《秘书理论与实务》模块四文书拟写与处理

秘书理论与实务THEORYANDPRACTICEOFSECRETARY模块四文书拟写与处理盖文章，经国之大业，不朽之盛事

——曹丕在现代社会里，光靠口说是不够的，处处需要动笔写。动笔写文章应该是人人必须具备的一种技能。

——叶圣陶职场名言素质培养目标教学模式教学形式1.领悟秘书办文工作的独特性，培养细致严谨的工作态度2.

理解秘书办文工作的艰辛，培养吃苦耐劳的精神

3.能自觉培养阅读的习惯，注重资料的收集，勤于写作，养成高效的作风行动导向，项目实施。1.

实例演练2.情境模拟3.课外调研1.运用职场典型案例指导学生拟写和处理文书;2.在文书报写的基础上，组织学生模权文书处理情境3.开展课外调研，收集职场文书报写和处理材料4.运用现代办公设备，开展文书拟写与处理训练文书拟写与处理是秘书的重要工作职责，本模块紧密结合现代企业秘书从事文书拟写与处理的工作内容，运用案例分析、实例演练、角色扮演、情境模拟等教学方法，指导学生正确认知秘书办文的内容、特点和要求，掌握常用文书的写作技巧和方法，熟知收发文处理的程序和操作要求，掌握文档管理的方法和技能。通过本模块的学习，学生能够运用文书拟写与处理的知识和方法，把办文和办事、办会相结合，有效处理秘书工作。知识能力目标1.准确认知文书工作的内容、特点和要求2.熟练掌握文书拟写的技巧和方法3.能够运用文书处理的知识做好收文办理和发文办理工作4.熟练掌握文档管理的方法和技能模块导读项目/PROJECT办文认知文书拟写收文办理发文办理文档管理综合实训办文认知01案例导入：小胡的抱怨05小胡是正方光电科技有限公司新招聘的行政部秘书，主要负责公文处理工作。公文处理比较繁杂，头绪多，工作很具体。比如发一个文件，除了要经过起草、校核、签批这些环节外，还要打印、校对、盖章、装文件袋、打文件包等等。小胡总是抱怨，认为这些工作很琐碎很平凡，不引人注目，一年忙到头，数不出几件叫得响的事情。公文处理又是一种“流水作业”，工序多，参与的人也多。一件公文从起草到完成，要过很多人的手，整个任务的完成融合了许多人的劳动，小胡作为单个的参与者来说，究竟完成了多大的工作量，在其中起了多大的作用，很难算得清，道得明，她对自己工作的价值产生疑惑，认为文字秘书的岗位太普通，太平凡，做不出什么大的成绩。她整天愁眉苦脸地抱怨，由于工作态度不认真，工作拖拉，公文处理工作经常出现差错，为此多次受到行政部经理的批评。行政部秘书小胡为什么总是抱怨？你如何认识文书拟写与处理工作的意义？案例思考案例分析她认为文字秘书的岗位太普通，太平凡，对自己工作的价值产生疑惑。的确，文字秘书的岗位是普普通通、平平常常、不引人注目的，但这并不能说明文字秘书的工作不重要，更不能说文字秘书不能有大的作为。作为领导与职工、领导与各部门之间联系的桥梁，秘书的一言一行，都直接或间接地影响到单位的形象。知识平台06秘书机构是一个单位的行政指挥中心，担负着参与政务、管理事务、综合服务的任务。大到各项方针政策的制定，小到每项具体工作的组织实施，都离不开办文工作。制发文件、拟写调研报告、起草活动计划、写作活动总结等等，这些笔头工作一般都由秘书承担，因此，选择了秘书工作，也就选择了办文的差事。秘书与办文办文工作内容丰富，包括公务文书的形成、处理和管理等一系列互相衔接的文书工作。围绕办文工作，有对秘书人员撰制文书的要求，有收、发文书的处理程序，有明确的行文规则，因此办文具有相对独立的工作系统。秘书从事办文工作，就是承担秘书自身的职责。秘书从业人员应熟知办文工作的内容，了解办文工作的特点，深刻认识办文工作的作用，熟练掌握办文工作的方法。秘书办文工作的内容01文书形成文书制作过程包括拟稿、审核、签发、复核、缮印、校对、盖章等环节，还包括对各种会议、汇报、电话、重大活动的记录及整理等环节。02文书处理文书的处理过程包括文书的传递和办理等环节。文书制作形成后，除了存本和定稿直接归档保存外，其他文本都要进行传递，包括文书的收发、登记、分发和传递等。文书的办理包括对文件的拟办、批办、承办、催办、查办等环节。03文书管理文书管理是一个动态的过程，必须对文书处理全过程进行监督和管理，既包括文书的保管、保密等工作，也包括文书的整理归档或销毁工作。把有保存价值的文书，按一定的方法和要求整理归档，作为历史凭据以供查考、研究和利用，没有保存价值的文书应按一定程序予以销毁。秘书办公文书的特点秘书办文工作既有与其他秘书工作相似的地方，也有自己特有的要求。时效性秘书办文要注重时效，只有注重时效，才能提高工作效率。03规范性秘书办文是一项讲究规范化的工作，不但办文质量标准很高，办文流程要求也很严。02目的性秘书办文是辅助领导工作、履行岗位职责的行为，具有鲜明的目的性。01秘书办文工作的作用13秘书办文是展示组织形象的窗口秘书办文不仅可以反映该组织处理日常工作的质量与水平，还可以表现出秘书个人的基本素质。秘书办文是组织沟通联系的桥梁秘书办文是沟通上下的渠道，联系左右的桥梁，它把上下左右联系在一起，使之形成统一的整体，从而推动各项工作有序进行。秘书办文是上级组织实施管理的工具在管理过程中，秘书的办文能力起着重要作用，没有秘书准确的文字表述，拟制的文书就很难贯彻领导的管理意图。秘书办文是展示组织形象的窗口秘书在办文过程中留存的所有文书，见证了一定时期的工作。案例导入：秘书办文工作无小事05正方光电科技有限公司搬迁新的办公地点，行政部负责处理搬迁工作有关事宜。行政部经理要求秘书小胡拟写一份搬迁启事，小胡把“启事”写成了“启示”幸好这一疏忽被行政部经理及时发现，否则将会影响公司形象。秘书小胡在办文工作中出现低级错误的原因是什么？“启事”为什么不能写成“启示”？案例思考案例分析秘书小胡在办文工作中粗心大意，不注意规范用语，一个公司对外使用的文书要反复斟酌，避免语言出现文字错误，这是办文工作最基本的要求，写错别字会破坏自己和公司的形象。启事的标题要注意不能误写为“启示”，启事是陈述事项的意思，而“启示”是启发、启迪的意思。目前把“启事”写成“启示”的人很多，甚至在报刊上也经常见到，这在一定程度上形成了误导。文书写作四要素主题是客观事物和作者的主观评价在文章中的高度统一。主题材料是作者搜集的能够表现文章主题的有关情况、理论、事实和具体数据等。材料文书的结构，是指对文书的内容进行安排，是文书的内部组织形式和构造。结构文书的语言以实用为目的，要培养文书的语言表达能力。语言秘书办文如何确立主题0701020304正确文书的主题要符合党和国家的方针政策和法律发令，符合单位的基本要求和主张，主题能反映事物的本质，符合客观事物发展的规律，具有科学性鲜明文书要明确表明作者的基本态度、文章的基本思想，包括对问题的认识，对事物的评价等。文书涉及的各类问题，必须有明确的观点立场，应该怎么做，解决什么问题，达到什么目的，都要明确地表达出来，不能模棱两可。深刻

