信息系统监理项目文档管理规范

项目文档管理规范文件状态：[]草稿[√]正式[]正在修改文件标识：YNJZ-WDGF-081222当前版本：2.1作者：完成日期：2008年2008目录1、目的 32、监理文档管理基本概念 32、1、监理文档管理的意义 32、2、监理文档管理职责 42、3、监理文档的传递流程 43、监理文档管理 63、1、监理文件和档案收、发、传阅与登记管理 63、1、1、监理文件和档案收文登记 63、1、2、监理文件档案资料传阅与登记 73、1、3、监理文件资料发文与登记 73、1、4、监理文件资料文档签署登记 83、2、监理文件档案资料分类存放 83、3、监理文件档案资料归档 113、4、监理文件档案贵料借阅、更改与作废 124、监理文档的编制及修订 134.1文档编制过程要求 134.2文档编制内容要求 134.3文档批准审批要求 144.4文档编制的约定 145、文档格式规范 156、文档编码规则 156.1、文档编号 156.2、文档卷内序号 157、 文档版本控制 168、电子文档存储 161、目的监理文件档案资料管理，是建设工程信息管理的一项重要工作。它是监理工程师实施工程建设监理，进行目标控制的基础性工作。在监理组织机构中必须配备专门的人员负责监理文件和档案的收发、管理、保存工作。本规范是云南金质信息系统工程监理有限公司为了规范项目的文档管理工作，对文档的管理、格式、命名、分类、编码、编制等制定的规范。2、监理文档管理基本概念所谓建设工程监理文件档案资料的管理，是指监理工程师受建设单位委托，在进行建设工程监理的工作期间，对建设工程实施过程中形成的与监理相关的文件和档案进行收集积累、加工整理、立卷归档和检索利用等一系列工作。建设工程监理文件档案资料管理的对象是监理文件档案资料，它们是工程建设监理信息的主要载体之一。2、1、监理文档管理的意义对监理文件档案资料进行科学管理，可以为建设工程监理工作的顺利开展创造良好的前提条件。建设工程监理的主要任务是进行工程项目的目标控制，而控制的基础是信息。如果没有信息，监理工程师就无法实施有效的控制。在建设工程实施过程中产生的各种信息，经过收集、加工和传递，以监理文件档案资料的形式进行管理和保存，会成为有价值的监理信息资源，它是监理工程师进行建设工程目标控制的客观依据。对监理文件档案资料进行科学管理，可以极大地提高监理工作效率。监理文件档案资料经过系统、科学的整理归类，形成监理文件档案资料库，当监理工程师需要时，就能及时有针对性地提供完整的资料，从而迅速地解决监理工作中的问题。反之，如果文件档案资料分散管理，就会导致混乱，甚至散失，最终影响监理工程师的正确决策。对监理文件档案资料进行科学管理，可以为建设工程档案的归档提供可靠保证。监理文件档案资料的管理，是把监理过程中各项工作中形成的全部文字、声像、图纸及报表等文件资料进行统一管理和保存，从而确保文件和档案资料的完整性。一方面，在项目建成竣工以后，监理工程师可将完整的监理资料移交建设单位，作为建设项目的工程监理档案;另一方面，完整的工程监理文件档案资料是建设工程监理单位具有重要历史价值的资料，监理工程师可从中获得宝贵的监理经验，有利于不断提高建设工程监理工作水平。2、2、监理文档管理职责按照《建设工程监理规范》(GB50319-2000)中的要求进行工程文件的管理，但由于对设计监理没有相关的文件规范工程资料管理工作，可参照各地相关规定、规范执行。应设专人负责监理资料的收集、整理和归档工作，在项目监理部，监理资料的管理应由总监理工程师负责，并指定专人具体实施，监理资料应在各阶段监理工作结束后及时整理归档。监理资料必须及时整理、真实完整、分类有序。在设计阶段，对勘察、测绘、设计单位的工程文件的形成、积累和立卷归档进行监督、检查;在施工阶段，对施工单位的工程文件的形成、积累、立卷归档进行监督、检查。可以按照委托监理合同的约定，接受建设单位的委托，监督、检查工程文件的形成积累和立卷归档工作。编制的监理文件的套数、提交内容、提交时间，应按照现行《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2001)和各地城建档案管理部门的要求，编制移交清单，双方签字、盖章后，及时移交建设单位，由建设单位收集和汇总。