合约法务管理表单工作指引

目录1.1 承包合同评审流程 31.2 合同谈判 31.2.1 合同谈判策划书的编制 31.2.2 谈判准备 31.3 建设工程施工合同合同交底 31.3.1 建设工程施工合同一级交底 31.3.2 建设工程施工合同二级交底 41.4 合同后评价 51.5 分供方合同管理 51.5.1 分供招标管理 51.5.2 分供方合同管理 101.6 合同资料管理 111.6.1 合同资料内容 111.6.2 合同资料的收发 111.6.3 合同资料台帐的建立 121.6.4 合同资料的保管 121.7 海外业务法律风险防控 121.8 积案管理 131.9 法律咨询服务 131.9.1 法律咨询定义 131.10 案卷管理 131.11 法制宣传教育 131.11.1 内容 131.11.2 形式 161.12 授权办理规范 161.12.1 授权委托书文本 161.12.2 授权使用监督 17

承包合同评审流程合同初稿评审由分公司商务部发起，经分公司相关职能部门评审完成后由公司合约法务部、技术质量部、施工管理部、市场部、投标部、完成合同初稿的评审，作为进行合同谈判策划的依据。合同定稿后3日内分公司完成评审，并将合同草稿与定稿合同进行对比分析，经分公司总经济师、经理签字后报公司合约法务部审核、公司总经济师或公司总经理审批。合同谈判合同谈判策划书的编制合同谈判小组根据招标文件评审意见、合同评审意见，确定谈判方案及谈判策略，编制谈判策划书。合同谈判策划书在合同评审完成后3日内完成，一般性合同及合同额小于10亿的报公司合约法务部审核，公司认定的重大风险合同及合同额大于10亿的报公司总法律顾问、总经济师审核。合同谈判策划书内容包括风险说明、谈判重点及建议、谈判目标。□底线目标：必须坚持的目标；□争取目标：尽量争取修改条款以达到对我方有利的目标；□策略目标：可在合同谈判中提出并做策略性放弃的目标。谈判准备谈判前，谈判小组成员要熟悉招标文件、投标书、中标书、纪要、往来函件等文书，并全面分析项目场地情况、技术条件、运输方式、供需情况等，抓住利弊因素，积极争取谈判主动权。谈判策略的选择要充分考虑谈判对象、谈判焦点、谈判阶段和谈判的组织方式等方面。建设工程施工合同合同交底建设工程施工合同一级交底交底人和被交底人交底人：分公司总经济师、商务部、工程技术部、市场部等部门，与投标报价人员、合同谈判人员。被交底人：项目经理、商务经理、总工程师、物资工程师、质量总监、安全总监、专业工程师主要管理人员。交底依据发包人的资信情况、招标文件及答疑、现场踏勘记录、投标文件、谈判策划书、合同评审记录以及总包合同等。交底要点□发包人的资信状况、承接工程的出发点、项目背景情况；□采用的投标策略，以及投标报价时分析、预计的主要盈亏点；不平衡报价策略中不平衡报价的项目；□合同洽谈过程中考虑的主要风险点和双方洽商的焦点条款，谈判策划书的重点及其洽商结果；□合同订立前的评审过程中提出的主要问题或建议，特别是评审记录中明确要求进行调整或修改、但经洽商仍未能调整或修改的条款；□合同的主要条款，包括质量、工期约定、工程价款的结算与支付、材料设备供应、变更与调整、违约责任、总分包责任划分、履约担保的提供与解除、合同文件隐含的风险以及履约过程中应重点关注的其他事项等。交底应形成书面交底记录，即合同交底书，参加交底会的人员在交底书上签字。合同交底书一式三份，公司合约法务部、分公司商务部和项目部各存一份。建设工程施工合同二级交底商务经理接受合同一级交底后30日内，再深入理解合同文件，结合施工组织设计和现场具体情况，进行合同二级交底。交底人和被交底人交底人：商务经理。被交底人：项目全体管理人员（含安装、装饰管理人员）。交底依据合同文件、经发包人和监理批准的施工组织设计、监理合同、一级交底记录、现场具体条件和环境。