第二章基本OA的主要功能-WORD课件

第二章基本OA的主要功能文字处理电子表格数据库管理电子日程管理电子公文管理第二章基本OA的主要功能文字处理1Office200X包括6大组件：字处理软件Word200X电子表格Excel200X关系数据库Access200X文稿演示软件PowerPoint200X桌面信息管理程序Outlook200X网页制作工具FrontPage200XOffice200X包括6大组件：21.文字处理需根据用户需求完成不同形式和风格的文字处理和输出1.文字处理需根据用户需求完成不同形式和风格的文字处31.1文字处理规范——办公公文制作实例1.1文字处理规范——办公公文制作实例4（1）公文P14-16公文种类公文格式公文用纸公文用字公文写作（1）公文P14-16公文种类5实例：利用公文向导制作公文许多文字处理软件都针对特定格式文章或有固定格式要求的文体提供了专门的模板或向导。所谓模板，是指其中定义了标题格式、背景图案、表格项，甚至某些通用文字的一类文件。所谓向导，是指通过逐步提示用户输入标题文字和设置文档格式来辅助创建文档的一类文件。实例：利用公文向导制作公文许多文字处理软件都针对特定格式文章6实例任务要求与制作效果如下:××省为了加快信息化建设步伐，促进电子政务的发展，现在想在全省范围内开展一次政务信息公众网站（网页）的评比活动。省政府责成信息产业厅有关人员制作一个会议通知，以正式文件形式下发到相关部门。根据上面的行文规范，该通知的内容以及格式要求应该如后图所示。实例任务要求与制作效果如下:7第二章基本OA的主要功能-WORD课件81、启动word,文件—新建命令项2．选择“报告”选项卡，单击“公文向导”图标，再单击“确定”按钮，出现后图所示的“公文向导”对话框。1、启动word,文件—新建命令项2．选择“报告”选项卡，单93．单击“下一步”按钮，向导提示要求选择公文格式，在每个格式单选按钮下面就显示出所选格式的预览图，本例选择“流行格式”。

所谓公文格式是指公文的组成项目及其区域划分、公文的书写、字体字号、用纸规格和样式。公文从外观结构看，一般由文头、正文、文尾三部分组成。公文用纸一般为单页16开型（长260毫米、宽184毫米），图文区尺寸（即版心）为：长233毫米、宽大49毫米。也可以采用国标标准A4型（长297毫米、宽210毫米），图文区尺寸为：长270毫米、宽175毫米。布告、通告、公告的用纸视情况确定。4．单击“下一步”按钮，要求选择公文的大小，本例选择“A4”。所谓公文格式是指公文的组成项目及其区域划分、公文的书写、字体105．单击“下一步”按钮，这时向导提示要求输入标题。如图所示，按照本通知的内容和行文规范，分别在“收文机关名称”框中输入“各设区市政府、省直有关部门”，“发文机关名称”框中输入“××省信息产业厅”，“发文标题”框中输入“关于开展政务信息公众网站(页)展评的通知”，“发文编号”中输入“×信发[2003]2号”。P15

6．单击“下一步”按钮，向导提示输入公文的内容。如图2-35所示，按照起草好的通知文字输入对应编辑框中即可；其实，该内容也可以在公文生成后再进行输入。

P155．单击“下一步”按钮，这时向导提示要求输入标题。如图所示，117．单击“下一步”，根据需要填上公文的附件和注释，如图所示。

8．单击“下一步”按钮，提示输入其它信息，如图所示，输入主题词和发文日期，如果需要还可以输入抄送机关。

7．单击“下一步”，根据需要填上公文的附件和注释，如图所示。12单击“下一步”按钮，在出现的对话框中单击“完成”按钮，公式格式设置完毕。做好的通知效果如前所示。如果需要，还可以按照后面讲解的方法进行内容编辑和格式编排，全部工作完成后进行打印预览，效果满意就可以打印分发该通知。注意公文用字的规则P15单击“下一步”按钮，在出现的对话框中单击“完成”按钮，公式格13（2）科技论文用纸版心内容（3）合同、合约、协议书用纸版心内容（2）科技论文14自行创建常用办公文档模板“会议记录”模板制作单击常用工具栏上的“保存”按钮，在弹出的“另存为”对话框中，输入文件名“会议记录模板”，在“保存类型”下拉列表框中选择“文档模板”，此时“保存位置”自动变为系统模板所在文件夹，如图所示。单击“保存”命令按钮，完成“会议记录模板”的制作过程。自行创建常用办公文档模板“会议记录”模板制作单击常用工具栏上151.2文字处理技术简史手工时代机械化时代自动化时代1.2文字处理技术简史手工时代161.3文字处理系统的基本功能文件存储基本编辑简单排版输入校验输出提供入口/出口对象的嵌入与链接多样化的辅助功能1.3文字处理系统的基本功能文件存储171.4字处理系统实例——WordforWindows1.4字处理系统实例——WordforWindow18文档的输入与编辑文档的操作流程创建或打开文档输入文档（文字、数字、图形、表格等）编辑文档（选定、删除、复制、移动、查找、替换等）排版（字符、段落、分栏、图文混排等）存盘（保存、另存为、打印输出）文档的输入与编辑文档的操作流程创建或打开文档输入文档（文字、19字处理软件Word2003——不仅可以进行文字处理，还可以将文本、图像、表格、图表混排在同一文件中字处理软件Word2003——不仅可以进行文字处理，还20Word2003窗口的基本组成标题栏菜单栏常用工具栏格式工具栏文本区标尺插入点拆分块滚动条绘图工具栏状态栏视图按钮控制菜单栏浏览对象选择Word2003窗口的基本组成标题栏菜单栏常用工具栏格式工具21任务要求是：××大学由于发展需要，有关院系急需招聘领导人员，现在学校组织部需制作一份“招聘启事”对外公布，以便招募人才。本节“招聘启事”的制作效果如后图所示，是用Word完成的。制作时需要注意：1．标题要使用特殊字体并且字号较大，以使其效果明显。2．各类人员前面要设置项目符号，以使其条目清晰。3．联系方式前插入一个形象的图片，以使其生动活泼。4．在结束处插入相关艺术字，以提高启事的感召力。5．文档格式要正确，页面设置要合适（最好将内容恰巧调整至一张页面大小）。

