《秘书实用写作（第二版）》课件第四章

第四章党政机关下行文写作教学提示本章通过讲授常用的下行文文种决定、命令（令）、公告、通告、通知、通报、批复、意见的写作基本知识，分析研究典型例文，进行多形式的文种写作训练，使学生了解常用下行文不同文种之间的区别与联系，掌握下行文的写作方法和技巧，提升常用下行文的写作能力。第四章目录第一节决定第二节命令（令）第三节公告第四节通告第五节通知第六节通报第七节批复第八节意见第一节决定一、决定的概念、功用和特点根据《条例》第八条的规定，决定是“适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项”时使用的公文。这个定义是从功用的角度给出的定义，它揭示了决定的三个功用：第一，对重要事项作出决策和部署；第二，奖惩有关单位和人员；第三，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。决定作为党政机关公文，主要特点表现为使用频率高、事关重大、对所要采取的行动安排较为具体等。二、决定的分类（一）布置指挥性决定布置指挥性决定适用于对重要事项作出安排和部署，不仅要求读者了解决定的内容，而且要求按决定的要求行动。（二）奖惩性决定奖惩性决定又可分为嘉奖性决定和惩戒性决定。（三）知照性决定知照性决定适用于告知受文对象对某一问题的主张、态度及解决问题的结果。三、决定的写作方法（一）标题决定的标题通常使用三项式标题——发文机关名称＋事由＋文种。（二）主送机关决定的主送机关根据需要可以是一个或多个，当决定以普发的形式发出时也可以不写主送机关。（三）正文不同种类的决定，正文的内容各不相同。１布置指挥性决定的正文布置指挥性决定的正文一般由三部分组成：（１）决定缘由。写明作出决定的依据、原因或目的、必要性。（２）决定事项。清楚、具体地写出决定事项的具体内容，大多采用分条列项的方式。（３）执行要求。写明开始实施的具体时间，交代相关事项，或说明对受文者的执行要求。２奖惩性决定的正文奖惩性决定包括嘉奖（表彰）性决定和惩戒性决定两类。（１）嘉奖（表彰）性决定的正文。嘉奖（表彰）性决定的正文包括先进事迹、分析评价、表彰措施、希望号召四个内容。（２）惩戒（批评）性决定的正文。惩戒（批评）性决定的正文一般由两部分内容构成：第一，要写出受处分的单位或个人所犯错误事实及影响；第二，要写出根据有关规定所给予的处分。有时，也可在结尾部分根据情况向受处分的单位或个人提出一些希望或要求。３知照性决定的正文知照性决定的发文目的重在告知，正文一般包括两个内容：第一，直接、简洁、完整地讲述需要告知的主要事项（根据什么，做了什么）；第二，交代相关注意事项。文面上视内容的具体情况可分列条款，也可采取分段式或篇段合一式。（四）生效标志决定的正文结束以后，在正文的右下方依照《格式》的要求，用阿拉伯数字书写成文日期，并在成文日期之上署发文机关的名称。四、决定的写作注意事项（１）决定这一文种具有一定的法规属性，为了充分呈现这一特性，撰写的时候要特别注意态度的坚决肯定和语言的庄重简洁。（２）人大机关制发的决定是法规范畴，就格式而言有其独特的地方——成文日期（会议通过的日期）以题注的形式标注在公文标题之下居中处。第二节命令（令）一、命令（令）的概念、功用和特点根据《条例》第八条的规定，命令（令）是“公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员”时使用的公文文种。根据《条例》的规定，命令的功用有四个：第一，公布行政法规和规章；第二，宣布施行重大的强制性行政措施；第三，批准授予和晋升衔级；第四，嘉奖有关单位和人员。二、命令（令）的分类（一）公布令