在主题正确鲜明的基础上，文书的主题要有思想深度，要揭示事物的本质及其内部规律，阐明事物之间的必然联系，具有深刻的思想意义和丰富的内涵。。集中文书的主题具有单一、集中的特点，切忌一文数事，内容混杂，这样才利于统一认识，更有利于解决问题。秘书办文如何选择材料07切题材料要有针对性，能说明主题。材料形成主题，而主题支配材料的选择、使用和安排。主题要靠材料来支持，材料要为表现主题服务。写作文书不能堆砌材料，要选择有代表性有说服力的典型材料，这些材料能够表现和说明同类事物的实质及其发展规律。典型材料可以起到以一当十的作用，能够揭示出事物的本质和规律。写入文书中的材料必须是客观存在的事实，必须是真人真事，包括时间、地点、人物姓名、企业名称、数字、事件经过、原因、结果、引文等等，材料都要经过核实才能使用。新颖的材料是指那些反映新事物、新情况、新问题和新经验的材料。新颖的材料具有强烈的时代感，能给读者新鲜感，有吸引力，从而达到写作目的。典型真实新颖秘书办文如何安排结构07文书的开头一般开门见山，直入主题。常用概述式、根据式、目的式、原因式、引文式、表态式等开头方式。开头部分主体部分主体部分要注意文章内容之间的关系和次序，体现作者思路展开的逻辑步骤。一般有以下几种形式：总分式、分条列项式、递进式、并列式、因果式和图表式。文书的结尾既要符合文种要求，又要做到语言简洁，意尽言止。常见的方式有：总结式、号召式、说明式和祈请式。结尾部分秘书办文如何表达语言070104020503准确准确就是指文书的语言要恰如其分地表达内容，使人一看就知道文书的主要内容和观点。语言准确首先要求实事求是，所涉及到的人与事，一定要确有其人其事，情节、细节、数字都不能虚构。在文字表述上，要做到准确鲜明，简练畅达，直白而不含蓄，不能有歧义。简练简练即语言简洁、精练，用尽可能少的文字，浓缩大量的信息，尽量将可有可无的字、词、句、段和空话、套话删去，做到言简意赅。平实平实就是平易、朴实。文书的价值在于实用，首先，语言平实要反对假、大、空、浮。应尽量不用或少用修饰语，争取做到用语朴素实在。其次，就笔法而言，尽量做到平直，叙述问题采用直陈的方式，不要在语言上哗众取宠。庄重秘书办文实用性强，在运用语言时必须庄重得体，多使用书面语，不用或少用口语、俗语。措辞时要严格掌握用词尺度和界限。规范秘书办文要注意语言规范性，即注意标准性、规定性和统一性。如行政公文要按国家规定的统一标准写作，如格式、用纸、撰拟程序、立卷存档乃至数字、简称、修改符号、计量单位等的使用，都应符合国家统一规定的标准。浅谈如何做好文书工作030201文书工作的重要性做好文书工作的要求提高文书水平的方式文书工作是企业行政工作的重要组成部分，是及时传达企业信息、互通情况、处理问题、交流经验的重要工具。文书工作的重要性25第一第二第三

文书工作记载了一切企业活动，及时性、指导性、广泛性、连续性是文书的四个特点，它决定了文书工作是企业实施管理的重要手段。其中及时性、指导性这两个特点在通信企业的发挥最为突出。文书工作是协调企业内外、上下左右关系的桥梁和纽带。文书工作直接影响企业档案管理的质量。企业档案是生产经营、管理政务和各种活动的真实记录。而文书是档案的基础，文书工作直接影响企业档案管理的质量。做好文书工作的要求25第一第二第三要有文化基础。文书工作主要与文字、文章打交道，所涉及的内容包罗万象，因此，文职人员和管理人员要做好文书工作，不仅要有文字上的功底，还要求加强对企业管理、经济、法律等学种的学习，另外，还要了解社会时事。要有业务基础。业务基础又分为文书专业业务基础和企业业务基础。文书专业业务基础：是指公文写作与处理、档案管理等相关学科的知识，以及对办公自动化设备的熟练运用。要有较高的道德修养。要严谨精细、遵守纪律、严守秘密。提高文书水平的方式25第一第二培训。各部门可以通过文职人员主讲文书专业知识，各部门主管人员参加的方式，同时提高文职人员和管理人员的文书专业基础知识水平互助学习和实践。管理人员和文职人员要互相帮助，共同提高文书水平。文职人员可以利用工作以外的时间多参加一线的维护、抢修，对相关维护资料多学、多钻、多向维护人员请教，这样，我认为能在短期内对公司业务有基本的了解。管理人员要多亲自动手起草文件，提高文字功底，向文职人员学习公文起草的规范和要求KeywordKeywordKeyword技能训练任务一：上网搜索关于秘书办文工作的更多知识。深入学习，认真领会；结合案例1分组研讨秘书应如何做好办文工作，每组派选一名学生登台演讲，谈谈对秘书办完工作的认识和体会，时间不超过5分钟。任务二：要求学生上网查询某企业的信息资料，搜集介绍该企业经营业务、管理理念和企业文化的材料。分组讨论企业宣传文书在主题、材料、结构和语言方面的特点。派选一名学生登台演讲，时间不超过5分钟。文书拟写02学习目标能够掌握常用文书的写作技巧和写作方法适应秘书岗位对文书写作技能的要求，熟练写作常用文书能够了解常用文书的种类、特点及写作要求123知识平台39文书拟写：是人的思维能力、知识和文字表达能力的综合体现。我们学习文书拟写，要把握文书的文体特点和写作规律，把文书写作理论运用到文书写作实践中，加强文书写作训练，提高文书写作能力。从事秘书工作，需要写作各类文书，如办理公务，需要写作请示、报告和通知等文书；办理会务，需要写作会议通知、会议记录和会议纪要，编写会议简报。办理事务，需要写作信函、计划、总结和调查报告等等。会务文书会务文书是指在会议管理过程中形成和使用的文书。包括会议日程、会议议程、开幕词、闭幕词、会议记录和会议报告等。事务文书事务文书是指机关、团体、企事业单位或个人在处理日常事务过程中所使用的文书。包括启事、规章制度、计划、总结和调查报告等。社交文书社交文书是指在不同的社交场合，根据具体情况所写的具有礼仪性质的文书。包括请柬、邀请信、贺信、感谢信等。财经文书围绕经济活动所形成和使用的文书。包括订货单、招投标文书、经济合同、市场调查报告和可行性研究报告等。常用的文书种类公务文书