以制作一个“招聘启事”文档为例以制作一个“招聘启事”文档为例22第二章基本OA的主要功能-WORD课件231、文档的新建a:窗口外首次Word时自动创建“文档1”（开始、我的电脑、资源管理器、桌面快捷方式）右击窗口空白/新建/Word文档b:窗口内文件/新建新建工具钮1、文档的新建242、文档的打开a:窗口外双击文档图标右击文档图标/打开开始/文档/单击文件名（最近使用过的文档）开始/查找/输入文件名（全名）/双击列表栏中文档2、文档的打开25b:窗口内

*文件/打开/输入地址、文件名/打开*单击工具栏中打开钮/输入地址、文件名/打开

*文件/单击最近使用的文件列表中的文件名选择b:窗口内

*文件/打开/输入地址、文件名/打开选择263、文字输入设置输入方法：键盘上的Ctrl+Shift组合键；利用鼠标从任务栏上的“输入法指示器”中选择将插入点定位，然后在插入点处输入内容。注意：各行结尾处不要按回车，一个段落结束才按此键不要用空格键进行字间距的调整以及标题居中、段落缩进的设置双击状态栏的改写钮或按Insert键，可以切换插入或改写状态。插入状态时，文本向右移动；改写状态时，自动替换文本3、文字输入设置输入方法：键盘上的Ctrl+Shift27插入内容块插入普通文本在“插入”模式下，输入文字即可插入自动图文集自动图文集可将复杂的表格或者商业信函等常用文本或图形创建为“自动图文集”词条。插入特殊字符插入时间和日期，例如：插入符号可以在文档中插入各种符号，包括基本拉丁语，数字，广义符号、箭头等等。插入内容块插入普通文本28插入公式，打开如图所示的对话框，选择“Microsoft公式3.0”，单击确定。<插入>→<对象>插入公式29进入公式编辑器状态，同时打开“公式工具栏”进入公式编辑器状态，同时打开“公式工具栏”30如图为启事内容单纯录入后的效果如图为启事内容单纯录入后的效果314、文档编辑（1）文本块选择：P22文本块选择（2）撤消与恢复：撤消操作的方法是：选择命令，或者单击常用工具栏上的“撤消”按钮。不过，最简单的方法还是使用快捷键Ctrl+Z。恢复操作的方法是：选择命令，或者单击常用工具栏上的“恢复”按钮。不过，最简单的方法还是使用快捷键Ctrl+Y或者单独按F4。“编辑”/“撤消”菜单？菜单？“编辑”/“恢复”4、文档编辑（1）文本块选择：P22文本块选择“编辑”/“撤32（3）文稿的删除、移动和复制1、删除操作2、移动操作3、复制操作选定文本/按〈Delete〉（或）〈DeL〉键选定文本/〈Ctrl〉+X选定文本/编辑/剪切（或按剪切钮）鼠标操作：选定文本/左键拖动到目标处菜单或工具钮操作：选定/剪切/定位光标/粘贴选定文本/复制/定位插入点/粘贴选定文本/按〈Ctrl〉同时左键拖动鼠标到目标处F4（插入状态）知识点：粘贴与选择性粘贴（3）文稿的删除、移动和复制选定文本/按〈Delete〉（或33粘贴与选择性粘贴：在Word软件的“编辑”菜单下，除“粘贴”菜单项外，还有个“选择性粘贴”菜单项，单击会弹出如图2-4所示对话框。只要选择“无格式文本”就可以只要文字而不带原来的格式。第二章基本OA的主要功能-WORD课件34（4）查找与替换1、查找（Ctrl+F）：用于显示当前编辑的文档中所有与查找内容相符的信息2、替换（Ctrl+H）：将查找到的内容替换为新的信息，可以在高级选项中限制查找和替换的范围（4）查找与替换1、查找（Ctrl+F）：用于显示当前编辑的35关于文档修改的其他作法：1、更改大小写2、替换文本内容3、使用“自动更正”功能关于文档修改的其他作法：365、文档格式化按照版面的要求对文档进行格式化，即要对字形、字体、字号、行列间距、段落格式、分页、样式、篇眉、脚注、边界、装订线等做相应的修饰。Word在文档的格式化方面提供了许多的功能，基本上能够满足排版的要求。5、文档格式化按照版面的要求对文档进行格式化，即要对字形、字37

（1）字符格式在word中，缺省设置通常是常规、宋体和5号设置步骤略（1）字符格式在word中，缺省设置通常是常规、宋体和5号38（2）段落处理段落处理就是对选定的段落进行格式编排，这里包括（文字对齐方式、缩进、行距调整、段落间距、制表位、底纹、项目符号和编号方式等）。文字对齐：左对齐、右对齐、居中和两端对齐段落缩进：1-单击

