利用计算机技术提高档案滚里效率

第二节利用计算机技术提高档案滚里效率

一、计算机技术在档案部门的应用范围

二、档案信息计算机管理网络化、智能化

三、计算机在档案部门应用的规划设想及实现方针节档案管理现代化一、档案管理现代化的含义二、档案管理现代化的目的三、档案管理现代化的内容四、三方面内容的相互关系第三节电子文件与电子档

案管理一、电子文件的形成二、电子文件的特点三、电子文件及电子档案的特点四、电子文件管理和收集积累五、电子文件的整理归档六、电子档案的管理七、电子档案的开发利用八、电子档案的长期保存九、电子档案的坚定和销毁第四节数据库系统及网络技术在电子档案管理中的应用一、数据库系统在电子档案管理中的应用二、计算机网络技术在电子档案管理中的应用三、电子档案的安全与防范12/14/20224利用计算机技术提高档案滚里效率共67页，您现在浏览的是第1页!节档案管理现代化一、档案管理现代化的含义：（见教程P297）

以系统论等现代管理科学为指导，应用现代管理方法和手段，积极采用先进的管理技术与设备，充分发挥档案管理人员的主动性、积极性和创造性，对档案管理的传统方式和做法进行改革，是档案管理实现系统化、定量化、信息化、智利化，以取得档案管理总目标的最佳效果科学指导人的能动性先进方法手段先进技术设备12/14/20225利用计算机技术提高档案滚里效率共67页，您现在浏览的是第2页!二、档案管理现代化的目的：（见教程P297）

一是要千方百计地保存保护好各类档案实体，最大限度地延长档案寿命；二是要充分开发档案信息资源，最大限度地为社会各界服务，也就是要迅速、准确地提供一切可能提供的档案信息为社会进步和经济发展服务。

延长寿命最大限度社会进步

服务社会经济发展12/14/20226利用计算机技术提高档案滚里效率共67页，您现在浏览的是第3页!三、档案管理现代化包括哪些内容：

一是如何最大限度地延长档案寿命；二是如何利用计算机及其网络技术开发档案信息资源，为社会各界服务；三是在电子文件日益成为社会主导形式时，如何收集、积累、整理形成档案，丰富馆藏。（见教程P297）

四、档案管理现代化三方面内容间的相互关系：

方面是基础，保护好档案才能最大限度的开发利用档案；第二方面是用途，充分发挥档案的作用，是做好方面工作的意义所在；第三方面是源泉，档案的收集工作制约着、第二方面工作的发展。所以说他们是相互依存和相互制约的关系。

（见教程P297-298）

12/14/20227利用计算机技术提高档案滚里效率共67页，您现在浏览的是第4页!利用计算机技术进行电子目录管理全文存储与检索文档一体化多媒体统一管理业务辅助编研辅助保护管理办公12/14/20228利用计算机技术提高档案滚里效率共67页，您现在浏览的是第5页!三、计算机在档案部门应用的规划设想及实现方针（一）计算机在档案部门应用的规划设想

纵向1、发展方向横向

2、规划设想由档案各部门的局域网构成一个广域的档案信息网（二）实现规划设想应采取的方针政策要根据实际情况，稳步前进，健康发展，不盲目的追求高、新处理技术设备，看准了，要加快向前走，看不准，要摸索着前进。

12/14/20229利用计算机技术提高档案滚里效率共67页，您现在浏览的是第6页!第三节电子文件与电子档案管理概念讲解12/14/202210利用计算机技术提高档案滚里效率共67页，您现在浏览的是第7页!1、形成要素

形成一份数据类电子文件的要素有：电源→硬件→应用软件→数据→人员（二）电子文件的形成

2、形成一份中文数据类电子文件的一般步骤是：接通电源→开机→启动应用软件→打开输入法→录入信息→选中“保存”项→起文件名→确定文件类型→确定文件的存放位置→保存→打开“文件”菜单→选中“关闭”→退出应用软件。12/14/202211利用计算机技术提高档案滚里效率共67页，您现在浏览的是第8页!（三）档案部门在电子文件形成中的指导和监督作用

