2016程序文件-文件控制程序

1目的为规范本单位质量体系文件的控制和管理，使全体人员能及时、准确地获得所需质量文件的有效版本，保证检测工作质量，特制定本程序。2适用范围本程序适用于本公司质量体系文件和外来资料的控制与管理。3职责3.1公司总经理批准质量手册、程序文件及有关的管理制度。3.2技术负责人负责组织相关人员编写、修订质量手册、程序文件及有关管理制度。3.3技术负责人负责组织各检测部编写作业指导书、记录与表格类等技术文件，组织相关技术人员审核作业指导书、记录与表格类等技术文件。3.4综合业务部负责质量体系文件和外来资料的受控管理。3.5文件和资料持有人必须严格执行质量体系文件的有关规定。4工作程序4.1文件和资料的分类4.1.1质量体系文件第一层次：质量手册，根据《实验室资质认定评审准则》（国认实函[2006]141号）和规定的质量方针、目标描述质量体系要素要求、职责及用途的纲领性文件。第二层次：程序文件，描述实施质量体系要素所涉及的活动的文件。第三层次：作业指导书，包括检验实施细则、设备操作规程、设备期间检查方法等。第四层次：记录与表格，包括质量记录、原始记录和检测报告格式，质量计划和报告等。4.1.4.2质量体系文件要求4.2.1同层次文件应相互衔接和协调，不同层次文件之间的“接口”也应能控制。4.2.2质量体系文件分为受控版本和非受控版本。检测工作中所使用的质量体系文件均为受控版本。4.3质量体系文件的编写、审核与批准4.3.1管理性质量文件质量手册的编写、审核和批准按《质量手册》的规定执行。程序文件和有关的管理制度(规定)的编写由技术负责人组织各部门中熟悉运作程序和评审准则、有一定写作能力的人员编写，经技术负责人审核，总经理批准后颁布执行。4.3.2作业指导书作业指导书由技术负责人组织检测部有关的专业人员编写，技术负责人安排熟悉有关专业的人员审核，最后由技术负责人批准。4.3.3记录与表格记录与表格由各部门相关专业技术人员或文件编写人编制,技术负责人安排熟悉有关专业的人员审核，技术负责人批准。4.3.4在质量手册、程序文件、作业指导书、记录与表格完成编写后，由编写人员交审核人员审核，最后交批准人批准，如审核人或批准人提出修改意见,起草人须对文件重新修改，再提交给审核人和批准人，批准后的文件由综合业务部装订并发放。4.4质量体系文件的封面、刊头、分类与代码编制方法4.4.1质量体系文件的封面：公司名称、文件编号、版本号、发布日期、实施日期、审核批准签名、受控标示及持有人签名。4.4.2质量体系文件刊头：公司名称、文件类型、文件名称、文件编号、实施日期、版次号、页码。4.4.3质量手册编号格式HXJC/A—XXXXABCA：本公司代号；B：质量手册的代号；C：年代号4.4.4程序文件编号格式HXJC/BXX—XXXXABCDA：本公司代号；B：程序文件的代号；C：顺序号；D：年代号4.4.5作业指导书编号格式HXJC/CX—XXABCDA.本公司代号；B.作业指导书的代号；C.作业指导书代号：A表示检测细则B表示仪器操作规程C表示管理制度D表示仪器设备期间核查方法E表示测量不确定度评定；D.顺序号4.4.6表格的编号按以下规定:（1）程序文件中使用的表格：HXJC/L—X—XXABCDA：本公司代号；B：质量表格的代号；C：顺序号；D：年代号（2）各检测部门使用的技术表格：HXJC/M—X—XXABCDA：本公司代号；B：技术表格的代号；C：部门分类号；D：顺序号部门分类号：（常规材料检测部C，施工机具检测部S）4.5质量文件的受控管理4.5.1综合业务部负责文件的受控管理，在规定的范围内发放文件。4.5.2文件发放必须建立“发放记录”,其中包括:文件名称、受控号、领用日期、使用人等。4.5.3内部使用的文件在封面右上角或“受控标识”栏加盖红色“受控”印章，并给予编号。4.5.4对外提供的文件加盖“非受控”印章。4.5.5无红色印章的文件为无效文件。4.6质量文件的修改和改版4.6.1当出现下列情况之一时，应对质量手册进行修订：组织机构、人员、重大设施或关键设备出现变动，影响手册的实施时；质量手册中某些规定已不适应工作需要或实际执行中有不完善之处时；评审准则有新规定，需要增加变更手册内容时；上级主管部门有新规定，需要增加和变更手册内容时；标准和服务能力发生变化时。4.6.2当发生下列情况之一时，应对质量手册进行改版：质量方针发生变化；评审中发现较大管理体系问题；对质量手册的局部修订涉及1/3以上页或对版本的修订达到10次；管理体系依据的标准进行了修订，管理体系要求发生变化；4.6.3技术负责人结合每年一次的管理体系评审，对质量手册进行修订，以保证其有效性。4.6.4对文件提出修改意见时，须填写“文件更改申请表”，经审核同意和批准人批准后，由原编写人对文件进行修改。4.7作废文件资料的回收处理。4.7.1当文件资料破损严重影响使用时，应到综合业务部更换手续，交回破损文件资料，新文件资料的分发号仍沿用原编号。4.7.2文件资料需要办理过期作废手续时，由部门负责人或综合业务部负责人填写“文件或标准作废及销毁申请表”，经质量负责人审核，技术负责人批准，由综合业务部按《记录和档案管理程序》的规定进行销毁。4.7.3综合业务部在发放新版文件的同时必须将作废文件资料收回，盖上红色“作废”印章统一处理，并做好“受控文件处理记录”，需要保留的作废文件资料加盖“保留资料”印章后，方可由使用者留存。现行使用的文件资料必须是有效版本。4.8外来资料的订购4.8.1外来的有关法律、法规、标准、规范及规程统一由综合业务部负责收集订购。4.8.2综合业务部通过订阅《中国标准化》刊物或每月与建筑书店联系，并每季度向建设部标准定额司查询,负责跟踪收集相关标准、规范和规程的最新出版信息，由文件资料管理人员负责订购及更新最新版本的标准、规范和规程，确保有关的标准、规范和规程现时有效。5相关文件《记录管理程序》HXJC/B18-20166记录文件更改申请表HXJC/L-10-1文件或资料作废及销毁申请表HXJC/L-10-2质量体系文件发放登记表HXJC/L-10-3受控文件一览表HXJC/L-10-4文件更改申请表编号：HXJC/L-10-01文件编号文件名称更改理由申请人:日期:更改前内容更改后内容部门意见签名:日期:审核意见签名:日期:批准意见签名:日期:文件或资料作废及销毁申请表编号：HXJC/L-10-02文件资料编号文件资料名称作废及销毁原因申请人：日期：审核意见签名:日期: