秘书入职培训胶

——秘书·从平凡到优秀的历练品·香第1页，共19页。内容概述秘书工作概述

秘书工作内容细则秘书常用模板第2页，共19页。秘书工作概述

工作需具备的基本素质服务对象工作的必备知识与技能

日常工作规范第3页，共19页。工作需具备的基本素质工作效率工作态度

高效

规范

细致

准确

适用

微笑服务心态良好

亲和力强

好学上进

勤奋务实第4页，共19页。服务精神工作需具备的基本素质

及时准确地解决主管及员工的问题，把主管及员工的困难当成是自己的困难，尽力为主管及员工着想，实行首问负责制，待人接物大方、有礼貌

细节决定成败OA运用办公软件知识常用制度及流程必备知识服务心态敏锐观察事事在心，留意身边发生的点滴小事，多积累工作经验工作主动积极，做好与其他助理或相关接口人的配合工作配合工作第5页，共19页。秘书的服务对象总裁副总裁总监部门员工ORAND第6页，共19页。秘书工作的必备知识与技能熟练掌握常用制度及流程，掌握可以获取制度及流程的途径。1234熟悉相关工作的接口人或直接责任人的工作地点及联系方式。了解服务主管及员工的分布情况，牢记常用联系电话及基本信息。加强软件技能及IT、OA知识的学习，能熟练地运用技能提高工作效率。第7页，共19页。秘书日常工作规范对内、对外发送正式且重要的邮件时，并须使用OUTLOOK中的标准信笺，要求11号宋体。严禁发送无标题邮件。正式邮件主题中，按标准格式写明邮件目的，如：会议通知、统计、会签、请示、审批、请阅、知会等。跨部门会议及总监以上领导会议须将会议通知抄送相关秘书。回复邮件时须将原邮件中的附件及图片删除。邮件发送规范秘书在工作日周一至周四，鼓励穿着职业装（夏季短袖衬衫/职业套装，春秋冬长袖衬衫/西服）；周五可适当着休闲装，特别强调：相临天尽量不着同样服装。遇有重要会议或外事接待任务时必须着职业装，男性须系领带。女性夏季不得着吊带小衫、短裤、超短裙、拖鞋上班；男士夏季不得着短裤、七（八）分裤、凉鞋上班。上班期间鼓励女性化淡妆，不得留怪异发型，染发颜色不得过于夸张。上班着装规范请假外出规范请假或者工作时间外出公干时，需要同时向运营主管、运营总监及服务领导申请，在得到批准后方可离岗。请假或公干超过半小时的，需在OA系统中留言，请假或公干时间超过半天的，需发邮件知会本部门相关人员及运营办成员。对未在OA中留言或未发布工作委托书，又长时间不在工位又没有合理理由的，将视情况严肃处理。第8页，共19页。秘书工作内容细则

基础工作专项工作答疑工作第9页，共19页。基础工作工作内容工作描述总裁/副总裁秘书工作协助总裁/副总裁完成各项日常工作，做好总裁/副总裁日程安排协助总裁/副总裁进行关项目管理，制定项目计划，对项目实施情况进行监督做好各项公司有关部门的沟通和协调做好总裁/副总裁对外公共关系的协调，协助处理相关的商务接洽工作处理总裁/副总裁授权的其他事务负责对本部门年度、月度工作计划、费用预算计划编制及人员考核工作内容工作描述总监及部门管理工作督促本部门按工作计划进度执行日常工作部门总监日常行政工作辅助每月底例行收集各类报销单据，进行单据准确性的初审（话费补助、交通补助、差旅费、招待费等各类费用）每月月底统计本部门主管及员工的考勤情况（包括加班、请假等），反馈给人力资源部接口人信息管理：常用信息及时快速查找；掌握服务对象的基本信息；部门文档管理组织气氛建设：部门活动组织、节日慰问会议管理：部门例会的例行召集及纪要每周/每月更新《秘书日常业务标准化流程Q&A》其他部门突发事务的处理第10页，共19页。专项工作定义