《党政机关公文处理工作条例》规定的15种公文，包括通知、通报、请示、报告和批复等。常见的几种文书写作

活动策划方案请示邀请信通知启事报告总结贺信活动策划方案的写法活动策划方案也称活动策划书，属于计划类文书。计划不是单一的文种，是计划类文书的总称：安排是布置短期内的具体工作；规划是全局性的、长远的、带战略性的发展计划；要点是对所要做的工作提出主要之点的计划，一般是上级机关指导下级机关工作，明确工作要点；方案是对专项工作作出全面部署与安排的计划。1．标题一般包括制订方案的单位名称、适用时限、内容和文种四部分构成。如“××公司十周年庆典晚会活动方案”。如果所制订的方案还需要讨论定稿或经上级批准，就在标题的后面或下方用圆括号标注“讨论稿”或“草案”等字样。2、正文一般由前言、目标和任务、实施步骤和措施等内容构成。前言简要概括基本情况，并指出制订方案的背景和政策依据，也可以阐明活动的目的和意义。这部分内容是回答“为什么做”的问题。目标和任务是方案的核心内容，回答“做什么”的问题。提出所要达到的总体目标，明确具体的工作任务。要经过调查研究，广泛征求意见，制订合理的切实可行的目标和任务。目标是要实现的最终目的，任务是具体说明要完成的工作内容，或者说明要达到的指标。步骤和措施是回答“怎么做”的问题。步骤是指实施方案的时间安排和行动程序。措施指实现计划所必需的人力、物力、财力、技术的保证，包括组织分工、进程安排、物质保证、方式方法等。3．落款在正文右下方署上制订方案的单位名称，在署名的下一行写上制订方案的日期。撰写活动策划方案的注意事项1．明确活动主题。明白给谁写策划案，一定要按企业的属性确定要做什么活动，活动目标要根据企业的实际问题和市场分析，确定活动的具体目标。2．明确活动内容。要考虑策划的这次活动要解决什么问题。活动内容都向目标靠拢，企业举办活动或是为了销售产品，或是为了提升企业形象，或是为了提高企业团队凝聚力，活动内容要紧紧围绕活动目标。3．明确活动步骤。方案的步骤要有序，条理要清楚。尽可能详尽地列出各项工作，确保晚会各项工作有序进行。4．明确活动细节。细节是成败的关键。包括活动执行时间、流程、工作分工等是否细致科学，也包括方案文本的格式，用词是否准确等。5．明确经费预算，包括场地租用费、服装道具租用、现场布置费用、抽奖奖品费用、工作人员和演员盒饭费用、会场饮料费用等等。请示的写法请示是上行公文，“适用于向上级机关请求指示、批准”。当下级单位和部门处理工作时涉及有关方针政策需要上级单位和部门做出明确的解释和答复，当下级单位和部门在工作中出现新情况、新问题，需要上级单位和部门做出明确指示，当下级单位和部门需要请求上级机关解决某一具体问题和实际困难，都需要使用请示。林秘书拟写的十周年庆典活动方案需要请示总经理室，得到同意的答复后，再落实有关工作。请示的结构由标题、主送机关、正文和落款几部分构成。

01STEP02STEP03STEP04STEP标题请示的完整式标题由发文机关、事由和文种构成，如《××分公司关于开展企业文化宣传活动的请示》。标题有时省略发文机关，在落款处标明。正文正文包括请示缘由、请示事项和请示结语三部分组成。请示缘由。开头写明提出请示事项的理由、背景和依据，理由要充分，一般从请示事项的必要性和重要性等方面进行写作。请示事项。写明请求上级机关给予指示或批准的具体事项。请示的内容要具体明确，符合国家法律法规，符合实际。请示要求应切实可行，具有可操作性。落款在正文右下方标注发文单位名称和成文日期，并加盖公章。若标题已有发文机关名称，此处可省略，只写明成文日期。主送机关指直属上级机关。一份请示，只送一个主管的上级机关，不能同时主送两个或两个以上机关。受双重领导的机关向上级机关请示工作时，要根据请示内容的性质，主送一个上级领导机关，抄送另一个上级机关。请示一般不直接送领导个人，一般不越级请示，如果因情况特殊或事项紧急必须越级请示时，要同时抄送越过的机关。课堂互动一是要写清楚事由，应精确表述请示内容，尽量不要出现“请求”之类的词语，避免和文种语义重复。二是标题文种只能写“请示”两字，不能写成“报告”或“请示报告”。030201写作请示必须一文一事，如果一文多事，会导致受文机关无法批复。请示写标题要注意以下几点：××公司关于请求购买部分仪器设备，拟在行政费中开支的请示××公司关于开展产品质量月活动的请示报告人力资源部关于开展新员工培训和员工绩效考核的请示报告写法01020304主送机关顶格写明受文机关全称或规范化的简称。落款发文单位和成文日期，并加盖单位公章。标题已有发文单位，此处亦可省略。正文正文的基本内容一般由以下三部分构成。报告缘由。开头说明报告的目的、原因、依据等，要求写得简明扼要。标题完整式标题是指发文机关、事由、文种三要素俱全。特别提示1．工作报告正文一般由工作基本情况、工作主要成绩、工作经验体会、存在问题和改进办法等部分构成。2．情况报告的正文一般由陈述情况或问题、分析原因和责任、提出处理意见和要求等部分构成。3．答复报告的正文由报告的依据、答复事项两部分构成。首先要写明答复依据，即何时接到上级单位和部门询问的事项和要求回答的问题，然后针对上级单位和部门询问的事项或提出的问题作出答复。通知写法正文正文一般由缘由和目的、通知事项、执行要求三部分构成。通知的缘由和目的是通知正文的导语，要交代清楚为什么制发该通知，一般写得简洁明了。落款正文右下方写明发文机关名称，如标题中已标明发文机关，落款时可以省略，直接写成文日期。主送机关通知必须有主送机关，以指定通知的承办、执行和应当知晓的受文机关。标题通知的标题与其他公文文种标题的格式相同，由制发机关、事由和文种三部分组成。适用批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。课堂互动

小案例：人力资源部拟写培训工作通知××公司人力资源部将对各部门新入职员工进行培训，培训的主要内容包括公司的各项规章制度，公司的企业文化、员工的职业道德等。请代拟写一份通知，告知各部门有关培训内容、培训方式、培训对象、培训时间和地点等事项。写作知照性通知，标题直接写明工作事项，“关于开展新入职员工培训工作的通知”，正文一般包括发文缘由、通知事项、执行要求三部分。发文缘由明确培训工作的目的和意义，通知事项要写得具体明白，新入职员工要明确具体入职时间，要列出参加培训的新入职员工名单。为表述清楚，可把培训内容、培训方式、培训对象、培训时间和地点等事项列表说明。邀请信的写法邀请信是各级机关、企事业单位、社会团体举办重要活动，召开重要大会，邀请有关单位和人士参加所用的信函。邀请信使用范围广泛，凡召开各种会议，举行各种典礼、仪式和活动等，均可以使用邀请书。