（要求掌握；见教程P306）

电子文件的生命周期包括设计、形成和使用维护三个阶段。在设计阶段，档案管理部门对电子文件生成系统的软硬件和数据结构及维护要有明确要求；在形成阶段，档案管理部门要监督电子文件生成系统是否满足设计阶段提出的各项要求，以保证形成的电子文件具有真实、完整、可用、可存取、可理解的属性；在使用维护阶段，档案管理部门一定要对立档单位电子文件的积累、保存、归档进行指导并参与维护。另外，档案管理部门还应积极参与电子文件的评估活动，从电子文件形成的机构、社会记忆和历史记录、保护人类文化遗产等方面参与意见，正确确定电子文件归档与否以及归档文件的保管期限。

12/14/202212利用计算机技术提高档案滚里效率共67页，您现在浏览的是第9页!（二）、电子文件特性给管理带来的方便与困难

1、方便：（1）占用存储空间小。占地小(2)有利于人们的开发利用。方便利用(3)有利于实现信息共享。有利共享(4)促进了文档一体化管理。有利文档一体化(5)便于收集积累、整理归档。便于收集归档12/14/202213利用计算机技术提高档案滚里效率共67页，您现在浏览的是第10页!三、电子文件及电子档案的管理原则（重点掌握）

（一）确保电子文件和电子档案的原始性、完整性、有效性及安全。（要求掌握，见教程P311-314）1、电子文件和电子档案的原始性：只要电子文件或电子档案的内容是原责任者制发的（即是经过领导签发的最终版本），而且从未修改过，我们就应承认它是原始的，不管它的形式如何变化。也就是说，仅以所含信息的真实，即内容的原始性为唯一标准。12/14/202214利用计算机技术提高档案滚里效率共67页，您现在浏览的是第11页!（二）实行全过程管理。（见教程P312以及P305-306）：即对电子文件的形成、积累、鉴定、整理、归档及电子档案的保存、保管、检查、维护、有效性测试和开发利用、鉴定销毁实行全程管理。建立环环相扣的责任链接，制定记录电子文件一切变化信息的操作规程，有效地保证公文的真实性。充分发挥档案部门在电子文件形成中的指导和监督作用12/14/202215利用计算机技术提高档案滚里效率共67页，您现在浏览的是第12页!（四）确保电子文件归档工作的质量

（见教程P314）

1建制归档

2“打包”归档3参照归档

4补充归档

12/14/202216利用计算机技术提高档案滚里效率共67页，您现在浏览的是第13页!小结：这节课我们着重讲了档案管理现代化的含义、目的、内容；电子文件及电子档案的定义；电子文件的特性以及电子文件和电子档案的管理原则。其中档案部门在电子文件的形成中的指导和监督作用；电子文件和电子档案的管理原则；（内容的原始性、完整性、有效性、安全性）电子文件至电子档案的各个管理环节要求重点掌握。12/14/202217利用计算机技术提高档案滚里效率共67页，您现在浏览的是第14页!1、文本文件：指用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格文件等，收集重点是定稿电子文件和正式电子文件。类别代码为T。文字型电子文件以XML、RTF、TXT通用格式，归档后档案馆要全部用软件转为PDF格式保存，以确保电子文件的真实性和不可改动。2、图形文件：指采用计算机辅助设计（如：CAD系统）或其他制图软件生成的静态图形文件。类别代码为G。（由一些简单的线条组成的图形如建筑上的设计图等）

归档时应注意其对设备依赖性、易修改性等问题，不要遗漏相关软件及各种数据信息。对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。3、图像文件：将公文或图纸、图表通过扫描仪、数码相机等设备输入计算机而形成的二维点阵图文件。类别代码为I。其通用格式为JPEG、TIFF。12/14/202218利用计算机技术提高档案滚里效率共67页，您现在浏览的是第15页!（3）电子文件的功能类型：草稿性电子文件--M；辅助性电子文件--U；正式性电子文件--F。定稿电子文件

