转变办文观念,提高公文质量简稿课件

转变办文观念

提高公文质量

2011年3月

转变办文观念

提高公文质量

201

向朋友们致以亲切问候！向朋友们致以亲切问候！2

一、新世纪新阶段应该更加重视机关办文工作

服务对象要求更高；工作环境更为复杂；办公工具更为先进；工作观念不断更新；人员变动更为频繁。

一、新世纪新阶段应该更加重视机关办文工作

3办文不适应形势发展需要认识层面观念层面处理层面

写作层面文种层面办文不适应形势发展需要认识层面观念层面处写作41.认识层面不适应第一，没有认识到办文工作的重要性，少数机关、单位工作人员公文意识不强。——实施领导和管理的重要工具，“三办”（办事、办会、办文）的中介和有形载体；——反映单位形象的门面和窗口；——体现领导和管理者素质的重要渠道。第二，没有认识到行政机关公文处理工作是法定行为。第三，个别领导对公文处理工作不够重视、对有关规定不够熟悉。1.认识层面不适应第一，没有认识到办文工52.观念层面不适应——从社会层面看：与科学发展、和谐社会、保障民生的执政理念不适应；——从行政层面看：与建设法制政府、民主制府、阳光政府、服务政府、廉洁（廉价）政府的行政管理理念不适应；——从办文层面看：传统的官本位、权本位与现代社会的民本思想（以人为本）、传统的文牍主义办文思路与现代信息观念不适应。2.观念层面不适应——从社会层面看：与科63.公文处理层面不适应（1）没有集中统一管理公文；（2）公文制发程序不规范；（3）会议文件管理不严格；（4）行文关系不当；（5）缺乏公文处理工作管理规范。3.公文处理层面不适应（1）没有集中统一管理公文；74.公文文种层面不规范——文种误用，如请示与报告、公告与通告、请示与函、批复与函、规章制度类文种（条例等）、计划类文种（规划与计划等）。——文种混用，如请示报告、“报送……意见的报告”、关于印发《江苏省事业单位公开招聘工作人员实施意见》的通知

——文种使用不当。4.公文文种层面不规范——文种误用，如请示与报告、公告与85.公文写作层面不适应——调查研究不够，内容缺乏针对性、可操作性，公文网络抄袭成风，千篇一律，缺乏本单位个性；——文风不正，假、大、空、套话有一定市场；——公文写作体例不规范；——公文语言存在诸多问题；——公文格式不规范。5.公文写作层面不适应——调查研究不够，内容缺乏针对性、9二、树立现代办文新观念树立新的公文环境观树立依法行文意识树立公文写作的系统观念树立新的公文写作群体意识观树立现代文风观树立公文语言“草根”观树立公文语言和谐观树立公文信息经济观树立公文规范观树立新的公文效益观树立公文接受心理观

二、树立现代办文新观念树立新的公文环境观10（一）树立新的公文环境观

入世（世界眼光）依法治国、依法行政、依法行文（法律眼光）加速推进民主化进程、政务公开（民主眼光）电子政务的实施（现代眼光）《办法》、《国标》等新规定出台（规范眼光）“三个代表”、“四观”、构建和谐社会对办文提出了新要求（群众眼光、政治眼光）

（一）树立新的公文环境观入世（世界眼11（二）强化依法行文意识取决于《办法》的法律地位公文的性质作用办文工作的实际要求行文主体、文种、内容、制发程序合法学法、懂法、守法（二）强化依法行文意识12（三）树立公文信息经济观内涵：以最少的信息符号，传达尽可能多的信息内容,言简意赅立足于：时间效率观信息价值求简接受心理

有不同层面宏观：说真话、实话，不说假话、大话、套话、空话中观：说短话、写短文，篇无赘句，句无赘字微观：每个文字、符号都传达实信息，不要空信息（三）树立公文信息经济观内涵：以最少的信息符131.说短话，写短文，力求言简意赅。2.注重表达方法的特殊性，力戒浮泛空论。3.恰当运用缩略语。4.恰当运用数字、图表。5.避免同义反复。6.防止语义多余。7.注意格式简明。1.说短话，写短文，力求言简意赅。14