标题称呼正文姓名+职务邀请信的开头顶格写被邀请者的单位名称或个人的姓名。个人姓名后应加职务、职称或“先生”、“女士”等相应的称谓。有效邀请信的末尾右下方写上邀请单位名称或个人的姓名，并在落款下面写上成文日期，邀请单位还应加盖公章，以示慎重。开头，主体，结尾邀请信正文的开头首先是问候语“您好”等。主体部分通常要求写明邀请的原因和举办活动的内容，介绍活动安排的细节，并提出邀请。结尾另起一行左空两格书写问候语。形式分类单独写文种名称，即“邀请信”；写事由和文种名称，如“关于新品发布会的邀请信”。落款和成文日期特别提示：邀请书与请柬的区别1.内容容量不同。邀请书篇幅较长，内容容量大，当邀请的事项较复杂或需要向被邀请者说明有关问题时，使用邀请书。请柬的篇幅有限，内容容量小，当邀请的事项单一时，使用请柬。2.写作格式不同。邀请书采用书信格式，请柬一般有两种样式：一种是单面的，直接由标题、称谓、正文、落款等构成。一种是双面的，即折叠式：一为封面，写“请柬”二字，一为封里，写称谓、正文、落款等。“请柬”二字，一般应做些艺术加工，可以采用名家书法、字面烫金或加以图案装饰等。3.写作要求不同。邀请书一般用红色A4纸打印，或自行设计带有单位标志或富有文化特色的邀请书信纸。请柬在纸质、款式和装帧设计上，要注意艺术性，做到美观、大方、精致，使被邀请者体味到主人的热情与诚意，感到喜悦和亲切。4.使用场合不同。一般的会议或活动使用邀请书，隆重的礼仪场合使用请柬。启示的写法启事是机关、团体、启事业单位和个人在一定范围内公开说明情况，提请公众注意，请求大家帮助和支持的应用文体。启事的特点是公开性和告知性，它只是用来向单位、个人告知某些事项，不带有任何强制性和约束力。启事一般用张贴、登报、广播等形式发布。030201标题：标题有以下几种写法：以文种“启事”作标题；以事由作标题，如“招聘”。以启事性质加文种组成。如“搬迁启事”、“征文启事”。以启事单位名称加文种组成，或在启事性质和文种前加启事单位名称，如“××公司招聘启事”。正文：启事的主体，位于启事标题下一行，前空两格。正文内容一般包括写作启事的原因和目的、启事的事项和要求两部分。也可以只写启事的要求事项。启事的正文要写得既具体又简洁，即启事事项要具体，如征文启事一定要写明征文的主题、体裁、字数要求、投稿地址、截稿日期以及征文评奖情况等，征文的目的要简洁。又如寻物启事，要写明丢失物品的特征、数量、丢失的地点。落款在启事正文右下方写明启事单位名称或个人姓名、联系方式、写作日期。如单位名称在标题中已出现，落款可省略启事单位名称。联系方式一定要交代清楚，包括联系人、联系电话等，以免误事。首行居中，字体稍大。标题正文：前言、主体、结尾前言概括基本情况，交代总结所涉及的时间、地点、对象和背景；概述基本经验、点明主旨；引用数据扼要说明主要成绩和问题。主体是总结的主要内容，包括成绩和收获、经验和体会、问题和教训等内容。结尾一般写两层意思：一是今后努力的方向。在经验教训的基础上，明确工作前进的方向，提出新的目标和任务。二是针对问题和教训，提出改进措施和新的设想。落款包括署名和日期。单位总结的署名，可以写在标题下方或正文的右下方，如果标题中出现了单位名称，则可不另署名。个人总结的署名，一般都写在正文的右下方。总结日期可加括号放在标题下，也可不加括号放在文末署名下方。总结的写法总结是单位、部门或个人对前一阶段工作、学习等进行回顾、检查和分析研究，从中找出经验和教训，获得规律性的认识，以便指导今后实践的一种事务文书。文件式标题。一般由“单位+时限+内容+文种”构成，多用于综合性总结。如“××公司十周年庆典活动工作总结”。主题式标题。概括文章的内容或基本观点的标题，标题中一般不出现“总结”二字。如“推动人才交流培植人才资源”。双标题。由正、副两个标题组成，正标题揭示主题或概括经验，副标题标明单位名称、时间、内容和文种。例如“新产品新征程——××公司新品发布会工作总结”。总结中的正文主体注意点主体是总结的主要内容，包括成绩和收获、经验和体会、问题和教训等内容。这部分内容在不同类型的总结中写法也不同。综合性工作总结则在前言中概括提一下，而在主体中应专门详细地、具体地归纳成绩和收获的几个方面。专题性经验总结，则除在前言部分扼要点明成绩和收获外，其他具体的成绩收获，常在下面部分的“经验体会”中，作为各论题的例证之用，不必专门写“主要成绩和收获”。成绩和收获经验是指取得成果的原因、条件以及具体做法。体会是经验的升华、理论的认识。这部分是总结的重心，要分析、研究、概括，从取得成绩的过程中找出规律性的认识并表述出来。如果写经验总结，应根据推广经验的需要而使侧重点不同，有的重点阐明工作的成效、有的重点阐明做法的先进，有的重点阐明体会的深刻、认识的提高。经验和体会这部分内容要说明工作实践中存在的问题，分析造成问题的教训，究竟是思想方法上的问题，还是工作方法上的问题，或者是其他主客观原因，从而总结出造成失误、损失的反面经验，写明应记取的教训。问题和教训贺信的写法贺信是表示祝贺、赞颂的信函，一般用于领导机关、企事业单位或个人对取得重大成绩、做出卓越贡献的集体或个人表示祝贺，或对重大喜事表示祝贺。贺信的结构包括标题、称谓、正文、落款、成文日期。16正文贺信的开头用简练的语言写出祝贺理由，经常用“值此……之际，谨代表……向……表示热烈祝贺”之语；祝贺的主体内容因对象的不同，措辞要有所不同。如祝贺对方取得了突出成绩，要充分肯定和赞扬对方的成绩以及取得成绩的意义，表示向对方学习。如祝贺对方担任了新的职务，要侧重于祝愿对方在任期内取得成绩，祝愿双方友谊加深。结尾表达美好的祝愿之情。03称呼开头顶格写明祝贺对象，如“尊敬的××博士”。02标题标题有几种写法：一是只写“贺信”二字；二是写行文单位和文种，如“大江公司贺信；三是写明祝贺对象和文种，如“致正方光电科技有限公司的贺信。01落款落款处应署上祝贺单位名称或祝贺人的姓名，最后还要署上成文日期。04特别提示：1．正方光电科技有限公司举办十周年庆典活动，合作单位发贺信，标题可直接写贺信，也可写“××公司致正方光电科技有限公司的贺信”。称呼要顶格写“正方光电科技有限公司领导及全体员工：”2．正文开头叙述写作贺信的缘由，如“值此正方光电科技有限公司隆重举行十周年庆典之际，我公司向贵公司领导及全体员工表示最热烈的祝贺！”3．主体部分要叙述正方光电科技有限公司十年来所取得的成绩。如“十年来，你们不断开拓创新，锐意改革，不断发展壮大，创造辉煌；十年来，你们不断致力于企业管理创新，探索具有行业特点并符合企业实际情况，能为企业带来经济效益的管理模式；十年来，你们把思路变为制度，把制度变为行动，把行动变为效益，市场做大了，品牌打响了，企业发展了，为光电行业树立座座丰碑。”4．结尾部分表达热情的鼓励，殷切的希望。如“我们坚信，在公司领导的正确决策下，在全体员工的共同努力下，你们将不断创造新的业绩，成为我国光电行业的排头兵和旗舰式的企业。祝公司事业蒸蒸日上，祝正方光电科技有限公司全体员工身体健康！工作愉快！”落款部分在正文右下方写上“××公司”和写作日期。[相关链接]公文种类