命令2-使用工具栏按钮3-使用标尺（水平标尺）“格式”中的“段落”（2）段落处理段落处理就是对选定的段落进行格式编排，这里39行距的设置：行距的设置：40项目符号和编号添加项目符号删除项目符号添加编号删除编号※设置多级符号边框和底纹设置边框设置底纹插入图片与艺术字（插入菜单）图片——剪贴画图片——艺术字(格式菜单)(格式菜单)(格式菜单)(格式菜单)41格式刷的使用（可实现快速复制格式功能）（1）使用格式刷复制格式操作步骤如下:1、选取用来复制格式的文本2、单击或双击“常用工具栏”上的“格式刷”按钮，鼠标指针变成涂刷形状（单击可进行一次格式复制，双击可进行多次复制）3、选取要进行格式编排的文本，选取完毕后，复制格式工作也随之进行4、复制工作全部完成后，单击“格式刷”按钮或者按ESC键格式刷的使用（可实现快速复制格式功能）（1）使用格式刷复制格42本实例中字体与段落格式设置的具体操作略，可按照以下要求进行。（1）对于标题为了使其突出、醒目，可以设置字体为“华文彩云”，字号为二号并且加粗，段落居中，设置段后距为“1行”。（2）对于应聘人员职位的两行，设置字体为“黑体”，颜色为红色，字号为小四号并且加粗，段落首行缩进2个字符，设置段前距为“0.5行”。（3）对于应聘人员职位下面的具体条件行，设置字体为“楷体”，字号默认值，段落首行缩进2个字符。（4）对联系方式部分，字体不用做任何设置，只是段前距设置为“0.5行”即可。（5）最后的单位和署名，采用为小四号字，段落右对齐且段前距设置为“1行”。按照以上的字体和段落格式设置过之后，“招聘启事”的效果如图本实例中字体与段落格式设置的具43（3）页面格式①文档视图方式是指Word文档在计算机屏幕上的显示方式，不同的试图方式之间可以相互切换。主要有4种视图方式：1、普通视图——图片、页眉、页脚、页号以及页边距等都显示不出来。2、Web版式视图——文本将自动折行以适应窗口的大小3、页面视图——可以查看和实际打印效果相一致的文档可以看到用户添加进去的所有的文字、图片、表格等4、大纲视图——用户可以折叠文档，只查看标题；或者展开文档，看正个文档（3）页面格式①文档视图方式是指Word文档在计算机屏幕上的44①自动分页与手动分页自动分页手动分页（硬分页）按Ctrl+Enter或插入——分隔符（分页符）硬分页符作为字符来处理删除硬分页符：按Del①自动分页与手动分页自动分页45②页边界及其设置文件——页面设置——页边距③添加页眉页脚视图菜单②页边界及其设置视图菜单466、文档的联机校对文本录入完成后，为了减少人工校对的难度，可以先进行联机校对。利用Word“工具”/“拼写和语法”功能都能发现一些很明显的单词、短语、文字或语法错误。只要设置正确，Word还可以在录入时自动进行校对。在应用Word编辑含有英文的文档，如果出现单词拼写错误，则英文单词下面自动加上红色波浪线；如果有语法错误，则英文句子被自动加上绿色波浪线，对于中文，也有这个功能但是没有英文那么准确。“工具”/“自动更正”功能，用于对用户输入的字词错误进行自动更正。6、文档的联机校对文本录入完成后，为了减少人工校对的难度，可47

7、输出与打印文档

设置页面可以将文档打印在标准尺寸的纸张（例如16开、32开，或信封）、国际标准尺寸的纸张，或者打印机可以接受的自定义尺寸的纸张上。也可以将几页文档打印在一张纸上，还可以选择适合整篇文档或所选内容的打印方向。7、输出与打印文档设置页面可以将文档打印在标准尺寸的48一、页面设置步骤：