（四）树立公文语言“草根”观

认识的逻辑起点——科学发展观的本质和核心“以人为本”。

树立和落实以人为本的执政理念，关键是关爱人、依靠人、尊重人，把促进人的全面发展作为执政兴国的根本目的。

尊重人—肯定人的人格、价值、意义和尊严。本质是平等。关爱人—关心和爱护他人。依靠人—把人民群众作为改革开放和社会主义现代化建设的基本力量。

（四）树立公文语言“草根”观

认识的逻辑起点——科15“语言是思想的直接现实。”（马克思）“文如其人”，文字和语言可以揭示人们的思想。公文必定要反映一个国家的主流的、占支配地位的思想和文化。公文语言表达的思想也应是高尚的、符合社会总体价值观的。语言现象，从表面上看属于文化的范畴。但政治语言的使用，可以折射出一个国家民主的发达程度。“语言是思想的直接现实。”（马克思）“文如其人”，16“官本位”、“权本位”造成公文内容和用语严重错位。官腔十足、霸腔充斥、黄腔屡出、奴腔频现。

“官本位”、“权本位”造成公文内容和用语严重17

领导机关的公文制发者，要把自己摆在与群众平等的地位上，真心实意地尊重群众，树立、培育起基本的民主精神。我们说的民主精神，就是所提“草根精神”、“草根观念”。公文语言“草根”观，就是要坚持语言平等政策、语言平等观念，赋予公民平等话语权等。

领导机关的公文制发者，要把自己摆在与群众18（五）强化公文语言和谐观

建设和谐语言是构建社会主义和谐社会的最基础的工作。

（五）强化公文语言和谐观建设和谐语言是构建社会19

公文语言和谐，涉及：——使用公文语言的主体——公文语言的社会属性和环境——公文语言的使用规律技巧方法——公文语言的使用效果其中，最为重要的，是使用公文语言的主体——通常是领导机关、领导者。公文语言和谐，涉及：20（六）树立公文规范观念公文处理工作现代化的需要公文处理工作三化的需要政府管理、行政管理规范化的需要公文格式规范公文文种规范公文处理规范公文写作规范（六）树立公文规范观念公文处理工作现代化的需要21（七）树立公文接受心理观

公文作为一定意义上的社会交际和公共关系的一种重要工具和手段，它的作用要得以实现，必然涉及到交际的双方即言者（写作主体）和受者（写作受体）。公文的写作，目的是给对方（即接受对象）看的，写作效益的体现，关键还在于接受对象（即受文对象）对所收到的公文的理解、认可、办理程度和执行情况。因此，写作公文一定要充分考虑读者，注意研究读者（即受文对象、接受对象）的接受心理，以增强文章的针对性、可读性、可受性，增强文章的执行承办效益。（七）树立公文接受心理观公文作为一定意义上的22公文接受心理求真心理求尊心理求近心理求新心理求简心理求知心理求利心理求便心理公文接受心理求真心理23三、正确选用文种三、正确选用文种24（一）请示与报告相同点都是上行文都要向上级汇报工作反映情况都要在正本文头注明签发人（一）请示与报告相同点25区别点

行文目的主送机关行文时间请示请求批准、逐级、单一事前指示（有求于上级）报告汇报工作有时可多级、事后反映情况多头（无求于上级）区别点行文目的主送机关行文时间26请示与报告（续前）

内容重点篇幅处理方式请示请示事项较短办件报告情况稍长阅件请示与报告（续前）内容重点篇幅27（二）请示与请求批准函

商洽函函询答函请批函请求批准函≌请示审批函≌批复（二）请示与请求批准函28

请示上行文有领导指导请求批准、尊敬批复关系的上级指示函平行文平行、不相请求批准互相复函属职能机关职能事项尊重（审批函）

类型主送机关内容范围行文语气办复方式请求批准函类型主送机关29批复与审批函

类型主送对象角度批复下行文下级在上函平行文平级、不平等相隶属审批函批复与审批函30正文的写作请示缘由实事求是,简明扼要请示事项一文一事，具体明确,切实可行,语言得体

“拟”与“决定”“批准”与“同意”

