微软-modifiedch第13章综合运用Office365所有功能组件

13章Office365通过阅读本书，您已经全面而细致地了Office365的各种功能元素。当探索了联机界面之后，您已经摸索出了管理Office365帐户的一些实践经验、创建了一个团队、学会了如何使用文档库和工作OfficeWebApps以及使用OutlookLync来保持整个团队步调一致和畅Office365的优势进行综述——完美地融会贯通各种功能。此处，您将看到一些有关如何综合利用Office365中各种功能的具体示例，从而帮助您有效地协调团队协Office365网络，均能够轻松处理文件，并保持联络。另外，理念是将文件交由云来保管，从而和您的团队成员能够轻松对其进行，但是，您还可以项目的各个版本，并对其进行脱机处理，然后，当如果您打算某个文件，并在您在您自己的计算机或上处理该文件，可以执行如下操作步骤Office365进入您的SharePoint团队单击目标文件旁边的下拉按钮，并执行【签出】命令（13-1所示13-1您已经准备好将该文件归还给，并让其可供他人使用，您还可以签入该文件。在“信息”选项卡中，单击【签入】按钮（13-2所示13-2SharePoint准备好将文件交换给时，选择一个目标文件夹，以便能够在以后轻松找到该文件。例如，您可以将该文件于“”文件夹中，或者某个已被命名为当前正在进行的共享项目文件夹中。如果您已经签出文件，那么，当您保存该文件时，Office365就会提醒您，该文件已由您签出，并询提示：如果显示包含“UseMyLocalDraftsFolder”选项的框，则说明当前文件已被签出，而且其副本已被自动到SharePoint的“草稿”文件夹。这是本地计算机上的“文档”库中的子文件夹。当您再次Office365帐户时，该文件夹将同SharePoint服务器实现自动同步。要将文件存回，可以执行如下操作步骤OneNoteSharePointSharePoint文档库的文件夹（13-3所示13-3SharePoint标位置，并输入目标文档库的URL地址。在“另存为”框中，选择文件夹列表顶部的Office365当然，Office365的作用绝不仅仅是管理您的团队工作文件。正如您在本书中所了解到的，您可以使用Office365的种类繁多的工具来实现：创建共享团队，以便的团队能够在基于项目开展协作的同时，收集和共享各种文档和任设计和管理面向公众的，以便让现有客户和潜在客户了解您的业务示例来向您展示如何使用Office365中的各种功能组件来完成具体的关键业务项目。年度报表通常称在一些积极的事情，例如，您已经成功完成了哪些任务、您已经成功克服了哪些以及那些阅读年度报表的人们可能使您的股东、投资方或提供方，通常情况下，这些人会专门盯着您CEO有关基础设施资本投入的具体情在会议期间展示的PDF文档？您是否希望该PDF文件可在您的Office365公共上？您是否打算为该报表创建一个演示文稿，或者，至少包含一些相关的销售数据，并对这当您分发信息时，具体采用何种分发，主要取决于您在创建这些信息时所采用的具体工具。您可以使用Word来创建PDF、使用来创建演示文稿以及使用OneNote来随时收队笔记内Office365Office365中的工具将帮助您将当前项目的方方面面有机地组织起来，并充分利用各种来开展工为相应的纠错工作留出足够的时间，以便正确的报表需求信息。您还可以决定由参与到报表团队之中，并让他们拥有必要的证来使用各种相关的Office对您如何使用Office365中的各种工具来完成年度报表提供一些有用的思路：OneNote来立即开始集体讨论OneNote笔记本，就可以将团队的想法和您考虑已由您所创建的SharePoint文档库中，以供其他人使用（13-4所示。图13-4创建共享笔记本来收队有关当前报表项目的思考成果创建文档库，以您将在报表中使用的文件：文档库能够轻而易举地找到有关当前项目的所需内容，而完全不必在夹杂着其他文件的容器中辛苦搜寻（13-5所示。13-5Lync来主持召开每周团队会议，以交流报表的完成进度：让所有人都保持按部就班的工作掌握各项工作的进展状况，并尽早知道问题的根源在哪里。使用Word来着手创建内容OneNote笔记本，并将所需要的笔记内容拖动Word文档草稿中。同其他人共享指定文件，以便所有团队成员均可以对自己所负责的那Excel来创建工作表Excel相同文件中，也许是在同一个文件的不同工作表中。您可以将工作表数据到Word草稿，以确保数据将被显示在报表之中。 报表。如果您要以的方式来主持一次年度会议，您还可以在此次会议中该演示文稿。通常情况下，促销活动由一些幕后发起和跟进——或者是销售经理或销售——这一层面上的人往往不太关注或宣传的作用。