正式电子文件

4、对各种类型的电子文件，应有格式方面的明确要求5、必须为电子文件编号

12/14/202219利用计算机技术提高档案滚里效率共67页，您现在浏览的是第16页!（二）电子文件的收集积累

1、积累方法系统性积累：不但要积累电子文件全文,而且要积累生成它的软硬件环境或记录、元数据和背景信息（电子文件目录）。制度性积累：建立电子文件积累制度（积累方案和归档不归档范围及保管期限表）。全面性积累：立档单位形成的所有最终稿本的电子文件都要先行登记造册。2、积累范围

一份电子文件的全文，以及生成它的软硬件环境或记录、元数据和背景信息。

12/14/202220利用计算机技术提高档案滚里效率共67页，您现在浏览的是第17页!4、积累的时间和方式（1）及时积累（2）在档案部门指导下制定积累方案。（3）网络传输积累

（4）载体移送积累

（5）在电子文件数据库中进行标识

12/14/202221利用计算机技术提高档案滚里效率共67页，您现在浏览的是第18页!5、对积累起来的电子文件进行审核

（1）是否属于积累范围。非最终稿本暂不积累。

（2）是否完整系统。

（3）是否齐全（相关资料）。（4）是否可利用、可存取、可理解。

（5）是否符合规定格式。

（6）有无病毒感染。

12/14/202222利用计算机技术提高档案滚里效率共67页，您现在浏览的是第19页!五、电子文件的整理归档

（P319）电子文件的整理：是指在计算机中对电子文件分门别类，形成一个逻辑系统的过程。为归档做好准备的工作。电子文件的归档：就是通过计算机系统或计算机网络系统，将整理好的电子文件及其生存环境条件一并转存在磁性载体或光盘上保存。（见教程P304）（一）、电子文件的整理

（二）、电子文件归档前的整理

（三）、电子文件的归档（见教程P321-323）

12/14/202223利用计算机技术提高档案滚里效率共67页，您现在浏览的是第20页!3、确定归档电子文件的保管期限。（见教程P320）确定原则：反映立档单位主要职能活动和基本历史面貌的电子文件，如本单位形成的领导班子会议记录，召开的重要会议材料，政策规定性文件，上级及其业务主管部门形成的针对本单位党群工作、行政业务、机构人事特发文，定为永久保管；反映立档单位一般职能活动的电子文件，如本单位形成的管理性、业务性工作材料，定为长期保管；只在短期内具有查考利用价值的电子文件，如年度性合同、协议，定为短期保管。电子文件所依赖的软硬件环境或记录的保管期限，从属于保管期限最长的电子文件

12/14/202224利用计算机技术提高档案滚里效率共67页，您现在浏览的是第21页!2、填写归档电子文件登记表。（见教程P321）把电子文件特征、软硬件环境、电子文件记录特征、交接手续等填写清楚。3、编制电子文件归档说明。（见教程P321）归档说明是把在上述表格、规定中没有写清楚的事项，在归档说明中写清楚，以确保所形成的电子档案可存可取可用可理解

12/14/202225利用计算机技术提高档案滚里效率共67页，您现在浏览的是第22页!5、归档文件的状态和数量要求——内容真实归档和原文备份归档。内容真实归档：归档电子文件必须是经过审批的最终版本，在归档过程中不能有任何增删改。原文备份归档：一般拷贝二套，保存一套，借阅一套。即使在网上进行，也要保存一套。必要时应保存两套，其中一套异地保存。这样可以大大提高电子档案的安全性和可利用性。。6、信息保管要求——档案部门应建立电子档案数据库并备份。7、耐久载体脱机保存归档。首先，将最终版本的应归档的经过整理的电子文件存入磁、光介质上。其次，压缩归档，采用数据压缩工具对网络上应归档的经过整理的电子文件，进行压缩，然后刻入磁、光介质上。但采用压缩工具的过程必须统一、规范。第三，对存储归档电子文件及其目录的载体进行编目。载体的编目以一个全宗内的同介质载体为对象，按形成时间先后，顺序编制流水档号。12/14/202226利用计算机技术提高档案滚里效率共67页，您现在浏览的是第23页!六、电子档案的管理