交底要点□总包合同关于承包范围、质量、工期、工程款支付、分包许可、人员到位、内业资料管理、往来函件处理、违约等方面的约定，重点说明履约过程中的主要风险点；□可主张工期、费用索赔的事项和时限，确定合适的索赔时机。交底说明发包人、监理方代表的权限，重点交底说明各类签证办理的时间要求、审批权限规定、格式及签章要求，以确保在履约过程中形成的签证单的有效性；□特别说明在合同谈判和评审时主张进行调整或修改、但经洽商仍未能调整或修改的条款；及在履约管理过程中针对这类条款的适时主张调整或变更的时机、方法。安装分公司、装饰分公司自主承接的项目严格按以上规定执行。二级交底书经参加交底人员签字后由项目部保管，并报分公司商务部备案。合同交底应当全面、具体，突出风险点与预控要求，具有可操作性。合同交底涉及公司商业秘密的，公司应当注意做好保密工作，参与人员不得泄漏合同交底的内容；因管理需要调阅交底书的，按公司有关的文件借阅规定执行。合同后评价合同总结工程竣工后，在向发包人递交结算报告后的7个工作日内，项目合约经理应组织进行商务总结，由分公司商务部经理审核后报公司合约法务部。管理反馈公司合约法务部应针对商务总结中反映的合同管理中的优劣得失，进行分析、提炼、发布和推广经验。分供方合同管理分供招标管理招标文件起草劳务（专业）分供方招标文件起草项目部商务经理（商务工程师）联合专业工程师、物资工程师、质量总监等起草招标文件及合同。经过初审后，发起招标文件评审流程。（2）机械分供方招标文件起草项目部商务经理（商务工程师）联合专业工程师、安全总监等起草招标文件及合同。经过初审后，发起招标文件评审流程。议标管理公司权限范围内的工程，原则上不同意议标；特殊情况下需要进行议标的，由分公司总经济师与公司合约法务部经理协商后进行。分供招标计划项目部施工过程中项目总工程师提前两个月编制分包进场计划，同时提供明确的施工部位及做法。劳务分供招标由商务经理会同项目经理、总工程师根据进场计划填报分包招标申请表，确定分包模式及队伍数量，根据部位、做法计算招标合同额，并上报分公司商务部及施工管理部。分包招议标工作需在分包单位进场前15日内。分公司工程中标后3日内分公司商务部及施工管理部共同编制应急分包招标计划（主要为塔吊机械租赁、临建、土方、支护桩、临水临电），工程技术部考察并推荐队伍，确定分包模式及队伍数量，商务部根据部位、做法计算招标合同额。施工过程中分公司施工管理部接到项目部上报的招标申请表后15日内完成考察并推荐队伍，将审核后的推荐报告交于分公司商务部。商务部与分公司总经济师接到项目商务经理上报的分包招标申请表后7日内综合分析分公司所有项目情况，提前制定分公司招标计划。分包商推荐分公司须确保推荐的分包商具备良好的履约能力。公司权限范围内的分包商推荐报告由分公司审核后上报公司施工管理部审批后交合约法务部。分公司权限范围内的分包商推荐报告由分公司施工管理部经理、生产副经理、经理审核签字。分包商推荐报告上分包商联系人不得少于两人。推荐报告中必须注明选择几家队伍进行施工，所推荐队伍资质必须符合工程规模，不得超规模、超资质施工。开标程序按招标文件规定的时间、地点开标。开标时投标单位须派法定代表人(或委托代理人)、项目经理及技术负责人参加。评标小组人员由分公司施工管理部、商务部、项目经理、项目商务经理、项目总工程师组成。队伍数量不满足2n+1（n指拟选择队伍个数）时不得开标。开标活动现场纪律:自觉维护现场秩序，保持现场安静，不得大声喧哗、随意走动；自觉关闭随身携带的通信工具或设置为静音状态，不得在场内拨打或接听电话；自觉维护场内环境卫生，爱护公共设施、设备，禁止吸烟；开标活动结束后，投标人到指定位置等待询标或听取评标结果；如对开询标有质疑、投诉，可在开标活动结束后向纪检监察部提出书面质疑、投诉或举报，但不得在开标现场吵闹、滋事；纪检监察部电话开标时现场查验投标文件密封情况，确认无误后拆封唱标。