监理公司档案部门需要的监理档案，按照《建设工程监理规范》(GB50319-2000)的要求，及时由项目监理部提供。监理项目组的监理工程师应按要求及时将审定过的文档交付给项目文档管理员，项目文档管理员应及时对文档编码并归档、及时更新项目文档目录、每周对归档或变更的文档出一份简报呈交总监理工程师查看。2、3、监理文档的传递流程项目监理部的信息管理部门是专门负责建设工程项目信息管理工作的，其中包括监理文件档案资料的管理。因此在工程全过程中形成的所有资料，都应统一归口传递到信息管理部门，进行集中加工、收发和管理，如图所示。信息管理部门是监理文件档案资料传递渠道的中枢。图中明确了监理文件档案资料的传递流程。首先。在监理组织内部，所有文件档案资料都必须先送交信息管理部门，进行统一整理分类，归档保存，然后由信息管理部门根据总监理工程师或其授权监理工程师的指令和监理工作的需要，分别将文件档案资料传递给有关的监理工程师。当然任何监理人员都可以随时自行查阅经整理分类后的文件和档案。其次，在监理组织外部，在发送或接收建设单位、设计单位、施工单位、材料供应单位及其他单位的文件档案资料时，也应由信息管理部门负责进行，这样使所有的文件档案资料只有一个进出口通道，从而在组织上保证监理文件档案资料的有效管理。文件档案资料的管理和保存，主要由信息管理部门中的资料管理人员负责。作为资料管理人员，必须熟悉各项监理业务，通过分析研究监理文件档案资料的特点和规律，对其进行系统、科学的管理，使其在建设工程监理工作中得到充分利用。除此之外，监理资料管理人员还应全面了解和掌握工程建设进展和监理工作开展的实际情况，结合对文件档案资料的整理分析，编写有关专题材料，对重要文件资料进行摘要综述，包括编写监理工作月报、工程建设周报等。3、监理文档管理建设工程监理文件档案资料管理主要内容是:监理文件档案资料收、发文与登记;监理文件档案资料传阅;监理文件档案资料分类存放;监理文件档案资料归档、借阅、更改与作废。3、1、监理文件和档案收、发、传阅与登记管理3、1、1、监理文件和档案收文登记所有收文应在收文登记表上进行登记(按监理信息分类别进行登记)。应记录文件名称、文件摘要信息、文件的发放单位(部门)、文件编号以及收文日期，必要时应注明接收文件的具体时间，收文人员签字。如下图所示：项目收文登记表收文单位：编号：文件编号文件名称发文单位发文日期收文日期数量签名摘要收文登记要点：监理信息在有追溯性要求的情况下，应注意核查所填部分内容是否可追溯。如材料报审表中是否明确注明该材料所使用的具体部位，以及该材料质保证明的原件保存处等。如不同类型的监理信息之间存在相互对照或追溯关系时(如:监理工程师通知单和监理工程师通知回复单)，在分类存放的情况下，应在文件和记录上注明相关信息的编号和存放处。资料管理人员应检查文件档案资料的各项内容填写和记录真实完整，签字认可人员应为符合相关规定的责任人员，并且不得以盖章和打印代替手写签认。文件档案资料以及存储介质质量应符合要求，所有文件档案必须使用符合档案归档要求的碳素墨水填写或打印生成，以适应长时问保存的要求。有关工程建设照片及声像资料等应注明拍摄日期及所反映工程建设部位等摘要信息。收文登记后应交给项目总监或由其授权的监理工程师进行处理，重要文件内容应在监理日记中记录。部分收文如涉及到建设单位的工程建设指令或设计单位的技术核定单以及其他重要文件，应将复印件在项目监理部专栏内予以公布。3、1、2、监理文件档案资料传阅与登记由建设工程项目监理部总监理工程师或其授权的监理工程师确定文件、记录是否需传阅，如需传阅应确定传阅人员名单和范围，并注明在文件传阅纸(图3-2)上，随同文件和记录进行传阅。也可按文件传阅纸样式刻制方形图章，盖在文件空白处，代替文件传阅纸。每位传阅人员阅后应在文件传阅纸上签名，并注明日期。文件和记录传阅期限不应超过该文件的处理期限。传阅完毕后，文件原件应交还信息管理人员归档。3、1、3、监理文件资料发文与登记 发文由总监理工程师或其授权的监理工程师签名，并加盖项目监理部图章，对盖章工作应进行专项登记。如为紧急处理的文件，应在文件首页标注“急件”字样。所有发文按监理信息资料分类和编码要求进行分类编码，并在发文登记表上登记（如下图）。登记内容包括;文件资料的分类编码、发文文件名称、摘要信息、接收文件的单位(部门)名称、发文日期(强调时效性的文件应注明发文的具体时间)收件人收到文件后应签名。项目发文登记表发文单位：