用于公布行政法规和规章的命令。（二）行政令用于宣布施行重大的强制性措施的命令。（三）任免令（授衔令）依法任免重要领导人或批准授予和晋升衔级时使用的命令。（四）嘉奖令嘉奖有关单位和人员时使用的命令。三、命令（令）的写作方法（一）发文机关标志命令（令）的发文机关标志由发文机关全称加“命令”或“令”字，如《中华人民共和国国务院令》。（二）令号令号即命令的编号，一般是按照机关的发文形式或按领导人的任职编流水号。令号置于发文机关标志之下第三行居中处。（三）正文命令（令）的正文写作方法因其内容不同而不同。１公布令的正文：公布令是最常用的命令种类。公布令的正文一般包括被公布的法规规章名称、发文根据、公布时间及实施时间等内容。２任免令的正文：任免令也是比较常见的命令种类，任免令的正文由任免的依据、任免的人员及职务、就职时间等内容组成。3嘉奖令的正文：嘉奖令的正文通常包括四部分内容：一是嘉奖对象的主要事迹；二是对嘉奖对象的事迹进行分析评价，指出其价值意义；三是嘉奖的依据及具体的嘉奖办法；四是对被嘉奖者及有关方面、有关人员提出号召要求。４行政令的正文：行政令是极少使用的命令种类，它的正文一般由发令缘由和命令事项两部分组成。发令缘由写明发此令文的根据。命令事项即命令要求做什么、怎么做等。（四）生效标志命令（令）的生效标志包括首长签署和成文日期两个内容。正文下空二行右空４字加盖签发人签名章，签名章左空２字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期，成文日期用阿拉伯数字，年、月、日要求齐全。四、命令的写作注意事项（１）命令文种有严格的使用权限，凡依法无权使用命令的单位不得使用命令。（２）命令具有极强的权威性和约束力，撰写命令时语言要高度凝练，态度要坚定不移，不使用商洽口吻。（３）用于发布文件的时候，要注意区分公布令和印发通知的不同，要选准文种。（４）一些行业标准中规定嘉奖令的令号以发文字号的形式编排，写作实践中应注意所在行业的行业标准。第三节公告一、公告的概念、功用和特点根据《条例》第八条的规定，公告是“适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项”的公文。从公告的概念可见，公告的唯一功用是“向国内外宣布重要事项或者法定事项”。公告的适用范围决定了公告的主要特点：第一，公告是典型的普发性公文；第二，它的告知范围特别广，涉及国内外；第三，公告的行文方式不同于其他普通公文的上传下达，它是通过网络、电台、电视台等媒体进行公布或采取规范的纸张公开张贴的方式公开发布的。第四，“向国内外宣布”的方式决定了公告的适用事项通常应为重要或重大事项，而且这些事项要求国内外共同周知。二、公告的分类（一）宣布重要事项的公告这类公告用于向国内外公布重要事项，如《上海市食品药品监督管理局关于公布２０１８年第１２期省级食品安全监督抽检信息的公告》、环境保护部《关于建设项目环境影响评价资质审查结果（２０１８年第三批）的公告》等。（二）宣布法定事项的公告这类公告用于向国内外公布法定事项，如《国家税务总局关于企业境外承包工程税收抵免凭证有关问题的公告》《国家食品药品监督管理总局关于实施〈中华人民共和国药典〉２０１５年版有关事宜的公告》。三、公告的写作方法（一）标题公告的标题常见的有两种形式：（１）发文机关名称＋事由＋文种。如《国家税务总局关于企业境外承包工程税收抵免凭证有关问题的公告》。（２）事由＋文种。如环境保护部《关于建设项目环境影响评价资质审查结果（２０１８年第三批）的公告》。（二）正文公告的正文一般都由发文缘由、公告的事项和结语三部分组成。（１）发文缘由。通常简要交代发文背景，或简要说明发布公告的根据、目的，有时也可直陈事项。（２）公告的事项。这部分是公告的主要内容，要写明公告的具体事项。根据具体内容，如果是较复杂的事项，可采用分列条款的方式把要求人们遵守的事项、有关政策规定写明；如果是较为简单的事项，则可以采取自然段的方式。（３）结语。另起行，用结尾用语“特此公告”作结。（三）生效标志公告的正文结束以后，在正文的右下方用阿拉伯数字书写成文日期，并在成文日期之上署发文机关的名称。四、公告的写作注意事项（１）公告的事项要求国内外共同周知，属于普发性公文，撰写的时候文面上没有主送机关。（２）公告适用于向国内外宣布重要事项或法定事项，选择文种时要注意和通告区分开来。第四节通告一、通告的概念、功用和特点根据《条例》第八条的规定，通告是“适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知事项”的公文。从通告的概念可见通告的唯一功用是“在一定范围内公布应当遵守或者周知事项”。通告的适用范围决定了通告的主要特点：第一，通告是普发性公文。第二，通告的行文方式是通过媒体公开发布。第三，通告的适用范围非常广。通告的适用事项是“一定范围内”应当遵守或周知的事项，而这个“一定范围”可大可小，所以，事实上通告的适用范围十分广。第四，通告的事项可以是要求受文者周知的事项，也可以是要求受文者执行的事项。二、通告的分类（一）公布应当遵守事项的通告这类通告习惯上也叫法规政策类通告，它在一定范围内公布应当遵守的事项，它的发文目的是要求受文对象遵守或贯彻执行。（二）公布周知事项的通告这类通告习惯上也叫具体事务类通告，它在一定范围内公布周知的事项，它的主要发文目的是要求受文对象知晓。如《市场监管总局关于４批次食品不合格情况的通告》。三、通告的写作方法（一）标题通告的标题有两种形式：（１）发文机关名称＋事由＋文种。如《郑州市人民政府关于实施机动车限行措施的通告》。（２）事由＋文种。如国家税务总局《关于第五批全国税务领军人才培养对象录取情况的通告》。（二）正文通告的正文一般由三部分组成：（１）通告的发文缘由。简要讲述发布通告的背景、目的、原因或意义，然后用过渡句“现将有关事项通告如下：”领起下文。（２）通告的具体事项。通告事项是正文的主体部分，要求条理清晰地写明具体内容。内容简单的通告可采取自然段式结构，内容复杂的可采用分列条款式结构。（３）结尾。通告的末尾通常使用固定的结束语“特此通告”结尾。（三）生效标志正文结束以后，在正文的右下方用阿拉伯数字书写成文日期，要求年、月、日写全。成文日期之上通常应签署发文机关的名称。四、通告的写作注意事项（１）通告的事项是在“一定范围内”“公布”，也属于普发性公文，因此，撰写时文面上通常没有主送机关。（２）写作实践中既要注意将通告和公告区分开，也要注意将通告和周知性通知区分开。第五节通知一、通知的概念、功用和特点根据《条例》第八条的规定，通知是“适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文”的公文。《条例》中的通知概念显示通知的功用有两种：第一，发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项；第二，批转、转发公文。从字面上看，通知的适用范围不太广泛，事实上通知适用的“要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项”很多，比如常见的印发文件、任免人员、召开会议都适于使用通知。所以，在党政机关公文中，通知是使用频率最高的文种。这就决定了通知的三个主要特点：第一，使用的广泛性；第二，种类的多样性；第三，写作方法的灵活性。二、通知的分类（一）指示性通知指示性通知即用于发布、传达要求下级机关和有关单位执行事项的通知。依照这个概念，党政机关常见的会议通知也应归属于这个范畴。如《国务院关于做好自由贸易试验区新一批改革试点经验复制推广工作的通知》。（二）知照性通知知照性通知即用于发布、传达要求下级机关和有关单位周知事项的通知。如《国务院关于部委管理的国家局设置的通知》。（三）载体通知载体通知即用于批转、转发公文或用于印发其他文件的通知。如《国务院批转国家发展改革委〈关于２０１７年深化经济体制改革重点工作意见〉的通知》。（四）任免通知任免通知即用于任免有关人员的通知。如《河南省人民政府关于文建国、陈清江职务任免的通知》。三、通知的写作方法（一）标题通知的标题一般采用三项式标题——发文机关名称＋事由＋文种。（二）主送机关通知一般都有主送机关，主送机关根据具体情况可能是一个或多个。（三）正文各类通知正文的写法各不相同，现分述如下。１指示性通知的正文此类通知的正文由开头、主体和结尾三部分组成。