原材料采购跟单实务

实训课题十：原材料采购跟单实务

本章目标能力目标

1.能根据申请单制作采购单2.能进行催单知识目标1．掌握物料采购中经常出现的问题；2．掌握物料采购跟单流程；3．掌握物料采购跟单的要求。思考：

作为一名跟单员，你认为在实际工作过程中，需要为企业采购哪些物料？一．物料采购的含义资源市场是指经过买家认可的、信得过的采购资源，由一些供应商组成。资源可能是一个有形的物品，如一颗螺丝，一块集成电路；资源也可能是一个无形的物品，或者是参与一个系统运行的组成部分，如一个软件，一项服务，有形物品的采购称之为“有形采购”；无形物品的采购称之为“无形采购”。在有形采购中仅用于生产目的的采购，称之为“物料采购”。

物料采购跟单的含义

物料采购跟单是指外贸跟单员根据对外合同、订单所列明的产品名称、规格、质量、数量以交货期等，需要在国内其他企业物料采购，并向生产企业提供对外合同、订单所需产品的物料、零部件或辅料的物料采购跟进工作。二.采购的目标1．降低生产成本;2．提高产品质量;3．提供最新信息;4．推进产品开发;5．提升企业竞争力。三.物料采购的内容企业的物料采购主要有以下内容：（一）原料（二）辅助材料（三）半成品（四）成品（五）固定设备（六）MRO物品什么是MRO采购？MRO是英文：Maintenance维护、Repair维修、Operation运行(MRO)。通常是指在实际的生产过程不直接采购成品，只用于维护、维修、运行设备的物料和服务。MRO是指非生产原料性质的工业用品。一个完整的采购流程应包括以下环节（一）确认需求采购的起点是确认需求。在采购之前，应先确定需要采购哪些货品、需要多少、何时需要、何时采购、由谁决定等。采购需求来自企业的各个部门，包括企业的生产部门、使用部门、维修部门、销售部门、广告部门和实验室等。采购部门应协助生产部门预测物料需求。要求生产部门在填写采购订单时尽量采用标准订单，尽量减少特殊需求订单和紧急订单。（二二））描描述述需需求求描述述需需求求是是指指对对所所需需的的物物品品、、商商品品或或服服务务的的特特点点和和数数量量进进行行准准确确的的叙叙述述。。采采购购部部门门如如果果不不了了解解使使用用部部门门到到底底需需要要什什么么，，就就不不可可能能进进行行采采购购。。因因此此，，采采购购部部门门应应对对需需求求的的细细节节如如货货品品的的品品质质、、包包装装、、售售后后服服务务、、运运输输和和检检验验方方式式等等加加以以明明确确说说明明。。准准确确描描述述所所需需的的物物品品或或服服务务是是采采购购部部门门和和使使用用者者或或是是跨跨职职能能的的采采购购团团队队的的共共同同职职责责，，这这也也是是后后期期合合理理选选择择供供应应来来源源和和价价格格谈谈判判的的基基础础。。知识识链链接接:在采采购购申申请请中中应应包包含含下下列列内内容容（１１））采采购购日日期期；；（２２））采采购购品品的的编编号号；；（３３））采采购购申申请请的的发发出出部部门门；；（４４））采采购购所所涉涉及及的的金金额额；；（５５））对对于于所所需需采采购购品品本本身身的的型型号号、、品品名名、、规规格格、、产产地地和和数数量量的的完完整整描描述述；；（６６））采采购购品品需需要要的的日日期期；；（三三））选选择择供供应应商商选择择供供应应商商是是采采购购作作业业中中的的重重要要一一环环。。供供应应商商的的质质量量直直接接关关系系到到采采购购品品的的质质量量、、交交付付、、数数量量、、价价格格和和售售后后服服务务等等。。供供应应商商与与采采购购相相关关的的品品质质要要素素，，包包括括历历史史记记录录、、设设备备状状况况、、技技术术力力量量、、财财务务状状况况、、组组织织管管理理、、声声誉誉、、系系统统、、通通信信、、位位置置和和供供应应柔柔性性等等也也是是采采购购部部门门要要关关注注的的。。