收文单位：编号：文件编号文件名称发文摘要发文日期数量签名收文日期发文登记要点：发文应留有底稿，重要文件的发文内容应在监理日记中予以记录。项目监理部的信息管理人员应及时将发文原件归入相应的资料柜(夹)中，并在目录清单中予以记录。要按照发文单位进行分类登记3、1、4、监理文件资料文档签署登记 有些文档发文涉及到需要建设单位或者承建单位签字确认后才可以存档，有时候因为很多原因不能及时批复的文件，需要对方审批完成后才可以返回存档和发文，这时候需要文档签署登记。所有需要签署的意见的文档应在文档签署登记表上进行登记。应记录文件名称、文件摘要信息、文件编号、签署单位、签收人、收文日期、返还日期、数量。如下图所示：文档编号文档名称数量签收单位签收人签收日期归还日期摘要文件签署登记要点：涉及到需要签署的文件都是比较重要的文件，涉及到质量控制、变更控制，成本控制等，需要资料管理人员及时的上报。文件签署登记表内的文件内容主要包括一些审批性文件，监理工作联系单等，资料管理人员要实时跟踪文档签署的返回情况3、2、监理文件档案资料分类存放监理文件档案经收/发文、登记和传阅工作程序后，必须使用科学的分类方法进行存放，这样既可满足项目实施过程查阅、求证的需要，又方便项目竣工后文件和档案的归档和移交。项目监理部应备有存放监理信息的专用资料柜和用于监理信息分类归档存放的专用资料夹。在大中型项目中应采用计算机对监理信息进行辅助管理。辅助管理软件：实施计划用MSPROJECT制作拓扑结构用MSVISIO制作文档表格用MSOFFICE制作信息管理人员则应根据项目规模规划各资料柜和资料夹内容。具体实施可参考下例，但不一定机械地按顺序将每个文件夹与各类文件一一对应。例如，合同类文件(A类)和勘察设计文件(B类)数量比较少可合并存放在一个文件夹内;工程质量控制申报审批文件(H类)中建筑材料、构配件、设备报审文件的数量较多，可单独存放在一个文件夹内，在某些大项目中，甚至可以考虑按材料、设备分类存放在多个文件夹内。某些文件内容比较多(如监理规划、施工组织设计)不宜存放在文件夹，可在文件夹内附目录说明文件编号和存放地点，然后将有关文件保存在指定位置。文件档案资料应保持清晰，不得随意涂改记录，保存过程中应保持记录介质的清洁和不破损。项目建设过程中文件和档案的具体分类原则应根据工程特点制定，监理单位的技术管理部门可以明确本单位文件档案资料管理的框架性原则，以便统一管理并体现出企业的特色。总表(略)档案分类存放的要点：文件档案资料按类保存，每类文件保存在一个文件夹(柜)中，文件夹(柜)中设分页纸(分隔器)以保存各分类文件。监理信息的分类可按照本部分内容定出框架，同时应考虑所监理工程项目的施工顺序、施工承包体系、单位工程的划分以及质量验收工作程序并结合自身监理业务工作的开展情况进行分类的编排，原则上可考虑按承包单位、按专业施工部位、按单位工程等进行划分，以保证监理信息检索和归档工作的顺利进行。一般对于施工现场的监理资料管理，一般采用按承包单位、按单位工程等结合的方式进行有效分类存放管理，待工程结束后，将所有整理好的资料上报公司，按照分类要求，统一存档保存和管理。以本公司的实际现场工程资料管理存放为例，说明监理信息资料文档的分类存放管理。资料分类分项档案盒备注合同文件委托监理合同因为招投标文件都比较厚，不适合放在档案盒中，这些文件要统一集中放在一个地方，方便取阅监理单位招投标文件各承建单位施工合同各承建单位招投标文件监理文件监理大纲一卷监理规划各项目监理实施细则技术性文件法规性文件管理性文件监理周报一卷要按照时间顺序整理监理周工作计划一卷要按照时间顺序整理监理月报一卷要按照时间顺序整理往来函件建设单位函件一卷设计单位函件政府部门函件其他部门函件照片及声项资料按照各项目分类备份在电脑上一光盘会议纪要各项目工程例会会议纪要一卷按项目分类放在一个档案盒中各项目专题会议纪要图纸会审与设计交底会议纪要其他会议纪要综合布线系统一卷所有相关资料一卷监理竣工验收文档第一卷隐蔽验收及安装报验第二卷材料报审第三卷施工组织、各批复单

