办公软件应用技能课件(2整理)

办公软件应用技巧——Word、Excel主讲：郑超办公软件应用技巧——Word、Excel主讲：郑超1办公软件应用技巧之一Word办公软件应用技巧之一2第一节文字处理软件--Word文字处理软件Word是套装软件Office中使用最频繁的组件，我们书写总结、搞企业策划、制作招标书、就业推荐书等都要使用WordWord的主要功能：文字编辑、版面设计、表格处理、图形处理、制作Web页、文件管理本节以Office2003中文版为蓝本介绍Word基本概念、基本操作和使用第一节文字处理软件--Word文字处理软件Word是套3一、基本文字编辑操作1.Word主窗口标题栏菜单栏常用工具栏格式工具栏标尺状态栏绘图工具栏水平滚动条垂直滚动条客户区视图方式切换按钮文本选定区一、基本文字编辑操作1.Word主窗口标题栏菜单栏常用42.视图方式为了方便用户进行文字编辑及格式编排，Word提供了多种显示模式，也称为视图1.普通视图2.Web版式视图3.页面视图4.大纲视图 5.主控文档视图：在“大纲视图”下出现

6.全屏视图：“视图/全屏显示”2.视图方式为了方便用户进行文字编辑及格式编排，Word53.输入文本Word支持五笔、标准、区位、郑码、全拼、双拼等多种汉字输入法，按组合键Ctrl+Shift

进行切换汉字输入中英文切换：Ctrl+Space中英文标点符号切换其他字符:软键盘符号:“插入/符号”特殊字符:

“插入/特殊符号”

缺省设置

中/英文输入法Crtl+

Space输入方式Crtl+Shift

全/半角字符Shift+Space

中/英文标点Crtl+

.

3.输入文本Word支持五笔、标准、区位、郑码、全拼、双64.选择文本在Word中，如果要编辑文档中的某些内容，则应首先标记这些内容，成为选定，被选定的内容反像显示选定区4.选择文本在Word中，如果要编辑文档中的某些内容，75.编辑文本

移动用剪贴板： 选定--剪切--粘贴用鼠标拖动复制用剪贴板： 选定--复制--粘贴用鼠标：按住Ctrl后拖动删除选择后，按Del键

撤消、恢复和重复撤消：撤消前面的操作恢复：恢复撤消前的状态查找与替换要对整篇文档中的某一相同内容进行修改，比如将“电脑”修改为“计算机”操作内容：文本、格式、特殊字符“编辑/查找”,“编辑/替换”5.编辑文本移动撤消、恢复和重复8二、格式编排字符格式就是字符的外观，如字体、字号、粗体、斜体、下划线、颜色等设置字符格式要按照“先选定后操作”的原则

设置内容字体、字号、字型

设置方法“格式/字体”：字体对话框格式工具栏用格式刷复制格式（复制一次或多次）

1.字符格式二、格式编排字符格式就是字符的外观，如字体、字号、粗体、斜92.段落格式设置段落格式是改变段落的外观，对文本块的整体布局进行格式设置（段落的缩进方式、对齐方式、间距设置、制表位位置设置等）段落是指两个段落标记之间的所有信息段落标记用于标记一个段落的结束、上下两段的分界。每一自然段

结束

和

文档结束

处有一个段落标记未显示段落标记段落标记显示段落标记2.段落格式设置段落格式是改变段落的外观，对文本块的整体10(1)设置内容缩进方式：首行缩进、悬挂缩进、左缩进、右缩进对齐方式：两端对齐、左对齐(默认)、居中、右对齐、分散对齐行间距：单倍行距、1.5倍行距、2倍行距段间距：“格式/段落”，段前与段后(2)设置方法

“格式/段落”格式工具栏水平标尺用格式刷复制段落格式2.段落格式(1)设置内容2.段落格式113.页面设置页面设置：“文件/页面设置”

设置内容：页边距、纸型、纸张来源等

设置纸型和页面方向Word设置的页边距与所用的纸型有关默认：纸型是标准的

A4纸,宽度210mm、高度297mm，页面方式是纵向

页面页码：

“插入/页码”或“视图/页眉和页脚”

设置页眉和页脚：“视图/页眉和页脚”3.页面设置页面设置：“文件/页面设置”设置内容：124.分栏分栏就是将一段文本分成并排的几栏页面视图/打印预览视图下：可见多栏效果；普通视图下：按一栏显示

设置方法

“常用”或“其他格式”工具栏中的“分栏”按钮快速建立宽度相同的栏“格式/分栏”命令

分栏的版面修饰改变栏数改变栏宽改变分栏点：分栏点表示文档中前一栏文本的结束和下一栏文本的开始4.分栏分栏就是将一段文本分成并排的几栏设置方法分13三、表格处理1.创建表格的方法“表格/插入/表格”在对话框中设置行数、列数用工具按钮：拖动选择行数、列数用表格和边框工具栏从文本转换表格输入文字--设分隔符--选定--“表格/将文字转换成表格”三、表格处理1.创建表格的方法142.编辑表格选定:一行、一列、一个单元格插入行、列删除行、列插入和删除单元格改变列宽和行高拆分和合并单元格对齐方式：表格对齐和单元格内容的对齐2.编辑表格选定:一行、一列、一个单元格15四、图形和公式1.绘制自选图形打开绘图工具栏选图形工具拖动绘制添加文字编辑DBX>=0四、图形和公式1.绘制自选图形打开绘图工具栏DBX>=162.插入图形对象“插入/图片”选对象剪贴画Office中有一个名为MicrosoftClipGallery（剪辑库）的共用部件：剪贴画、图片、声音和影片C:\ProgramFiles\MicrosoftOffice\CLIPART\PUB60CORC:\ProgramFiles\MicrosoftOffice\MEDIA\OFFICE11\AUTOSHAPC:\ProgramFiles\MicrosoftOffice\MEDIA\CAGCAT10来自文件：jpg,wmf,emf等

