在打开的“排序”对话框中选择排序依据和类型，单击“确定”按钮即可。表格与文本互转将表格转换成文本。将文本转换成表格。13主要知识点（4）排序操作13第三节利用Excel制作员工档案管理表在日常工作中，经常会对大量数据进行统计和管理，使用电子表格软件Excel是处理此类问题的有效工具之一。本实例以某单位员工档案管理表的制作为主线，介绍Excel表框架的建立、数据录入、格式化工作表等Excel表格的基本操作。实例效果如图所示。14第三节利用Excel制作员工档案管理表在日常工作中，经1515操作步骤（1）一、创建Excel工作表框架新建一个工作簿，命名为“员工档案管理表”，并将Sheet1工作表更名为“员工档案信息”。在A1单元格输入“中原商贸有限责任公司—员工档案信息表”，在第二行A2、B2…K2单元格分别输入编号、姓名、…、出生日期等相关字段。调整行高和列宽。设置字体和对齐方式。16操作步骤（1）一、创建Excel工作表框架16操作步骤（2）二、设置特殊单元格格式与数据有效性设置字段列的数据格式。将编号、身份证号码、家庭住址列单元格格式设置为“文本”型，出生日期、工作时间列设置为“日期”型。设置身份证号码列的数据有效性。选择“身份证号码”项下的单元格区域，选择“数据”/“有效性”命令，打开“数据有效性”对话框。在对话框中进行设置。17操作步骤（2）二、设置特殊单元格格式与数据有效性17操作步骤（3）三、输入员工档案基本信息利用数据填充功能输入员工编号。在A3单元格中输入第1位员工的编号，将光标移到A3单元格右下角，向下拖动填充柄，即可完成员工编号的快速输入。利用数据有效性设置进行数据的选择性录入。选中C3：C25单元格区域，选择“数据”/“数据有效性”命令，打开“数据有效性”对话框。在“设置”选项卡下进行设置。18操作步骤（3）三、输入员工档案基本信息18操作步骤（4）四、修饰工作表工作表数据输入完成后，要对工作表进行必要的修饰和美化。选择“格式”/“单元格”命令，在“单元格格式”对话框中进行字体、对齐方式、行高、列宽等设置。设置表格边框和底纹。19操作步骤（4）四、修饰工作表19操作步骤（5）五、打印工作表

在制作好员工档案信息表之后，可以将工作表打印出来。在打印前需要对工作表进行必要的页面设置和打印预览。1、选择“文件”/“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框。在该对话框中进行各项设置。2、选择“文件”/“打印预览”命令，在打印预览窗口可以看到表格的页面设置效果。20操作步骤（5）五、打印工作表20主要知识点（1）工作簿、工作表与单元格工作簿是Excel中计算和存储数据的文件，通常所说的Excel文件就是工作簿文件，它的扩展名为.xls。工作表是一个二维表格，最多可以包含65536行和256列。单元格是工作表的最小单位，也是Excel保存数据的最小单位。21主要知识点（1）工作簿、工作表与单元格21主要知识点（2）工作簿与工作表的保护保护工作簿保护工作簿有两种方式：一是保护工作簿的结构和窗口。二是设置工作簿保护密码。保护工作表保护工作表功能可以实现对单元格、单元格格式、插入行/列等操作的锁定，防止其他用户随意修改。22主要知识点（2）工作簿与工作表的保护22主要知识点（3）数据的格式化Excel中提供了丰富的数据格式，包括常规、数值、货币、会计专用、日期、时间、百分比、分数、科学记数、文字和特殊等。此外，用户还可以自定义数据格式。自动套用格式和样式利用Excel提供的自动套用格式或样式功能可以快速设置表格的格式，为用户节省大量的时间，制作出优美的报表。23主要知识点（3）数据的格式化23主要知识点（4）分页和分页预览插入分页符。