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（三）命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。（四）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。（五）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（六）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。（七）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。（八）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。（九）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。（十）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。（十一）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。（十二）批复。适用于答复下级机关请示事项。（十三）议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。（十四）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。（十五）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。（资料来源：《党政机关公文处理工作条例》中办发〔2012〕14号）特别提示：请示与报告的区别1．行文目的和作用不同：请示是请求性的上行公文，主要是通过上级的决策意见，明确工作中需要处理而又无权或无法解决的问题。而报告是陈述性的上行公文，重在汇报工作、反映情况、提出建议。2．行文时限不同。请示必须在事前行文，而报告可在事前行文，也可在工作进行中或事后行文。3．内容和结构不同：请示的内容单一，请示理由必须充分，请求事项明确具体。而报告的内容既可以是单一的，也可以是多方面的。报告和请示必须分开使用，报告中不能写请示事项。如何写好请示和报告？把“样儿”搞对关键在于细心、细心、再细心“样儿”，也就是格式，关键要求规范。02把“事儿”搞透“事儿”，也就是事情，关键要研究透、协调好。“事儿”是报告之源。“事儿”是请示之本。0104把“字儿”搞准第一，“把菜买齐再下厨”——注重搜集材料。第二，“拾掇好了再生火”——注重列好提纲。第四，“小火慢炖最出香”——要注重修改。第三，“关上门来好干活”——注重集中精力。03收文办理03一、能够掌握文书审查的内容与要求二、掌握文书传阅的含义、方法与要求三、掌握文书注办的含义、内容与要求学习目标案例导入案例1：秘书应该如何初审文书正方光电科技有限公司林秘书收到下属分公司的一份文件，林秘书审查时看到这份文件的标题是“关于修建仓库下水道的报告”，内容主要是：分公司需要修建仓库的下水道，因为该公司的仓库是公司唯一储存产品的仓库，由于周边新建高楼导致仓库地势低洼，仓库积水情况严重，以致仓储物品霉变，损失情况严重。请求同意修建下水道，并请拨修建下水道的经费。林秘书看出这份文件应该是请示而不是报告，于是立即与下属分公司沟通，指出文件存在的问题，要求修改后再上报。1．分析案例1中的林秘书初审文书为什么会及时发现问题？从中领悟秘书人员初审文书时要注意哪些方面。2．案例2中的秘书小胡在负责文件传阅时存在哪些问题？从中认知并领悟秘书在收文处理过程中如何做好文件传阅工作。案例讨论案例2：传阅的文件怎么找不到了正方光电科技有限公司行政部接到上级单位的一份“关于加强安全生产工作的通知”，行政部经理批示，要求公司后勤部、物流部、保卫部协助落实加强安全生产工作。行政部秘书小胡先将文件交后勤部负责人阅，并让其阅后交给物流部负责人。物流部负责人阅毕，将文件转交保卫部负责人时，由于保卫部负责人外出参加会议，便把文件转交该部门的小张，让他保管并转交保卫部负责人。过了几天，行政部经理询问秘书小胡关于安全生产工作的文件传阅情况，秘书小胡急忙查询文件的传阅情况，却找不到文件了。主要程序签收登记初审承办传阅催办答复具体要求签收收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。签字清点检查并确认无误后，收发人员在对方的送文薄或发文通知单，或文件投递单上签署收件人姓名和收到日期。收发人员对收到的文件应按收文部门分门别类，及时送达各部门，对急件要随到随转。03检查检查所收文件与封套上注明的收文单位、收件人是否与本单位相符；二要检查封套编号与送文簿或发文通知单或文书投递单的登记是否相符；三要检查封套、文书包装是否有破损、开封等情况。如发现有错送误投的则不签收，应及时退回或转投；如发现有破损、开封等现象应立即追查原因，确认里面文件没有受损、缺页和泄漏后，才可签字，并应在备注栏内简要写明情况。02清点认真清点、核对所收文件的件数，文书数量要与对方的送文簿或随文书附寄来的发文通知单或文书投递单上的件数一致。如发现数量不一致，可暂不签收，等查明原因，使文件数量相符后再签字。01登记对公文的主要信息和办理情况进行详细记载。由单位秘书人员对收发人员送来的文件启封并做进一步检查清点后进行登记。簿册式使用装订成册的专用登记簿,将每一个登记的项目列于表头，将每一份文书顺次登录于表格的每一栏中。簿册式形式简单，适用于文书数量不多的小型单位，登记的优点是容易保存，适宜按时间顺序进行登记。联单式分为两联单、三联单、四联单，每一联的上半部分登记文书的基本内容，下半部分按不同需要设计不同栏目内容。如两联单有文件分送单和文件处理单；三联单增加了文件传阅单；四联单又增加文件催办单。卡片式卡片式为单张卡片登记一份文书，通常设计为“文件处理单”的形式，适用于文书数量适中的单位。优点是能适应使用和管理文书的需要，在卡片盒里灵活地进行分类排列。初审1、确认来文的主送和抄送单位2、确认文件性质3、确认承办人4、确认文件的密级和急缓程度秘书人员对公文进行初审后，对来文应由哪位领导审批,哪一部门承办,以及承办过程中可能涉及到的事项提出初步处理意见，供领导批办时参考。承办单位有关部门或有关人员对应办复的文件根据领导批办意见进行具体办理的工作,是文件处理中的关键环节,是具体解决问题的阶段。承办要讲求效率,分清主次先后,有条不紊,并落实责任到人03事关全局、内容重要的文书，应先送秘书部门负责人，经确定拟办后，再根据拟办意见分发与处理文书02事务性文件及承办对象和承办要求明确的文书，可直接将文书分送到有关业务部门0104阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送05批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理06需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门07紧急公文应当明确办理时限传阅分送传阅集中传阅设立阅文室这种传阅办法是由秘书部门负责文件处理的秘书人员和专职负责传阅的人员,将需要传阅的文件直接送给应阅人员。这种传阅办法就是利用单位领导集中学习或开会的机会将紧急而又简短的传阅件集中传阅。在有条件的单位,应建立机要阅文室,由秘书人员管理,有关应阅人员应尽量到阅文室阅读文件。阅文后也应在传阅单上签名,便于管理人员掌握,防止漏阅。传阅即有关人员在工作职责范围内传递阅读文件。在文件处理工作中占有很重要的地位，成为领导处理事务,互通信息的一种有效方式。催办01020304健全催办工作制度建立健全催办工作制度,落实责任制,从制度上保证催办工作的顺利进行,做到逐级负责,事事有人管,件件有人办,使催办工作落到实处。加强催办检查工作定期对催办的文件检查，尚未办完的文件加强催办,催办检查情况及问题向主管领导汇报。要做到件件有着落,事事有回音,防止漏办。催办文件要有登记对需要催办的文件应当单独进行登记,通过登记,做到心中有数,便于催办,避免遗忘。催办工作汇报及时秘书人员要经常向主管领导汇报催办情况,对催而不办的现象要及时汇报,取得领导的指示,必要时领导要亲自催办。在需要办复文件的承办过程中的督促检查工作。秘书部门要及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。办复无论采用哪种形式,都要将答复意见和办复情况在《文件处理单》上注明,并在《文件催办登记簿》上作记载以备查用.复印领导批示有些下级来文领导批示了具体的处理意见,就不需要再行办理.这时就可以将领导的批示直接复印后发送来文机关,以减少程序,提高办事效率。03口头答复对于下级单位来文请示的比较简单的问题,或者不同意来文所请示的问题,可以不必行文,而以口头方式答复。02函复函复即用行文的形式答复。01统筹安排有些请示性文件,不能来一件复一件,需要从单位或部门的全局进行统筹考虑。05就地处理有些比较复杂的问题,需要承办人或承办部门负责人出面带着审定的处理方案前往来文机关就地研究解决问题,传达处理意见。04答复06文件办理作为文秘工作的重要组成部分，工作的好坏直接体现文秘部门为领导服务的层次和水平，反映出文秘干部的素质和形象。如何提高文件办理的质量和效率，既做到快速、准确，又切实让服务对象满意，需要每名文秘干部在努力工作之余，积极的探索和思考。文件办理0104020503前期准备要严谨细致对经手办理的文件，要在办理前仔细检查。做到“五看”备注：“五看”：一看打印是否清晰，报面是否整洁；二看页码顺序有无颠倒，有无漏页、白页、倾斜页；三看文件的紧急程度和文件的具体内容；四看文件隐含信息，对于领导在批示过程中可能需要询问的内容，；五看文件处理笺填写是否准确规范，对报文内容描述是否简明准确。呈报拟办要超前主动拟办意见的批写作为文件办理过程中的关键一步，其重要性非常突出。呈报阅示要讲求方法好的工作方式和机制是提高工作质量和服务水平的基础和保证。落实批示要注重实效文件批办后，要认真研究领导的批办意见，做好批示意见的传达工作。推进工作要规范守纪文件办理直接面对领导，是宣传推动文秘工作、体现文秘干部精神风貌的良机，掌握服务的基本礼仪很有必要。秘书如何做好文件办理工作一、夯实基础，严谨规范地做好文件的登记工作文书处理要坚持集中统一管理的原则，这就要求文书人员一定要严把收文关口，认真做好文件的签收登记工作。正确的做法一是指定专人，二是及时登记。二、把握领导批示，科学有效地做好文件的传阅工作为便于领导更好地批示，文书人员要根据实际情况需要做好文件的分类叠放工作。在传阅文件的过程中，要随时做好文件流转的登记工作，便于领导在文件运转期间随时调阅。三、讲究时效，灵活多样地做好文件的催办工作公文在传递、办理过程中，都有明确严格的时效要求。“及时”是确保公文处理工作时效性的基本前提。浅谈如何提高机关公文处理水平公文处理工作是机关实现职能、处理工作的重要形式和手段，它的工作量大、面广、头绪多，稍有不慎就会出现纰漏。如何提高机关的公文处理水平，笔者认为应从以下五个方面做好工作。四、严细认真，善始善终地做好文件存放和归档工作公文办完后，文书人员要把这些文件有序地存放，也可把一些重要的文件归类存放。五、严守保密制度，认真做好文件的安全保密工作文书人员是涉密文件的直接接触者，必须牢固树立保密观念，时刻注意并经常检查自身的言行，办理好、保护好自己每一份涉密文件，确保安全保密。浅谈如何提高机关公文处理水平39总结：总之，提高公文处理水平，需要在实践中不断地摸索，要多总结、多锻炼，做到腿勤、手勤、脑勤，要有强烈的责任感和事业心，任何一点随意性，任何一点主观臆断，任何一点粗心大意，都可能会造成失误，甚至会给企业造成重大损失。公文处理水平的高低既是对文书人员素质和能力的一种考验，又是对公文处理精益求精的具体体现，只有公文处理水平提高了，才能真正达到“以文辅政”的作用。浅谈如何提高机关公文处理水平01任务一要求学生制作收文登记簿，登记的基本项目应包括收文号、收文时间、来文单位、来文标题、来文字号、密级、缓急程度、份数和办理情况等。02任务二根据具体案例，分组模拟秘书收文办理工作：秘书接到文件，拆启后将文件取出，核对好份数、日期后，将文件的内容登记在收文登记簿上；秘书填写文件处理单，交总经理经办；秘书根据批办意见承办文件。通过模拟秘书发文办理工作，全面了解收文工作的基本程序。案例三技能训练发文办理0451．准确掌握文书复核的含义、内容与要求2．准确掌握文书登记的含义、内容与要求3．准确掌握文书印制的含义、内容与要求[学习目标]正方光电科技有限公司林秘书写了一份《关于奖励优秀员工及优秀团队的请示》。印发前林秘书对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行认真复核，她非常仔细，一边读原稿，一边看校样，集中精力逐行逐字进行核稿，甚至连每个标点都仔细核对。她特别注意复核这份请示中的优秀员工姓名，果然发现了请示中有一位优秀员工的姓名音对字不对，由于她对公司员工的姓名较熟悉，及时发现问题，避免了工作中的失误。公司经过林秘书核稿的文书从来都没有出现差错，同事都称林秘书有一双火眼金睛。案例1：林秘书核稿有一双火眼金睛案例导入1101案例一林秘书核稿有一双火眼金睛02案例二小胡印制文书为何出现差错？案例三正方光电科技有限公司行政部经理交给秘书小胡一份文件，让她尽快印制。小胡立即拿着文件到打字室印制，打字室工作人员问小胡印多少份，小胡说：“我忘了问经理印多少份了，就印50份吧。”文件印好后，她拿着印好的文件回到办公室。经理看到小胡手里厚厚的一叠文件，非常生气，说：“小胡，一份报告怎么印了这么多份？你去印制前既不问我，也不看看这份报告只有一个主送单位。”结果，多印的文件都没用，浪费了公司的纸张。案例2：小胡印制文书为何出现差错？21案例讨论1．分析案例1中的林秘书为何被同事认为有一双火眼金睛？从中领悟秘书对文书进行复核应重点注意哪些方面？2．案例2中的秘书小胡印制文书为何出现差错？从中领悟秘书印制文书的要求。发文是本单位向外发出的包括单位制发和翻印,复印转发的公务文件和材料。收文经承办之后的复文,也可以视作发文。从这层意义上讲,收文处理的最终结果也是发文。发文办理全部程序可分为两个阶段：第一阶段从草拟到签发或会签，称为制文阶段；第二阶段从复核到核发，称为制发阶段。《条理》明确制发阶段的主要程序是复核、登记、印制和核发。知识平台一二三四登记文件在签发之后,发出之前必须进行登记,编发文号,记载发文范围,印制数量,发出方法等,对有些不需编正式文号的文,也应予以登记,以备查找。。核发公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。科学的分发程序应当是:填写发文通知单,拣配信封,检查文件,装封,封口等。印制公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。。复核核稿的重点是文稿的内容、文字表达和体式。一、复核25文稿内容文字表达文稿体式核稿的重点是文稿的内容、文字表达和体式三查：一是查矛盾抵触。