艺术字2.插入图形对象“插入/图片”173.编辑和设置图形格式

环绕方式（图文混排）嵌入型、四周型、紧密型、浮于文字上方、衬于文字下方剪裁是在不改变原图片比例的情况下,去除其部分区域改变大小，移动3.编辑和设置图形格式环绕方式（图文混排）184.艺术字用文字建立图形的效果利用艺术字工具栏插入艺术字、艺术字格式、形状和大小等编辑，可以进行阴影和三维效果等设置插入方法：“插入/图片/艺术字”大学计算机基础4.艺术字用文字建立图形的效果大学计算机基础195.设置页眉和页脚页眉和页脚是在文档页的顶部和底部重复出现的文字或图片等信息。在普通视图中无法看到页眉和页脚，在页面视图中看到的页眉和页脚会变淡插入的图片应用了底纹(1)创建页眉和页脚单击“视图/页眉和页脚”，或双击页眉和页脚位置即可进入编辑状态，可以像在正文中一样输入和进行格式设置单击按钮，可在页眉和页脚间切换5.设置页眉和页脚插入的图片应用了底纹(1)创建页眉20(2)首页不同的页眉和页脚一篇文档的首页常常是比较特殊的,例如是文章的封面或图片简介等,一般不需要加页眉和页脚，可以通过“页面设置”中的“版式”选项卡实现，如下图所示：选中“首页不同”复选框选中“奇偶页不同”复选框，可以在奇偶页创建不同的页眉和页脚，比如，偶数页的页眉中输入书名，奇数页的页眉中输入章节名；奇数页的页码在纸的右下角，偶奇数页的页码在纸的左下角要为部分文档创建不同的页眉或页脚，必须给文档分节，即在要使用不同页眉或页脚的新节起始处插入一个分节符“下一页”(2)首页不同的页眉和页脚选中“首页不同”复选框21设置情况：设置情况：22word实战技巧1.快速定位到上次编辑位置打开Word文件后，按下Shift+F5键您就会发现光标已经快速定位到你上一次编辑的位置了。2.快速插入当前日期或时间有时写完一篇文章，觉得有必要在文章的末尾插入系统的当前日期或时间，一般人是通过选择菜单来实现的。其实我们可以按Alt+Shift+D键来插入系统日期，而按下Alt+Shift+T组合键则插入系统当前时间。word实战技巧1.快速定位到上次编辑位置23Word中提供了快速多次复制格式的方法：双击格式刷，你可以将选定格式复制到多个位置，再次单击格式刷或按下Esc键即可关闭格式刷。4.快速将文本提升为标题首先将光标定位至待提升为标题的文本，当按Alt+Shift+←键，可把文本提升为标题，且样式为标题1，再连续按Alt+Shift+→键，可将标题1降低为标题2、标题3……标题9。3.快速多次使用格式刷

Word中提供了快速多次复制格式的方法：双击格式刷，你可245.快速改变文本字号

Word的字号下拉菜单中，中文字号为八号到初号，英文字号为5磅到72磅，这对于一般的办公人员来说，当然已经绰绰有余了。但在一些特殊情况下，比如打印海报或机关宣传墙报时常常要用到更大的字体，操作起来就有些麻烦了。(1)选中文字后，按下Ctrl+Shift+>键，以10磅为一级快速增大所选定文字字号，而按下Ctrl+Shift+<键，则以10磅为一级快速减少所选定文字字号;(2)选中文字后，按Ctrl+]键逐磅增大所选文字，按Ctrl+[键逐磅缩小所选文字。word实战技巧5.快速改变文本字号word实战技巧256.快速设置上下标注

首先选中需要做上标文字，然后按下组合键Ctrl+Shift+=就可将文字设为上标，再按一次又恢复到原始状态;按Ctrl+=可以将文字设为下标，再按一次也恢复到原始状态。6.快速设置上下标注

首先选中需要做上标文字，然后按下组268.快速去除Word页眉下横线快速去除Word页眉下的那条横线可以用下面的四种方法：一是可以将横线颜色设置成“白色”;二是在进入页眉和页脚时，设置表格和边框为“无”;第三种方法是进入页眉编辑，然后选中段落标记并删除它;最后一种方法是将“样式”图标栏里面的“页眉”换成“正文”就行了。8.快速去除Word页眉下横线279.用替换批量删除Word中多余回车

有时候我们从网页上复制一些文章到Word中时，往往会带有好多向下箭头的符号，这就是软回车符号(Word中软回车是同时按住shift+enter得来的)，这些软回车占用了Word很多的空间，那么如何才能删除这些软回车符号呢？当然可以手动的一个一个删，但实在太麻烦了，我们可以采取批量删除的方法。点击菜单栏中的“编辑”→“替换”，在“查找内容”里面输入^l，“替换为”里面不输入任何字符，然后点“全部替换”，就可以删除整个文档里面的软回车了。上面的方法只是把所有的软回车都给删了，可是必要的段落换行还是需要的，所以下面介绍把软回车替换成硬回车。点击菜单栏中的“编辑”→“替换”，在“查找内容”里面输入^l，“替换为”里面输入^p，然后点“全部替换”就行了9.用替换批量删除Word中多余回车

有时候我们从2810.三套方案全面恢复受损的Word文档Word是我们日常工作中使用最普遍的文档处理工具之一，但是很多朋友在使用时对碰到的文档出错，常常无计可施。难道只能眼睁睁的看着急需的文档无法打开而放弃吗？当然不能，其实在真正放弃之前，不防先看看我们的拯救行动方案。10.三套方案全面恢复受损的Word文档29方案1：自动恢复

如果在编辑文档时，突然遭遇程序停止响应、死机，甚至死电等情况，而文档又未能及时保存时，这时不防按正常操作方法重新启动电脑，然后打开Word2003，这样Word会自动弹出一个文档恢复操作窗口，在窗口中选择一个较晚的自动保存项目进行恢复。这样可以将损失降到最低点。

不过要想提高自动恢复的成功率，你还必须提前做好相应的设置工作。即打开Word“工具”菜单下的“选项”命令，切换到“保存”选项卡，然后选中“允许后台保存”和“自动保存时间间隔”选项，同时在“自动保存时间间隔”后设置一个时间间隔，该时间不宜太长。保存设置后，就可以代替粗心的朋友及时保存编辑的文档了。方案1：自动恢复如果在编辑文档时，突然遭遇30方案2：打开修复

