置业公司办公区环境管理制度

置业公司办公区环境管理制度为规范办公区域环境管理，保持办公环境整洁、清新，维护良好企业形象，保持良好办公秩序，创造和谐办公环境，根据企业发展要求，特制定本制度。1、适用范围1.1本制度中的环境管理，包括前台、领导办公室、公共区域（开放式办公区、会客室、会议室、档案室、更衣室等）的环境卫生管理。项目部、案场办公区参照此制度执行。1.2公司总经办为办公区环境管理部门，进行日常环境管理考核工作，不定期对各区域办公环境进行抽查，并对检查情况进行通报和处罚。2、前台的管理2.1前台文员负责维护前台办公环境的清洁干净，确保文件资料摆放整洁有序。2.2办公时间客人来访，前台文员须热情接待来访人员，使用文明用语，了解客人来意，及时电话通知被访人员到前台处将来访者请至接待室交谈。如果来访者是找公司领导的，请致电秘书处，由秘书到前台迎接来访者，由秘书请至秘书区接待。如果来访者既不能说明事由又不能说出被访者的姓名，前台文员不得将来访者带入办公区内，而应电话报告总经办负责人进行接待。2.3前台文员应管理、维护传真机，及时检查传真机的纸张、墨粉等，如有缺少，及时补充。2.4前台文员收到公司订阅的杂志、报纸后，应及时进行整理与分类，然后送至领导秘书处及相关部门。2.5凡带出公司的重要物品(如电脑、电话、办公家具等)，前台文员应在收取加盖了公司公章的出门证后方可放行。2.6前台文员负责对公司大门的开关进行管理。2.7前台文员负责信件、快递的收发并进行核对与登记，防止送件人员直接进入办公区。3、领导办公室的管理3.1领导办公室环境卫生可由公司指定保洁员完成。秘书或资料员负责整体环境维护、办公用品需求补充等。3.2每天早上上班之前，秘书或资料员整理部门领导桌面文件、检查办公文具（如笔能否书写、铅笔是否需要削、文件放置的是否整齐等）；检查领导办公室的饮水机电源是否打开、卫生是否干净、饮水机水桶里的水是否用完，上班前要打开领导办公室空调或暖气，下班后关闭。3.3凡是前来找领导的客人，接到前台的电话后，到前台把客人带至会客区接待，然后通知接访的领导，经领导同意之后，将客人请入领导办公室。3.4外来人员或公司人员进入领导办公室放置文件或物品，必须通过兼职秘书，或在秘书陪同下共同进入。3.5领导办公室内的绿植应保持新鲜、旺盛的生长状态，对于发黄、枯萎的绿植，秘书要及时向总经办经理反映，联系绿植公司进行保养或者更换。4、开放办公区的管理4.1开放办公区由各工位人员自主管理。员工有爱护办公区域内各种设施设备、办公物品的责任，对办公用品妥善保管使用，不得无故浪费与丢弃。4.2办公桌上应保持整齐、干净。桌面不得随意堆放文件、报纸及其它杂物，应按规定整齐摆放电脑、文件框、电话、笔筒、台历、水杯等物品。离开座位后，必须将椅子归回桌子下方，办公桌上不得留有杂物。4.3不得在墙上张贴与工作无关的物品及图片。保持地面干净整洁，不得有果皮纸屑等杂物。4.4办公区不得大声喧哗，打电话时不得使用免提，接电话时铃声最多不得超过三声，说话声音尽量放小。如果电话主人不在，本部门的人员必须替接，如果本部门没人替接，相邻座位的人员必须接听。4.5与同事进行工作交流时，必须走到被交流人座位处，低声交谈。4.6公共办公区域严禁吸烟，吸烟应到指定的吸烟区。4.7员工工作时间不得在办公室化妆、吃零食等。4.8下班离开后需关闭电脑、灯、空调及其它用电设备。4.9公共卫生区域由行政专员监督，随时保持整洁。5、会客室/洽谈室的管理5.1前台文员负责会客室/洽谈室管理，客人离开之后，应将椅子摆放整齐，将客人用后的纸杯放置垃圾桶里。5.2洽谈室严禁吸烟。5.3洽谈室环境应保持清洁与整齐。6、会议室的管理6.1保持会议室整洁，保证室内灯光、音响、空调、投影等设备正常运行。6.2会议室为公司级、部门级、临时性会议召开的地点，由总经办负责统一管理。6.3公司级会议布置及会后清理由总经办负责妥善安排。6.4部门开会使用会议室需提前向前台告知，如发生冲突，总经办协调安排。部门会议由申请部门自行布置，离开前负责清理、收拾、关灯、关空调。6.5临时性会议使用会议室要求同上。7、档案室的管理7.1由档案室使用部门负责管理，总经办将对档案室不定期检查。7.2各部门使用指定的档案柜，并以备注标签进行识别。7.3使用人负责定期对档案柜进行整理，保持整洁。7.4档案室不得乱堆放图纸、文件。7.5档案室钥匙由总经办指定专人保管。7.6离开档案室时，务必关灯、关空调、锁门。7.7公司总档案室管理参照《档案管理制度》。8、更衣室的管理8.1使用人应保持衣柜的完好、整洁。8.2衣柜外不得张贴图片和悬挂其它物品。8.3离开时随手关灯、关门。9、门户的管理9.1门禁