公司技术档案管理办法

3/3公司技术档案管理办法山东XX科技有限公司

技术档案管理办法

第一章总则

第一条为加强公司技术档案和图纸的科学管理，有效地保护和利用技术档案和图纸，充分发挥技术档案在公司各项工作中的重要作用，依据《中华人民共和国档案法》和《济南市私营企业档案管理办法》，特制定本规定。第二条公司技术档案是公司在各项管理工作、生产、科研及经营等活动中直接形成的，具有查考价值的各种文字材料、图纸、表格、声像等不同形式的历史记录。

第三条技术档案工作实行统一领导，分级管理和保守秘密的原则。维护技术档案完整、准确、安全和有效利用。

第二章文件材料的管理与归档

第五条为保证公司各类技术档案的完整、准确、系统，公司各部门需加强对归档技术文件材料形成的管理，应指定专人（兼职）负责专项技术文件材料的收集和积累，并按要求定时送人事行政部档案室归档。

第六条公司各部门应将技术文件材料的形成、积累、整理、归档工作列入部门工作计划及有关部门、人员的工作职责，作为有关人员业绩考核内容之一，予以考核。

第七条公司在产品、科研成果鉴定，基建工程验收，以及引进技术、设备开箱验收等活动中，必须有兼职档案人员参加进行监督和指导。技术文

件材料不完整、不准确、不系统，不能进行鉴定、验收。

第八条公司在产品和工程创优、科研成果评奖时，归档的技术文件材料是否齐全、完整、准确、系统要作为一项考核内容，档案部门不签署意见不得申报成果。

第九条公司新购重要设备仪器开箱验收和引进项目时，有关业务部门应会同档案部门共同检查验收技术文件材料，并及时归档。

第十条公司员工因公外出参观学习，考察和参加各种专业会议，收集获得的技术文件材料要按照归档范围的规定，及时送交档案室，经文书处理后归档。

第十一条技术文件材料归档要求

1、归档的技术文件材料必须完整，并分别划定保管期限。

2、必须准确地反映生产、科研、基建等各项活动的真实内容和历史过程，符合其形成规律。

3、归档的技术文件材料，其制作材料必须易于长期保存，采用耐久性书写材料，同时要保证图像清晰、字迹工整、签字手续完备。

4、归档的技术文件材料应是原件。归档二份，一份在室永久保存，另一份作为备索。

第十二条技术文件材料的归档时间

1、产品试制、课题研究、基建工程和其它技术项目，任务完成后一个月内由项目负责人审定，经整理后，向档案室归档。

2、各项管理工作中形成的技术文件材料，在每季度第一个月内将应归档的技术文件材料整理后，由主管领导审定后向档案室归档。

第三章技术档案管理

第十三条公司档案室在接收、移交技术文件材料归档时，及时分类、组卷、编目、编号、登帐、入库上架（柜）保管。

第十四条技术档案分类编号按按其文件内容分别归入产品、科研、基建、设备等类中统一编号。

技术档案在公司档案中的位置如下：

4、科研档案按科研课题分类

5、设备仪器档案按设备仪器型号分类

6、基本建设档案按工程项目分类

第十五条编制档案分类目录、案卷目录、卷内目录等检索工具

第十六条技术档案保管

1、按照统一领导、分级管理的原则，公司保管本公司形成的技术档案。对必须归集团公司管理的技术档案由集团公司档案室集中统一保管，内容包括：

（1）产品、科研档案：名牌产品、获奖产品、属国家秘级产品和科研项目、获国家专利科研项目、集团公司指定的重要产品和科研项目。

（2）基建档案：国有土地使用证、房屋所有权证，主要生产厂房、办公楼、住宅（面积在1000M2）。

（3）设备仪器档案：属精、大、稀设备仪器及引进设备仪器档案。

2、存放技术档案必须有专用铁制框架，各类技术档案要分类存放，案卷排列方法从上到下，从左到右，便于查找。架、柜外面在设置档案分类标识。

3、图纸底图保管一律采用袋装平放，严禁折叠。图纸底图除修改、送晒外，不得借出。修改后的图纸底图入库，要认真检查更改标记，对项目填写不全者不能入库。

4、定期进行库藏技术档案的清理核对工作，做到账、物相符。对破损或载体变质的技术档案，要及时都进行修补或复制。技术档案因作废、遗失时，要查明原因，保存依据。

5、档案库房要经常保持整洁，控制温湿度标准。库房要有防盗、防火、防光、防潮、防尘，防有害生物和污染等安全措施。

6、技术档案装具(卷盒、卷皮等)要符合济南市档案局制定的标准。

第十七条技术档案统计

建立健全统计工作，其主要内容有技术档案管理基本情况统计、技术档案数量统计、技术档案提供利用及其效果统计等。统计数据以原始记录为依据，做到准确可靠。

第十八条技术档案鉴定与销毁

1、技术档案鉴定工作在公司总经理的领导下，组成由集团档案管理人员、专业技术人员及有关部门人员参加的鉴定领导小组，直接对技术档案进行保存价值鉴定。鉴定工作每五年进行一次。

2、依据国家和有关部门的规定编制档案保管期限表。保管期限分永久、长期、短期三种。确定保管期限的基本原则是：

(1)对企业有长远利用价值的技术档案应永久保存。

(2)对企业在一定时期内有利用价值的技术档案分别为长期、短期保存。

(3)凡是介于两种保管期限之间的技术档案，其保管期限一律从长。

3、技术档案鉴定工作程序

(1)鉴定领导小组提出技术档案鉴定工作方案，报集团公司常务副总经理及公司总经理批准后，由集团公司下达鉴定任务。

(2)鉴定领导小组采用直接档案鉴定法，逐项审查其保存利用价值，重新划定其保管期限。对已超过保管期限且无保存利用价值的技术档案，提出暂时下架保存或销毁意见。

(3)对技术档案鉴定情况提出鉴定报告，对确无保存利用价值需要销毁的技术档案，填写“档案销毁登记表”经公司总经理批准后进行销毁。

(4)技术档案销毁清单，报公司档案部门备案。

4、经批准销毁的技术档案，由公司档案部门、审计部门组成监销小组，按销毁清单送到公司档案部门指定的销毁单位进行销毁。

第十九条技术档案管理现代化

公司档案室要逐步应用现代管理方法，以电子计算机为主，包括缩微技术和先进的监控装置、通讯设施和办公自动化等现代管理手段。利用微机存贮科技档案的卷内目录、案卷目录和其它科技档案信息资料，利用微机灵活、快速、准确地进行技术档案检索，利用微机随时掌握技术档案库存和调阅情况，利用微机进行基本情况的统计。