小知知识识:为了了有有效效地地采采购购，，采采购购部部门门必必须须做做到到：对合合同同的的履履行行情情况况进进行行监监控控；；提供供多多购购货货品品项项目目的的分分类类表表；；做好好供供应应商商记记录录；；提供供合合同同样样本本。。（四四））确确定定价价格格确定定所所需需货货物物的的价价格格是是采采购购过过程程中中的的一一项项重重要要决决策策。。选选定定可可能能的的供供应应商商后后，，对对供供应应商商的的报报价价进进行行分分析析，，与与供供应应商商谈谈判判，，选选择择好好供供应应商商，，最最后后发发出出订订单单。。为为此此采采购购人人员员必必须须了了解解各各种种定定价价方方法法及及其其使使用用时时机机，，并并能能利利用用价价格格谈谈判判技技巧巧来来取取得得满满意意的的支支付付价价格格。。（五五））订订单单安安排排价格格谈谈妥妥后后，，应应办办理理订订货货签签约约手手续续。。订订单单和和合合约约，，均均属属于于具具有有法法律律效效力力的的书书面面文文件件，，对对买买卖卖双双方方的的要要求求及及权权利利、、义义务务要要明明确确列列出出。。在在采采购购过过程程中中，，如如果果使使用用的的订订单单不不是是供供应应商商的的销销售售协协议议或或总总括括订订单单，，采采购购人人员员就就要要拟拟定定采采购购订订单单。。小知知识识:采购购订订单单包包括括哪哪些些要要素素？？（１１））采采购购订订单单应应包包括括以以下下几几个个基基本本要要素素：：（２２））采采购购品品序序列列编编号号；；（３３））采采购购订订单单发发出出的的日日期期；；（３３））接接受受订订单单的的供供应应商商名名称称和和地地址址；；（４））所需需货品品的数数量和和描述述；（５））发货货日期期；（６））运输输要求求；（７））价格格；（８））付款款条件件；（９））对订订单有有约束束的各各种条条件。。（六））货物物跟催催采购订订单签签订和和发出出后，，为使使供应应商按按期、、按质质、按按时、、按量量交货货，应应根据据合同同规定定，督督促供供应商商按规规定交交运。。（七））验收收货物物货物验验收的的基本本目的的是为为了确确保以以前发发出的的订单单所采采购的的货物物已经经实际际到达达并检检查是是否完完好无无损，，数量量质量量是否否与订订单相相符合合。（八））支付付货款款供应商商交货货验收收合格格后，，随即即开具具发票票，要要求付付清货货款时时，采采购部部门应应核查查发票票的内内容是是否正正确后后财务务部门门才能能付清清货款款。（九））不符符与退退货处处理凡供应应商所所交货货品与与合同同不符符的，，应依依照合合约规规定退退货，，并立立即办办理重重购手手续，，予以以结案案。（十））结案案凡验收收合格格付款款或验验收不不合格格退货货的采采购事事项，，均需需办理理结案案手续续，查查清各各项书书面资资料有有无缺缺失，，审查查采购购成效效好坏坏等，，签报报高级级管理理部门门或权权责部部门校校阅批批示。。（十一一）记记录并并维护护档案案经过上上述所所有步步骤后后，对对于一一次完完整的的采购购活动动而言言就是是更新新采购购部门门的记记录。。凡经经结案案的采采购事事项均均应列列入档档案、、登记记编号号分类类予以以保管管，以以便参参阅或或事后后发生生问题题时查查考。。知识链链接:在采购购实物物务中中要保保存的的档案案有1.采购订订单目目录2.采购订订单卷卷宗3.商品文文件4.供应商商历史史文件件5.合同管管理6.投标历历史文文件7.工具和和寿命命记录录。四．物物料采采购单单跟踪踪物料采采购单单跟踪踪是外外贸跟跟单员员花费费精力力最多多的环环节，，对于于那些些长期期合作作的、、信誉誉良好好的供供应商商，可可以不不进行行物料料采购购单跟跟踪。。但对对一些些重要要或紧紧急的的物料料的物物料采采购单单，外外贸跟跟单员员则应应全力力跟踪踪。采购物物料申申请单单日期：：订订单编编号：：供应商名称供应商编号供应商地址电话/传真序号料号规格名称单位数量单价金额交货数量交货日期合计交货方式交货地点交易条款：交期：品质：不良品处理：其他：

