基于信息资源的电子文件管理实践讲解篇

基于信息资源的电子文件管理

——实践讲解篇2电子文件管理的重点与难点亡羊补牢未雨绸缪3电子文件管理机制与模式的设计体制：电子文件管理机构及其职责理顺机制、重组流程：分段——全程变革管理（changemanagement）OAIS参考模型1、归档、捕获2、分类3、鉴定4、著录（元数据管理）5、存储6、保管/保护7、检索和利用8、存取权限控制9、日志和审计10、报表设计和制作电子文件管理系统实施“八步法”ISO15489-1初步调查分析业务活动确定文件要求评估现有系统确定满足文件要求的战略设计电子文件管理系统实施电子文件管理系统实施情况复审6电子文件管理流程的构建内容的变化

时间的变化方式的变化增加简化复杂化人员业务活动之间的关系提前延长7全程管理：电子文件流程重组ABC顺序关系同时开始BAC并行关系循环关系ABC反馈关系AB或者BA排他关系BAC合并合并关系8电子文件流程管理1.明确管理目标管理对象管理要求92.确定需要开展的电子文件管理活动确认与处置捕获组织传递维护提供利用监管系统管理103.确定各项电子文件管理活动的承担者和开展时间11示例：：12关键点点：系系统功功能需需求13示例：：功能能需求求（MoReq2）备份和和恢复复4.3.1ERMS必须能能够提提供或或者允允许自自动备备份和和恢复复的程程序，，这些些程序序允许许对全全部或或挑选选的类类、案案卷、、文件件、元元数据据、管管理参参数以以及ERMS的审计计追踪踪进行行备份份，并并且在在需要要时能能恢复复。4.3.2ERMS必须允允许管管理人人员通通过以以下方方式列列出备备份事事项清清单：：明确规规定备备份周周期；；挑选需需要备备份的的类、、案卷卷和文文件；；分配备备份存存储媒媒介、、系统统或存存放地地点（（离线线存储储、独独立的的系统统、远远程存存放点点）。。第一阶阶段：：电子子文件件的形形成与与办理理保证电电子文文件的的真实实保证电电子文文件的的安全全保证电电子文文件的的完整整第二阶阶段：：电子子文件件的归归档与与移交交时间质量手续第三阶阶段：：电子子文件件的保保管与与利用用安全可用监控处置17前端控控制——数据清清理企业信信息资资源管管理与与配置置的一一个基基础，，就是是对企企业基基础数数据进进行必必要的的清理理。清清理基基础数数据是是一项项细致致而繁繁杂的的工作作，但但任何何企业业谁也也不可可能绕绕开这这个环环节而而达成成对信信息资资源的的有效效控制制。清理基基础数数据，，就是是将企企业各各项工工作、、各个个部门门、各各个岗岗位产产生、、处理理、发发出的的所有有信息息（包包括文文件、、图纸纸、程程序、、报表表、单单据，，以及及其他他载体体或数数字格格式的的文档档等，，进行行系统统化，，从而而使企企业各各类信信息类类有所所依，，运行行线路路清晰晰，相相关责责任明明确。。清理基基础数数据必必须要要对企企业的的机构构设置置、岗岗位设设置、、主要要工作作流程程进行行了解解，并并在此此基础础上对对数据据状况况进行行分类类和分分析，，目的的是寻寻找出出主体体数据据和主主要信信息流流动线线路，，为信信息资资源配配置提提供依依据。。18数据清清理的的内容容部门职（岗岗）位位文件名名称文件形形态文件类类型文件走走向19数据清清理的的方法法基础数数据清清理一一般采采用调调研统统计的的方法法进行行。首先，，对一一个具具体的的部门门及其其其中中每个个岗位位进行行问卷卷调查查，主主要提提问五五个问问题：：1、在你你的工工作中中，收收到什什么信信息？？2、在你你的工工作中中，处处理什什么信信息？？3、在你你的工工作中中，发发出什什么信信息？？发给给什么么部门门或岗岗位？？4、在你你的工工作中中，你你最离离不开开（或或常用用）的的信息息是什什么？？5、在你你的工工作中中，你你认为为最不不需要要的信信息是是什么么？在每个个岗位位的答答案收收集齐齐全后后，通通过对对岗位位与岗岗位之之间信信息互互动状状况的的了解解，可可以发发现本本部门门的重重要信信息内内容，，特别别要寻寻找出出本部部门需需要负负责的的信息息。对于无无意义义信息息应向向有关关领导导汇报报，并并建议议其进进一步步查清清这种种信息息是否否可以以清除除。20数据清清理清清单21电子文文件运运动与与业务务活动动的集集成22元数据据元数据据的功功能元数据据标准准元数据据方案案24252627元数据据示例例：元数据据标准准《信息息与文文献－－文件件管理理过程程－文文件元元数据据第第1部分分：原原则》》GB/T26163.1-2010《文文书书类类电电子子文文件件元元数数据据方方案案》》DA/T46-2009《基基于于XML的的电电子子文文件件封封装装规规范范》》DA/T48-2009电子子文文件件归归档档与与管管理理要要求求数据据质质量量元数数据据格式式分类类长期期保保管管存储储格格式式纯文文本本：：TXT、、XML格式式化化文文本本：：UOF、、RTF、、WPS、、DOC版式式文文件件：：PDF/A、、CEB、、SEP图像像文文件件：：JPEG、、TIFF、、GIF、、PNG、、DjVu音频频文文件件：：WAV、、MP3、、WMA、、OGGVorbis视频频文文件件：：AVI、、MOV、、MPEG《版版式式电电子子文文件件长长期期保保存存格格式式需需求求》》DA/T47-2009《电电子子文文件件存存储储与与交交换换格格式式：：文文书书类类版版式式文文档档》》《电电子子文文件件存存储储与与交交换换格格式式：：文文书书类类流流式式文文档档》》长期期存存储储方方法法（（美美国国ERA））BasicPreservationandAccessLegacyformatEnhancedPreservationandAccessMigratetostandardformatOptimalPreservationandAccess(PAM)Legacyformat+persistentversion36配套套组组织织体体制制的的确确立立明确确档档案案部部门门管管理理电电子子文文件件的的职职责责明确确规规定定业业务务系系统统必必须须要要满满足足档档案案管管理理功功能能要要求求，，该该功功能能要要求求由由档档案案部部门门提提出出加强强档档案案部部门门和和技技术术部部门