偏差处理规程

偏差处理规程编写人编写日期编号SMP-QA-10301部门审核人审核日期颁发部门质量管理部QA审核人审核日期颁发日期批准人批准日期生效日期分发部门质量保证科、质量检验科、生产部、工程部、物资管理科、生产车间、档案室—、目的：建立一个偏差处理的规程，以便有效识别并及时报告、记录、调查、处理偏差，控制偏差对产品质量的影响。二、范围：适用于任何偏离生产工艺、物料平衡限度、质量标准、检验方法、操作规程以及可能影响产品质量的设备异常等情况，包括生产全过程中的偏差和实验室偏差。三、责任人：生产部所有人员、质量管理部所有人员、工程部所有人员、偏差管理员、总经理四、内容：1、定义1.1、偏差：是指偏离已批准的程序（指导文件）或标准的任何情况。包括任何与产品质量有关的异常情况，如物料、产品检验结果超标；物料、产品存贮异常；设备故障；校验结果超标；环境监测结果超标；客户投诉等；以及与药品相关的法律法规或已批准的标准、规程、指令不相符的意外或偏离事件。1.2、紧急措施：本文所指的紧急措施是指为了不使偏差继续扩大或恶化的方法。常见的紧急措施包括：暂停生产、物料或产品隔离、物料或产品分小批、设备暂停使用、紧急避险及恢复正确状态（如工艺参数偏离后调整为规定指标范围内）等。1.3、纠正（本文亦表述为纠正行动、纠正活动）为消除已发现的不合格所采取的措施，如：降级、返工、销毁、重新包装、重新贴签等。1.4、纠正措施：为消除已发现的不合格或其他不期望情况的根源所采取的措施。1.5、预防措施：为消除潜在不合格或其他潜在不期望情况的原因所采取的措施。2、偏差处理原则2.1、各部门负责人应确保所有人员正确执行生产工艺、质量标准、检验方法和操作规程，防止偏差的产生。2.2、出现偏差必须立即报告并按偏差处理的程序进行，严禁隐瞒不报及隐瞒产生原因或未经批准私自进行偏差处理。2.3、偏差调查应彻底，确保根本原因被识别和采取正确的纠正活动及纠正措施，并应当采取预防措施以防止类似偏差的再次发生。2.4、在偏差的根本原因被识别和纠正活动被确定之前，相关产品不得放行。偏差处理规程2.5、每年至少对偏差进行一次趋势分析，以推动公司产品质量和质量管理体系的持续改进。3、偏差的分类：根据偏差的性质、偏差的范围大小、偏差对产品质量潜在影响的程度以及是否影响患者健康和影响注册文件等因素，将偏差分为重大偏差、中等偏差和微小偏差。（1）重大偏差：违反公司质量管理体系规定或国家法规、危及产品安全及产品形象，导致或可能导致产品质量受到某种程度的影响，以致产品整批报废或成品收回等后果。（2）中等偏差：导致或可能导致产品质量受到某种程度的影响，造成返工、重新包装等后果；严重违反GMP及操作规程事件。（3）微小偏差：不会影响产品质量，或临时性调整。4、偏差的种类（以下仅为举例，包含但不仅限于）：4.1、投料错误：投放错误的原辅料；投料量错误；使用没有经质管部门批准放行的物料。4.2、检验结果超标：物料、中间产品、待包装产品、成品的检验结果超过标准。4.3、生产过程缺陷：关键控制项目检查超出标准要求；工艺条件、参数发生偏离。4.4、混淆：两种不同的产品、同种不同批号的产品、或同批而用不同包材的产品混在一起。4.5、异物（有形）：在物料、成品或生产包装过程中发现的异物。4.6、潜在的污染：如不能正确清除，可能导致产品污染。4.7、过期的物料及设备：使用的物料、中间产品、待包装产品超过规程规定的贮存期限；使用了超出校验期的设备。4.8、物料、产品贮存异常：物料、产品未按规定的贮存条件及包装要求保存。4.9、设备故障及过程中断：因设备故障导致产品质量缺陷或潜在风险、生产中断；因动力原因（停电、汽、气、水）导致流程中断。4.10、环境：与药品相关的空调系统、厂房设施的防尘捕尘设施、防止昆虫或其他动物进入设施、照明设施的故障；洁净区尘埃粒子监测超限、动态微生物监控指标超限、温湿度控制超限、压差超限等偏离事件。