（一）、电子档案对设备的要求1、配置计算机软硬件设备（如光驱、光盘塔、数据库管理软件、大容量硬盘等）2、建立电子档案及其相关信息的管理系统3、建立电子档案计算机网络系统4、设立电子档案存储载体的保存库：符合保管电子档案所需的温湿度、洁净度标准并远离强磁场。（如空调、防磁柜等）12/14/202227利用计算机技术提高档案滚里效率共67页，您现在浏览的是第24页!禁用软磁盘保管异盘备份保管驱动设备要保持清洁并定期维护保养磁带磁盘要远离强磁场盘表面无触摸保管盘表面无划伤保管立放容器内保管恒温恒湿保管（温度保持在摄氏17-20度相对湿度控制在35-45%）不将食品、饮料带入库房12/14/202228利用计算机技术提高档案滚里效率共67页，您现在浏览的是第25页!（3）电子档案信息数据库的保存要求：备份保存（很重要，如去年档案室进行目录输入时好几各单位都把已录好的在作系统时删掉了或找不找了）主数据库与备份数据库始终异盘保存，同时存在在数据库边界建立防火墙以防止黑客的攻击和病毒的侵入（4）建立电子档案维护管理的信息文档：内容包括：A档号，B起始盘号，C归档日期，D归档前的检查情况，E归档时的验收人，F文件份数，G载体类型，H软硬件环境及软件应用情况，I归档后的检测与维护登记。12/14/202229利用计算机技术提高档案滚里效率共67页，您现在浏览的是第26页!（三）、电子档案对载体性能的要求

应选择性能稳定、检索方便、存取容易的载体。只读性或一次写入式光盘只读性或一次写入式磁带注意：对特别重要的档案，为稳妥和安全起见要做纸质或缩微品拷贝（四）、对真实性及专利权限的维护保护电子档案的真实性，是我们档案工作者的责任，要在管理制度和技术措施上下功夫，保证立档单位交到档案部门的电子档案内容不发生任何变化。有专利权限要求的电子档案，要填写《使用权限保护单》。已批准有专利保护的电子档案，要在检索工具、目录、载体上进行标识。档案管理部门要严格执行《使用权限保护单》中有关注意事项和保密规定。

12/14/202230利用计算机技术提高档案滚里效率共67页，您现在浏览的是第27页!1、使用权限的审核2、有条件提供拷贝并进行拷贝件的回收

3、利用中的安全措施

一是利用方式应视利用者的情况而定

二是依据电子档案内容的密级层次，进行有效的管理

三是采用通信传输或直接利用等利用方式时，对有密级的信息内容要进行加密处理，并对所使用的密钥进行定期或不定期的更换

四是系统应对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动进行相关记录，作为对利用工作查证的依据；五是利用系统应有较强的容错能力，避免由于误操作而带来无可挽回的损失。

12/14/202231利用计算机技术提高档案滚里效率共67页，您现在浏览的是第28页!（三）、电子档案信息真实性的维护（P332）

从法制、技术、审查、管理、教育、培训六管齐下1、建立健全严格的电子档案管理制度2、采用多种技术，确保电子档案的安全3、采用全程实时记录系统对电子档案的使用维护进行跟踪记录4、对涉及电子文件制作和电子档案管理的人员进行审查5、对涉及电子文件制作和电子档案管理的人员进行管理、教育和培训。

12/14/202232利用计算机技术提高档案滚里效率共67页，您现在浏览的是第29页!十、电子档案的销毁（重点掌握

见教程P334）

对于已没有价值的电子档案要销毁，电子文件及电子档案在销毁前要进行1、目造册２、要由审批手续３、保留载体销毁４、文件、载体同毁（不可擦除的载体）５、网上清除销毁。12/14/202233利用计算机技术提高档案滚里效率共67页，您现在浏览的是第30页!（二）加强技术措施，确保电子文件与电子档案的安全（要求掌握；见教程P341）即采取用于维护电子文件与电子档案真实性、安全性的技术。1、密钥技术；2、签署技术；3、消息认证；4、身份验证；5、防火墙；6、防写处理；7、加水印。

