企业档案管理(最终版)课件

企业档案管理1企业档案是指企业在日常工作中从事企业管理、生产、经营、销售、经济核算及科学研究等活动中直接形成有保存价值的真实记录。主要包括文字、图表、音像等。2企业档案的含义序号内容代号1企业管理性档案A2基建档案B3科研档案C4产品档案D3企业档案的分类企业档案分类原则：以全部档案为对象依据企业管理职能结合档案内容和形成特点5保持档案材料的内部有机联系方便管理与利用协调统一、不随便改动6A企业管理性档案一、档案与文件的区别尚未办理完毕的文件不是档案，凡处在文书处理过程中的文件，都不能归档。对日后没有查考价值的文件不是档案。7二、件的含义单份文件，每份文件为一件；各种报表、名册、图册、书刊、会议记录等，一册（本）为一件；8来文与复文、去文与复文（具体包括请示与批等）可作为组合件，或各为一件。101、收集文件收集文件是档案管理的第一步，也是最困难最重要的一步。公司项目多部门多，如何才能确保资料收集完整及时？12由于基建项目的建设周期长，可以将定期意移交综合部的资料复印备份或者扫描备份，有助提高办事效率。142、区分年度

根据形成和处理文件的年度对归档文件进行区分，即不同年度形成的文件材料要按年度具体分开。15一般的文件材料，放在其形成的年度归档。计划、预决算、总结、报告、统计报表等，放在文件内容针对的年度。16长远规划，放在文件内容针对的头一年。多年的总结、报告，放在文件针对的最后一年。17跨年度的案件，放在结案的一年。跨年度的会议，放在闭幕年。184、文件装订修裱破损或页幅过小的文件复制字纸模糊或易褪变的文件，对以纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材料制成的文件材料及传真件等进行复制。20超大纸张折叠对报表、图样等纸张幅面大于A4规格的文件，需要加以折叠。操作是要尽量减少折叠次数，文件页数较多时，宜整份折叠21如果是组合件，按以下顺序进行组合件内的文件排列：正本在前，定稿在后；正本在前，附件在后；原件在前，复制件在后；译文在前，原文在后，转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。23装订采用左侧、下侧对齐方式对，用不锈钢钉装订或线装订。2426×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××三点一线装订5、文件排列由单位档案室集中归档的单位:先将归档的文件材料按三个保管期限分开，同一保管期限的文件材料按照“机构－时间”或时间先后排列。27由各部门分别整理归档的单位，先将归档文件按机构分开，在将同一机构的文件按三个保管期限分开，同一保管期限内按时间先后排列。尽可能将关系密切的同一活动、工作、会议形成的文件材料排列在一起。28同一保管期限文件的排列顺序应保持相对稳定。306、文件编号归档文件应逐件在首页上方空白处用红色印泥或黑色墨水端正、清晰地盖上档号章，并填写有关栏目的内容。全宗号类别号期限年度机构件号31全宗号类别号A期限永久年度2005机构件号1532全宗号：通常指国家综合档案馆给立档单位的代号（企业没有全宗号的，可不填写）全宗号类别号A期限永久年度2005机构件号1533类别号：不同门类档案的代号，如管理性档案为A全宗号类别号A期限永久年度2005机构件号1534期限：档案的保管期限，分为：永久、长期、短期全宗号类别号A期限永久年度2005机构件号1535年度：以四位阿拉伯数字标注文件形成年度的公元纪年。全宗号类别号A期限永久年度2005机构件号1536机构：填写文件形成或承办部门的简称或代号（不分机构编档号的单位此栏可空）。全宗号类别号A期限永久年度2005机构件号1537件号：以年度为界限，由档案室集中整理归档的，一个保管期限编一个大流水号，由各部门分别整理归档的，每个部门内按保管期限分别编三个流水号。件号应做到不重号，不空号。不分机构编件号38年度期限文件数量件号2005永久451－45长期2501－250短期2851－2852005永久581－58长期2101－210短期2801－280分机构编件号39年度机构期限文件数量件号2005综合部永久501－50长期2001－200短期2801－2802005营销部永久781－78长期1851－185短期2501－250………..…….40档案编号（不用档号章）2007-0-1-1

件号（0-9）盒号（0-9）分类号（公告、请示）目录号（年代）在每年归档工作结束后，如发现有其他应归档文件材料未归档，可将该文件排在相应年度已归档文件之后编目归档。417、文件著录

把归档文件的有关项目录入档案管理系统。著录项目必须准确、详细，以提高利用文件的查准率、查全率。42必须著录的项目有：文件题名、责任者、文号、成文日期、全宗号（没有全宗号可留空）、页数、件号、归档年度、保管期限等。（见图样）4344全宗号类别号年度保管期限机构A2003