在开标会上，将公布投标人的名称及对招标文件的响应情况等，做好开标记录。投标文件有下列情况之一的将视为无效：（1）投标文件未按规定密封、标志的(采用中建集采系统招标未提交相关投标文件电子版的（含技术标）。（2）未加盖投标单位公章和单位法定代表人印鉴的。（3）未按规定格式填写，内容不全或字迹模糊，影响评标的。（4）投标截止时间以后送达的投标文件。（5）投标资料（主要是指支撑材料）未提供齐全的。（6）不响应招标文件规定的。（7）投标报价雷同有串标嫌疑的。（8）投标人网络投标出现错误导致无法评标也无法修复的。（9）未按规定上传相关资料的。（10）未按照招标文件要求约定提供四大员资料的。评标评标原则：遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则。合理报价范围确定：以招标控制价为基准价，投标单位每高于招标控制价1%，扣2分，扣完为止；采用百分制打分，即满分为100分，由评标小组成员分组进行综合打分。具体评分标准见下表：序号打分项分值分包单位名称1重新审核资质证书，不符合条件以废标处理2投标总报价503分包结算办理配合情况64分包合同签订配合情况45队伍考察综合评价46有针对性的施工方案、措施67确保工期的组织措施（无工期组织措施不得分）58项目部主要管理人员配备情况（无主要管理人员配备表不得分，项目经理无证则不得分）59近三年在本招标单位承建工程无安全事故（每发生一起安全伤亡事故扣3分）1010近三年在本招标单位有无农民工上访事件（每发生一例省市上访事件扣3分，每发生一例到公司上访堵门者扣2分）611以往合作工程配合履约情况4合计得分100备注：由参加开标的每一位成员根据上述打分表进行打分，最终按照加权平均值计算出每一家投标单位的最终得分，按综合得分从高到低排列，由评标小组推荐出队伍。（说明：上述打分表在实际执行过程中有可能会进行调整，以最终招标文件示范文本所示为最终版本）定标中标条件：投标文件符合招标文件要求；综合评价高，最终得分高；有执行合同的能力。排名靠前的中标候选人如放弃中标，提出不能履行合同，招标人可以确定排名顺序靠后的中标候选人递增为中标人。分公司招标小组推荐中标候选人，分公司主要领导可给予否决，返回重新选择或推荐。其他评标过程保密。开标后，直到确定中标人，凡是属于审查、澄清、评标和与评标有关的资料以及投标意向等，所有评标小组成员及工作人员均不得向投标人或其他人员透露。在评标期间，投标人采取不正当手段影响评标结果的任何活动，将导致投标作为废标处理。投标人不得有串通围标行为，抬高或压低标价。在评标过程中评标小组发现投标人有下列情形之一的，认定其有围标串标行为，宣布其废标：不同投标人的投标文件三处以上（含三处）错、漏一致或雷同的；不同投标人的投标总价相近且各分项报价不能相互对应、乱调乱压或乱抬的，而在询标时没有合理的解释或者不能提供计算依据和报价依据的；不同投标人的投标各项报价存在异常一致或者呈现规律性变化的；不同投标人的投标文件由同一单位或者同一个人编制的；不同投标人的投标文件中投标资料相互混装或项目班子人员出现同一人的；评标小组人员依法认定的有其它明显违规行为情形的；投标人和招标人不得相互串通，以排挤其他投标人的公平竞争。任何单位和个人在投标活动中，不准以任何方式行贿受贿。任何违纪者，将追究其责任。分供方合同管理分供方合同签署签署条件合同评审意见已落实；按规定已联签；合同资料齐全（包括招议标资料、合同评审资料）。经最终评审并修改完善的合同报送公司合约法务部统一用印。