变更单、移交单等第四卷监理联系、监理通知

进度计划等第五卷第三方检测报告一卡通系统门禁管理一卷所有相关资料停车场管理消费管理安防系统第一卷材料报审及安装报验第二卷其他相关资料智能化系统楼宇自动控制系统一卷所有相关资料后勤管理系统智能化系统和安防系统是一个承建单位

并且同时验收，监理竣工验收文档放在一起一卷监理竣工验收文档机房工程中心机房A包

（综合布线与机房装修）第一卷隐蔽及安装报验第二卷装修材料报审第三卷弱电材料报审第四卷其他相关资料一卷监理竣工验收文档中心机房B包（屏蔽）一卷所有相关资料一卷监理竣工验收文档中心机房C包（空调）一卷所有相关资料中心机房D包（UPS）一卷所有相关资料中心机房E包（机柜）一卷所有相关资料会议系统工程会议中心会堂一卷所有相关资料各多功能报告厅及会议室一卷所有相关资料系统集成总系统集成一卷所有相关资料骨干网基础平台建设一卷所有相关资料信息管理部门应注意建立适宜的文件档案资料存放地点，防止文件档案资料受潮霉变或虫害侵蚀。资料夹装满或工程项目某一分部或单位工程结束时，资料应转存至档案袋，袋面应以相同编号标识。如资料缺项时，类号、分类号不变，资料可空缺。3、3、监理文件档案资料归档监理文件档案资料归档内容、组卷方法以及监理档案的验收、移交和管理工作，应根据现行《建设工程监理规范》及《建设工程文件归档整理规范》并参考工程项目所在地区建设工程行政主管部门、建设监理行业主管部门、地方城市建设档案管理部门的规定执行。对一些需连续产生的监理信息，如对其有统计要求，在归档过程中应对该类信息建立相关的统计汇总表格以便进行核查和统计，并及时发现错漏之处，从而保证该类监理信息的完整性。监理文件档案资料的归档保存中应严格按照保存原件为主、复印件为辅和按照一定顺序归档的原则。如在监理实践中出现作废和遗失等情况，应明确地记录作废和遗失原因、处理的过程。如采用计算机对监理信息进行辅助管理的，当相关的文件和记录经相关责任人员签字确定、正式生效并已存人项目部相关资料夹中时，计算机管理人员应将储存在计算机中的相关文件和记录改变其文件属性为“只读”，并将保存的目录记录在书面文件上以便于进行查阅。在项目文件档案资料归档前不得将计算机中保存的有效文件和记录删除。按照现行《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2001)，监理文件有10大类27个，要求在不同的单位归档保存，现分述如下:建设单位监理单位城建档案管监理规划监理规划长期短期永久监理实施细则长期短期永久监理部总控制计划长期短期监理月报监理月报长期长期永久会议纪要监理会议纪要长期长期永久进度控制开工/复工审批表长期长期永久开工/复工暂停令长期长期永久质量控制不合格项目通知长期长期永久质量事故报告及处理意见长期长期永久成本控制预付款报审与支付短期月付款报审与支付短期设计变更、洽商费用报审长期工程竣工决算审核意见长期永久分包资质分包单位资质材料长期供货单位资质材料长期试验等单位资质材料长期监理通知有关进度控制的监理通知长期长期有关质量控制的监理通知长期长期有关造价控制的监理通知长期长期合同及其他

事项管理工程延期报告及审批永久长期永久费用索赔报告及审批长期长期合同争议、违约报告及处理意见永久长期永久合同变更材料长期长期永久监理工作总结专题总结长期短期月报总结长期短期工程竣工总结长期长期永久质量评估报告长期长期永久3、4、监理文件档案贵料借阅、更改与作废项目监理部存放的文件和档案原则上不得外借，如政府部门、建设单位或施工单位确有需要，应经过总监理工程师或其授权的监理工程师同意，并在信息管理部门办理借阅手续。监理人员在项目实施过程中需要借阅文件和档案时，应填写文件借阅单，并明确归还时间。信息管理人员办理有关借阅手续后，应在文件夹的内附目录作特殊标记，避免其他监理人员查阅该文件时，因找不到文件引起工作混乱。