单击<文件>菜单项→选取<页面设置>项→弹出<页面设置>对话框→选取不同的选项卡。页边距选项卡一、页面设置步骤：

单击<文件>菜单项→选取<页面设置>项49纸型选项卡纸张来源选项卡“纵向”将纸张垂直放置（高大于宽），“横向”将纸张水平放置（宽大于高）。

纸型选项卡纸张来源选项卡“纵向”将纸张垂直放置（高大于宽），50版式选项卡文档网格选项卡版式选项卡文档网格选项卡51

二、打印1）打印预览单击工具栏中的“打印预览”按钮，或者单击“文件”／“打印预览”项，屏幕立即出现打印预览窗口二、打印1）打印预览522）设置纸张大小和页面方向单击<文件>菜单项→选取<打印>项→打开<打印属性>窗口→选取<纸张>选项卡。2）设置纸张大小和页面方向单击<文件>菜单项→选取<打印>项533）打印文档(1)打印文档的方法。①单击<常用>工具栏<打印>按钮,直接被打印文档。②单击<文件>菜单项→单击<打印>项→出<打印>对话框→单击<确定>3）打印文档(1)打印文档的方法。54(2)打印对话框的设置文件的缩放打印：Word2000以后的版本中都提供了文档的缩放打印功能，可根据不同的纸型缩放文档，所以可不必调整边距或换行符。Word会在新纸型上居中放置调整比例后的页面，它并未改变文档的设置；这些缩放比例的变化只在打印时起作用。调整文档比例使其可在更小或更大的纸型上打印；在一张纸上打印一篇两页或多页的文档。①在<份数>栏中输入要打印的份数②选择<逐份打印>复选框，则在多份打印时,会一份一份打印，否则会打印完所有第一页再打印所有的第二页，直到完成。③在<页面范围>中选择:<当前页>——打印当前光标所在页的内容；<全部>——打印文档所有页的内容；<页码范围>——打印指定页码范围内文档的内容；输入页码的规则是:a.非连续页之间用英文状态的“，”号。b.连续页之间用英文状态的“－”号。④如果需要，单击<名称>下拉箭头，然后单击所需的打印机。(2)打印对话框的设置文件的缩放打印：Word2000以55⑤<选项…>——可以设置打印选项、附加信息、双面打印选项等。⑤<选项…>——可以设置打印选项、附加信息、双面打印选项等。56（3）暂停和终止打印暂停打印：打开“打印机”窗口，双击当前默认的打印机图标。在打开的打印机窗口中，选中正在打印的文件，单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“暂停打印”。在弹出的快捷菜单中选择“取消打印”，则可取消打印文档。如果使用的是后台打印，只需双击任务栏上的打印机图标即可取消正在进行的打印作业。此外，单击任务栏上的打印机图标，在出现的“打印机”对话框中选择“清除打印作业”选项，也可立即取消打印作业。不过即使打印状态信息在屏幕上消失了，打印机还会在终止打印命令发出后打印几页内容，这是因为许多打印机都有自己的缓冲区。

（3）暂停和终止打印57复杂文档处理——课题论文的编排与制作1、利用大纲视图输入论文各级标题大纲视图可以将文件按标题的层次进行显示。在大纲视图中，可以查看文档的结构，通过鼠标拖动来移动、复制和重新组织文本。视图方式可以通过“视图”菜单进行选取，它们之间的切换也可以利用Word屏幕左下角视图切换区中的有关按钮进行。下面利用大纲视图输入论文各级标题。操作步骤如下：1．“大纲视图”，此时屏幕文本区上面将添加一个“大纲视图工具栏”2．在大纲视图模式中输入论文各级标题3．利用“大纲视图工具栏”的升降级按钮（三者功能由左到右依次为提升、降级、将为正文）、上下移动按钮（左边为上移，右边为下移）各级标题进行升降级处理调整顺序结构

复杂文档处理——课题论文的编排与制作1、利用大纲视图输入论文582、设置多级标题编号对于此处的课题论文，1级标题为一、，二、，……格式；2级标题为（一），（二）……格式；3级标题为1，2……格式；4级标题为（1），（2）……格式；部分内容已经到5级标题，为①，②……格式。设置多级标题编号的操作步骤如下：1．选中所有级别的标题文字内容。2．“项目符号和编号”对话框中选择“多级符号”选项卡。3．单击一个与所需要格式类似的编号格式，然后单击“自定义按钮”。4．在弹出的“自定义多级符号列表”对话框中，单击选中“级别”框中的“1”项，准备为标题1设置编号格式。5．为标题1的编号样式选择为“一，二，三…”项，确保其后的“起始编号”框中为“1”，并在“编号格式”框中，在编号后边加上顿号（、），将“对齐位置”设置为“0”，“缩进位置”设置为“0.75”。2、设置多级标题编号对于此处的课题论文，1级标题为一、，二、593、使用“样式”统一设置文档格式

1）直接套用样式选定需要套用样式的文本内容，然后从格式工具栏上的“样式”（字体左侧的“正文”处）列表中选择需要设置的样式，单击即可将选取内容设置为预先设置的样式效果。3、使用“样式”统一设置文档格式

1）直接套用样式602）新建样式

“格式”菜单中的“样式”命令，弹出的对话框中列出了系统中的各种设置好的样式，可选择设置好的进行修改，也可单击“新建”按钮进行创建。单击“新建”按钮，则弹出对话框，在其中可以自行设置样式，其中：在“名称”框里输入准备创建的样式名字，“样式类型”中选择是段落样式还是字体样式，单击下面的“格式”去进行具体样式内容的设置。例如可以设置“论文标题”样式格式为：中文黑体，小二号，居中，段前、后1行距离。设置好后，按“确定”按钮即可完成“论文标题”样式的设置。“格式”菜单中的“样式”命令，2）新建样式“格式”菜单中的“样式”命令，61（3）注释的设置注释是为了对文档的个别术语做进一步的说明和解释。注释由两部分组成：注释引用标记和注释正文。一般分为脚注和尾注。脚注出现在每页的底部，尾注出现在文档的末尾。二者只有在页面视图下显示。普通视图窗口为两半即正文和脚注编辑窗口。“插入”菜单的“脚注和尾注”（3）注释的设置注释是为了对文档的个别术语做进一步的说明和解624）目次的制作Word可以自动搜索文档中的标题，并建立一个非常规范的目录，操作时不仅快速方便，而且目录可以随着内容的变化自动更新。制作目录的操作步骤如下：（1）选择“插入”／“索引和目录…”命令；在打开的“索引和目录”对话框中，单击选择“目录”选项卡。（2）确定无误后，根据需要可以选择是否要页码、页码是否右对齐，并可以设置制表符前导符号、目录格式以及目录层次（没有特殊要求，以上设置一般使用默认值即可），然后单击“确定”按钮系统会自动插入目录的内容。其中，灰色的底纹效果表示目录是以“域”的形式插入的，底纹在打印预览和打印时不起作用。4）目次的制作63说明：关于域的概念和相关内容域是Word文档中的内容发生变化的部分。最简单的域如在文档中插入的页码，它可以显示文档共几页，当前为第几页，并且会根据文档的情况自动进行调整。其他常用的域还有：文档创建日期、打印日期、保存如期、文章中利用“插入”／“日期”命令输入的日期等时间信息，文档作者与单位、文件名与保存路径等文档信息，段落、字数等统计信息，以及本节用到的索引与目录等等。