短期归档文件目录件号责任者文号题名日期归档页数文件格式备注1佛山市人民政府佛府[2005]X号

关于×××的通知2005-06-025件号：以年度为界限，一个保管期限编一个大流水号。45全宗号类别号年度保管期限机构A2003

短期归档文件目录件号责任者文号题名日期归档页数文件格式备注1佛山市人民政府佛府[2005]X号

关于×××的通知200506-025责任者：制发文件的组织或个人，即文件的署名者或发文机关；联合发文的，可只著录第一责任者。46全宗号类别号年度保管期限机构A2003

短期归档文件目录件号责任者文号题名日期归档页数文件格式备注1佛山市人民政府佛府[2005]X号

关于×××的通知200506-025文号：文件的发文字号，如“从府[2005]X号”47全宗号类别号年度保管期限机构A2003

短期归档文件目录件号责任者文号题名日期归档页数文件格式备注1佛山市人民政府佛府[2005]X号

关于×××的通知2005-06-025题名：即文件的标题，一般应照实抄录，不做随意改动。如文件没有题名或有题名但无实质内容，无法揭示文件的实际内容或成份，应加拟或重拟，附于原题之后，外加“[]”号48全宗号类别号年度保管期限机构A2003

短期归档文件目录件号责任者文号题名日期归档页数文件格式备注1佛山市人民政府佛府[2005]X号

关于×××的通知2005-06-025日期：指文件形成日期。49全宗号类别号年度保管期限机构A2003

短期归档文件目录件号责任者文号题名日期归档页数文件格式备注1佛山市人民政府佛府[2005]X号

关于×××的通知2005-06-025页数：指归档文件的有效页面数，文件处理单也要统计页数。50全宗号类别号年度保管期限机构A2003

短期归档文件目录件号责任者文号题名日期归档页数文件格式备注1佛山市人民政府佛府[2005]号

关于×××的通知2005-06-025备注：用以标注归档文件的变化情况或参见档号。8、填写备考表

盒内文件情况说明：主要用于填写本盒文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需要说明的情况，如无上述情况，可暂不填写。51整理人：由负责本盒文件整理归档的人员签名。检查人：由负责本盒文件归档质量审核的人员签名。日期：填写归档的年、月、日。529、文件装盒将整理好的归档文件按照编号顺序装入档案盒，文件松紧要适当，盒满为限。同一盒内同一年度，同一保管期限。53在档案盒的背脊上填上以下项目：全宗名称、全宗号、类别号、年度、期限、机构（不分机构的单位可空）、起止件号。（详见下图）5455全宗名称全宗号类别号年度机构期限起止件号档案盒背脊式样××公司全宗号类别号A年度2005机构期限短期起止件号1－28已填好的档案背脊事例10、打印目录按不同的保管期限打印并装订归档文件目录，一式一份。“档案目录”由“归档情况登记表”、“归档说明”、“归档文件目录”三部分组成。56（1）目录夹封面57全宗名称×××公司全宗号类别A期限短期年度2005（2）目录夹背脊58全宗号机构类别号A期限短期年度2005（3）填写归档情况登记表59年度保管期限件数保管接收备注单位姓名单位姓名2002永久50×××2003永久75×××2004永久23×××….….….单位名称：××公司归档情况登记表（4）拟写归档说明，内容包括：本年度立档单位主要工作概况，本年度内设机构及单位领导人变化情况本年度管理性档案（文书）归档情况

60×××公司二○○三年归档说明一、主要工作概况（此部分内容可在本单位年终总结内抽出主要内容填写）二、机构、领导人变化情况1、本公司内设5个部门（××、××……..）共有职工××人。2、领导人变化情况

××任总经理

××任财务总监

××任技术总监三、本年度文书归档情况本公司本年度企业管理档案归档按照有关规定，收集齐全，严格划分保管期限，及时归档，编制了档案目录，共归档308件，其中永久108件，编号1－108件；长100件，编号从－100件；短期100件，编号1－100。二○○四年×月61（4）打印归档文件目录62全宗号类别号年度保管期限机构A2005

短期归档文件目录件号责任者文号题名日期归档页数文件格式备注1佛山市人民政府佛府[2005]x号

关于×××的通知2005-06-025装订“档案目录”如果每年文件数量不多，形成目录页数较少，可将若干年度的同一保管期限的归档文件目录装入一本目录夹中（每年的归档文件须另起一个流水号）。63具体装订时，先放置“归档情况登记表”，再按时间先后顺序将若干年的“归档说明”排在前面，在按顺序接排相应年度的归档文件目录。6411、入库装箱柜