4.11、制药用水：未按规定使用制药用水（如本该使用纯化水的使用了饮用水）；在水系统中发生影响产水质量的错误行为。4.12、检验及预防维修：设备仪器校验不能按计划进行，或在校验过程中发现计量结果超出要求范围；预防维修未按计划准时进行或在预防维修中发现设备关键部位问题影响已生产产品质量的情况。4.13、包装缺陷：包装设计印刷缺陷。偏差处理规程4.14、客户投诉：涉及生产过程控制及产品质量的投诉。4.15、文件记录缺陷：使用过期文件；记录不规范；文件丢失等。4.16、未按规程执行：违反批准的规程、生产指令。4.17、人员失误：人为失误导致产品质量问题、未能按正常程序执行、记录错误等。4.18、旧包材、零散物料：生产过程中发现零散不合格的包材以及本应按规程集中处理的物料。4.19、标识问题：缺少标识、标识错误或标识的信息与文件矛盾。4.20、收率及物料平衡率：收率超过设定的范围；物料平衡超过规定的限度范围。4.21、其他：未列入以上的偏差。5、偏差根本原因类别5.1、人员：违反文件进行操作，未经批准修改工艺参数，记录填写或修改不规范等，导致偏差的发生。5.2、设备及设施：由于生产及实验室设备或设施故障，或对设备设施的监测未能如期执行或监测指标超限等，导致偏差的发生。5.3、产品及物料：原辅料、包装材料检验不合格，或检验合格但在贮存、使用过程中出现异常，导致的偏差。5.4、文件及记录：现有的规程、质量标准、批记录等存在缺陷，导致的偏差。5.5、环境：因环境不合格导致的偏差。5.6、其他。6、职责6.1、偏差报告人员（1）识别偏差，如实记录偏差，并立即向部门主管和现场QA报告偏差；（2）采取应急处理措施；（3）协助调查偏差的原因。6.2、偏差发生部门的负责人（1）负责指导偏差的即时（紧急）处置；（2）负责立即报告质量保证科和（必要时）更高层的管理人员；（3）配合调查偏差的原因。6.3、偏差处理领导小组：根据偏差的性质及所涉及的部门组成偏差处理领导小组，该小组为一个跨职能的团队，是偏差处理专业组织，由质量保证科负责人领导，小组成员通常包括生产负责人、质量检验负责人、物资管理负责人、工程部负责人及其授权人。该小组职责为：（1）负责调查偏差的根本原因；（2）负责评估偏差的影响；偏差处理规程（3）负责提出纠正以及纠正预防措施；（4）负责执行批准的纠正以及纠正预防措施。6.4、偏差管理员（1）负责对偏差进行编号和下发相关文件记录；（2）参与调查产生偏差的根本原因；（3）负责跟踪纠正和纠正预防措施的执行；（4）负责对偏差调查、处理文件的汇总分析，并建立偏差台账；（5）负责保存偏差调查、处理的文件和记录。6.5、QA（质量保证）负责人（1）负责偏差的分类；（2）参与调查产生偏差的根本原因；（3）负责微小偏差的终审。6.6、质量管理部负责人（1）召集召开偏差处理领导小组会议；（2）负责批准纠正以及纠正预防措施（CAPA）；（3）负责审核批准偏差调查报告；（4）负责中等偏差和重大偏差的终审。7、偏差处理程序7.1、偏差的发生、识别、记录、报告主管和紧急措施的执行7.1.1、偏差的发生：任何偏离生产工艺、物料平衡限度、质量标准、检验方法、操作规程等的情况均为偏差的发生。7.1.2、偏差的识别：偏差可以在操作过程中被发现，也可能在记录复核或审核过程中被识别出来，任何人均可以是偏差发现人。7.1.3、偏差的记录和报告主管偏差发现人发现偏差后，或接到质量检验科开具的不合格报告单后，立即填写《偏差处理单》，内容包括偏差情况描述（时间、地点、起因、过程或发生的现象、导致的结果等）、相关联的信息、现场应急措施及建议采取的措施；如属于生产管理范围内的偏差，还需写明品名、规格、批号、数量。填写完毕后，偏差发现人将“偏差处理单”报告给部门负责人和现场QA，并同时在批生产记录或其他相关记录的相应位置记录该偏差，报告工作自偏差发生时起1天之内完成。