对于以前保存的文档，若碰到双击鼠标试图打开时，却弹出了文档出错无法查看的提示，这时不防改变其打开方式。

首先从程序菜单中启动Word2003，然后单击“工具栏”上的“打开”按钮，在弹出的对话框“查找范围”选择欲打开的文档所在文件夹，然后选中该文档，再单击右下角“打开”按钮一侧的小箭头按钮，在弹出的菜单中选择“打开并修复”命令，这样Word会自动把一些错误修复并恢复文档的正常打开。方案2：打开修复

对于以前保存的文档，若碰到双击鼠标试图打31方案3：恢复文本如果上面的方法都不行，那么就只能试试“从任意文件中恢复文本”转载器来尽最大限度救出Word文档中的文字内容了。

启动Word后打开“工具”菜单下的“选项”命令，在“常规”标签中选中“打开时确认转换”选项，然后再打开“文件”菜单下的“打开”命令，在“查找范围”中选择文档保存路径，然后在下方的“文本类型”中选择“从任意文件中恢复文本”，接下来再选中欲打开的文档，单击“打开”按钮，这样即可从文档中恢复文本内容，不过这时恢复的文本格式就丢失了。方案3：恢复文本如果上面的方法都不行，那3211.Word文档变成乱码后该如何修复。1.删除格式信息法Word文档的最后一个段落符号记录着全篇文档的格式信息，有时删除这些格式信息就可以恢复变成乱码的文件。1、在打开损坏的文档后，单击“工具/选项”菜单，选择“编辑”标签，取消对“使用智能段落选择范围”复选框的勾选，然后单击按钮。这样就可以修复文件了。2、选定最后一个段落符之外的全部内容，然后将这些内容粘贴复制到新的word文件中即可。

11.Word文档变成乱码后该如何修复332.替换格式法就是把损坏的Word文档存为另一种格式。1、打开被损坏的文档单击“文件/另存为”菜单，在“保存类型”列表中，选择“RTF格式”，然后单击“保存”按钮，并关闭word。2、打开刚才保存的RTF格式文件，再次使用“另存为”将文件重新保存为“Word文档”，现在打开这个word文件就可以发现文件已经被恢复过来了。如果在转换成rtf格式后文件仍然不能被恢复，可以将文件再次转换为纯文本格式(*.txt)，再转换回Word格式。当然在转换为txt文件的时候其图片等信息会丢失掉。2.替换格式法就是把损坏的Word文档存为另一种格式。34办公软件应用技巧之二Excel办公软件应用技巧之二35第二节电子表格软件--Excel电子表格软件Excel是Office套装软件中的重要成员，它能方便地制作各种电子表格,使用公式和函数对数据进行复杂的运算;用各种图表直观明了地表示动态数据;利用超级链接功能快速打开局域网或Internet上的文件Excel的主要功能：建立工作表、数据处理和管理、图表处理、数据共享本章以Office2003中文版为蓝本介绍Excel基本概念、基本操作和使用第二节电子表格软件--Excel电子表格软件Excel36一、Excel的基本概念1.Excel的主窗口标题栏菜单栏常用工具栏名称栏状态栏编辑栏取消键输入键编辑公式键工作簿文件名当前工作表工作表标签全部选定行号列标当前单元格填充柄工作表滚动钮编辑输入区一、Excel的基本概念1.Excel的主窗口标题372.工作表和工作簿

工作表（电子表格）工作表用来存储和处理数据，它是Excel完成一项工作的基本单位，由65536行×256列单元格组成

21628行号：1~65536列标：A~IV

工作簿Excel的文档文件，XLS一个工作薄由多个工作表组成(1～255个)，默认打开三个工作表：Sheet1、Sheet2、Sheet3，当前工作表为Sheet12.工作表和工作簿工作表（电子表格）383.单元格、地址、范围

单元格工作表行和列的交叉，表格的最小单位当前选中的单元格称为活动单元格单元格的地址表示形式：列标+行号如：A5、D8

区域（矩形区域）的表示

多个单元格组成一个区域，A1:C5，B3:H103.单元格、地址、范围单元格394.单元格的选取

一个单元格

单击

一个单元区域 拖动或单击区域角上的单元格，Shift+单击对应另一个角上的单元格

不相邻单元

按住Ctrl进行选择

不相邻区域

按住Ctrl进行选择

整行/多行

单击行号/拖动几行

整列/多列

单击列标/拖动几列

整个工作表

单击全选框

取消选定

单击表中其它任何位置4.单元格的选取一个单元格 单击40二、输入数据1.向单元格输入数据双击单元格单击单元格--单击编辑栏“×”取消“√”确定

数值型：直接输入，默认右对齐科学记数法2.345e23,456,234

$34.56

40%######

文字型

：直接输入，默认左对齐在一个单元格中输入多行文字，按

Alt+回车键数字串：

'610072'2009112001

逻辑型

：TRUE、FALSE，默认居中对齐二、输入数据1.向单元格输入数据双击单元格“×”取消41

日期/时间：默认右对齐日期格式:yy/mm/dd或yy-mm-dd时间格式:hh:mm(am/pm)输入当前日期：Ctrl＋；输入当前时间：Ctrl＋Shift＋；一个单元格中既输入日期，又输入时间，则输入完日期后，按一下空格键后，再输入时间

分数先输入一个0，按一下空格键，再输入分数例如：1/3输入:01/3，7/3输入:07/3

或21/3日期/时间：默认右对齐422.自动填充数据自动填充是根据初始单元格的值决定其他单元格的填充。填充可以实现以下功能：初始值为文本或数值时，填充相当于数据的复制初始值为文本和数字的混合体，填充时文本不变，数字部分递增：

08财务管理1班→08财务管理2班

初始值为日期型数据时，填充单元格的日期会递增

2007-8-1→2007-8-2初始值为预设的自动填充序列中的一员，按预设序列填充

甲→甲、乙、丙、…如果连续的单元格存在等差关系，填充时按照序列的步长值填充

1、2→1、2、3、4、…

2007-8-1、2007-8-2→2007-8-1、2007-8-2、2007-8-3、…

20070101、20070104→20070101、20070104、20070107、…2.自动填充数据自动填充是根据初始单元格的值决定其他单元43利用填充柄填充柄将鼠标移到填充柄，鼠标形状由→，拖动填充柄

自动填充输入第一个数据选定单元格/一个区域“编辑/填充/序列”