12/14/202234利用计算机技术提高档案滚里效率共67页，您现在浏览的是第31页!（四）强化管理手段，全面保障电子档案安全

1、物理环境安全——机房恒温恒湿，电源线、用电器符合标准（见教程P3403.计算机系统对物理环境的要求）2、硬件安全—一个单位的计算机不全部直接接入广域网；使用不间断电源（UBS不间断电源）防止硬件资源、软件资源和数据资源损毁。3、软件安全——不用不安全的软件，如盗版软件。4、载体安全——不用来历不明的软盘；不用不耐久的载体存储重要的电子文件。对外来电子文件先做查毒杀毒处理。12/14/202235利用计算机技术提高档案滚里效率共67页，您现在浏览的是第32页!第四节数据库系统及网络技术在电子档案

管理中的应用(见教程P335)一、数据库系统在电子档案管理中的应用(一)数据库的定义：是指存储在计算机内、有组织、可共享的数据集合。（二）数据库管理系统的定义：是在操作系统控制下对数据库进行建立、使用和维护的一组软件。（三）数据库管理员的定义：是指设计、管理数据库系统的专职人员。（四）数据库系统在电子档案管理中的应用12/14/202236利用计算机技术提高档案滚里效率共67页，您现在浏览的是第33页!因特网是全球最大的、开放的、有众多网络互联而成的广域网。它意味着全世界是采用开放性协议的计算机都能互相通信。

（三）网络连接技术与管理1、网络互联技术：将两个或多个计算机网络相互连接以实现信息交流和资源共享的技术。它包括网络互联设备即把计算机之间或网段之间连接起来的一种中间设备。（网关、网桥、路由器、中继器等）和网络协议即一种大家都要遵守的规定。如：因特网一般采用TCP/IP协议。2、网络管理：对计算机网络的配置，状态和用户等进行管理。12/14/202237利用计算机技术提高档案滚里效率共67页，您现在浏览的是第34页!小结：今天我们讲了档案管理现代化与电子文件和电子档案的有关概念，电子文件的特点（10个）及其管理、收集积累、整理归档、开发利用、长期保存、鉴定和销毁、安全与防范、数据库系统及网络技术等有关知识，其中电子文件与电子档案的管理原则（P311五个方面）电子文件的收集积累、整理归档；电子档案的管理的四个要求；电子档案提供利用的三种途径；电子档案保存的三种策列；电子档案鉴定和销毁方法与过程；电子档案的安全与防范的四个方面是重点掌握内容。12/14/202238利用计算机技术提高档案滚里效率共67页，您现在浏览的是第35页!第二节利用计算机技术提高档案管理效率

一、计算机技术在档案部门的应用范围（见教程P298-

301）

（一）档案目录信息计算机管理

（二）文件、档案一体化管理

（三）档案全文存储与检索

（四）多媒体档案信息集中统一管理`

（五）档案业务计算机辅助管理

（六）档案编研计算机辅助管理

（七）计算机用于档案保护及库房管理

（八）档案部门办公计算机化

12/14/202239利用计算机技术提高档案滚里效率共67页，您现在浏览的是第36页!二、档案信息计算机管理网络化、智能化

（一）档案信息计算机网络化管理（二）计算机智能技术在档案部门应用12/14/202240利用计算机技术提高档案滚里效率共67页，您现在浏览的是第37页!

小结：这两节我们主要讲了档案管理现代化的含义、目的、内容及其相互关系，我们档案工作者如何利用计算机提高工作效率（八个方面），档案管理部门应用计算机的规划、设想以及实现方针。档案事业要发展，离不开计算机管理，所以，我们每个人都要学习计算机技术，不然，就会跟不上时代发展的要求，不能适应档案工作的发展要求。思考题：1、试述档案管理现代化的内容及其相互关系。2、计算机技术在档案部门的应用包括哪些内容？12/14/202241利用计算机技术提高档案滚里效率共67页，您现在浏览的是第38页!一、电子文件的形成（一）、电子文件与电子档案的定义1、电子文件：是以数码形式记录在磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。（见教程P304）2、电子档案：是指具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其它相关数据。（见教程P305）3、电子文件的构成要素：文件原文＋文件的软硬件环境或记录＋文件的元数据＋文件的背景信息＋文件的载体4、电子档案的构成要素归档文件原文＋归档文件的软硬件环境或记录＋归档文件的元数据＋归档文件的背景信息＋耐久文件的载体＋归档文件目录12/14/202242利用计算机技术提高档案滚里效率共67页，您现在浏览的是第39页!电子文件形成过程中须注意的是：，所形成的文件要保存在优质存储介质上。第二，应尽量使用这一信息表现形态中通用的处理格式。第三，为电子文件起一个便于记忆、查找的文件名。第四，及时删除非最终稿本的电子文件。第五，建立备份及备份名。第六，建立电子文件目录。12/14/202243利用计算机技术提高档案滚里效率共67页，您现在浏览的是第40页!二