合同交底交底要点包括分包范围、分包单价、合同价款调整、单价包含内容、质量、工期、安全文明、工程款支付、违约等方面的约定，并对风险条款制定应对措施，确定责任人。分包合同交底有针对性的进行，经参加交底人员签字后由项目部保管。分供方合同编号管理格式：分公司名称-合同类别代码-年份-序号（分公司三位数）-工程名称-序号（项目两位数）；说明：分公司名称以关键字的拼音简写为代码，不超过2个字母，如北京分公司（BJ）；工程名称以关键字为准，原则上不超过4个汉字，如天津恒隆；合同类别代码根据合同文本类别及内容，选择下表所对应的英文字母：合同类别代码合同类别及内容ZBHT总包合同FBHT分包方合同(劳务、专业)JXZL机械分供合同QTLHT其他类合同年份以评审合同文件的日历年为年份代码，按4位数填写，如2014；序号是按合同类别分类后，分别在分公司及项目部该日历年内连续编制的代码，起始码为“1”；示例：BJ-FBHT-2013-003-天津恒隆-01(北京分公司分包合同2013年第3份天津恒隆项目2013年第1份)；如发生原合同的补充协议，则在序号后增加“补-序号（两位数）”；示例：BJ-FBHT-2013-003补01-天津恒隆-01补01。所有合同由分公司商务部在评审时按上述规则统一编号。合同资料管理合同资料内容合同资料采用书面形式的，要求文件为原件；采用电子形式的，要求文件未经过技术处理或人为编辑；照片和音像资料，要求保存最原始记录。合同资料由授权组织和人员在授权范围内签署。合同资料的真实性可通过第三方查询、函证、承诺、担保等方式补强。考虑合同资料与项目经济、风险、商务活动关联性确定收集范围。项目部及时收集合同资料，填写《合约资料台账表》。合同资料的收发拟发送合同资料的内容必须具体、明确，确保达到足以实现发送合同资料的目的；预接收的合同资料，必须严格审核内容，慎重签收。发送或接收合同资料，对风险情况不能准确判断的,须由项目商务经理负责审核后方可实施。接收或拟发送的足以影响工期、质量、价款、结算等重要事宜的合同资料，须经项目经理及项目相关职能部门会签同意后，方可接收或发送。采用直接送达方式发送或接收合同资料，须经相对方负责人或负责收发工作的职能部门人员签字并盖章。将有效签收或发送的合同资料连同签收或发送凭证存档并妥善保管。其它送达方式□挂号信邮寄发送；□专递形式（包括EMS、航空快递、快递公司等）发送；□公证送达。封面要注明能体现合同资料核心内容的名称与时间(如“X年X月X日关于XXX的函”)，并留存信封封面复印件，接收回执首先由经办人回收，然后将合同资料及回执交于项目商务经理存档、保管。合同资料台帐的建立合同资料的收发,应当建立资料台帐,台帐中必须包含以下要素:编号、文件名称、内容、页数、签收（发）人、收发日期等。台帐由项目建立，电子版上报分公司存档。合同资料的保管项目商务人员负责合同及附件、合同履行过程记录和合同履行控制记录的保管，包括保存、借阅、回收等。合同归档后需要借阅使用的，必须事先征得资料所在部门同意，并统一登记受控。所有合同发放均应做好发放记录。保密要求：合同资料未经许可不能传播、转让、复制。海外业务法律风险防控海外业务法律顾问海外项目、分支机构聘请法律顾问应当报局法律事务部备案。海外业务法律纠纷海外法律纠纷案件管理流程与要求参照“3.3 法律纠纷管理”的规定执行。案件标的额超过人民币5000万的为重大海外法律纠纷案件，海外事业部及公司合约法务部应当及时报局法律事务部，局根据股份公司相关要求及时向股份公司法律事务部、海外事业部报备。股份公司海外事业部、法律事务部介入处理的，适用股份公司相关规定。积案管理积案管理采取一案一核定制度。对于符合积案认定标准的案件，应由合约法务部向局法律事务部提出核定申请（详见《积案申报案件资料目录表》、《积案核定审批表》），局法律事务部在收到申请后7天内出具审批意见，标的额大于500万元的案件，由局法律事务部报股份公司法律事务部审批。