说明：关于域的概念和相关内容域是Word文档中的内容发生变化648、WORD在办公活动中的应用示例邮件示例合作办公修订审阅修订跟踪处理修订合并修订批注8、WORD在办公活动中的应用示例邮件示例65文档结构图在视图菜单中，还有一个“文档结构图”选项，用户可以通过它在整个文档中快速浏览并追踪特定的位置。在文档结构图中，用户可按照大纲标题从文档一处跳到另一处单击右键，会弹出一个快捷菜单，选择要显示的标题级别。文档结构图在视图菜单中，还有一个“文档结构图”选项，用户可以66全屏显示视图和显示比例全屏显示视图和显示比例67关于WORD操作的其他问题1自动保存和恢复

“工具”菜单下“选项”对话框“保存”选项卡，有一个“自动保存时间间隔”项自动保存会存储上次最后一次手动存盘到最后一次自动保存之间所输入的信息，在发生了非正常退出后，用Word再次打开原来的文件，可以看到会同时出现一个恢复文档，此时这个恢复文档中保存的就是上次断电时自动保存的所有信息了，将原来的文档关闭，再将恢复文档保存为原来的文档就可以最大限度的减小损失了。关于WORD操作的其他问题1自动保存和恢复68关于WORD操作的其他问题2改变默认路径

“工具”菜单“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“文件位置”选项卡，这里有一个“文件类型”列表，选择第一项“文档”，单击“更改”按钮，弹出“更改位置”对话框，从对话框中选择默认的保存文件夹，单击“确定”按钮回到“选项”对话框，单击“确定”按钮。多文档切换

快捷键Alt+Tab启用即点即输

“工具”菜单，“选项”命令，“选项”对话框，“编辑”选项卡，“即点即输”一栏，选取“启用即点即输”复选框的选择，即可在文档中的空白处双击就有了即点即输的效果关于WORD操作的其他问题2改变默认路径69第二章基本OA的主要功能文字处理电子表格数据库管理电子日程管理电子公文管理第二章基本OA的主要功能文字处理70Office200X包括6大组件：字处理软件Word200X电子表格Excel200X关系数据库Access200X文稿演示软件PowerPoint200X桌面信息管理程序Outlook200X网页制作工具FrontPage200XOffice200X包括6大组件：711.文字处理需根据用户需求完成不同形式和风格的文字处理和输出1.文字处理需根据用户需求完成不同形式和风格的文字处721.1文字处理规范——办公公文制作实例1.1文字处理规范——办公公文制作实例73（1）公文P14-16公文种类公文格式公文用纸公文用字公文写作（1）公文P14-16公文种类74实例：利用公文向导制作公文许多文字处理软件都针对特定格式文章或有固定格式要求的文体提供了专门的模板或向导。所谓模板，是指其中定义了标题格式、背景图案、表格项，甚至某些通用文字的一类文件。所谓向导，是指通过逐步提示用户输入标题文字和设置文档格式来辅助创建文档的一类文件。实例：利用公文向导制作公文许多文字处理软件都针对特定格式文章75实例任务要求与制作效果如下:××省为了加快信息化建设步伐，促进电子政务的发展，现在想在全省范围内开展一次政务信息公众网站（网页）的评比活动。省政府责成信息产业厅有关人员制作一个会议通知，以正式文件形式下发到相关部门。根据上面的行文规范，该通知的内容以及格式要求应该如后图所示。实例任务要求与制作效果如下:76第二章基本OA的主要功能-WORD课件771、启动word,文件—新建命令项2．选择“报告”选项卡，单击“公文向导”图标，再单击“确定”按钮，出现后图所示的“公文向导”对话框。1、启动word,文件—新建命令项2．选择“报告”选项卡，单783．单击“下一步”按钮，向导提示要求选择公文格式，在每个格式单选按钮下面就显示出所选格式的预览图，本例选择“流行格式”。

所谓公文格式是指公文的组成项目及其区域划分、公文的书写、字体字号、用纸规格和样式。公文从外观结构看，一般由文头、正文、文尾三部分组成。公文用纸一般为单页16开型（长260毫米、宽184毫米），图文区尺寸（即版心）为：长233毫米、宽大49毫米。也可以采用国标标准A4型（长297毫米、宽210毫米），图文区尺寸为：长270毫米、宽175毫米。布告、通告、公告的用纸视情况确定。4．单击“下一步”按钮，要求选择公文的大小，本例选择“A4”。所谓公文格式是指公文的组成项目及其区域划分、公文的书写、字体795．单击“下一步”按钮，这时向导提示要求输入标题。如图所示，按照本通知的内容和行文规范，分别在“收文机关名称”框中输入“各设区市政府、省直有关部门”，“发文机关名称”框中输入“××省信息产业厅”，“发文标题”框中输入“关于开展政务信息公众网站(页)展评的通知”，“发文编号”中输入“×信发[2003]2号”。P15