自定义序列用户可以使用Excel预设的自定义序列（或自己定义序列）进行填充增加“自定义序列”的操作：“工具/选项”中“选项”对话框的“自定义序列”选项卡利用填充柄填充柄将鼠标移到填充柄，鼠标形状由→44三、工作表的编辑1.单元格的基本编辑操作

插入空行/空列

插入空单元格/区域选定--“插入/单元格”

覆盖式的移动与复制方法1：选定--用鼠标拖动移动：直接拖动复制：Ctrl+拖动方法2：选定--利用剪贴板进行剪切、复制、粘贴

插入式的移动与复制选定--用鼠标拖动移动：Shift+拖动复制：Shift+Ctrl+拖动

复制单元格中的特定内容

选定单元格/区域--“编辑/复制”--选定目标单元格--“编辑/选择性粘贴”三、工作表的编辑1.单元格的基本编辑操作插入空行/45

清除

清除：可以清除单元格或区域的“全部/格式/内容/批注”如果是清除数据，按Del键选定单元格/区域--“

编辑/清除”，清除后，单元格仍然存在

删除如果要删除单元格/区域：选定单元格/元区域--“编辑/删除”，删除后，将调整周围的单元格来填补空缺

插入批注

选定单元格--“插入/批注”右击单元格--“编辑批注/删除批注/显示批注/隐藏批注”

改变行高和列宽设置列宽默认值：8.38设置行高默认值：14.25清除插入批注462.设置单元格格式

设置内容：数字、对齐、字体、边框、图案等操作方法：“格式/单元格”数字格式

根据数字的应用领域选择相应的数字格式，如数值、货币、日期、百分比等对齐方式 改变Excel的默认方式，提供左对齐、居中、右对齐、合并及居中字体

字体、字型、字号、加粗、倾斜、下划线、字体颜色、上标和下标边框线

默认单元格的边框是虚线图案

设置单元格/区域的底纹和图案2.设置单元格格式设置内容：数字、对齐、字体、边框、473.条件格式对以下的成绩单，希望“数学”和“英语”两门课程的成绩≥90的显示红色，这种情况就要使用条件格式使用条件格式可以根据指定的公式或数值确定搜索条件，然后将格式应用到符合搜索条件的选定的单元格，并突出显示要检查的动态数据选定单元格/区域--“格式/条件格式”3.条件格式对以下的成绩单，希望“数学”和“英语”两门课48五、图表处理

1.制作图表

选数据区方法1

：单击常用工具栏中的图表向导按钮方法2

：“插入/图表”按图表向导步骤进行选择图表类型确定图表源数据（数据和系列）：用于制图的数据区域，最好包括那些表明图中数据序列名和类名的标题设置图表选项确定图表位置五、图表处理1.制作图表选数据区49图表的组成2.编辑和格式化图表图例绘图区图表区图表标题数值轴数值轴标题数据标志图表的组成2.编辑和格式化图表图例绘图区图表区图表标题数50(1)缩放、移动、复制、删除图表(2)编辑图表内容在图表中可以加入和删除数据系列，对图表的标题、坐标轴标题、图表示例中的文本可以进行格式编排

改变图表类型：“图标/图表类型”

添加数据系列选中要添加的数据系列，将其拖动到图表中复制要添加的数据系列，并将其粘贴到图表之中

删除数据系列：选定要删除的数据系列，按Del键

添加图形

添加自选图形并给出文字说明。添加前先选中图表，使图形和图表形成一体(1)缩放、移动、复制、删除图表改变图表类型：“图标/51

图表对象的格式化图表对象的格式化是指对图表中各对象的格式设置，包括文字和数值的格式、字体、字号、颜色、坐标轴、网格线、绘图区底纹、图表区边线和图例等设置设置方法：选中要设置的图表对象，使用“格式”菜单中对应的图表对象命令进行设置“坐标轴刻度”：双击数值轴，显示“坐标轴格式”对话框，“刻度”选项卡设置边框阴影：双击图表区，显示“图表区格式”对话框，选择“图案”选项卡设置“数据点”：单击一个数据系列图形，再单击最大的数据点。执行“格式/数据点”，显示“数据点格式”对话框，选择“数据标志”选项卡图表对象的格式化设置方法：选中要设置的图表对象，使用“格式52

四、数据管理1.数据排序将工作表中的某一区域的数据以行（记录）为单位，按照某一列或某几列的数据次序进行排序排序时可指定一个关键字，最多可指定三个关键字(分别称为主要关键字、次要关键字、第三关键字)选定要作为数据清单管理的区域执行“数据/排序”命令，出现“排序”对话框“有标题行”表示把选中区域的第一行作为标题，不参与排序四、数据管理1.数据排序将工作表中的某一区域的数据以行532.数据筛选显示满足条件的记录，隐藏不满足条件的记录两种方式：自动筛选和高级筛选

自动筛选

按选定内容筛选，它适用于简单条件可以使用自定义自动筛选，以显示含有一个值或另一个值的行。也可以使用自定义自动筛选以显示某个列满足多个条件的行，比如姓名为“王晋”和“成功”的行选区域--“数据/筛选/自动筛选”

高级筛选

一种复杂条件，高级筛选条件可以包括一列中的多个条件、多列中的多个条件和作为公式结果生成的条件选区域--“数据/筛选/高级筛选”2.数据筛选显示满足条件的记录，隐藏不满足条件的记录自54EXCEL实战技巧1.快速了解Office

Excel函数的用法

Excel中提供了上百种工作表函数，我们可以根据需要选用。如果知道所要作用函数的名字，但又记不清它的所有格式，这时我们可以用键盘快捷键把参数粘贴到编辑栏内。具体方法是：在编辑栏中输入一个等号，然后录入一个函数，再按下Ctrl+A键，弹出公式选项板，里面显示了选定函数的名称及其每个参数。在打开的对话框中添入所需参数，当我们选取任何一个参数时，在对话框中会看到它的解释。当使用易于记忆的名字且具有很长一串参数的函数时，这个方法非常有用。EXCEL实战技巧1.快速了解Office

Excel函数的552.查询Excel里所有函数如果你不知道EXCEL提供了那些函数，或是记不起函数是怎么写的，可以用下面的方法查看。单击工具栏上的“粘贴函数”按钮，弹出“粘贴函数”对话框。我们可以在左侧列表框中选择函数分类，在右侧列表框中选择函数名称，对话框的下面就会出现一行小字，提示此函数的作用和功能。