7.1.4、紧急措施的执行若偏差涉及安全问题或者其它紧急情况，为防止偏差继续扩大或恶化，偏差发现人马上提出应急方案，报告部门负责人和现场QA，经确认后，执行相应紧急措施。采取的紧急措施需记录在《偏差处理单》上。偏差处理规程7.1.5、其它化验室出现的任何超标事件，首先执行《检验复验管理制度》如确属非实验室偏差，以《偏差处理单》的形式报告。对于投诉事件，先鉴定非假药，再以《偏差处理单》的形式报告。质量事故还需执行《质量事故报告制度》。7.2、偏差报告质量管理部门偏差发生部门在1个工作日内将《偏差处理单》报质量保证科。7.3、偏差编号、分类及处理7.3.1、偏差的编号：质量保证科接到偏差报告后，质量保证科专门负责偏差管理的人员(简称偏差管理员，该人员由部门指定)，首先进行编号，以便追踪。编号方式以PC—偏差产生部门字母代号加年号加本年度所有产生偏差的顺序号组成，如编号为PC-SC2014003的偏差表示生产部在2014年产生的本年度第3个偏差。编号完成后，同时登入偏差处理台账。7.3.2、偏差的分类：偏差管理员将《偏差处理单》交质量保证科负责人。质量保证科负责人对偏差作出分类判定；若遇到分类判定较为困难时，则质量保证科负责人与偏差发生部门负责人、质量管理部负责人讨论评判偏差的类别，判定发生的偏差属于重大偏差、中等偏差还是微小偏差。7.3.3、偏差的处理对确认为不影响产品质量的微小偏差，由质量保证科负责人对该偏差作出解释并提取纠正措施，偏差管理员通知偏差发生部门执行纠正行动，纠正行动完成后，执行人员和现场QA在相关记录及批生产记录上注明偏差情况及偏差编号，偏差管理员确认该偏差行为、过程或状态得以正确纠正后，将相关记录归档，该偏差处理结束。对确认为影响产品质量的重大偏差、中等偏差以及多个重复出现的同类微小偏差，质量保证科负责人将《偏差处理单》交质量管理部负责人，并按下述程序进行。7.4、偏差的根本原因调查7.4.1、根据偏差的不同，质量管理部负责人组织相关部门负责人或其授权人成立偏差处理领导小组，由质量管理部负责人领导，小组成员的资质、经验、职务等应与偏差产生的风险等级或复杂程度相适应。偏差处理领导小组对该偏差进行调查，调查内容主要包括：与偏差发生过程中涉及的人员面谈，了解偏差的具体情况(含现场采取的应急措施)；回顾相关的规程、质量标准、检验方法、验证报告、年度回顾报告、设备校验记录、预防维修计划、变更控制等；复核涉及批号的批记录、清洁记录、维修记录、预防维修记录等；偏差处理规程（4）设备设施检查；（5）复核产品、物料或留样；（6）回顾相关的投诉趋势、稳定性考察结果趋势、曾经发生过的类似不符合事件趋势；（7）必要时访问或审计供应商；（8）评价对前后批号的影响。7.4.2、偏差管理员对上述调查结果进行汇总分析，确定根本原因或最可能原因，确定结果上报给偏差处理领导小组。根本原因的分析方法参见《质量风险管理规程》。7.4.3、调查员将产生的根本原因填写在《偏差处理单》上，并撰写好偏差调查报告一同交质量管理部负责人进行确认。如果调查信息较多，可以附件的方式单独列出附入偏差处理单中。7.4.4、调查时限为发现偏差日期起15个工作日，若超时，须在《偏差处理单》上注明原因。7.4.5、如果调查中发现偏差可能与本批次前后生产批次的产品有关联，则必须立即通知质量受权人，采取措施停止相关批次产品的放行，直至调查确认与之无关后方可放行。7.5、偏差影响评估7.5.1、质量管理部负责人组织召开偏差处理领导小组成员会议，对偏差的影响范围和程度进行正确的评估，偏差影响评估通常包括以下方面：（1）对产品质量的影响，包括但不限于：对直接涉及的产品的质量影响；对其他产品的质量影响。（2）对质量管理体系的影响，包括但不限于：对验证状态的影响；对上市许可/注册文件的影响；对客户质量协议的影响。