、

电子文件的特性

（一）、电子文件的特性(十个特性一般了解即可；见教程P306-310）

1、电子文件是数字化的信息形态；2、电子文件对设备和技术的依赖性很强；3、电子文件是非直读性文件；4、电子文件的信息与载体可轻易分离；5、电子文件是物理结构与逻辑结构不一致的文件；6、电子文件是对元数据和背景信息依赖性很强的文件；7、电子文件是共享性强安全性差的文件；8、电子文件的保真性强；9、电子文件很容易被修改；10、电子文件是文件的连续体

12/14/202244利用计算机技术提高档案滚里效率共67页，您现在浏览的是第41页!2、困难：（1）收集归档的方法不让人放心。（2）长期保存非常困难(美国：“读遗嘱找不到硬设备”的幽默)。（3）文件安全无保障（病毒非常之利害，可以破坏文件、系统、硬盘乃至计算机。比如）。（4）建立电子档案管理方法、标准、技术和理论的任务相当艰巨。（5）需配置电子档案管理设备，经费投入高。（6）需要培养电子档案管理人才和意识（不能再用看待纸质文件的意识去处理电子文件：重作系统时，无意识的把有用的数据删掉了）。12/14/202245利用计算机技术提高档案滚里效率共67页，您现在浏览的是第42页!2、电子文件和电子档案的完整性：电子文件和电子档案的原文、生成它的软硬件环境或记录，以及元数据、背景信息齐全。完整性是实现其价值的重要保证。3、电子文件和电子档案的有效性：电子文件和电子档案可用、可存取、可理解。4、电子文件和电子档案的安全：文件本身及其载体不含病毒，无物理损伤，内容未被非法修改。12/14/202246利用计算机技术提高档案滚里效率共67页，您现在浏览的是第43页!

（三）了解电子文件至电子档案的管理环节（见教程P312-313）电子文件至电子档案的管理环节:1、设计形成(档案人员要提出电子档案管理的钢性要求)→2、收集积累（收集的时间、范围、方法和要求）→3、鉴别整理（整理的内容和方法）→4、归档建库（归档方法和要求）→5、保管（保管条件）→6、保存（长期保存的方法）→7、利用与编研（利用方式和要求）→8、统计分析（重要的是对利用结果进行分析）→9、鉴定（决定电子档案的命运）→10、销毁（销毁的方法、步骤）。12/14/202247利用计算机技术提高档案滚里效率共67页，您现在浏览的是第44页!（五）采取统一领导，分级管理的模式（见教程P314）

当今国际上对电子档案的管理有多种模式，其中，常用的有三种情况：一是分散管理模式，电子档案有文件形成单位保管，长期保存也在文件形成部门，档案行政管理部门只负责制定政策、监督、检查和审计等工作。二是统一领导、分级管理模式

，文件形成部门按照档案管理部门制定的电子文件归档要求和办法间经过收集整理后的归档电子文件移交档案管理部门集中管理；我们国家采用的就是这种方法。三是分散与集中相结合的管理模式，大量短期的电子档案有文件形成部门保存，重要的需要长期保存的电子档案移交档案管理部门集中保存。