2.查询Excel里所有函数563.控制特定单元格输入文本的长度当你在该输入四位数的单元格中却填入了一个两位数，或者在该输入文字的单元格中你却输入了数字的时候，Excel就能自动判断、即时分析并弹出警告，那该多好啊!要实现这一功能，对Excel来说，也并不难。

例如我们将光标定位到一个登记“年份”的单元格中，为了输入的统一和计算的方便，我们希望“年份”都用一个四位数来表示。所以，我们可以单击“数据”菜单的“有效性”选项。在“设置”卡片“有效性条件”的“允许”下拉菜单中选择“文本长度”。然后在“数据”下拉菜单中选择“等于”，且“长度”为“4”。同时，我们再来到“出错警告”卡片中，将“输入无效数据时显示的出错警告”设为“停止”，并在“标题”和“错误信息”栏中分别填入“输入文本非法!”和“请输入四位数年份。”字样。3.控制特定单元格输入文本的长度574.Excel单元格自动调整字号技巧在使用Excel的过程中，我们往往先把表格根据要求做好，这时单元格的列宽已经固定好了，但有的列字符数目不等。比如在录入家庭住址时，有的家庭住址比较长，则会使该单元格中的内容不能完全显示在屏幕上，为了让这些单元格中的内容能全部显示在屏幕上，就不得不重新定义单元格的字号。如果一个一个的调整势必会大大增加我们的工作量，其实，我们可以采用下面的方法让其自动调整字号大小：选中需要调整字号的单元格区域，依次选择“格式→单元格”菜单命令，出现“单元格格式”对话框，选择“对齐”选项卡，在“文本控制”框中勾选“缩小字体填充”复选框，单击“确定”按钮。现在，当我们在这些单元格中输入数据时，如果输入的数据长度超过了单元格的宽度，Excel就会自动缩小字符的大小，以使数据全部显示在单元格中。4.Excel单元格自动调整字号技巧585.把Word里的数字转换到Excel方法有多种：1选中—复制—设置输入单元格为文本—选择性粘贴—值2选中—表格转换为文本—粘贴—分列—对分列选项设置为文本3另存为文本文件—EXCEL中打开文本文件—对导入文本对话框进行对应设置5.把Word里的数字转换到Excel方法有多种：59小技巧1强制换行用Alt+Enter2超过15位数字输入一、单元格设置为文本;二、在输入数字前先输入‘3EXCEL中行列互换复制，选择性粘贴，选中转置，确定即可4Excel是怎么加密的(1)、保存时可以的另存为>>右上角的"工具">>常规>>设置(2)、工具>>选项>>安全性小技巧1强制换行60小技巧5分数的输入

如果直接输入“1/5”，系统会将其变为“1月5日”，解决办法是：先输入“0”，然后输入空格，再输入分数“1/5”。6日期的输入

如果要输入“4月5日”，直接输入“4/5”，再敲回车就行了。如果要输入当前日期，按一下“Ctrl+；”键。小技巧5分数的输入

如果直接输入“1/5”，系统会将其变61结束谢谢大家结束62办公软件应用技巧——Word、Excel主讲：郑超办公软件应用技巧——Word、Excel主讲：郑超63办公软件应用技巧之一Word办公软件应用技巧之一64第一节文字处理软件--Word文字处理软件Word是套装软件Office中使用最频繁的组件，我们书写总结、搞企业策划、制作招标书、就业推荐书等都要使用WordWord的主要功能：文字编辑、版面设计、表格处理、图形处理、制作Web页、文件管理本节以Office2003中文版为蓝本介绍Word基本概念、基本操作和使用第一节文字处理软件--Word文字处理软件Word是套65一、基本文字编辑操作1.Word主窗口标题栏菜单栏常用工具栏格式工具栏标尺状态栏绘图工具栏水平滚动条垂直滚动条客户区视图方式切换按钮文本选定区一、基本文字编辑操作1.Word主窗口标题栏菜单栏常用662.视图方式为了方便用户进行文字编辑及格式编排，Word提供了多种显示模式，也称为视图1.普通视图2.Web版式视图3.页面视图4.大纲视图 5.主控文档视图：在“大纲视图”下出现

6.全屏视图：“视图/全屏显示”2.视图方式为了方便用户进行文字编辑及格式编排，Word673.输入文本Word支持五笔、标准、区位、郑码、全拼、双拼等多种汉字输入法，按组合键Ctrl+Shift

进行切换汉字输入中英文切换：Ctrl+Space中英文标点符号切换其他字符:软键盘符号:“插入/符号”特殊字符:

“插入/特殊符号”

缺省设置

中/英文输入法Crtl+

Space输入方式Crtl+Shift

全/半角字符Shift+Space

中/英文标点Crtl+

.

3.输入文本Word支持五笔、标准、区位、郑码、全拼、双684.选择文本在Word中，如果要编辑文档中的某些内容，则应首先标记这些内容，成为选定，被选定的内容反像显示选定区4.选择文本在Word中，如果要编辑文档中的某些内容，695.编辑文本

移动用剪贴板： 选定--剪切--粘贴用鼠标拖动复制用剪贴板： 选定--复制--粘贴用鼠标：按住Ctrl后拖动删除选择后，按Del键

撤消、恢复和重复撤消：撤消前面的操作恢复：恢复撤消前的状态查找与替换要对整篇文档中的某一相同内容进行修改，比如将“电脑”修改为“计算机”操作内容：文本、格式、特殊字符“编辑/查找”,“编辑/替换”5.编辑文本移动撤消、恢复和重复70二、格式编排字符格式就是字符的外观，如字体、字号、粗体、斜体、下划线、颜色等设置字符格式要按照“先选定后操作”的原则

设置内容字体、字号、字型

设置方法“格式/字体”：字体对话框格式工具栏用格式刷复制格式（复制一次或多次）

1.字符格式二、格式编排字符格式就是字符的外观，如字体、字号、粗体、斜712.段落格式设置段落格式是改变段落的外观，对文本块的整体布局进行格式设置（段落的缩进方式、对齐方式、间距设置、制表位位置设置等）段落是指两个段落标记之间的所有信息段落标记用于标记一个段落的结束、上下两段的分界。每一自然段