6．单击“下一步”按钮，向导提示输入公文的内容。如图2-35所示，按照起草好的通知文字输入对应编辑框中即可；其实，该内容也可以在公文生成后再进行输入。

P155．单击“下一步”按钮，这时向导提示要求输入标题。如图所示，807．单击“下一步”，根据需要填上公文的附件和注释，如图所示。

8．单击“下一步”按钮，提示输入其它信息，如图所示，输入主题词和发文日期，如果需要还可以输入抄送机关。

7．单击“下一步”，根据需要填上公文的附件和注释，如图所示。81单击“下一步”按钮，在出现的对话框中单击“完成”按钮，公式格式设置完毕。做好的通知效果如前所示。如果需要，还可以按照后面讲解的方法进行内容编辑和格式编排，全部工作完成后进行打印预览，效果满意就可以打印分发该通知。注意公文用字的规则P15单击“下一步”按钮，在出现的对话框中单击“完成”按钮，公式格82（2）科技论文用纸版心内容（3）合同、合约、协议书用纸版心内容（2）科技论文83自行创建常用办公文档模板“会议记录”模板制作单击常用工具栏上的“保存”按钮，在弹出的“另存为”对话框中，输入文件名“会议记录模板”，在“保存类型”下拉列表框中选择“文档模板”，此时“保存位置”自动变为系统模板所在文件夹，如图所示。单击“保存”命令按钮，完成“会议记录模板”的制作过程。自行创建常用办公文档模板“会议记录”模板制作单击常用工具栏上841.2文字处理技术简史手工时代机械化时代自动化时代1.2文字处理技术简史手工时代851.3文字处理系统的基本功能文件存储基本编辑简单排版输入校验输出提供入口/出口对象的嵌入与链接多样化的辅助功能1.3文字处理系统的基本功能文件存储861.4字处理系统实例——WordforWindows1.4字处理系统实例——WordforWindow87文档的输入与编辑文档的操作流程创建或打开文档输入文档（文字、数字、图形、表格等）编辑文档（选定、删除、复制、移动、查找、替换等）排版（字符、段落、分栏、图文混排等）存盘（保存、另存为、打印输出）文档的输入与编辑文档的操作流程创建或打开文档输入文档（文字、88字处理软件Word2003——不仅可以进行文字处理，还可以将文本、图像、表格、图表混排在同一文件中字处理软件Word2003——不仅可以进行文字处理，还89Word2003窗口的基本组成标题栏菜单栏常用工具栏格式工具栏文本区标尺插入点拆分块滚动条绘图工具栏状态栏视图按钮控制菜单栏浏览对象选择Word2003窗口的基本组成标题栏菜单栏常用工具栏格式工具90任务要求是：××大学由于发展需要，有关院系急需招聘领导人员，现在学校组织部需制作一份“招聘启事”对外公布，以便招募人才。本节“招聘启事”的制作效果如后图所示，是用Word完成的。制作时需要注意：1．标题要使用特殊字体并且字号较大，以使其效果明显。2．各类人员前面要设置项目符号，以使其条目清晰。3．联系方式前插入一个形象的图片，以使其生动活泼。4．在结束处插入相关艺术字，以提高启事的感召力。5．文档格式要正确，页面设置要合适（最好将内容恰巧调整至一张页面大小）。

以制作一个“招聘启事”文档为例以制作一个“招聘启事”文档为例91第二章基本OA的主要功能-WORD课件921、文档的新建a:窗口外首次Word时自动创建“文档1”（开始、我的电脑、资源管理器、桌面快捷方式）右击窗口空白/新建/Word文档b:窗口内文件/新建新建工具钮1、文档的新建932、文档的打开a:窗口外双击文档图标右击文档图标/打开开始/文档/单击文件名（最近使用过的文档）开始/查找/输入文件名（全名）/双击列表栏中文档2、文档的打开94b:窗口内