法律咨询服务法律咨询定义在公司经营管理过程中，法律人员对其他管理人员提出的法律问题做出解释、说明，并在不违法的安全边际内提出合理建议和解决方案。案卷管理序号工作内容管理要求1建档案件处理过程中，案件处理负责人负责保管案卷材料，做到一案一档，并分审理卷和执行卷分别归档。案卷材料中的原件统一保存在公司合约法务部，不能由案件代理人自行保存。确须借出单位使用的，应建立原件借出登记制度。2归档案件处理完毕及时归档，归档材料包括：开庭传票、受理通知书或应诉通知书、举证通知书；授权委托书；起诉状、上诉状、申诉状、反诉状、仲裁申请书、答辩状；证据材料，包括书证、物证、证人证言、当事人陈述、鉴定结论、勘验笔录、证据目录；财产保全申请书、证据保全申请书、先行给付申请书；判决书、裁定书、仲裁裁决书、调解书、和解协议；案件策划书、结案报告及案件的往来函件及其他报告；律师代理协议、律师出具的法律意见等。3电子档所有撰写案件策划书的案件，其归档资料由公司合约法务部扫描制作成电子档报至局法律事务部；重大案件的电子档资料要上传至股份公司法律事务管理系统案件信息附件中。4销档执行公司档案管理规定。法制宣传教育内容公司根据现行法律法规、企业战略规划以及业务管理需求编制本单位五年普法规划，并监督落实。普法内容包括但不限于：序号名称普法要点配套规定一、法律1中华人民共和国宪法全文2中华人民共和国民法通则总则、民事权利能力和行为能力、法人、民事法律行为和代理3中华人民共和国企业国有资产法全文4中华人民共和国招投标法全文实施条例5中华人民共和国建筑法全文6中华人民共和国合同法总则、第十五章《承揽合同》、第十六章《建设工程合同》、第十三章《租赁合同》1.最高人民法院关于中华人民共和国合同法的司法解一、解释二；2.最高人民法院关于审理建设工程施工合同纠纷案件适用法律问题的解释。7中华人民共和国物权法总则、担保物权、用益物权（建设用地使用权）8中华人民共和国土地管理法总则、第五章建设用地最高人民法院关于审理国有土地使用权合同纠纷案件适用法律问题的司法解释9中华人民共和国城市规划法总则、城市规划的实施、法律责任10中华人民共和国城市房地产管理法总则、房地产开发用地、房地产开发、法律责任最高人民法院关于审理房地产管理法施行前房地产开发经营案件若干问题的司法解释11中华人民共和国标准化法全文标准化法实施条例12中华人民共和国劳动合同法全文中华人民共和国劳动合同法实施条例13中华人民共和国刑法总则、危害公共安全罪、妨害对公司、企业管理秩序罪、贪污贿赂罪、渎职罪刑法修正案八14中华人民共和国安全生产法全文建设工程安全生产管理条例15中华人民共和国道路交通安全法总则、道路通行规定、交通事故处理、法律责任16中华人民共和国系列税法17其他法律根据需要二、行政法规及政策性文件1建设工程质量管理条例总则、施工单位的质量责任和义务、建设工程质量保修、监督管理、罚则建设部关于建筑企业加强质量管理工作的意见、房屋建筑工程质量保修办法2建设工程施工许可管理办法全文建设部关于加强建筑工程施工许可管理工作的通知3工伤保险条例全文工程所在地工伤保险条例实施办法/细则4建设项目环境保护管理条例总则、环境影响评价、法律责任5房屋建筑和市政基础设施工程施工招标投标管理办法总则、投标、开标评标和中标工程所在地招投标管理细则、工程建设项目招标投标活动投诉处理办法6建设工程施工发包与承包计价管理办法全文7房屋建筑和市政基础工程施工分包管理办法全文8国务院办公厅关于切实解决建设领域拖欠工程款问题的通知全文建设领域农民工工资支付管理暂行办法9建设工程价款结算暂行办法全文最高人民法院关于建设工程价款优先受偿权问题的批复10建筑业企业资质管理规定全