结语语气得体正文的写作请示缘由实事求是,简明扼要31四、公文写作中应该注意的几个问题

（一）公文标题的正确使用1.公文式标题规范构成及省略××省人民政府

关于下达全省最低工资标准的

通知

发文机关事由文种四、公文写作中应该注意的几个问题322.转发公文的标题批转上转下转发转上级转平级转不相隶属颁发发布印发

2.转发公文的标题批转上转下333.标点符号使用书名号使用只用于批转、转发、发布、印发法规、规章和管理规章

标题中不用:;?!。等标点符号()《》“”的使用3.标点符号使用书名号使用只用于批转、转发、发布34（二）主送机关（单位）或者称谓专指性要强用规范全称、简称、统称一般不送领导者个人一般要逐级行文（二）主送机关（单位）或者称谓专指性要35标注形式正文前

抄送前

中共四川省委四川省人民政府批转省计划生育领导小组关于进一步加强计划生育工作意见的通知

各市、州、县委,各市、州、县人民政府,省级各部门：标注形式正文前

36（三）抄送机关（单位）控制抄送范围—需要执行或知晓公文的其他机关、单位不抄送本单位、不标“存档2份”一般不抄送领导者个人一律用抄送标印方式（三）抄送机关（单位）控制抄送范围—需要执行或知晓公37（四）正文1.层次结构序数一、（一）1.（1）一、××××××××××××××××××××××××（一）××××××××××××××××××××××××××××1.×××××××××××××（1）××××××××××尤其要注意（四）正文尤其要注意382.引用公文先引标题，后引发文字号。

你所化材所发〔2005〕78号文收悉。你所7月5日请示收悉。你所《关于调整所属有关机构的请示》收悉。你所《关于调整所属有关机构的请示》（化材所发〔2005〕38号）收悉。根据《四川省人民政府关于进一步加强知识产权工作的意见》（川府发〔2005〕39号

）的规定根据四川省人民政府川府发〔2005〕39号

文的规定根据《四川省人民政府关于进一步加强知识产权工作的意见》的规定2.引用公文先引标题，后引发文字号。393.数字、计量单位

____数据要准确____表述要正确、科学____定性分析和定量分析结合

____书写正确

怎样做到表述正确、科学倍数、番数的使用数字增减的表达确数、约数（概数）的表达以上、以下、以内、以外的使用3.数字、计量单位____数据要准确40（五）成文日期确定方式：一般文件：签发日期联合行文会议文件电报标注方式：党内文件2007年7月27日政府文件二○○七年七月二十七日（五）成文日期41

（六）签发人作用标注范围标注方式单一行文联合行文（六）签发人42（七）附注（七）附注43

（八）力求主旨突出

1.正确使用标题（1）从标题作用看标题形式的选择

提示文章内容范围揭示文章中心

（八）力求主旨突出

1.正确使用标题44

2.确立主旨句

（1）主旨构成及要求构成：写作目的意图文章中心意思要求：正确、鲜明、集中

2.确立主旨句

（1）主旨构成及要求45

（2）显示主旨句的主要方法

主旨句—直接表现主旨的句子，一般以论点句的形式出现。它力求准确、鲜明、深刻、简练。

（2）显示主旨句的主要方法

主旨句—直接表现主旨的句子，一46主要方法（1）题目明旨（2）开门见山（3）篇末点题篇末作结，一语破的前提后点，首尾呼应（4）片言居要（5）一线贯通主要方法（1）题目明旨47

（九）务使观点鲜明

1.观点必须正确（1）依法行文

（2）符合领导班子意志、意愿

（3）符合群众利益，经得起实践检验

（九）务使观点鲜明

1.观点必须正确482.恰当运用条、层首句（小标题）

（1）

作用提示条文内容范围揭示条文内容中心（条旨句）

（2）尽量采用条旨句

（3）紧扣标题，围绕主旨；严谨有序；协调概括2.恰当运用条、层首句（小标题）493.文中注意强调观点

在公文中，为了表明自己的立场、主张、看法，使观点更为鲜明，也为了引起听众的注意，必要时要注意强调观点。通常使用

——层前总提语

——层后总括语

——文中强调语

3.文中注意强调观点在公文中，为了表明自50

（十）内容要充实、恰当、得体

1.恰当选用材料选材的要求：真实切题典型新颖

（十）内容要充实、恰当、得体

1.恰当选用材料51（1）真实“常见病”