但是，如果您希望整个团队切身感受到促销活动的澎湃（促销动必然需要有）并理解如何让大家协力提高销售业绩，最好的思路是将您的促销活动理解为一提升商誉和公司斗志的契机。您的促销活动可能算是一个小型项目——只包含一些行动、一个工作表和一些供销售使用的促销宣传资料——或者，也可能是一次更大规模的活动，同时，需要在您的上提供内容更新、在公司的简报中大做宣传以及配合一系列图表和进度报表。您的促消活动目的何在？另外，如何做到广而告之？您是否打算配合资料而一些印刷资料？您是否定期发送电子邮件更新？从头至尾全面筹划您的整个行动，预估此次活动的准备和实行要涉及到多少。能打算创建一个内容网页，以此来让销售获取相关信息。向团队发送一封用于介绍此次新促销活动概况的广播电子邮件，并在邮件中提供指向该网页的超。您还可能需要创建一些促销活动的规则，并让参与者可以这些规则内容的PDF版本，创建一些Excel格式的示例销售数据，借助一些图表来展现各种预期的促销成果，还可以设计一个宣传手册，来展示一些可以帮助销售取得更好促销成果的内容项。您还应该制作一些，以便将其张贴在冷饮机或咖啡机周围，或者，如果您正在采用完全的虚拟化，您还可以在您的团队上发布一些通知，并包含一些指向该的超，以便让人们获取更Office365正如促销的多样化，促销活动的组织方式也具有多样化的特点，但是，Office365中的工具可以帮助您全面筹划您的行动策略，并将方方面面零散的工作组织在一起，以便对销售信息进行，并在团队中成功经验。您可以使用Word、Excel、和OneNote，并在您的团队上创建各种页在Word中编撰促销的草稿：同您的团队进行协作，创建和共个包含促销活动的详细行动的Word文档。确保其中已包含主要团队成员的联系信息，还要包含促销活动的整个实施Excel中进行复杂的数学计算：您希望得到什么样的销售成果？您打算在各个地区赢得怎样的产品在其他地区的销售业绩？如果是这样的话，就需要全面筹划如何激励您的销售按照既定销售类型做出最大努力。通过将一些真实的预期数字填入工作表中，就可以自己知道预期的目标是什么。设定您的销售目标——即使这个数字仅为管理团队所知——在促销活动开始之前，就应该把这些事情确定下来（13-6所示。将销售报表到真实的销售数据，并随之发生变化。您可以将Excel工作表到Word文档或者在促消工作表中创建一个指向其他已被用于各个地区的销售工作表的超，以此来实 演示文稿之中并将其发布到团队通过随时共些好消息，可以让人们保持步调一致。创建演示文稿，并将其添加到您的团队。这样，您就可以将这些包含更新数据的幻灯片发布到您的团队，从而让每个人都能看到当前的工作进展情况（当然，也许还会鼓动人们有在下一周的工作中去尝试一些更具性的工作。13-6如果您的团队——当然，也许是整个公司——在云端开展办公，您可能要的一个就是，的问题软件，那么，您如何员工们使用该软件呢？或者，是不是门中的每个人都知道如何报告本职工作范围内所遇到的问题？您可以开发联机培训模块来确保您的团队能够他们所需要用他们是否有必要他们是否能够在演示文稿的同时，拨入会议您是否打算实现自助式培训，从而让参与者可以按照自己的需要培训模块如果您打算设计格式的培训模块您就可以添加语音旁白以便在参与者每张幻灯片时， 中的广播功能（2010中的新功能）来对某个已包含声音和您可以在页面中创建自己的学习模块，并在其中包含各种文档和演示文稿。例如，参与者可以阅读介绍内容、打开Word文件来进试、剪辑或演示文稿来了解信息，以及在Excel工作Office365如何助力培如果您打算安排比较多的培训内容，那么，开展培训的一个绝佳途径就是在您的团队上创建一个Office365来着手创建这的团队使用Lync来进行集体讨论：培训是一个有趣且创意十足的项目，其中可以融入许Lync中创建联机回忆，并邀请您的团队参与到白板讨论会话中来。在培训过程中，您可以就一些感的话题进行交流，并始终围绕总体培训目标和各项主要的WordOneNote笔记本中描绘整体流程：当您开始收集和整理培训的相关内容时，可（或者在您的SharePoint上创建一个单独的文件或文件夹以此来您要使用的使用OneNote笔记本来收集结果，以此来作为培训内容的基础：请确保将所有资源和 中构建培训样本：在初稿中，您可以添加一些供参与者的内容和（甚至剪辑（如图13-7所示。您可以同团队共享这份草稿，并使用Lync来召集大家就此份草个包含音频和的培训过程，您可以将该演示文稿另存为一个剪辑，并将其发布到您的团队。使用Word来创建一个评估工具：这将帮助参与者了解到自己已经学习到了什么，并能够知在培训页面上发布宣传资料和信息资料：只需要