12/14/202248利用计算机技术提高档案滚里效率共67页，您现在浏览的是第45页!四、电子文件管理和收集积累

（一）、电子文件的管理1、建立规范的管理制度，确保电子文件的原始性和有效性（P315）

2、凡对构成电子文件完整性有价值的信息，都不能丢失，以确保电子文件的完整性。3、按电子文件的载体、形态、功能科学分类。

（1）电子文件的载体类型：光盘文件；硬盘文件；软盘文件；优盘文件；磁带文件（这只是从载体的角度）。（2）电子文件的形态类型：文本文件T；图形文件G；图像文件I;影像文件V；声音文件A；数据文件D；程序文件P；超媒体链接文件O。12/14/202249利用计算机技术提高档案滚里效率共67页，您现在浏览的是第46页!4、影像文件：用视频设备获得并经计算机处理的动态图像文件。类别代码为V。其通用格式为MPEG、AVI。5、声音文件：用音频设备获得并经计算机处理的文件。类别代码为A。归档时应注意收集器属性标识和相关软件。其通用格式为WAV、MP3。6、数据文件：各种类型的分析、计算、测试、设计参数及管理数据等文件，类别代码为D。其通用格式为DBF、XLS7、计算机程序(命令)文件：指计算机使用的或在某一软件平台上开发的系统软件、支撑软件和应用软件以及软件的版本等。类别代码为P。各行各业根据自己工作的需要开发了相应的软件，指挥计算机完成某项任务，这个软件就是命令文件，应注意收集保管。8、超媒体链接文件：指用计算机超媒体链接技术制作的文件。类别代码为O。

12/14/202250利用计算机技术提高档案滚里效率共67页，您现在浏览的是第47页!电子文件原文的编号：全宗号-电子文件的类别号-年度-件号。（类别可以是组织机构，也可是事由）如一份标题为“平谷区档案局关于档案室配置现代化办公设备的通知”的电子文件的档号构成

1001200212

全宗号政办室

2002年第12件12/14/202251利用计算机技术提高档案滚里效率共67页，您现在浏览的是第48页!3、积累要求（P317）（1）积累经过审批的“最终版本”。（2）在档案部门的指导监督下，由电子文件的责任者指定专人负责积累。（3）对积累起来的电子文件要进行登记。（4）对在通用软硬件环境下生成的电子文件，在登记表中要有关于该电子文件软硬件条件及相关参数的明确记录，对在特殊软硬件环境下形成的电子文件，要把这一特殊条件及相关参数一并积累。（5）对积累起来的电子文件要逐一备份。