凭空编造，合理想象道听途说，以讹传讹移花接木，任意拔高以偏概全，一叶障目片面绝对，自相矛盾引据失实，数据失真（1）真实“常见病”52

（2）切题

用观点统率材料用材料说明观点

（2）切题

用观点统率材料53注意选材角度选择点面材料说明观点选择对比材料说明观点选择正反材料说明观点选择现实材料和历史材料说明观点选择定性材料和定量材料说明观点注意选材角度选择点面材料说明观点542.精心处理材料

（1）概括材料，以少胜多概括化、系统化、条理化2.精心处理材料（1）概括材料，以少胜多55注意

不断章取义曲解原意与上下文衔接过渡表述角度一致

注意不断章取义曲解原意56总之求真不求全求精不求细求直不求曲总之求真不求全573.合理安排材料

（1）先亮观点，后举材料（2）先列材料，后摆观点（3）边列材料，边摆观点关键——观点与材料一致3.合理安排材料（1）先亮观点，后举材料58

4.注意材料的质与量

（1）克服两种倾向：材料过多不精要、典型；材料过少内容单薄

（2）使用材料的三个结合：定性与定量、点与面、纵比与横比

（3）注意材料的代表性，善于选型

（4）注意材料的深刻性

4.注意材料的质与量

（1）克服两种倾向：材59谢谢大家!

谢谢大家!60

转变办文观念

提高公文质量

2011年3月

转变办文观念

提高公文质量

2061

向朋友们致以亲切问候！向朋友们致以亲切问候！62

一、新世纪新阶段应该更加重视机关办文工作

服务对象要求更高；工作环境更为复杂；办公工具更为先进；工作观念不断更新；人员变动更为频繁。

一、新世纪新阶段应该更加重视机关办文工作

63办文不适应形势发展需要认识层面观念层面处理层面

写作层面文种层面办文不适应形势发展需要认识层面观念层面处写作641.认识层面不适应第一，没有认识到办文工作的重要性，少数机关、单位工作人员公文意识不强。——实施领导和管理的重要工具，“三办”（办事、办会、办文）的中介和有形载体；——反映单位形象的门面和窗口；——体现领导和管理者素质的重要渠道。第二，没有认识到行政机关公文处理工作是法定行为。第三，个别领导对公文处理工作不够重视、对有关规定不够熟悉。1.认识层面不适应第一，没有认识到办文工652.观念层面不适应——从社会层面看：与科学发展、和谐社会、保障民生的执政理念不适应；——从行政层面看：与建设法制政府、民主制府、阳光政府、服务政府、廉洁（廉价）政府的行政管理理念不适应；——从办文层面看：传统的官本位、权本位与现代社会的民本思想（以人为本）、传统的文牍主义办文思路与现代信息观念不适应。2.观念层面不适应——从社会层面看：与科663.公文处理层面不适应（1）没有集中统一管理公文；（2）公文制发程序不规范；（3）会议文件管理不严格；（4）行文关系不当；（5）缺乏公文处理工作管理规范。3.公文处理层面不适应（1）没有集中统一管理公文；674.公文文种层面不规范——文种误用，如请示与报告、公告与通告、请示与函、批复与函、规章制度类文种（条例等）、计划类文种（规划与计划等）。——文种混用，如请示报告、“报送……意见的报告”、关于印发《江苏省事业单位公开招聘工作人员实施意见》的通知

——文种使用不当。4.公文文种层面不规范——文种误用，如请示与报告、公告与685.公文写作层面不适应——调查研究不够，内容缺乏针对性、可操作性，公文网络抄袭成风，千篇一律，缺乏本单位个性；——文风不正，假、大、空、套话有一定市场；——公文写作体例不规范；——公文语言存在诸多问题；——公文格式不规范。5.公文写作层面不适应——调查研究不够，内容缺乏针对性、69二、树立现代办文新观念树立新的公文环境观树立依法行文意识树立公文写作的系统观念树立新的公文写作群体意识观树立现代文风观树立公文语言“草根”观树立公文语言和谐观树立公文信息经济观树立公文规范观树立新的公文效益观树立公文接受心理观