删除分页符。分页预览。设置顶端标题行和打印选定区域设置顶端标题行。打印区域的选择。24主要知识点（4）分页和分页预览24第四节利用Excel函数实现员工工资管理在日常工作中，经常会对大量数据进行统计和管理，使用电子表格软件Excel是处理此类问题的有效工具之一。本实例以某单位员工档案管理表的制作为主线，介绍Excel表框架的建立、数据录入、格式化工作表等Excel表格的基本操作。实例效果如下图所示。25第四节利用Excel函数实现员工工资管理在日常工作中，2626操作步骤（1）新建“员工工资管理”工作簿。制作“主界面”工作表。取消工作表中的网格线设置工作表填充颜色插入艺术字标题绘制圆角矩形，并进行填充效果及文字添加设置圆角矩形图与对应工作表的超级链接。创建员工基本信息表。利用函数从身份证号码中自动提取出生日期。利用公式计算员工工龄和年龄27操作步骤（1）新建“员工工资管理”工作簿。27操作步骤（2）创建计算比率及标准表。在表中建立社会保险和住房公积金表、单位工资标准表、个人应税税率表、员工补贴标准表等多个表。输入数据后，可以对单元格进行字体、对齐方式、底纹、边框等设置。创建员工基本工资表。利用公式自动获取“编号”、“姓名”、“部门”、“职位”信息。根据“计算比率及标准”表中“单位工资标准表”中的工资发放标准，确定员工“基本工资”和“岗位工资”。计算员工的工龄工资。计算所有员工的基本工资合计额。创建员工社会保险工作表自动获取“编号”、“姓名”、“部门”等字段信息。合计每位员工应扣社会保险总金额28操作步骤（2）创建计算比率及标准表。28主要知识点（1）公式与函数在单元格中输入了正确的公式或函数后，计算结果会立即在单元格中显示。如果修改了公式与函数，或工作表中与公式、函数有关的单元格数据时，Excel会自动更新计算结果。公式的建立由用户根据需要自行编辑输入。函数是Excel预定义的内置公式，使用时可由用户直接调用。常用函数介绍在Excel中，常用的函数有200多个，为方便使用，在函数向导中将它们分为常用函数、日期时间函数、财务函数、信息函数、逻辑函数、查找和引用函数、数学和三角函数、统计函数、文本函数以及数据库函数共10类。29主要知识点（1）公式与函数29主要知识点（2）相对引用与绝对引用相对引用在公式或函数的复制过程中，所引用的单元格地址随着目标单元格的变化而变化。绝对引用在公式或函数的复制过程中，所引用的单元格地址不随目标单元格的变化而变化。混合引用在公式引用时，根据需要单元格的行号和列号有一个为相对引用，而另外一个为绝对引用。Excel中公式出错的处理宏的使用30主要知识点（2）相对引用与绝对引用30实训（具体要求和效果图见教材！）实训一：表格的制作与美化实训二：制作员工档案管理表实训三：制作员工工资管理表实训四：利用公式和函数完善员工工资管理表31实训（具体要求和效果图见教材！）实训一：表格的制作与美化3快速掌握办公表格的应用技巧32快速掌握办公表格的应用技巧1本章主要内容办公中的电子表格概述利用Word制作个人求职简历表利用Excel制作员工档案管理表利用Excel函数实现员工工资管理33本章主要内容办公中的电子表格概述2第一节办公中的电子表格概述根据对办公业务中表格使用的调查分析，办公中的电子表格可分为两大类：表格内容以文字为主的文字表格和以数据信息为主的数字表格。如表4-1所示。