２知照性通知的正文知照性通知的正文和指示性通知的正文写法类似，两者的主要区别在于通知事项性质不同，指示性通知的事项要求受文者遵守和执行，知照性通知的事项要求受文者知晓。３载体通知的正文用于批转、转发、印发文件的通知实质上都只是起载体的作用，从这个角度讲，这些通知可以通称为载体通知。４任免通知的正文任免通知也是通知中较为常见的种类。任免通知的正文通常也十分简短，一般要求写出决定任免的依据和被任免人员的姓名及职务。（四）生效标志正文结束以后，在正文的右下方依照《格式》的要求，用阿拉伯数字书写成文日期，并在成文日期之上署发文机关的名称。四、通知的写作注意事项（１）通知的适用范围特别广，《条例》说它“适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文”，虽然字面上看不到“会议”“任免”字样，但实际上通知适用于通知召开会议和公布人事任免事项。（２）知照性通知和通告的告知对象、告知范围不同，写作实践中要注意区分，以便准确选择文种和恰当安排文面格式要素。（３）要注意根据行文权限区分任免令和任免通知、公布令和印发通知的不同。第六节通报一、通报的概念、功用和特点按照《条例》第八条的规定，通报是“适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况”的公文。概念显示通报的功用有四个：第一，表彰先进；第二；批评错误；第三，传达重要精神；第四，告知重要情况。通报的特点有两个：第一，通报有报道的性质，所以，通报以陈述近期发生的事实情况为主要内容；第二，无论表彰先进、批评错误还是告知重要情况，都是为了实现教育目的，所以，通报要对事实情况进行分析提炼，通常还要提出要求。二、通报的分类（一）表彰通报表彰通报是为表彰在工作、生活、学习及其他活动中做出优秀成绩的先进集体或个人而制发的通报。（二）批评通报批评通报是对违反党和国家的方针、政策或违反劳动纪律并造成不良影响的集体或个人进行处分时制发的通报。（三）情况通报情况通报是机关为传达重要精神或者重要情况、重大事故或某种动向以便下级机关及时了解，统一认识，进而有效地推进工作而制发的通报。三、通报的写作方法（一）标题通报的标题一般采取三项式写法：发文机关名称＋事由＋文种。如《国务院办公厅关于全国互联网政务服务平台检查情况的通报》。少数时候也用“事由＋文种”这样的二项式写法，如国家安全生产监督管理总局《关于２０１６年职业病防治工作情况的通报》。（二）主送机关通报的主送机关大多是发文机关的下属单位或不相隶属单位，根据具体情况的不同可以是一个或多个。（三）正文１表彰通报的正文：表彰通报与表彰决定、嘉奖令同属表彰性公文。虽然三个文种各有不同的级别和适用范围，并因此决定了它们在选词用语时会稍有不同，但其正文内容结构大体相同，都由三个部分构成：先进事迹及其价值意义、表彰或奖励措施、号召要求。２批评通报的正文：批评通报的正文一般应写清三项内容：一是被批评的单位或个人所犯错误事实及其性质、危害、影响；二是根据有关政策提出处分意见；三是提出希望和要求。３情况通报的正文：依据通报内容的侧重点不同，情况通报分为一般情况通报和事故通报两种。（四）生效标志正文结束以后，在正文的右下方依照《格式》的要求，用阿拉伯数字书写成文日期，并在成文日期之上署发文机关的名称。四、通报的写作注意事项（１）通报写作时要注意以事实为依据，事实情况的写作虽不如新闻通讯和典型材料那么详细，但也应当较为具体，以便为分析提炼提供充分的依据。（２）通报写作过程中的分析提炼要紧紧依靠事实材料，以使分析更具有说服力。第七节批复一、批复的概念、功用和特点依照《条例》第八条的规定，批复是“适用于答复下级机关请示事项”的公文。概念显示，批复只有一个功用——答复下级机关请示事项。批复的功用决定了批复的主要特点：第一，针对性。批复必须针对下级机关的请示事项进行答复，不能脱离请示而言及其他。第二，及时性。上级机关接到下级机关的请示之后，必须及时研究答复，不得拖延。第三，指示性。上级机关的批复是下级机关工作的依据，所以，批复必须态度明确，意见具体。