二、树立现代办文新观念树立新的公文环境观70（一）树立新的公文环境观

入世（世界眼光）依法治国、依法行政、依法行文（法律眼光）加速推进民主化进程、政务公开（民主眼光）电子政务的实施（现代眼光）《办法》、《国标》等新规定出台（规范眼光）“三个代表”、“四观”、构建和谐社会对办文提出了新要求（群众眼光、政治眼光）

（一）树立新的公文环境观入世（世界眼71（二）强化依法行文意识取决于《办法》的法律地位公文的性质作用办文工作的实际要求行文主体、文种、内容、制发程序合法学法、懂法、守法（二）强化依法行文意识72（三）树立公文信息经济观内涵：以最少的信息符号，传达尽可能多的信息内容,言简意赅立足于：时间效率观信息价值求简接受心理

有不同层面宏观：说真话、实话，不说假话、大话、套话、空话中观：说短话、写短文，篇无赘句，句无赘字微观：每个文字、符号都传达实信息，不要空信息（三）树立公文信息经济观内涵：以最少的信息符731.说短话，写短文，力求言简意赅。2.注重表达方法的特殊性，力戒浮泛空论。3.恰当运用缩略语。4.恰当运用数字、图表。5.避免同义反复。6.防止语义多余。7.注意格式简明。1.说短话，写短文，力求言简意赅。74

（四）树立公文语言“草根”观

认识的逻辑起点——科学发展观的本质和核心“以人为本”。

树立和落实以人为本的执政理念，关键是关爱人、依靠人、尊重人，把促进人的全面发展作为执政兴国的根本目的。

尊重人—肯定人的人格、价值、意义和尊严。本质是平等。关爱人—关心和爱护他人。依靠人—把人民群众作为改革开放和社会主义现代化建设的基本力量。

（四）树立公文语言“草根”观

认识的逻辑起点——科75“语言是思想的直接现实。”（马克思）“文如其人”，文字和语言可以揭示人们的思想。公文必定要反映一个国家的主流的、占支配地位的思想和文化。公文语言表达的思想也应是高尚的、符合社会总体价值观的。语言现象，从表面上看属于文化的范畴。但政治语言的使用，可以折射出一个国家民主的发达程度。“语言是思想的直接现实。”（马克思）“文如其人”，76“官本位”、“权本位”造成公文内容和用语严重错位。官腔十足、霸腔充斥、黄腔屡出、奴腔频现。

“官本位”、“权本位”造成公文内容和用语严重77

领导机关的公文制发者，要把自己摆在与群众平等的地位上，真心实意地尊重群众，树立、培育起基本的民主精神。我们说的民主精神，就是所提“草根精神”、“草根观念”。公文语言“草根”观，就是要坚持语言平等政策、语言平等观念，赋予公民平等话语权等。

领导机关的公文制发者，要把自己摆在与群众78（五）强化公文语言和谐观

建设和谐语言是构建社会主义和谐社会的最基础的工作。

（五）强化公文语言和谐观建设和谐语言是构建社会79

公文语言和谐，涉及：——使用公文语言的主体——公文语言的社会属性和环境——公文语言的使用规律技巧方法——公文语言的使用效果其中，最为重要的，是使用公文语言的主体——通常是领导机关、领导者。公文语言和谐，涉及：80（六）树立公文规范观念公文处理工作现代化的需要公文处理工作三化的需要政府管理、行政管理规范化的需要公文格式规范公文文种规范公文处理规范公文写作规范（六）树立公文规范观念公文处理工作现代化的需要81（七）树立公文接受心理观

公文作为一定意义上的社会交际和公共关系的一种重要工具和手段，它的作用要得以实现，必然涉及到交际的双方即言者（写作主体）和受者（写作受体）。公文的写作，目的是给对方（即接受对象）看的，写作效益的体现，关键还在于接受对象（即受文对象）对所收到的公文的理解、认可、办理程度和执行情况。因此，写作公文一定要充分考虑读者，注意研究读者（即受文对象、接受对象）的接受心理，以增强文章的针对性、可读性、可受性，增强文章的执行承办效益。（七）树立公文接受心理观公文作为一定意义上的82公文接受心理求真心理求尊心理求近心理求新心理求简心理求知心理求利心理求便心理公文接受心理求真心理83三、正确选用文种三、正确选用文种84（一）请示与报告相同点都是上行文都要向上级汇报工作反映情况都要在正本文头注明签发人（一）请示与报告相同点85区别点