结束

和

文档结束

处有一个段落标记未显示段落标记段落标记显示段落标记2.段落格式设置段落格式是改变段落的外观，对文本块的整体72(1)设置内容缩进方式：首行缩进、悬挂缩进、左缩进、右缩进对齐方式：两端对齐、左对齐(默认)、居中、右对齐、分散对齐行间距：单倍行距、1.5倍行距、2倍行距段间距：“格式/段落”，段前与段后(2)设置方法

“格式/段落”格式工具栏水平标尺用格式刷复制段落格式2.段落格式(1)设置内容2.段落格式733.页面设置页面设置：“文件/页面设置”

设置内容：页边距、纸型、纸张来源等

设置纸型和页面方向Word设置的页边距与所用的纸型有关默认：纸型是标准的

A4纸,宽度210mm、高度297mm，页面方式是纵向

页面页码：

“插入/页码”或“视图/页眉和页脚”

设置页眉和页脚：“视图/页眉和页脚”3.页面设置页面设置：“文件/页面设置”设置内容：744.分栏分栏就是将一段文本分成并排的几栏页面视图/打印预览视图下：可见多栏效果；普通视图下：按一栏显示

设置方法

“常用”或“其他格式”工具栏中的“分栏”按钮快速建立宽度相同的栏“格式/分栏”命令

分栏的版面修饰改变栏数改变栏宽改变分栏点：分栏点表示文档中前一栏文本的结束和下一栏文本的开始4.分栏分栏就是将一段文本分成并排的几栏设置方法分75三、表格处理1.创建表格的方法“表格/插入/表格”在对话框中设置行数、列数用工具按钮：拖动选择行数、列数用表格和边框工具栏从文本转换表格输入文字--设分隔符--选定--“表格/将文字转换成表格”三、表格处理1.创建表格的方法762.编辑表格选定:一行、一列、一个单元格插入行、列删除行、列插入和删除单元格改变列宽和行高拆分和合并单元格对齐方式：表格对齐和单元格内容的对齐2.编辑表格选定:一行、一列、一个单元格77四、图形和公式1.绘制自选图形打开绘图工具栏选图形工具拖动绘制添加文字编辑DBX>=0四、图形和公式1.绘制自选图形打开绘图工具栏DBX>=782.插入图形对象“插入/图片”选对象剪贴画Office中有一个名为MicrosoftClipGallery（剪辑库）的共用部件：剪贴画、图片、声音和影片C:\ProgramFiles\MicrosoftOffice\CLIPART\PUB60CORC:\ProgramFiles\MicrosoftOffice\MEDIA\OFFICE11\AUTOSHAPC:\ProgramFiles\MicrosoftOffice\MEDIA\CAGCAT10来自文件：jpg,wmf,emf等

艺术字2.插入图形对象“插入/图片”793.编辑和设置图形格式

环绕方式（图文混排）嵌入型、四周型、紧密型、浮于文字上方、衬于文字下方剪裁是在不改变原图片比例的情况下,去除其部分区域改变大小，移动3.编辑和设置图形格式环绕方式（图文混排）804.艺术字用文字建立图形的效果利用艺术字工具栏插入艺术字、艺术字格式、形状和大小等编辑，可以进行阴影和三维效果等设置插入方法：“插入/图片/艺术字”大学计算机基础4.艺术字用文字建立图形的效果大学计算机基础815.设置页眉和页脚页眉和页脚是在文档页的顶部和底部重复出现的文字或图片等信息。在普通视图中无法看到页眉和页脚，在页面视图中看到的页眉和页脚会变淡插入的图片应用了底纹(1)创建页眉和页脚单击“视图/页眉和页脚”，或双击页眉和页脚位置即可进入编辑状态，可以像在正文中一样输入和进行格式设置单击按钮，可在页眉和页脚间切换5.设置页眉和页脚插入的图片应用了底纹(1)创建页眉82(2)首页不同的页眉和页脚一篇文档的首页常常是比较特殊的,例如是文章的封面或图片简介等,一般不需要加页眉和页脚，可以通过“页面设置”中的“版式”选项卡实现，如下图所示：选中“首页不同”复选框选中“奇偶页不同”复选框，可以在奇偶页创建不同的页眉和页脚，比如，偶数页的页眉中输入书名，奇数页的页眉中输入章节名；奇数页的页码在纸的右下角，偶奇数页的页码在纸的左下角要为部分文档创建不同的页眉或页脚，必须给文档分节，即在要使用不同页眉或页脚的新节起始处插入一个分节符“下一页”(2)首页不同的页眉和页脚选中“首页不同”复选框83设置情况：设置情况：84word实战技巧1.快速定位到上次编辑位置打开Word文件后，按下Shift+F5键您就会发现光标已经快速定位到你上一次编辑的位置了。2.快速插入当前日期或时间有时写完一篇文章，觉得有必要在文章的末尾插入系统的当前日期或时间，一般人是通过选择菜单来实现的。其实我们可以按Alt+Shift+D键来插入系统日期，而按下Alt+Shift+T组合键则插入系统当前时间。word实战技巧1.快速定位到上次编辑位置85Word中提供了快速多次复制格式的方法：双击格式刷，你可以将选定格式复制到多个位置，再次单击格式刷或按下Esc键即可关闭格式刷。4.快速将文本提升为标题首先将光标定位至待提升为标题的文本，当按Alt+Shift+←键，可把文本提升为标题，且样式为标题1，再连续按Alt+Shift+→键，可将标题1降低为标题2、标题3……标题9。3.快速多次使用格式刷

Word中提供了快速多次复制格式的方法：双击格式刷，你可865.快速改变文本字号

Word的字号下拉菜单中，中文字号为八号到初号，英文字号为5磅到72磅，这对于一般的办公人员来说，当然已经绰绰有余了。但在一些特殊情况下，比如打印海报或机关宣传墙报时常常要用到更大的字体，操作起来就有些麻烦了。(1)选中文字后，按下Ctrl+Shift+>键，以10磅为一级快速增大所选定文字字号，而按下Ctrl+Shift+<键，则以10磅为一级快速减少所选定文字字号;(2)选中文字后，按Ctrl+]键逐磅增大所选文字，按Ctrl+[键逐磅缩小所选文字。word实战技巧5.快速改变文本字号word实战技巧876.快速设置上下标注