二、批复的分类批复和请示是相对应的两种公文，根据请示的内容性质可将请示分为政策性请示和工作性请示两种，依照批复和请示的对应关系，批复可分为批示阐释性批复和批准性批复两种。另外，理论上，依照答复的肯定与否，批复又可分为肯定性批复、否定性批复和部分肯定性批复三种，事实上否定性批复不常见到。三、批复的写作方法（一）标题批复的标题一般采取三项式写法：发文机关名称＋事由＋文种，如《国务院关于支持深圳前海深港现代服务业合作区开发开放有关政策的批复》。（二）主送机关主送机关只有一个，即原请示机关。（三）正文批复的正文由引语、主体和结语三部分组成。１批复的引语：引语的作用是让受文单位明白本批复文件所针对的原请示问题。引语的写法常见的有三种：第一种，先引用原请示的标题，标题之后加圆括号引原请示的发文字号；第二种，直接引用原请示的发文字号；第三种，概括引用原请示的问题。引语引完原请示内容之后要表明请示“收悉”，再用“批复如下”引出批复的具体内容。２批复的主体：主体部分针对请示中提出的问题予以具体的回答，紧扣请示事项，明确表态。如果同意，就写出肯定的意见，还可针对事项的有关问题提出一些指示性的意见、要求；如果不同意，不予批准，应明确写出不同意的理由。３批复的结语：结语一般用“此复”或“特此批复”。为了简洁的需要，正文也可以随文而止，不要结语，这样反而显得干净利落。（四）生效标志正文结束以后，在正文的右下方依照《格式》的要求署发文机关名称，并于发文机关下一行用阿拉伯数字书写成文的年、月、日。四、批复的写作注意事项批复具有明显的被动性，完全是为回答下级机关的请示事项而进行的写作，因此，写作的过程中要突出针对性，就是只针对请示的问题进行回答，必要时做出相应的要求，但一般不涉及请示以外的其他问题和事项。第八节意见一、意见的概念、功用和特点按照《条例》第八条的规定，意见是“适用于对重要问题提出见解和处理办法”的公文。这个概念显示意见文种只有一种功用——对重要问题提出见解和处理办法。意见作为针对某重要问题提出见解和处理办法的公文文种有两个显著的特点：第一，行文方向的多样性，可以下行，可以上行，也可以平行；第二，办法措施的针对性和可操作性。二、意见的分类按照行文方向，意见可以分为下行意见、上行意见、平行意见三种。（一）下行意见下行意见是上级机关就某重要问题向下级机关提出见解和处理办法时使用的意见。下行意见有很强的指令性，通常要求下级机关认真贯彻执行。（二）上行意见上行意见是指下级机关就某重要问题提出见解和处理办法并报上级机关要求批转的意见。这种意见通常是有关主管部门就某问题提出的见解和处理办法，要求其上级机关管辖范围内全部或部分单位共同执行时使用的。（三）平行意见平行意见是有关部门就自己职权范围内的有关问题提请平级机关或不相隶属机关注意时使用的意见，这种意见通常仅供受文单位参考。需要注意的是这种意见不同于函。三、意见的写作方法（一）标题意见的标题通常采用三项式，即“发文机关名称＋事由＋文种”，如《国务院办公厅关于促进全域旅游发展的指导意见》。有时候也使用两项式，即“事由＋文种”，如《关于２０１７年深化经济体制改革重点工作的意见》。（二）主送机关根据行文方向的不同，意见的主送机关可以是上级机关、下级机关、平行机关或不相隶属机关。（三）正文意见的正文一般由前言、主体、结尾三部分组成。１前言：前言部分简要交代行文的缘由，包括撰文的背景、目的、依据、意义等。２主体：写出针对问题所提的具体意见，主要是提出解决问题的主张、办法、措施。３结尾：写明对“意见”应附带说明的问题或对受文者的希望和要求，有时也采用自然结尾的方式。（四）生效标志正文结束以后，在正文的右下方依照《格式》的要求署发文机关名称，并于发文机关下一行用阿拉伯数字书写成文的年、月、日。四、意见的写作注意事项作为使用频率极高的一个多行文种，“意见”在上行、下行、平行时都有一些特殊的要求。作为上行的建议性公文，它可以要求批转或转发，写作时类似于请示，要求提出的见解、措施要具体可行；作为下行的指导性公文，它虽然同其他的下行文一样要求下级机关贯彻执行，但写作风格上通常有一定的原则性；作为平行的