12/14/202252利用计算机技术提高档案滚里效率共67页，您现在浏览的是第49页!积累的时间：一般要求在电子文件形成或任务完成后及时进行。对多年才能完成的任务或项目，对其形成的电子文件可分阶段积累。收集积累的电子文件，经过鉴定、审核、检测、整理后，立即移交档案管理部门保存，最晚不超过3个月。对一些有特殊要求的归档电子文件，可自行确定移交时间，总之越快越好。12/14/202253利用计算机技术提高档案滚里效率共67页，您现在浏览的是第50页!6、编制积累起来的电子文件目录(教程P318-319)（1）目录应包括的内容：标题、内容提要、文件形成日期、形成单位及责任者，形成电子文件的系统名称、形成电子文件系统所采用的计算机型号、性能及操作系统、应用程序、数据库管理系统，背景信息、管理人员、文件编号、保密规定、相关文档、资料的存放地点、存储同样信息内容的其它载体存放地点、目录编制人的姓名、职务、编制日期等。（2）目录的制作方法12/14/202254利用计算机技术提高档案滚里效率共67页，您现在浏览的是第51页!1、电子文件归档前的鉴定审核。（见教程P320）（1）内容真实性审核。（2）读取有效性审核。（3）是否归档范围审核。（4）系统性审核。内容上属同一问题的所有电子文件是否积累齐全。（5）完整性审核。构成上一份电子文件的软硬件环境或记录以及相关数据、目录是否积累齐全。2、电子文件归档前的进行检测（见教程P320归档前的检测）（1）载体质量检查检测。（2）文件本身准确读取检测。（3）文件格式、数据结构、压缩算法检测（4）电子文件原文与其软硬件环境、元数据、背景信息一致性检测（5）文件、软件平台、载体有无病毒检测12/14/202255利用计算机技术提高档案滚里效率共67页，您现在浏览的是第52页!1、在电子文件目录上进行著录标引。（见教程P320-321）主要是在电子文件目录的基础上进行，要增加的著录标引有8项。（1）稿本项。指功能属性，草稿、辅助、正式。（2）载体形态项。指载体类型。（3）保管期限项。（4）分类号项。指归档电子文件在编号时所赋予的分类号。（5）档案管理部门代号项。指要移交到的部门的代码。（6）主题词或关键词项。（7）档号项。（8）附注项。需说明事项。12/14/202256利用计算机技术提高档案滚里效率共67页，您现在浏览的是第53页!具体说来，电子文件归档工作的要求是：1、文件格式要求——按标准格式归档。即按电子文件管理制度的规定的格式要求进行电子文件原文的归档。这是保证电子档案可利用的关键。2、文件完整性、有效性要求——“打包”归档和一致性测试归档。打包归档：要把生成归档电子文件的软硬件环境或记录、元数据、背景信息一起归档。一致性测试归档:测试归档的电子文件是否可存取、可利用和可理解。3、归档时间要求——快速归档。因涉及到电子文件的技术环境条件，存贮介质的质量、寿命等问题，经过鉴定、整理后的电子文件向单位档案室移交的归档时限，最晚不超过3个月。（见教材p322）4、归档手续要求——手续齐全归档。（见教程P3224·归档手续）12/14/202257利用计算机技术提高档案滚里效率共67页，您现在浏览的是第54页!载体的档号统一由全宗号-载体代号-载体编号顺序构成。另外标注载体的制作、检测时间，制作人、检测人，载体内电子文件的软硬件环境、软件版本等。

我们讲了电子文件的收集积累原则、范围、要求、时间和方法、审核以及目录的编制；电子文件的整理归档原则与方法。总的来说就是怎样确保收集积累起来的电子文件具有原始性、完整性、有效性、安全性和可存取可用可理解性。如何把经过鉴定检测的电子文件经过整理归成电子档案。12/14/202258利用计算机技术提高档案滚里效率共67页，您现在浏览的是第55页!（二）、电子档案对保存的要求

1、保证电子档案的可存取性

一是采用比较通用的技术。

二是采用转换软件读取的技术。

三是采用“打包”方法。

2、保证电子档案的可用性

（1）电子档案载体的保存要求

12/14/202259利用计算机技术提高档案滚里效率共67页，您现在浏览的是第56页!（2）电子档案载体的检测与维护：入库时检测（有无损伤、是否清洁、有无病毒）对检测设备进行测试（检测的设备要正常，才能对载体进行正常的检测与维护）每年对存储的数据进行抽样检测（抽样量不小于20%）定期进行磁带倒带（防止磁带粘连老化），每十年进行一次磁带更新，如有特殊情况周期还要缩短。对检测与维护人员进行培训、考核，持证上岗，及时掌握新技术新方法。由责任人授权、监督进行检测维护12/14/202260利用计算机技术提高档案滚里效率共67页，您现在浏览的是第57页!3、保证电子档案的可理解性（P326）一是保存与电子档案相关的文件信息二是记录电子档案中参考资料的出处三是保存电子档案中不常用的词语解释四是保存与电子档案内容相关的背景信息注释。

12/14/202261利用计算机技术提高档案滚里效率共67页，您现在浏览的是第58页!七、电子档案的开发利用（见教程P326-330）

（一）、电子档案利用前的准备1、准备电子档案基础数据2、建立识别文件（二）、电子档案提供利用的方法：1、提供拷贝2、通信传输

3、直接利用

（三）、电子档案的利用管理（P328-329）对用户及提供利用者的管理、对提供利用载体的管理及利用中安全保密措施等。（四）、电子档案利用的统计

12/14/202262利用计算机技术提高档案滚里效率共67页，您现在浏览的是第59页!八、电子档案的长期保存（P330-333）

问题

:一是载体的寿命问题；二是软硬件技术更新问题；三是真实性的维护问题。对策（一）、存