5．附生产图纸张，检验标准份。承制供应商总经理采购经理采购主管采购员外贸跟跟单员员在在制作作物料料采购购单时时应注注意：（一））审查查《采购物物料申申请单单》外贸跟跟单员员在审审查《采购物物料申申请单单》时应注注重以以下内内容：：１．适适当的的物料料采购购人。。２．以以书面面方式式提出出物料料的物物料采采购。。３．明明确表表明物物料的的要求求。４．以以型号号规格格表明明物料料采购购的标标准。。（二））确认认质量量标准准物料质质量直直接影影响生生产产产品的的质量量，必必须认认真检检查物物料采采购物物料的的质量量，使使物料料符合合对外外合同同的要要求。。（三））确认认物料料采购购量物料的的物料料采购购数量量应与与对外外合同同、订订单总总量相相匹配配，或或者稍稍小对对外合合同订订单总总量。。小知识识:采购单单是物物料采采购跟跟单的的重要要内容容，主主要内内容有有:１．交交货方方式２．验验收方方式３．处处罚条条款４．履履约保保证５．品品质保保证６．仲仲裁或或诉讼讼谢谢谢！！（四））物料料采购购单跟跟综的的工作作内容容物料采购单跟踪的项目

外贸跟单员的工作内容1．跟踪物料供应商的生产加工工艺物料生产加工工艺是进行加工生产的第一步，对任何外协件（需要供应商加工的物料）的物料采购单，外贸跟单员都应对供应商的加工工艺进行跟踪，如果发现供应商没有相关加工工艺和能力，或者加工工艺和能力不足，应及时提醒供应商改进，并提醒供应商如果不能保质、保量、准时交货，则要按照物料采购单条款进行赔偿，甚至取消今后的物料采购。2．跟踪物料备齐物料是供应商执行工艺流程的第一步，有经验的外贸跟单员会经常发现，供应商有时会说谎，因此外贸跟单员必须实地考察了解实际情况，遇到与供应商所述不符的情况时，外贸跟单员必须提醒供应商及时准备物料，不能存在马虎心理，特别是对一些信誉较差的供应商要提高警惕。3．跟踪加工过程不同物料的生产加工过程是有区别的，为了保证货期、质量，外贸跟单员需要对加工过程进行监控。对有些物料采购，其加工过程的质检小组要有外贸跟单员参加。对于一次性大开支的项目物料采购、设备物料采购、建筑材料物料采购等，外贸跟单员要特别重视。4．跟踪组装总测外贸跟单员有时需向产品零部件生产厂家物料采购成批零部件，有的零部件需要组装，因此必须进行组装检测。对这些零部件组装总测是完成整机产品生产的重要环节。这一环节的完成，需要跟单员有较好的电子技术专业知识和行业工作经验，否则，即使跟踪也达不到效果。5．跟踪包装入库此环节是整个物料、零部件跟踪环节结束点，外贸跟单员要与供应商联系，了解物料、零部件最终完成的包装入库信息。对重要的物料、零部件外贸跟单员应去供应商的仓库查看。五．物物料检检验跟跟单１．确确定检检验日日期２．通通知检检验人人员３．进进行物物料检检验４．处处理质质量问问题供应商／市场物料部预收ＩＱＣ物料部入仓物料部发料生产部使用不良品返纳剩余品退仓盘点物料控制流程图六．物物料料进仓仓流程程跟单单Ａ．协协调送送货Ｂ．协协调接接收Ｃ．物物料入入库Ｄ．处处理物物料接接受问问题物料的的库房房接收收过程程有1.检查即即将送送达的的货物物清单单信息息是否否完整整；2.接受物物料，，对应应物料料采购购单进进行核核查；；3.检查送送货单单据及及装箱箱单据据；4.