二是查政策界限。

三是查措施落实。主要包括四个方面的内容：一是文字表达是否反映了发文意图，是否简明扼要，通俗易懂；二是是否符合语法，选词造句是否符合逻辑，标点符号的使用是否正确；三是有无错字、漏字、别字；四是字迹是否工整清晰规范。文书名称是否使用得当；标题是否符合要求；主送和抄送单位的确定是否准确；密级、缓急时限、主题词等是否标注并恰当。二、登记发文登记有卡片式,活页式,账簿式等形式。各单位可以根据自己的具体情况和工作习惯采用适当的登记形式。从发文处理的实践看采用簿式登记比较适用,既方便查找又利于保存,因此这种形式用得比较多。在簿式登记中,又有“一文一账式”和“一账多文式”之分。1、“一文一账式”登记2、“一账多文式”登记由《发文目录》和《发文明细账》两个部分组成。项目包括文件号,文件标题,签发人,拟稿部门,密级,发文范围,份数,登记日期,发出日期,封套号等。不经常发给文件的单位,可留下空格随时填写。发往单位较多时,则要在《发文明细账》中一一写明,并在目录中“发文账页码”栏内标明发文明细账页数。发文账项目比较复杂,要准确掌握其含义和要求认真填写。“一账多文式”登记簿的主要项目包括文件号,文件标题,签发人,拟稿部门,密级,总印数,分发情况,归档,余存,发出日期,封套号,备注等。做好发文登记工作,还注意以下几点:一是对收到的发文稿,登记前要仔细检查领导是否签发,有无密级,发放范围是否明确,主,附件是否齐备。没有领导签发的不予登记,有不清楚之处要及时弄清。二是要认真填写登记项目,字迹清晰,内容完整,不要随意漏项或草率行事。三是登记要分类,不能不同种类的文件混合登记在一起。

发文登记簿顺序号发出日期发文字号文件标题成文时间密级缓急附件份数主送机关抄送机关签收人归卷日期存档号

三、印制08公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。2、印制工作注意事项021、印制的要求01印制是指对外发出的文件,根据领导签发的定稿,经过缮写,打字或印刷而制成正式文本。经过印制的文件是发文处理的最后成品，它将代表本单位的意见对外发生效力。因此,印制工作必须认真,细致,保证质量。不仅要文字准确,字迹清晰,而且要做到规范化,符合公文体式,还要页面整洁,美观大方,字体大小疏密相宜等,以便阅读和管理。①忠实于原稿②注意保密③卷面整洁完整④装订得法⑤文件紧凑四、核发08公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。分发,是指文件印成后按发文登记的范围进行分发，分发工作是发文处理工作的重要环节,要求准确迅速。分发工作看起来很简单,但也有其内在的规律性。分发工作是否科学,将直接影响分发的效率和质量。科学的分发程序应当是:填写发文通知单,拣配信封,检查文件,装封,封口等。发文通知单是指发文时填写的发文清单。收文单位可以按照发文通知单核对所收到的文件,便于发现问题,及时与发文单位联系。发文通知单主要有两种类型:1．双联式发文通知单这种通知单一式两联,第一联作存根,由发文单位保存;第二联是发文回执,要求收文单位核对签收后及时退给发文单位。使用双联式发文通知单,能对文件在发—收过程中的安全准确,起到重要的保证作用,应当认真运用。2．单联式发文通知单这种通知单和双联式发文通知单的项目相同,所不同的是它只有一联,发文单位不留底,只将发出的文件情况通知收文单位,不要求收文单位退回通知单。收文单位可以按通知单核对文件,如发现问题,应及时与发文单位联系,以采取必要的补救措施。单联式发文通知单所起的作用和双联式发文通知单是一样的,好处是省去了收文单位退回执的手续,不足是发文单位很难掌握发文中存在的问题。