65室库内档案箱柜装具应排列有序，统一编号。有利于提供利用。一般要求采用分保管期限排架方法，这种方法便于档案按年度、保管期限进行检索。档案存放方式采用竖放方式，从上到下，从左到右有序排列存放，它的优点是便于存放和拿取档案。66企业

会计档案管理67一、什么叫会计档案按照财政部、国家档案局制发的《会计管理办法》规定，会计档案是指：会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算材料。68二、企业会计档案的具体内容（一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证、其他会计凭证；（二）会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。69（四）其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。70三、会计档案归档要求（一）企业每年形成的会计档案，应当由会计部门负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册；（二）会计档案应做到齐全、完整。71四、企业会计档案保管期限表序号归档文件材料名称或类型保管期限1

会计凭证15年2

现金账25年

总账、各明细账15年723

月、季财务报告3年

年度财务报告永久4

保管、销毁清册永久

移交清册15年73五、企业会计档案分类大类代号一级属类代号二级属类代号会计档案F会计凭证1会计账簿21.现金账2·12.总账、明细账2·2财务报告31.年度财务报告3·12.月、季财务报告3·2其他474六、企业会计档案编号75例：七、企业会计档案整理

参照《办法》的规定要求，各企业每年形成的会计档案，应由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。76全宗号目录号案卷号件号F1.1.1.11677整理方法：

1.编页号（年度财务报告）

2.盖档号章4.填写会计档案卷类目录78会计档案目录顺序号类别卷（册、袋）标题起止时间保管期限卷类张数备考21财务报告××公司2003年财务报表自2003年12月至2003年12月永久8顺序号：同一本目录内流水编号4.填写会计档案卷类目录79会计档案目录顺序号类别卷（册、袋）标题起止时间保管期限卷类张数备考21财务报告××公司2003年财务报表自2003年12月至2003年12月永久8类别：案卷所属类别4.填写会计档案卷类目录80会计档案目录顺序号类别卷（册、袋）标题起止时间保管期限卷类张数备考21财务报告××公司2003年财务报表自2003年12月至2003年12月永久8卷（册、袋）标题：概括案卷的内容，例：××公司2003年财务报告4.填写会计档案卷类目录81会计档案目录顺序号类别卷（册、袋）标题起止时间保管期限卷类张数备考21财务报告××公司2003年财务报表自2003年12月至2003年12月永久8起止时间：4.填写会计档案卷类目录82会计档案目录顺序号类别卷（册、袋）标题起止时间保管期限卷类张数备考21财务报告××公司2003年财务报表自2003年12月至2003年12月永久8保管期限：根据会计档案保管期限表确定83会计档案目录顺序号类别卷（册、袋）标题起止时间保管期限卷类张数备考21财务报告××公司2003年财务报表自2003年12月至2003年12月永久8卷内张数：案卷内的张数5.装盒、排架企业

员工档案管理84一、企业员工档案的含义员工档案是企业为了管理企业聘用的员工而建立的有关员工个人情况的档案。

每一各员工被企业正式录用后，企业人力资源管理部门应及时建立有关的员工档案。85二、企业员工档案的归档要求（一）企业人力资源管理部门对应反映员工上述方面的材料应及时整理归档；（二）归档的材料必须真实，文字清楚；（三）企业员工档案实行一人一档的立卷方法。86三、企业员工档案保管期限、代号（一）保管期限：“定期”（二）代号：H（参照P3-P4的分类）87四、企业员工档案收集范围序号归档文件材料名称或类型保管期限备注1员工录用登记表定期2员工与企业的劳动合同等契约性文件定期883员工身份证明材料（如身份证复印件等）定期4员工学历、学位和专业技术职务证明材料（复印件）定期5员工在本企业工作期间的考核、考绩、鉴定材料定期89序号归档文件材料名称或类型保管期限备注6有关员工任免、聘用、待遇、奖惩方面的文件材料定期员工与本企业合同期满后，企业应将有关材料交员工本人7员工在本企业工作期间参加各种培训的证书定期8员工参加社会保险、医疗保险等方面的文件材料定期9有关该员工的其他应归档文件材料定期90五、企业员工档案整理方法

按入职先后每一位员工分开管理，即在大类代号后直接跟案卷号；职工人数多的可先区分部门或年度，即大类代号后跟部门或年度代号，最后加案卷号。

也可以按照姓名的汉字声母（ABCD…）依次排列。9192企业员工档案目录卷号归档号题名起止日期卷内页数保管期限备注1×××员工档案10定期卷号：193企业员工档案目录卷号归档号题名起止日期卷内页数保管