检查包包装与与外观观，注注意物物料检检验合合格后后才能能卸货货；5.卸货；；6.清点物物料；；7.搬运入入库；；8.填写““物料料入库库单据据”，，注意意物料料检验验合格格后才才能填填写物物料入入库单单；9.将物料料入库库信息息录入入存储储信息息系统统中。。由于供供应商商或者者外贸贸跟单单员方方面的的原因因，物物料在在接收收环节节上可可能会会出现现以下下问题题：1.物料型型号与与物料料采购购单中中要求求不一一致；；2.未按照照物料料采购购单中中指定定的物物料数数量送送货；；3.交货日日期不不对；；4.物料的的包装装质量量不符符合要要求等等。小知识识:JIT物料采采购具具有以以下特特点(1)合理选选择供供应商商。（2）小批批量物物料采采购。。（3）实现现零库库存或或少库库存。。（（4）交货货准时时，包包装标标准。。（（5）信息息共享享。（（6）重视视教育育与培培训。。（（7）严格格的质质量控控制，，产品品国际际认证证。知识扩扩充：：日日商物物料采采购流流程简简介JIT（ＪＵＵＳＴＴＩＩＮＴＴＩＩＭＥＥ）物物料采采购是是准时时化生生产系系统（（JIT）的重重要组组成部部分。。JIT是近四四十年年来由由日本本企业业首创创的一一种新新的生生产管管理系系统，，最早早使用用这一一系统统的公公司是是全球球知名名的丰丰田汽汽车公公司。。JIT系统是是指企企业在在生产产自动动化、、电算算化的的情况况下，，合理理规划划并大大大简简化物物料采采购、、生产产及销销售过过程，，使物物料进进厂到到产成成品出出厂进进入市市场能能够紧紧密衔衔接，，尽可可能减减少库库存，，从而而达到到降低低产品品成本本、全全面提提高产产品质质量、、劳动动生产产率和和综合合济效效益目目的的的一种种先进进生产产系统统。JIT物料采采购是是JIT系统得得以顺顺利运运行的的重要要内容容，是是JIT系统循循环的的起点点，推推行JIT物料采采购是是实施施JIT生产经经营的的必然然要求求和前前提条条件。。日日本本企业业的供供应商商开拓拓(3个月--1年)第三节节物料采采购跟跟单的的要求求一．物物料料采购购的起起因1.生产企企业因因生产产交货货需要要，在在接单单备货货生产产前，，为控控制和和计算算成本本，2.需进行行物料料采购购备料料。3.生产企企业因因产品品（成成套））配套套生产产需要要，需需向外外企业业物料料采购购相应应零部部件、、组件件、辅辅料。。4.外贸公公司等等因来来料加加工、、供料料加工工需要要，需需物料料采购购物料料提供供给生生产企企业生生产加加工，，有利利降低低出口口成本本。5.外贸公司司等因成成套出口口需要，，需物料料采购物物料、设设备、零零部件等等，供生生产企业业配套，，有利降降低出口口成本。。6.外贸公司司在物料料价格上上涨行情情中，为为锁定内内外销合合同成本本，确保保对外合合同的签签订及签签订后的的正常履履行，需需进行物物料采购购，向生生产企业业直接提提供材料料。二．．物物料料采采购购中中经经常常出出现现的的问问题题在物物料料等等物物料料采采购购跟跟单单工工作作中中，，外外贸贸跟跟单单员员要要事事先先预预计计到到可可能能发发生生的的问问题题，，其其关关键键环环节节主主要要在在物物料料供供应应商商、、物物料料采采购购方方企企业业等等控控制制方方面面。。（一））供供应应商商方方面面的的原原因因，供应商方面的原因具体表现1．管理能力方面（1）交货时间计算错误；（2）物料采购管理不健全；（3）质量管理不到位；（4）交货期责任意识不强。2．生产能力方面（1）超过产能接单；（2）临时插入急单；（3）小批量订单需要合起来生产；（4）物料采购延误影响生产量的准确掌握（5）不合格产品过多造成物料用料过多。3．技术能力方面（1）超过本厂生产技术能力接单；（2）对新下单产品不熟悉；（3）机器设备故障率高。