从发文工作实践看,这两种方式,各单位均可酌情选用。但无论采用哪种方式,都要保证通知单的准确无误。通知单是要随同文件一并装入封筒内,如同时发出几个文件,就将所发的文件全写在同一通知单上。遇有无文号的文件,应将文件标题或内容摘要写在通知单上,以便核对。公文拟办“四要诀”

公文拟办是辅助决策的过程，核心是为领导最终决策提出初步倾向性意见，其质量和结果直接影响公文效力的发挥。实际工作中，我们格外注重把握以下四点：一是严格审核内容

依据有关法律法规，参照以往惯例，公文拟办应实行严格分级审核，确保拟办意见的合理性。尤其要注重对来文内容的审核，想方设法甄别真假，掌握实情，针对问题提出拟办意见，不想当然地作出判断。如，某市报来请省委表彰某同志为“优秀共产党员”的请示，在审核相关材料中，发现该同志并非共产党员，经进一步核实确认后，提出不同意表彰的拟办意见。二是善于领会意图

善于学习领会领导决策意图，是提高拟办意见质量的关键。通过查阅领导批示、讲话和相关会议文件、会议纪要以及与领导交流等方式，尽可能多了解整体情况，及时更新决策信息库。对已经办结的各类公文进行总结分析，研究领导批示习惯，归纳总结规律，紧跟领导思维节拍。特别是对一些领导已经明确指出要如何办理的事项，牢记于心。如，涉及有关干部的任免通知，按照惯例只报主要领导阅示即可。有一次按此提出的拟办意见报领导审签时，领导提出是否可同时报主要领导和分管领导阅知。仔细研究领导在此类公文上的批示情况后，对类似公文进行分析归纳，按照文中涉及领导干部的情况将此类公文分为报主要领导和报主要领导、分管领导两类，得到领导肯定。三是积极沟通情况。公文拟办意见需要大量信息资料作为支撑，加强对相关信息资料的收集离不开沟通协调。采取电话或登门拜访等方式，与来文单位联系，掌握好来文意图；与有关职能部门沟通，掌握好办理此项工作的程序、手续；向有关部门调度情况、征求意见，获取有关依据或参考建议，便于有针对性地提出合理的拟办意见。如，收到某市关于修建纪念设施的请示后，为提出合理可行的拟办意见，我们先查阅了中央相关文件，掌握中央对修建纪念设施的有关要求；接着，与来文单位联系，进一步明确请示中要办理的具体事项；之后，与省有关职能部门进行沟通，确定相关程序、手续等；甚至为此专门拜访中央有关部门，听取对此事的意见。综合分析收集来的各方信息后，才最终提出拟办意见报送领导.四是主动做好注解。领导每天要处理大量事务，工作十分繁忙，做好相关注解工作，可以节约领导的阅文时间。对公文尤其是篇幅较长的进行内容概述、注明注意事项，对生僻而关键的专业词汇作出解释，对容易引发质疑和误解的内容写明相关依据，对涉及有关干部的问题注明相关情况等，均可使领导迅速了解公文主旨和需要处理的事项，提高公文运转效率。如，中央部门抄送某省关于有关干部待遇问题的通知，收到后及时了解有关人员情况，提出合理的拟办意见，同时，注明涉及相关干部的工作单位、职务等信息，让领导一目了然。

[阅读材料]公文处理要实事求是(一)以实事求是精神把好公文起草关根据《条例》第十六条、第十七条的规定，在起草中坚持实事求是就是要在充分调查研究的基础上，做到公文内容真实准确、切实可行和文风端正。真实准确就是要做到公文内容忠实于实际情况。真实的公文是机关制定、实施科学决策的基本保证。起草者应本着老老实实的态度和认真负责的作风起草公文。事实要真实、数字要准确，有喜报喜、有忧报忧。不能从局部的、个人的利益出发歪曲事实、弄虚作假。切实可行就是强调提出的政策、措施必须从实际出发、符合实际工作情况、符合事物的内在规律，能对下级机关的工作起到指导作用。公文起草者在起草前必须深入实际、到群众中去、踏踏实实地调查研究、全面准确地掌握实际情况，同时还要对客观情况认真分析研究、对拟定的政策、措施充分论证。只有这样，布置工作才能说到要害处、抓到点子上，有针对性地提出解决问题、指导工作的意见和措施；反映情况才能防止主观、片面，才能为上级提供全面、准确的信息。在撰写公文时要有一个朴实、务实的文风，写短文、写实文。开门见山、直截了当，不文过饰非、不空话长文。同时所提的措施和办法应具体，要有可操作性。执行者、执行的方法、步骤、责任都应讲清楚，切忌太原则和责任不明。实事求是是公文处理的基本原则，无论是制发公文还是办理公文都应以之为准绳。《条例》中有一些规定是实事求是原则的具体体现，因此每一个公文工作者在工作中都要严格按照这些具体规定办。(二)以实事求是精神把好公文的行文关

《条例》第十一条规定“行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精。”发文件是为了解决实际问题、推动工作，因此必须根据实际工作的需要来行文，做到有的放矢。应把能不能推动工作、解决实际问题作为衡量行文的标准。有实效就发，不能解决实际问题就坚持不发，不搞例行公事、走形式的作法。要分清工作的轻重缓急、不要事事行文。能用电话、当面商定等方式解决的问题不发文；措施不成熟的，不发文；过去已有规定且可以继续执行的，不发文；已开会作了布置的事项，不另发文；公开登报的，不另发文。(三)以实事求是精神把好公文的校核关

根据《条例》第十八条的规定，校核中应针对是否需要行文、公文的内容是否真实准确、切实可行作审查。核稿人应本着实事求是精神认真校核，若发现有违背实事求是原则的错误作法应立即指出，责成起草者改正，并对其批评教育。(四)以实事求是精神抓好公文的办理办理是公文产生效用的环节。发文机关的意图只有通过贯彻执行、及时办理才能促使问题解决。若不抓好办理关，所发公文就会成为一纸空文，就起不到推动工作的作用。当前公文办理效率低、执行情况差的问题比较突出，许多问题多次发文、层层发文依然久拖不决。究其原因一是随着政治、经济体制改革的深入，各级机关的自主性增大。但在各级机关的能动性、积极性得到提高的同时，一些下级机关不从大局出发而把局部利益放在首位，对上级机关的政策拖着不办、顶着不办甚至搞上有政策、下有对策；二是秘书部门重发文轻办理的思想较为普遍，热衷于发文而不勤于办文，对公文的执行情况督查不办，使公文工作在一定程度上走入形式主义。在公文办理中坚持实事求是就是要求收文机关严格按照发文机关的意图执行，认真及时地答复和处理问题，踏踏实实地推动工作。秘书部门应切实履行好对公文执行情况的监督、检查职责，对发文和收文的承办都要催促、督查，掌握办理情况、提出办理要求、收集反馈信息。做到一般公文定期催办、查办；重要公文重点催办、查办；紧急公文跟踪催办、查办。只有这样才能有效地克服官僚主义和形式主义，加速公文运转，促使问题得到及时解决，保证政令畅通。