*文件/打开/输入地址、文件名/打开*单击工具栏中打开钮/输入地址、文件名/打开

*文件/单击最近使用的文件列表中的文件名选择b:窗口内

*文件/打开/输入地址、文件名/打开选择953、文字输入设置输入方法：键盘上的Ctrl+Shift组合键；利用鼠标从任务栏上的“输入法指示器”中选择将插入点定位，然后在插入点处输入内容。注意：各行结尾处不要按回车，一个段落结束才按此键不要用空格键进行字间距的调整以及标题居中、段落缩进的设置双击状态栏的改写钮或按Insert键，可以切换插入或改写状态。插入状态时，文本向右移动；改写状态时，自动替换文本3、文字输入设置输入方法：键盘上的Ctrl+Shift96插入内容块插入普通文本在“插入”模式下，输入文字即可插入自动图文集自动图文集可将复杂的表格或者商业信函等常用文本或图形创建为“自动图文集”词条。插入特殊字符插入时间和日期，例如：插入符号可以在文档中插入各种符号，包括基本拉丁语，数字，广义符号、箭头等等。插入内容块插入普通文本97插入公式，打开如图所示的对话框，选择“Microsoft公式3.0”，单击确定。<插入>→<对象>插入公式98进入公式编辑器状态，同时打开“公式工具栏”进入公式编辑器状态，同时打开“公式工具栏”99如图为启事内容单纯录入后的效果如图为启事内容单纯录入后的效果1004、文档编辑（1）文本块选择：P22文本块选择（2）撤消与恢复：撤消操作的方法是：选择命令，或者单击常用工具栏上的“撤消”按钮。不过，最简单的方法还是使用快捷键Ctrl+Z。恢复操作的方法是：选择命令，或者单击常用工具栏上的“恢复”按钮。不过，最简单的方法还是使用快捷键Ctrl+Y或者单独按F4。“编辑”/“撤消”菜单？菜单？“编辑”/“恢复”4、文档编辑（1）文本块选择：P22文本块选择“编辑”/“撤101（3）文稿的删除、移动和复制1、删除操作2、移动操作3、复制操作选定文本/按〈Delete〉（或）〈DeL〉键选定文本/〈Ctrl〉+X选定文本/编辑/剪切（或按剪切钮）鼠标操作：选定文本/左键拖动到目标处菜单或工具钮操作：选定/剪切/定位光标/粘贴选定文本/复制/定位插入点/粘贴选定文本/按〈Ctrl〉同时左键拖动鼠标到目标处F4（插入状态）知识点：粘贴与选择性粘贴（3）文稿的删除、移动和复制选定文本/按〈Delete〉（或102粘贴与选择性粘贴：在Word软件的“编辑”菜单下，除“粘贴”菜单项外，还有个“选择性粘贴”菜单项，单击会弹出如图2-4所示对话框。只要选择“无格式文本”就可以只要文字而不带原来的格式。第二章基本OA的主要功能-WORD课件103（4）查找与替换1、查找（Ctrl+F）：用于显示当前编辑的文档中所有与查找内容相符的信息2、替换（Ctrl+H）：将查找到的内容替换为新的信息，可以在高级选项中限制查找和替换的范围（4）查找与替换1、查找（Ctrl+F）：用于显示当前编辑的104关于文档修改的其他作法：1、更改大小写2、替换文本内容3、使用“自动更正”功能关于文档修改的其他作法：1055、文档格式化按照版面的要求对文档进行格式化，即要对字形、字体、字号、行列间距、段落格式、分页、样式、篇眉、脚注、边界、装订线等做相应的修饰。Word在文档的格式化方面提供了许多的功能，基本上能够满足排版的要求。5、文档格式化按照版面的要求对文档进行格式化，即要对字形、字106

（1）字符格式在word中，缺省设置通常是常规、宋体和5号设置步骤略（1）字符格式在word中，缺省设置通常是常规、宋体和5号107（2）段落处理段落处理就是对选定的段落进行格式编排，这里包括（文字对齐方式、缩进、行距调整、段落间距、制表位、底纹、项目符号和编号方式等）。文字对齐：左对齐、右对齐、居中和两端对齐段落缩进：1-单击

命令2-使用工具栏按钮3-使用标尺（水平标尺）“格式”中的“段落”（2）段落处理段落处理就是对选定的段落进行格式编排，这里108行距的设置：行距的设置：109项目符号和编号添加项目符号删除项目符号添加编号删除编号※设置多级符号边框和底纹设置边框设置底纹插入图片与艺术字（插入菜单）图片——剪贴画图片——艺术字(格式菜单)(格式菜单)(格式菜单)(格式菜单)110格式刷的使用（可实现快速复制格式功能）（1）使用格式刷复制格式操作步骤如下:1、选取用来复制格式的文本2、单击或双击“常用工具栏”上的“格式刷”按钮，鼠标指针变成涂刷形状（单击可进行一次格式复制，双击可进行多次复制）3、选取要进行格式编排的文本，选取完毕后，复制格式工作也随之进行4、复制工作全部完成后，单击“格式刷”按钮或者按ESC键格式刷的使用（可实现快速复制格式功能）（1）使用格式刷复制格111本实例中字体与段落格式设置的具体操作略，可按照以下要求进行。（1）对于标题为了使其突出、醒目，可以设置字体为“华文彩云”，字号为二号并且加粗，段落居中，设置段后距为“1行”。（2）对于应聘人员职位的两行，设置字体为“黑体”，颜色为红色，字号为小四号并且加粗，段落首行缩进2个字符，设置段前距为“0.5行”。（3）对于应聘人员职位下面的具体条件行，设置字体为“楷体”，字号默认值，段落首行缩进2个字符。（4）对联系方式部分，字体不用做任何设置，只是段前距设置为“0.5行”即可。（5）最后的单位和署名，采用为小四号字，段落右对齐且段前距设置为“1行”。按照以上的字体和段落格式设置过之后，“招聘启事”的效果如图本实例中字体与段落格式设置的具112（3）页面格式①文档视图方式是指Word文档在计算机屏幕上的显示方式，不同的试图方式之间可以相互切换。主要有4种视图方式：1、普通视图——图片、页眉、页脚、页号以及页边距等都显示不出来。2、Web版式视图——文本将自动折行以适应窗口的大小3、页面视图——可以查看和实际打印效果相一致的文档可以看到用户添加进去的所有的文字、图片、表格等4、大纲视图——用户可以折叠文档，只查看标题；或者展开文档，看正个文档（3）页面格式①文档视图方式是指Word文档在计算机屏幕上的113①自动分页与手动分页自动分页手动分页（硬分页）按Ctrl+Enter或插入——分隔符（分页符）硬分页符作为字符来处理删除硬分页符：按Del①自动分页与手动分页自动分页114②页边界及其设置文件——页面设置——页边距③添加页眉页脚视图菜单②页边界及其设置视图菜单1156、文档的联机校对文本录入完成后，为了减少人工校对的难度，可以先进行联机校对。利用Word“工具”/“拼写和语法”功能都能发现一些很明显的单词、短语、文字或语法错误。只要设置正确，Word还可以在录入时自动进行校对。在应用Word编辑含有英文的文档，如果出现单词拼写错误，则英文单词下面自动加上红色波浪线；如果有语法错误，则英文句子被自动加上绿色波浪线，对于中文，也有这个功能但是没有英文那么准确。“工具”/“自动更正”功能，用于对用户输入的字词错误进行自动更正。6、文档的联机校对文本录入完成后，为了减少人工校对的难度，可116