（3）对重大偏差以及部分中等偏差的评估还应考虑是否需要对产品进行额外的检验以及对产品有效期的影响，必要时，应对涉及的产品进行稳定性考察。7.5.2、偏差影响评估可采用风险分析方法，具体参照《质量风险管理规程》进行。7.5.3、若需要进行额外的文献查询或实验室研究以评估偏差影响的，偏差处理领导小组成员会议则应明确责任人、完成时限、实验方法等。额外的文献查询或实验室研究完成后，责任人将完成的相关资料交由质量管理部负责人，质量管理部负责人再次召集召开偏差处理领导小组会议对偏差影响进行评估。7.6、建议纠正行动和纠正预防措施偏差处理领导小组根据偏差调查报告阐述的根本原因、额外的文献查询资料以及实验室研究资料，制定相应的纠正行动和纠正预防措施以及所涉及物料、产品的处理措施，确定实施的责任人及完成时限。偏差处理规程7.7、批准纠正和纠正预防措施质量管理部负责人负责审核批准偏差处理领导小组所建议的纠正行动和纠正预防措施，必要时对所建议的纠正行动进行补充或修订，以充分保证药品的安全性和有效性。偏差管理员将批准的纠正行动方案分发至相关的部门。7.8、完成纠正行动7.8.1、纠正行动责任人应当遵照批准的方案执行纠正行动。在执行过程中，如因客观原因不能完全符合原方案要求的，应及时与质量管理部负责人进行沟通，若需要部分修改原方案的，应重新获得质量管理部负责人批准。7.8.2、偏差管理员负责跟踪核实纠正行动的完成情况，如果跟踪核实过程中发现纠正行动存在不完全、未执行、有错误等情况，则必须督促执行部门重新按批准的方案执行直至纠正行动逐条得到落实。7.8.3、纠正行动责任人对批准的纠正行动执行完毕后，提交纠正行动完成情况的报告给偏差管理员，经偏差管理员初审合格后报质量管理部负责人审核批准。7.8.4、质量管理部负责人对重大偏差、中等偏差进行终审；质量保证科负责人对微小偏差进行终审。7.8.5、需要采取纠正预防措施的，按《纠正和预防措施管理规程》执行。8、偏差记录归档8.1、《偏差处理单》等偏差记录由偏差管理员负责复印下发至相关部门以及纳入相应产品批记录中，并负责将原件归档保存。8.2、偏差记录原件保存至涉及产品的生命周期；复印件可与相应批记录的时间一致。9、偏差的处理时限：终审原则上应在偏差发生之日起25个工作日内完成。特殊情况（如需要与外界部门沟通、必要的实验周期）可适当延迟。10、偏差系统的趋势分析与持续改进：至少每年将偏差进行一次汇总分析，以推动偏差系统的持续改进。具体执行《产品质量回顾分析管理规程》规定。11、偏差处理的其它注意事项11.1、偏差处理情况应记载在涉及到的相关品种批生产记录中。11.2、质量受权人依据终审意见，按照放行审核程序审核放行。12、附件附件一：偏差管理流程图附件二：常见偏差分类表附件三：偏差处理单附件四：偏差登记台帐五、变更历史：偏差处理规程变更内容变更后文件编号变更实施日期新文件SMP-QA-103012014.05.20偏差处理规程附件一：偏差管理流程图偏差处理规程附件二：常见偏差分类表常见偏差分类表偏差类型偏差内容重大偏差投放错误的原料；使用的原料没有经质管部门的放行；已完成包装的产品上的标识错误；在正常的中控生产过程中由于QC提供不正确结果导致生产状态的改变，导致最终产品的不合格；在产品中含有异物；在生产使用后发现仓库送来的原料已过复检期或存在潜在的质量风险；在生产过程中出现的可能导致产品被污染的事件；多个重复出现的同类中等偏差可以合并升级为一个重大偏差；等。中等偏差收率超过设定的范围；在批记录中关键的质量数据丢失导致在工艺统计中无法记录，例如：过程控制检验数据的丢失；在批记录中关键或重要的记录细节丢失导致在工艺统计中无法记录，例如：原料批号、原料量、关键时间检查等记录的丢失；样品送样登记中记录不正确的信息；标识问题：缺少标识、标识错误或标