类型详细分类举例文字表格规则文字表格课程表、日程安排表等复杂文字表格个人简历表、项目申报表等数字表格数据不参与运算出货单、发货单等数据参与运算学生成绩表、公司销售表等数据统计报表产品出入库统计表、损益表等数据关联表格由各个月份数据表格组成的年度考勤表等34第一节办公中的电子表格概述根据对办公业务中表格使第二节利用Word制作个人求职简历表在办公中有很多的复杂表格，比如个人简历表、申报表、考试报名表等，通常采用Word的表格制作功能来实现。本例介绍个人求职简历表的制作。实例效果如图所示。35第二节利用Word制作个人求职简历表在办公中有很多的复杂表365操作步骤（1）一、创建表格框架启动Word程序，新建一个名为“个人求职简历表”的文档。在“表格”菜单下单击“插入”/“表格”命令，打开“插入表格”对话框。在对话框中将列数设置为“1”，将行数设置为“10”，单击“确定”按钮，插入一个1×10的表格。按需要适当调整第2、4、6、8、10行的行高。选择“表格”/“绘制表格”命令，打开“表格与边框”工具栏，利用Word表格的“绘制表格”功能，根据图4-1所示绘制出行、列数符合要求的表格，并对行高和列宽做适当调整。37操作步骤（1）一、创建表格框架6操作步骤（2）二、输入表格内容输入如图4-1所示的文字及数字内容。输入特殊符号。设置项目符号和编号。插入图片。38操作步骤（2）二、输入表格内容7操作步骤（3）三、修饰表格1.设置表格内文本对齐方式。2.设置边框和底纹。

说明：如果Word界面没有出现“表格与边框”工具栏，可通过选择“视图”菜单下的“工具栏”命令，调出“表格与边框”工具栏。对单元格的边框进行设置前需首先选中欲设置边框的单元格区域。39操作步骤（3）三、修饰表格8操作步骤（4）四、设置简历表表头方法一：1.将光标置于表中第一行的第一个字符之前，按回车键，即可在表格之前插入一个空行。2.输入“个人求职简历表”，进行字体、字号的适当设置。方法二：1.选定表格的第一行，执行“表格”菜单中的“拆分表格”命令，在表格之前插入一空行。2.输入表头文字。40操作步骤（4）四、设置简历表表头9主要知识点（1）表格框架的建立与编辑

建立表格框架有两种方法：插入表格和绘制表格。

表格内容的输入与编辑表格框架建立好之后，除了按要求输入文字、数字等内容之外，还可以插入符号、特殊符号、图片、日期和时间、超链接等对象。方法均为在“插入”菜单下选择相应命令。文本在移动和复制41主要知识点（1）表格框架的建立与编辑10主要知识点（2）表格属性的设置选择“表格”/“表格属性”命令，打开“表格属性”对话框。在“表格”、“行”和“列”、“单元格”等选项卡中进行设置。拆分、合并表格拆分表格。合并表格。42主要知识点（2）表格属性的设置11主要知识点（3）表格自动套用格式单击表格中任意一个单元格选择“表格”/“表格自动套用格式”命令，在出现的“表格自动套用格式”对话框中选择需要套用的格式。表格计算表格的计算有两种方式。一是利用“表格与边框”工具栏上的“自动求和”按钮。二是利用“表格”/“公式”命令，在“公式”对话框中进行复杂的运算。43主要知识点（3）表格自动套用格式12主要知识点（4）排序操作选择要排序的列或单元格。选择“表格”/“排序”命令，在打开的“排序”对话框中选择排序依据和类型，单击“确定”按钮即可。表格与文本互转将表格转换成文本。将文本转换成表格。44主要知识点（4）排序操作13第三节利用Excel制作员工档案管理表在日常工作中，经常会对大量数据进行统计和管理，使用电子表格软件Excel是处理此类问题的有效工具之一。本实例以某单位员工档案管理表的制作为主线，介绍Excel表框架的建立、数据录入、格式化工作表等Excel表格的基本操作。实例效果如图所示。45第三节利用Excel制作员工档案管理表在日常工作中，经4615操作步骤（1）一、创建Excel工作表框架新建一个工作簿，命名为“员工档案管理表”，并将Sheet1工作表更名为“员工档案信息”。在A1单元格输入“中原商贸有限责任公司—员工档案信息表”，在第二行A2、B2…K2单元格分别输入编号、姓名、…、出生日期等相关字段。