首先选中需要做上标文字，然后按下组合键Ctrl+Shift+=就可将文字设为上标，再按一次又恢复到原始状态;按Ctrl+=可以将文字设为下标，再按一次也恢复到原始状态。6.快速设置上下标注

首先选中需要做上标文字，然后按下组888.快速去除Word页眉下横线快速去除Word页眉下的那条横线可以用下面的四种方法：一是可以将横线颜色设置成“白色”;二是在进入页眉和页脚时，设置表格和边框为“无”;第三种方法是进入页眉编辑，然后选中段落标记并删除它;最后一种方法是将“样式”图标栏里面的“页眉”换成“正文”就行了。8.快速去除Word页眉下横线899.用替换批量删除Word中多余回车

有时候我们从网页上复制一些文章到Word中时，往往会带有好多向下箭头的符号，这就是软回车符号(Word中软回车是同时按住shift+enter得来的)，这些软回车占用了Word很多的空间，那么如何才能删除这些软回车符号呢？当然可以手动的一个一个删，但实在太麻烦了，我们可以采取批量删除的方法。点击菜单栏中的“编辑”→“替换”，在“查找内容”里面输入^l，“替换为”里面不输入任何字符，然后点“全部替换”，就可以删除整个文档里面的软回车了。上面的方法只是把所有的软回车都给删了，可是必要的段落换行还是需要的，所以下面介绍把软回车替换成硬回车。点击菜单栏中的“编辑”→“替换”，在“查找内容”里面输入^l，“替换为”里面输入^p，然后点“全部替换”就行了9.用替换批量删除Word中多余回车

有时候我们从9010.三套方案全面恢复受损的Word文档Word是我们日常工作中使用最普遍的文档处理工具之一，但是很多朋友在使用时对碰到的文档出错，常常无计可施。难道只能眼睁睁的看着急需的文档无法打开而放弃吗？当然不能，其实在真正放弃之前，不防先看看我们的拯救行动方案。10.三套方案全面恢复受损的Word文档91方案1：自动恢复

如果在编辑文档时，突然遭遇程序停止响应、死机，甚至死电等情况，而文档又未能及时保存时，这时不防按正常操作方法重新启动电脑，然后打开Word2003，这样Word会自动弹出一个文档恢复操作窗口，在窗口中选择一个较晚的自动保存项目进行恢复。这样可以将损失降到最低点。

不过要想提高自动恢复的成功率，你还必须提前做好相应的设置工作。即打开Word“工具”菜单下的“选项”命令，切换到“保存”选项卡，然后选中“允许后台保存”和“自动保存时间间隔”选项，同时在“自动保存时间间隔”后设置一个时间间隔，该时间不宜太长。保存设置后，就可以代替粗心的朋友及时保存编辑的文档了。方案1：自动恢复如果在编辑文档时，突然遭遇92方案2：打开修复

对于以前保存的文档，若碰到双击鼠标试图打开时，却弹出了文档出错无法查看的提示，这时不防改变其打开方式。

首先从程序菜单中启动Word2003，然后单击“工具栏”上的“打开”按钮，在弹出的对话框“查找范围”选择欲打开的文档所在文件夹，然后选中该文档，再单击右下角“打开”按钮一侧的小箭头按钮，在弹出的菜单中选择“打开并修复”命令，这样Word会自动把一些错误修复并恢复文档的正常打开。方案2：打开修复

对于以前保存的文档，若碰到双击鼠标试图打93方案3：恢复文本如果上面的方法都不行，那么就只能试试“从任意文件中恢复文本”转载器来尽最大限度救出Word文档中的文字内容了。

启动Word后打开“工具”菜单下的“选项”命令，在“常规”标签中选中“打开时确认转换”选项，然后再打开“文件”菜单下的“打开”命令，在“查找范围”中选择文档保存路径，然后在下方的“文本类型”中选择“从任意文件中恢复文本”，接下来再选中欲打开的文档，单击“打开”按钮，这样即可从文档中恢复文本内容，不过这时恢复的文本格式就丢失了。方案3：恢复文本如果上面的方法都不行，那9411.Word文档变成乱码后该如何修复。1.删除格式信息法Word文档的最后一个段落符号记录着全篇文档的格式信息，有时删除这些格式信息就可以恢复变成乱码的文件。1、在打开损坏的文档后，单击“工具/选项”菜单，选择“编辑”标签，取消对“使用智能段落选择范围”复选框的勾选，然后单击按钮。这样就可以修复文件了。2、选定最后一个段落符之外的全部内容，然后将这些内容粘贴复制到新的word文件中即可。

11.Word文档变成乱码后该如何修复952.替换格式法就是把损坏的Word文档存为另一种格式。1、打开被损坏的文档单击“文件/另存为”菜单，在“保存类型”列表中，选择“RTF格式”，然后单击“保存”按钮，并关闭word。2、打开刚才保存的RTF格式文件，再次使用“另存为”将文件重新保存为“Word文档”，现在打开这个word文件就可以发现文件已经被恢复过来了。如果在转换成rtf格式后文件仍然不能被恢复，可以将文件再次转换为纯文本格式(*.txt)，再转换回Word格式。当然在转换为txt文件的时候其图片等信息会丢失掉。2.替换格式法就是把损坏的Word文档存为另一种格式。96办公软件应用技巧之二Excel办公软件应用技巧之二97第二节电子表格软件--Excel电子表格软件Excel是Office套装软件中的重要成员，它能方便地制作各种电子表格,使用公式和函数对数据进行复杂的运算;用各种图表直观明了地表示动态数据;利用超级链接功能快速打开局域网或Internet上的文件Excel的主要功能：建立工作表、数据处理和管理、图表处理、数据共享本章以Office2003中文版为蓝本介绍Excel基本概念、基本操作和使用第二节电子表格软件--Excel电子表格软件Excel98一、Excel的基本概念1.Excel的主窗口标题栏菜单栏常用工具栏名称栏状态栏编辑栏取消键输入键编辑公式键工作簿文件名当前工作表工作表标签全部选定行号列标当前单元格填充柄工作表滚动钮编辑输入区一、Excel的基本概念1.Excel的主窗口标题992.工作表和工作簿