行文目的主送机关行文时间请示请求批准、逐级、单一事前指示（有求于上级）报告汇报工作有时可多级、事后反映情况多头（无求于上级）区别点行文目的主送机关行文时间86请示与报告（续前）

内容重点篇幅处理方式请示请示事项较短办件报告情况稍长阅件请示与报告（续前）内容重点篇幅87（二）请示与请求批准函

商洽函函询答函请批函请求批准函≌请示审批函≌批复（二）请示与请求批准函88

请示上行文有领导指导请求批准、尊敬批复关系的上级指示函平行文平行、不相请求批准互相复函属职能机关职能事项尊重（审批函）

类型主送机关内容范围行文语气办复方式请求批准函类型主送机关89批复与审批函

类型主送对象角度批复下行文下级在上函平行文平级、不平等相隶属审批函批复与审批函90正文的写作请示缘由实事求是,简明扼要请示事项一文一事，具体明确,切实可行,语言得体

“拟”与“决定”“批准”与“同意”

结语语气得体正文的写作请示缘由实事求是,简明扼要91四、公文写作中应该注意的几个问题

（一）公文标题的正确使用1.公文式标题规范构成及省略××省人民政府

关于下达全省最低工资标准的

通知

发文机关事由文种四、公文写作中应该注意的几个问题922.转发公文的标题批转上转下转发转上级转平级转不相隶属颁发发布印发

2.转发公文的标题批转上转下933.标点符号使用书名号使用只用于批转、转发、发布、印发法规、规章和管理规章

标题中不用:;?!。等标点符号()《》“”的使用3.标点符号使用书名号使用只用于批转、转发、发布94（二）主送机关（单位）或者称谓专指性要强用规范全称、简称、统称一般不送领导者个人一般要逐级行文（二）主送机关（单位）或者称谓专指性要95标注形式正文前

抄送前

中共四川省委四川省人民政府批转省计划生育领导小组关于进一步加强计划生育工作意见的通知

各市、州、县委,各市、州、县人民政府,省级各部门：标注形式正文前

96（三）抄送机关（单位）控制抄送范围—需要执行或知晓公文的其他机关、单位不抄送本单位、不标“存档2份”一般不抄送领导者个人一律用抄送标印方式（三）抄送机关（单位）控制抄送范围—需要执行或知晓公97（四）正文1.层次结构序数一、（一）1.（1）一、××××××××××××××××××××××××（一）××××××××××××××××××××××××××××1.×××××××××××××（1）××××××××××尤其要注意（四）正文尤其要注意982.引用公文先引标题，后引发文字号。

你所化材所发〔2005〕78号文收悉。你所7月5日请示收悉。你所《关于调整所属有关机构的请示》收悉。你所《关于调整所属有关机构的请示》（化材所发〔2005〕38号）收悉。根据《四川省人民政府关于进一步加强知识产权工作的意见》（川府发〔2005〕39号

）的规定根据四川省人民政府川府发〔2005〕39号

文的规定根据《四川省人民政府关于进一步加强知识产权工作的意见》的规定2.引用公文先引标题，后引发文字号。993.数字、计量单位

____数据要准确____表述要正确、科学____定性分析和定量分析结合

____书写正确

怎样做到表述正确、科学倍数、番数的使用数字增减的表达确数、约数（概数）的表达以上、以下、以内、以外的使用3.数字、计量单位____数据要准确100（五）成文日期确定方式：一般文件：签发日期联合行文会议文件电报标注方式：党内文件2007年7月27日政府文件二○○七年七月二十七日（五）成文日期101

（六）签发人作用标注范围标注方式单一行文联合行文（六）签发人102（七）附注（七）附注103

（八）力求主旨突出

1.正确使用标题（1）从标题作用看标题形式的选择

提示文章内容范围揭示文章中心

（八）力求主旨突出

1.正确使用标题104

2.确立主旨句

（1）主旨构成及要求构成：写作目的意图文章中心意思要求：正确、鲜明、集中

2.确立主旨句

（1）主旨构成及要求