调整行高和列宽。设置字体和对齐方式。47操作步骤（1）一、创建Excel工作表框架16操作步骤（2）二、设置特殊单元格格式与数据有效性设置字段列的数据格式。将编号、身份证号码、家庭住址列单元格格式设置为“文本”型，出生日期、工作时间列设置为“日期”型。设置身份证号码列的数据有效性。选择“身份证号码”项下的单元格区域，选择“数据”/“有效性”命令，打开“数据有效性”对话框。在对话框中进行设置。48操作步骤（2）二、设置特殊单元格格式与数据有效性17操作步骤（3）三、输入员工档案基本信息利用数据填充功能输入员工编号。在A3单元格中输入第1位员工的编号，将光标移到A3单元格右下角，向下拖动填充柄，即可完成员工编号的快速输入。利用数据有效性设置进行数据的选择性录入。选中C3：C25单元格区域，选择“数据”/“数据有效性”命令，打开“数据有效性”对话框。在“设置”选项卡下进行设置。49操作步骤（3）三、输入员工档案基本信息18操作步骤（4）四、修饰工作表工作表数据输入完成后，要对工作表进行必要的修饰和美化。选择“格式”/“单元格”命令，在“单元格格式”对话框中进行字体、对齐方式、行高、列宽等设置。设置表格边框和底纹。50操作步骤（4）四、修饰工作表19操作步骤（5）五、打印工作表

在制作好员工档案信息表之后，可以将工作表打印出来。在打印前需要对工作表进行必要的页面设置和打印预览。1、选择“文件”/“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框。在该对话框中进行各项设置。2、选择“文件”/“打印预览”命令，在打印预览窗口可以看到表格的页面设置效果。51操作步骤（5）五、打印工作表20主要知识点（1）工作簿、工作表与单元格工作簿是Excel中计算和存储数据的文件，通常所说的Excel文件就是工作簿文件，它的扩展名为.xls。工作表是一个二维表格，最多可以包含65536行和256列。单元格是工作表的最小单位，也是Excel保存数据的最小单位。52主要知识点（1）工作簿、工作表与单元格21主要知识点（2）工作簿与工作表的保护保护工作簿保护工作簿有两种方式：一是保护工作簿的结构和窗口。二是设置工作簿保护密码。保护工作表保护工作表功能可以实现对单元格、单元格格式、插入行/列等操作的锁定，防止其他用户随意修改。53主要知识点（2）工作簿与工作表的保护22主要知识点（3）数据的格式化Excel中提供了丰富的数据格式，包括常规、数值、货币、会计专用、日期、时间、百分比、分数、科学记数、文字和特殊等。此外，用户还可以自定义数据格式。自动套用格式和样式利用Excel提供的自动套用格式或样式功能可以快速设置表格的格式，为用户节省大量的时间，制作出优美的报表。54主要知识点（3）数据的格式化23主要知识点（4）分页和分页预览插入分页符。删除分页符。分页预览。设置顶端标题行和打印选定区域设置顶端标题行。打印区域的选择。55主要知识点（4）分页和分页预览24第四节利用Excel函数实现员工工资管理在日常工作中，经常会对大量数据进行统计和管理，使用电子表格软件Excel是处理此类问题的有效工具之一。本实例以某单位员工档案管理表的制作为主线，介绍Excel表框架的建立、数据录入、格式化工作表等Excel表格的基本操作。实例效果如下图所示。56第四节利用Excel函数实现员工工资管理在日常工作中，5726操作步骤（1）新建“员工工资管理”工作簿。制作“主界面”工作表。取消工作表中的网格线设置工作表填充颜色插入艺术字标题绘制圆角矩形，并进行填充效果及文字添加设置圆角矩形图与对应工作表的超级链接。创建员工基本信息表。利用函