工作表（电子表格）工作表用来存储和处理数据，它是Excel完成一项工作的基本单位，由65536行×256列单元格组成

21628行号：1~65536列标：A~IV

工作簿Excel的文档文件，XLS一个工作薄由多个工作表组成(1～255个)，默认打开三个工作表：Sheet1、Sheet2、Sheet3，当前工作表为Sheet12.工作表和工作簿工作表（电子表格）1003.单元格、地址、范围

单元格工作表行和列的交叉，表格的最小单位当前选中的单元格称为活动单元格单元格的地址表示形式：列标+行号如：A5、D8

区域（矩形区域）的表示

多个单元格组成一个区域，A1:C5，B3:H103.单元格、地址、范围单元格1014.单元格的选取

一个单元格

单击

一个单元区域 拖动或单击区域角上的单元格，Shift+单击对应另一个角上的单元格

不相邻单元

按住Ctrl进行选择

不相邻区域

按住Ctrl进行选择

整行/多行

单击行号/拖动几行

整列/多列

单击列标/拖动几列

整个工作表

单击全选框

取消选定

单击表中其它任何位置4.单元格的选取一个单元格 单击102二、输入数据1.向单元格输入数据双击单元格单击单元格--单击编辑栏“×”取消“√”确定

数值型：直接输入，默认右对齐科学记数法2.345e23,456,234

$34.56

40%######

文字型

：直接输入，默认左对齐在一个单元格中输入多行文字，按

Alt+回车键数字串：

'610072'2009112001

逻辑型

：TRUE、FALSE，默认居中对齐二、输入数据1.向单元格输入数据双击单元格“×”取消103

日期/时间：默认右对齐日期格式:yy/mm/dd或yy-mm-dd时间格式:hh:mm(am/pm)输入当前日期：Ctrl＋；输入当前时间：Ctrl＋Shift＋；一个单元格中既输入日期，又输入时间，则输入完日期后，按一下空格键后，再输入时间

分数先输入一个0，按一下空格键，再输入分数例如：1/3输入:01/3，7/3输入:07/3

或21/3日期/时间：默认右对齐1042.自动填充数据自动填充是根据初始单元格的值决定其他单元格的填充。填充可以实现以下功能：初始值为文本或数值时，填充相当于数据的复制初始值为文本和数字的混合体，填充时文本不变，数字部分递增：

08财务管理1班→08财务管理2班

初始值为日期型数据时，填充单元格的日期会递增

2007-8-1→2007-8-2初始值为预设的自动填充序列中的一员，按预设序列填充

甲→甲、乙、丙、…如果连续的单元格存在等差关系，填充时按照序列的步长值填充

1、2→1、2、3、4、…

2007-8-1、2007-8-2→2007-8-1、2007-8-2、2007-8-3、…

20070101、20070104→20070101、20070104、20070107、…2.自动填充数据自动填充是根据初始单元格的值决定其他单元105利用填充柄填充柄将鼠标移到填充柄，鼠标形状由→，拖动填充柄

自动填充输入第一个数据选定单元格/一个区域“编辑/填充/序列”

自定义序列用户可以使用Excel预设的自定义序列（或自己定义序列）进行填充增加“自定义序列”的操作：“工具/选项”中“选项”对话框的“自定义序列”选项卡利用填充柄填充柄将鼠标移到填充柄，鼠标形状由→106三、工作表的编辑1.单元格的基本编辑操作

插入空行/空列

插入空单元格/区域选定--“插入/单元格”

覆盖式的移动与复制方法1：选定--用鼠标拖动移动：直接拖动复制：Ctrl+拖动方法2：选定--利用剪贴板进行剪切、复制、粘贴

插入式的移动与复制选定--用鼠标拖动移动：Shift+拖动复制：Shift+Ctrl+拖动

复制单元格中的特定内容

选定单元格/区域--“编辑/复制”--选定目标单元格--“编辑/选择性粘贴”三、工作表的编辑1.单元格的基本编辑操作插入空行/107

清除

清除：可以清除单元格或区域的“全部/格式/内容/批注”如果是清除数据，按Del键选定单元格/区域--“

编辑/清除”，清除后，单元格仍然存在

删除如果要删除单元格/区域：选定单元格/元区域--“编辑/删除”，删除后，将调整周围的单元格来填补空缺

插入批注

选定单元格--“插入/批注”右击单元格--“编辑批注/删除批注/显示批注/隐藏批注”

改变行高和列宽设置列宽默认值：8.38设置行高默认值：14.25清除插入批注1082.设置单元格格式

设置内容：数字、对齐、字体、边框、图案等操作方法：“格式/单元格”数字格式

根据数字的应用领域选择相应的数字格式，如数值、货币、日期、百分比等对齐方式 改变Excel的默认方式，提供左对齐、居中、右对齐、合并及居中字体

字体、字型、字号、加粗、倾斜、下划线、字体颜色、上标和下标边框线

默认单元格的边框是虚线图案

设置单元格/区域的底纹和图案2.设置单元格格式设置内容：数字、对齐、字体、边框、1093.条件格式对以下的成绩单，希望“数学”和“英语”两门课程的成绩≥90的显示红色，这种情况就要使用条件格式使用条件格式可以根据指定的公式或数值确定搜索条件，然后将格式应用到符合搜索条件的选定的单元格，并突出显示要检查的动态数据选定单元格/区域--“格式/条件格式”3.条件格式对以下的成绩单，希望“数学”和“英语”两门课110五、图表处理

1.制作图表

选数据区方法1

：单击常用工具栏中的图表向导按钮方法2

：“插入/图表”按图表向导步骤进行选择图表类型确定图表源数据（数据和系列）：用于制图的数据区域，最好包括那些表明图中数据序列名和类名的标题设置图表选项确定图表位置五、图表处理1.制作图表选数据区111图表的组成2.编辑和格式化图表图例绘图区图表区图表标题数值轴数值轴标题数据标志图表的组成2.编辑和格式化图表图例绘图区图表区图表标题数112(1)缩放、移动、复制、删除图表(2)编辑图表内容在图表中可以加入和删除数据系列，对图表的标题、坐标轴标题、图表示例中的文本可以进行格式编排

改变图表类型：“图标/图表类型”

添加数据系列选中要添加的数据系列，将其拖动到图表中复制要添加的数据系列，并将其粘贴到图表之中

删除数据系列：选定要删除的数据系列，按Del键

添加图形

添加自选图形并给出文字说明