7、输出与打印文档

设置页面可以将文档打印在标准尺寸的纸张（例如16开、32开，或信封）、国际标准尺寸的纸张，或者打印机可以接受的自定义尺寸的纸张上。也可以将几页文档打印在一张纸上，还可以选择适合整篇文档或所选内容的打印方向。7、输出与打印文档设置页面可以将文档打印在标准尺寸的117一、页面设置步骤：

单击<文件>菜单项→选取<页面设置>项→弹出<页面设置>对话框→选取不同的选项卡。页边距选项卡一、页面设置步骤：

单击<文件>菜单项→选取<页面设置>项118纸型选项卡纸张来源选项卡“纵向”将纸张垂直放置（高大于宽），“横向”将纸张水平放置（宽大于高）。

纸型选项卡纸张来源选项卡“纵向”将纸张垂直放置（高大于宽），119版式选项卡文档网格选项卡版式选项卡文档网格选项卡120

二、打印1）打印预览单击工具栏中的“打印预览”按钮，或者单击“文件”／“打印预览”项，屏幕立即出现打印预览窗口二、打印1）打印预览1212）设置纸张大小和页面方向单击<文件>菜单项→选取<打印>项→打开<打印属性>窗口→选取<纸张>选项卡。2）设置纸张大小和页面方向单击<文件>菜单项→选取<打印>项1223）打印文档(1)打印文档的方法。①单击<常用>工具栏<打印>按钮,直接被打印文档。②单击<文件>菜单项→单击<打印>项→出<打印>对话框→单击<确定>3）打印文档(1)打印文档的方法。123(2)打印对话框的设置文件的缩放打印：Word2000以后的版本中都提供了文档的缩放打印功能，可根据不同的纸型缩放文档，所以可不必调整边距或换行符。Word会在新纸型上居中放置调整比例后的页面，它并未改变文档的设置；这些缩放比例的变化只在打印时起作用。调整文档比例使其可在更小或更大的纸型上打印；在一张纸上打印一篇两页或多页的文档。①在<份数>栏中输入要打印的份数②选择<逐份打印>复选框，则在多份打印时,会一份一份打印，否则会打印完所有第一页再打印所有的第二页，直到完成。③在<页面范围>中选择:<当前页>——打印当前光标所在页的内容；<全部>——打印文档所有页的内容；<页码范围>——打印指定页码范围内文档的内容；输入页码的规则是:a.非连续页之间用英文状态的“，”号。b.连续页之间用英文状态的“－”号。④如果需要，单击<名称>下拉箭头，然后单击所需的打印机。(2)打印对话框的设置文件的缩放打印：Word2000以124⑤<选项…>——可以设置打印选项、附加信息、双面打印选项等。⑤<选项…>——可以设置打印选项、附加信息、双面打印选项等。125（3）暂停和终止打印暂停打印：打开“打印机”窗口，双击当前默认的打印机图标。在打开的打印机窗口中，选中正在打印的文件，单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“暂停打印”。在弹出的快捷菜单中选择“取消打印”，则可取消打印文档。如果使用的是后台打印，只需双击任务栏上的打印机图标即可取消正在进行的打印作业。此外，单击任务栏上的打印机图标，在出现的“打印机”对话框中选择“清除打印作业”选项，也可立即取消打印作业。不过即使打印状态信息在屏幕上消失了，打印机还会在终止打印命令发出后打印几页内容，这是因为许多打印机都有自己的缓冲区。

（3）暂停和终止打印126复杂文档处理——课题论文的编排与制作1、利用大纲视图输入论文各级标题大纲视图可以将文件按标题的层次进行显示。在大纲视图中，可以查看文档的结构，通过鼠标拖动来移动、复制和重新组织文本。视图方式可以通过“视图”菜单进行选取，它们之间的切换也可以利用Word屏幕左下角视图切换区中的有关按钮进行。下面利用大纲视图输入论文各级标题。操作步骤如下：1．“大纲视图”，此时屏幕文本区上面将添加一个“大纲视图工具栏”2．在大纲视图模式中输入论文各级标题3．利用“大纲视图工具栏”的升降级按钮（三者功能由左到右依次为提升、降级、将为正文）、上下移动按钮（左边为上移，右边为下移）各级标题进行升降级处理调整顺序结构

复杂文档处理——课题论文的编排与制作1、利用大纲视图输入论文1272、设置多级标题编号对于此处的课题论文，1级标题为一、，二、，……格式；2级标题为（一），（二）……格式；3级标题为1，2……格式；4级标题为（1），（2）……格式；部分内容已经到5级标题，为①，②……格式。设置多级标题编号的操作步骤如下：1．选中所有级别的标题文字内容。2．“项目符号和编号”对话框中选择“多级符号”选项卡。3．单击一