技能训练0201任务1：要求学生制作发文登记簿，登记的基本项目应该包括顺序号、发文时间、发文字号、文件标题、成文时间、密级、急缓程度、附件、份数、主送机关、抄送机关、签收人等。任务二：根据具体案例，分组模拟秘书发文办理工作;演示领导教拟文书、秘书拟写文书、完成初稿教领导审核签发、秘书编号印制文书、进行发文登记并装封等。通过模拟秘书发文办理工作，全面了解发文工作的基本程序。文档管理05案例导入6正方光电科技有限公司胡秘书负责文档管理工作。这是她第一次进行归档工作。她把公司所有文件集中到一起，然后进行文件的选择。她面对一大堆文件，感到难以取舍，觉得每份文件都很重要，一件都舍不得舍弃，感觉都有用。于是小胡虚心请教行政部原来负责文档管理工作的老张，请他指教如何选择归档文件。老张过来看了这些文件，很快把企业领导班子的活动材料等有保存价值的文件材料归置在一边，并从里面挑出了介绍信、会客登记表等不需要归档的材料放在一边。并耐心地向小胡讲解如何选择归档文件。案例1：秘书如何选择归档文件？案例导入案例2：秘书如何确保归档案卷的质量？根据公司归档制度要求，秘书小胡将上一年工作中形成的文件进行了鉴别与整理，交到公司档案室。档案室管理人员经检查，发现有个案卷的标题不规范，有个案卷未填写卷内文件目录。于是要求小胡对这两个案卷进行返工，准确填写案卷标题，清楚正确地填写案卷封面和卷内文件目录。[案例讨论]1．分析案例1，领悟如何选择归档文件。2．分析案例2，探讨秘书如何确保归档案卷的质量？知识平台《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）将档案的定义表述为：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”文档是单位重要的智力资产，随着信息化进程，文档管理越来越受到企业的重视。归档文件是立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕、应作为文书档案保存的各种形式和载体的文件材料。企业的归档文件是企业在生产、经营和管理活动中形成的，文档内容包括商务合同、会议记录、产品手册、客户资料、设计文档、推广文案、竞争对手资料、项目文档、经验心得等。文档管理就是指这些文档、电子表格、图形和影象扫描文档的存储、分类和检索。企业文件归档是指企业内部的各职能机构和所属单位，将各项事务活动中形成的，具有保存价值的文件，按照归档制度移交给档案部门集中保管的工作。归档和收集是一项完整工作的不正方面，是企业文件工作和档案工作的连接点，归档是企业文件工作的终点，接收归档文件（即档案收集）则是档案工作的起点。在设有档案部门的企业中，秘书要严格按照相关的制度与规定，负责做好文件的归档工作。一、选择归档文件一个单位形成的文件材料并不是都要归档，只有那些有保存价值的文件材料才需要归档。归档文件来源包括上级来文、本单位形成的文件、下级报送的文件和其他相关文件。企业应归档的文件材料主要有以下几类，如下表所示：归档文件材料种类归档文件材料具体内容行政管理工作形成的文件材料包括企业筹备期的可行性研究,申请,批准,企业章程；企业领导班子(包括董事会,股东会,监事会和经理层)构成及变更,企业内部机构及变更；企业领导班子的活动；综合性行政事务,企业厂务公开,文秘,机要,保密,信访工作,印鉴的管理；职工人事管理,劳动合同管理,劳动工资和社会保险,职务任免,职称评聘；职工教育培训工作；医疗卫生工作；后勤福利,住房管理等。经营管理工作形成的文件材料包括企业经营战略决策；计划管理,责任制管理,各种统计报表,企业综合性统计分析；资产管理,房地产管理,资本运作,对外投资,股权管理,各种经营管理,产权变动,清产核资；属企业所有的知识产权和商业秘密及其管理；企业信用管理,形象宣传；商务合同正本及合同有关的补充材料；资金管理,成本价格管理,会计管理；物资采购,保存,供应和流通；经营业务管理,服务质量管理；招投标项目管理等。生产技术管理工作形成的文件材料包括生产准备,生产组织,调度工作；质量管理,质量检测和质量控制工作；企业管理现代化和信息化建设,科技管理；生产安全,消防工作,交通管理；环境保护,检测与控制；计量工作；档案,图书,情报工作等。产品生产或业务开发形成的文件材料包括产品的市场调研,立项论证,设计；产品的工艺,安装,试制,加工制造；产品的检验安装；产品的销售与售后服务；产品鉴定,评优；产品质量事故分析及处理等。非工业企业产品形成的文件材料包括业务项目的研发与形成；业务项目的经营；业务项目的保障与监督等。科学技术研究工作形成的文件材料包括科研项目的调研,申报立项；科研项目的研究,试验；科研项目的总结,鉴定；科研项目的报奖,推广应用等。设备仪器管理形成的文件材料包括购置设备,仪器的立项审批,购置合同；设备,仪器的开箱验收或接收；设备,仪器的安装调试；设备,仪器的使用,维护和改造,报废；事故分析和处理等。会计工作形成的文件材料包括会计凭证；会计账簿；财务报告及报表；其他会计文件材料等。职工个人管理形成的文件材料包括职工的履历材料；职工的鉴定,考核；职工的专业技术职务评聘；职工的奖励与处分；职工的工资,保险,福利待遇；其他记载个人重要社会活动的文件材料等。企业应归档的材料还包括其他对国家,社会和企业有保存价值的文件材料。企业秘书要阅读文件，分析文件的内容，判断文件的价值。根据对文件内容的了解，按照归档文件的范围，从形成的文件材料中选出具有凭证和参考价值的文件材料。二、文书立卷对企业来说，平时立卷是指秘书在日常工作中，将本部门形成的办理完毕的文件材料，随时收集、登记、分类归入预先设立的卷夹（宗）内。把立卷工作放在平时进行，可以避免年终突击整理立卷，影响案卷的质量。对文件的集中整理，既有利于企业内部平时对文件的查找利用，也可以确保文件的安全保管。秘书人员在每天的日程安排中，至少应当空出30分钟从事归档工作，确保当天的文件及时归档立卷。平时立卷的步骤如下：首先，事先必须拟制好归卷类目。其次，要做好文件的鉴别与平时收集工作。1、平时立卷文书立卷是将文件组合成案卷的工作，是档案管理工作中最重要的工作环节，它既是文书工作的终结，也是档案工作的开始，具有承上启下的重要意义。2、案卷组合案卷组合就是指把已经办理完毕的具有保存价值的文件编立成案卷。一般来说，立卷工作并不是某个特定时期的短期行为。秘书部门和业务部门往往将立卷工作的内容分解到日常工作中，采用平时立卷的方法，为年终立卷工作的完成奠定基础。在每年(每个阶段)向档案室移交归档前，再对在平时立卷时初步形成的案卷进行细致、系统的整理。如发现问题，立即进行调整，最后确定组卷。所以，从这个角度说，立卷工作包括：检查归卷卷宗，初步确定保存期限，拟写案卷标题，编排卷内文件的序码，填写卷内目录表与卷尾备考表，填写案卷封面以及装订等。立卷（又被称作为案卷的组合），就是指把已经办理完毕的具有保存价值的文件编立成案卷。0102档案经分类、立卷以后(或档案馆、档案室接收的案卷)，还必须进行系统的排列。全宗内各类的序列，已在分类方案中排定，所以通常所说的案卷排列，就是根据一定的方法，确定每类内案卷的前后次序、摆放的位置和方式，保持案卷与案卷之间的联系。案卷排列以后，按照排列的顺序，将案卷逐个登记到案卷目录上，依次记录案卷内容和成分，固定案卷的前后次序和位置。三、案卷整理030201排列方法按照案卷所反映的工作上的联系排列按照案卷所属的起止日期（时间）排列0504按照案卷内容所反映的一定问题排列按文件的作者、发文机关以及文件内容所涉及的地区排列人事档案等按人头立成的案卷，还可以按照姓氏笔画、汉语拼音字母顺序等排列四、档案保管基本环节具体内容档案的保管是档案工作的基本环节，是指档案的存放管理和维护档案完整与