专项工作是秘书应承担的一项重要工作，专项工作的承担需要秘书有扎实的工作基础，只有对公司制度流程有了充分的理解及认知，才能做好专项工作。

专项工作是指秘书根据工作需要，进行相关制度流程的起草，对公司既有制度及流程进行执行、推广及宣讲。工作内容工作描述备注起草根据需要，起草公司或部门制度或流程执行及推广执行公司既有的制度、流程，并加以推广宣讲面向主管或员工进行制度及流程的宣讲优秀的培训讲师第11页，共19页。答疑工作

面对主管或员工提出的各种问题，秘书应及时给予解答，此项工作称之为答疑工作。答疑是部门管理工作中每天必须面对的一项重要而繁琐的工作，此项工作耗时多，虽然往往看不到明显的工作量，但在答疑过程中，公司的制度及流程在无形当中被推广和普及。答疑方法指引除特别紧急重要的事情处，要求普通员工尽量以邮件方式求助集中时间统一解答问题对解答时注意更新制度流程中的变动部分解答完毕的问题可以在公告牌或以邮件方式知会其他员工建立常用信息备查目录或文件记住常用求助方式，分流问题自己不清楚的问题不要轻易说“不知道”，秘书实行首问负责制，若可以直接找到接口人的问题可指引员工咨询，一般最好自己求助相关人员后，再答复，以便下次自己能处理好此类问题，也防止主管或员工找不到对应人而被推来推去。

答疑时常借助的资源运营总监及其授权人OA中的单位知识文档——可查询公司所有制度及流程服务器上的盛和发文归档——可查询公司所有发文第12页，共19页。秘书常用模板

常用邮件模板常用公文模板第13页，共19页。常用邮件模板发文名称《XX集团控股有限公司（2010）XXX号-XXXXXXXXXX》发文部门密级发文时间签发人发文概述发文文件（此处以附件形式将发文的WORD文档附上）本制度已归档至集团OA系统及FTP服务器，欢迎查阅。公文发布模板第14页，共19页。常用邮件模板会

议

通

知会议通知模板会议名称会议时间2010年X月X日（明天）

10:00-12:00am会议地点集团会议室与会人员会议议题会议设备会议纪律1、请您准时参加；2、请在会议期间将您的手机设为静音状态；3、接听电话请在会议室外接听。第15页，共19页。常用邮件模板XXX工作委托书工作委托书模板委托人部门联系方式被委托人1部门联系方式被委托人2部门联系方式委托时限2010年6月10日9：00–17：30委托原因出差事假病假年休假其它委托内容第16页，共19页。常用邮件模板传真确认模板注：请您在收到下述传真后半小时内给XXX回复邮件确认接收情况，谢谢！传真标题页数发送时间发送人接收人是否收到传真目的说明：第17页，共19页。谢谢！欢迎交流！第18页，共19页。内容梗概——秘书·从平凡到优秀的历练。——秘书·从平凡到优秀的历练。内容概述。事事在心，留意身边发生的点滴小事，多积累工作经验。工作主动积极，做好与其他助理或相关接口人的配合工作。熟练掌握常用制度及流程，掌握可以获取制度及流程的途径。了解服务主管及员工的分布情况，牢记常用联系电话及基本信息。加强软件技能及IT、OA知识的学习，能熟练地运用技能提高工作效率。对内、对外发送正式且重要的邮件时，并须使用OUTLOOK中的标准信笺，要求11号宋体。跨部门会议及总监以上领导会议须将会议通知抄送相关秘书。回复邮件时须将原邮件中的附件及图片删除。秘书在工作日周一至周四，鼓励穿着职业装（夏季短袖衬衫/职业套装，春秋冬长袖衬衫/西服）。周五可适当着休闲装，特别强调：相临天尽量不着同样服装。女性夏季不得着吊带小衫、短