4．其他方面原因（1）员工流动性大及员工待遇低对工作的抵制情绪造成产能下降；（2）经营业绩不佳需要调整经营方向。（二二））物物料料采采购购方方企企业业方方面面的的原原因因1.物料料采采购购方方的的生生产产能能力力或或技技术术能能力力调调查查不不深深入入，，出出现现物物料料供供应应商商选选定定失失误误；；2.物料料采采购购方方提提供供材材料料、、零零部部件件给给生生产产方方加加工工的的供供应应延延迟迟，，造造成成生生产产方方下下道道工工序序加加工工耽耽误误；；3.物料料采采购购方方与与供供应应商商沟沟通通存存在在问问题题，，物物料料采采购购单单或或者者指指示示联联络络事事项项阐阐述述不不清清，，指指示示联联络络不不切切实实际际，，单单方方面面指指定定交交货货期期，，业业务务手手续续不不全全造造成成工工作作耽耽误误；；4.物料采购方方对供应商商生产工艺艺等技术指指导、图纸纸接洽、变变更说明等等不到位，，质量要求求不明确，，造成产品品交货不符符要求；5.外贸跟单员员经验不足足，确保货货期意识不不强，未能能掌握供应应商产能的的变动，对对进度掌握握与督促不不够。三．物料采采购跟单的的基本要求求物料采购跟跟单的基本本要求是：：适当的交货货时间，适当的交货货质量，适当的交货货地点，适当的交货货数量及适适当的交货货价格。小知识：物料质量达达不到企业业使用要求求的严重后后果1.导致企业内内部花费大大量的时间间与精力去去处理，增增加大量的的管理费用用；2.会导致企业业的重检、、挑选上花花费额外的的时间与精精力，造成成检验费用用增加；3.会导致生产产线返工增增多，降低低生产效率率；4.会导致生产产计划推迟迟，不能按按时间客户户交货，会会降低客户户对企业的的信任度；；5.会引起客户户退货，导导致企业蒙蒙受严重损损失，严重重的会丢失失客户。物料采购跟单要求外贸跟单员的工作内容1．适当的交货时间适当的交货时间是指企业所物料采购的物料在规定的时间获得有效的供应。它是外贸跟单员进行物料采购跟单的中心任务。2．适当的交货质量外贸跟单员不能只看重交货时间，适当的交货质量是跟进工作的重点之一。所谓适当的交货质量，是指供应商所交的物料可以满足企业使用要求。过低的质量要求是不容许的，但过高的质量会导致成本提高，削弱产品的竞争力，这同样不可取。3．适当的交货地点适当的地点是指港口、物流中心企业的仓库，甚至是企业的生产线上。为了减少企业的运输与装卸费用，外贸跟单员在进行物料跟单时应要求供应商在适当的地点交货，只要离企业最近、方便企业装卸的地点都是适当的交货地点。4．适当的交货数量适当的交货数量是指每次交来的物料刚好够企业用，不产生更多的库存。交货数量越多，价格越便宜，外贸跟单员的工作也相对越轻松。5．适当的交货价格适当的交货价格是指在市场经济条件下，对企业及供应商双方均属适当的，并且要与市场竞争、交货质量、交货时间及付款条件相称。外贸跟单员长期与众多供应商打交道，对物料价格十分熟悉。因此，在跟单时要十分注意交货的价格。知识链接:为什么交货货不能太早早也不能太太迟？1．延迟交交货成为为增加企企业成本本的原因因1)由于物料料进货的的延误，，出现生生产待货货空等或或延误，，导致生生产效率率下降；；2)为追上生生产进度度，需要要加班或或增加员员工，致致使人工工费用加加；3)采用替代代品或使使用低品品质的物物料，造造成产品品质量不不符合要要求，引引起纠纷纷；4)交货延误误的频率率越高，，跟催工工作费用用就越高高。2．提早交交货增加加经营成成本1)不急于要要用的货货品提早早交货，，会增加加物料采采购方仓仓储费、、短途搬搬运费等等费用；；2)供应商提提前交货货，物料料采购方方提前付付款，增增加物料料采购方方库存货货物