监理文件档案的更改应由原制定部门相应责任人执行，涉及审批程序的，由原审批责任人执行。若指定其他责任人进行更改和审批时，新责任人必须获得所依据的背景资料。监理文件档案更改后，由信息管理填写监理文件档案更改通知单，并负责发放新版本文件。发放过程中必须保证项目参建单位中所有相关部门都得到相应文件的有效版本。文件档案换发新版时，应由信息管理部门负责将原版本收回作废。考虑到日后有可能出现追溯需求，信息管理部门可以保存作废文件的样本以备查阅。4、监理文档的编制及修订监理项目部组织业主单位、承建单位分别建立自身的文档编制、管理办法，并对各种功能的文档包含的关键信息做出要求，明确文档编制、审核、签批、递交等流程。促使文档符合工程项目的要求。推动业主单位、承建单位及建立单位共同建立有效的配置管理过程，确保工程项目中信息管理的实时、有效。保证项目过程和产品在工程生存周期内符合规定和要求，并遵守已制定的计划。监督建设单位的变更控制和管理的过程，使工程变更得到控制和管理，确保工程实施达到预期目标。4.1文档编制过程要求文档按照计划编制和提供。文档的编制和发行可以使用纸张、电子或其他媒体。主要资料按照有关记录保存、保密安全、维护和备份要求妥善存储。按照配置管理过程进行控制建立项目部要与业主单位、承建单位共同对工程所产生文档维护做出要求。对文档的修改按照业主单位、监理单位、承建单位共同确定的流程执行，对于配置管理下的文档，修改工作按照配置管理过程管理。4.2文档编制内容要求每一种指明的文档更具适合的文档编写标准进行设计，这些标准包括格式、内容叙述、页码编写、插图/表格安排、保密安全标志、封装以及其他叙述项目。编制的文档按照其文档编制标准加以评审和编辑，以便符合格式、技术内容和表达方式要求，文档在发布前由授权人员确认和批准。本规范内监理文档由项目实施小组负责编制及修订。4.3文档批准审批要求文档是项目重要的组成部分，是项目生存周期各个不同阶段的产品描述。评审文档质量的度量准则有以下几点：完备性：监理单位必须按照规定及建设单位要求编制相应文档，以保证各阶段结束时其文档的齐全。正确性：在项目实施各个阶段所编写的文档内容，必须真实的反映该阶段的工作且与该阶段的需求相一致。简明性：在项目实施各个阶段所编写的各种文档的语言表达清晰、准确简练，适合各种文档的特定读者。可追踪性：在项目实施各个阶段所编写的各种文档该具有良好的可追踪性。规范性：在项目实施各阶段所编写的各种文档该具有良好的规范性，文档的规范性是指文档的封面、大纲、术语的含义以及图标符号等符合有关规范的规定。4.4文档编制的约定在项目实施监理过程的各个阶段中，按照规定及时的完成各种产品文档的编写工作；把每个监理步骤中做出的决定和取得的结果及时的写入文件，并及时的对这些文档进行严格的评审；文档的形成是各个阶段工作正式完成的标志。文档上有编写者、评审者和批准者的签字，有编写、评审完成的日期和批准的日期；每个文档都具备表示其内容特点的由系统、文件种类、版本等组成的标识。根据项目的性质划定个子的保密级别，确定发行范围。5、文档格式规范详细内容参见本公司的《监理管理用表》《施工单位管理用表》《表格用法说明书》6、文档编码规则6.1、文档编号文档编号是对文档和项目表格类型的唯一的标识号，用于唯一区别项目文档、表格类型的编号。例：KMXZ-JFZX/A-01编号规则：<项目代码>－<子项目代码>/<备注说明>－<表格标识编号>项目代码：该项目的名称缩写，具有唯一性.子项目代码：是子项目的名称缩写，比如YQZNH表示园区智能化工程，比如JFZX表示机房装修工程备注说明：一般针对子项目的不同标段进行标识，如果有就填写，没有就不标识。表格标识编号：具有唯一性，是监理公司发出的所有表格的定义编号，编号和各表格具有唯一对应性。注：详细内容参见本公司的《监理管理用表》《施工单位管理用表》《表格用法说明书》6.2、文档卷内序号文档序号是项目文档和表格的顺序号，用于唯一识别项目的文档、表格记录。填写规则：<记录发起类型代号>-<发生时间>-<当日发生频次>。记录发起类型代号（由两部分组成）:一个是记录发起单位代码（监理JL/承建CJ/业主YZ）；一个是记录发起类型；