个人管理系列：目标管理、计划管理、时间管理

个人管理三要素:目标、计划、时间AMT马东方2004年5月28日个人管理三要素：目标、计划、时间熟悉方法，形成习惯目标管理计划管理时间管理指导行动的灯塔通向目标的桥梁完成计划的基础成功的个人管理目标管理：指导行动的灯塔AMT马东方2004年5月28日目录第一部分为什么必须要有明确的目标第二部分如何设定关键目标并进行分解第三部分怎样进行目标的SMART描述什么是目标？目标是你的某一特定努力所指向的终点，你希望达到的未来状态,即指你想要完成的事。“终点”是一种你所希望并愿意付出努力去实现的确切而实在的结果“努力”是与目标自身相联系的成本，在决定目标是否值得实现时，你需要计划和分析目标的各种要素目标对人生的影响：哈佛的调查哈佛大学有一个非常著名的关于目标对人生影响的跟踪调查。对象是一群智力、学历、环境等条件都差不多的年轻人，调查结果如下：3%10%60%27%有清晰且长期的目标有清晰但短期的目标有较模糊目标无目标25年后……3%10%60%27%25年来几乎都不曾更改过自己的人生目标。他们都朝着同一个方向不懈地努力，现在，他们几乎都成了社会备界的顶尖成功人士，他们中不乏白手创业者、行业领袖、社会精英

大都生活在社会的中上层。他们的共同特点是，那些短期目标不断被达成，生活状态稳步上升，成为各行各业的不可或缺的专业人士。如医生、律师、工程师、高级主管等等几乎都生活在社会的中下层面，他们能安稳地生活与工作，但都没有什么特别的成绩几乎都生活在社会的最底层，他们的生活都过得很不如意，常常失业。靠社会救济，并且常常都在抱怨他人，抱怨社会，抱怨世界更多的例子望梅止渴查德威克横渡卡塔林纳海峡目标的作用明确方向给人的行为设定明确的方向，使人充分了解自己每一个行为的所产生的效果分清轻重使自己知道什么是最重要的事情，有助于合理安排时间提供标准能清晰地评估每一个行为的进展，正面检讨每一个行为的效率保持热情、信心和动力能预先看到结果，稳定心情，从而产生持续的信心、热情与动力“一心向着自己目标前进的人，整个世界都为他让路！”－－19世纪美国哲学家、诗人爱默生你有过哪些目标？他们实现了吗？请写下你有过的三个工作或生活上的目标或打算：它们顺利实现了吗？它们已经按时实现了它们是如何实现的？它们中间的一些未能实现，原因在哪里？“为何不能……？”“为何没有……？”设定目标有什么困难？不了解目标的重要性从小没有人教导我们什么是目标，更不知道为什么要设定目标。

不知道如何设定目标在我们的学校教育当中从来没有教导我们如何设定目标，如何去达成目标。害怕被别人批评，嘲笑假如我们不设定目标，我们就不会被别人批评，嘲笑。我们可以免除害怕被拒绝的恐怖。害怕自己会失败一般成年人在生活上失败最大的原因就是对失败的恐惧感。总以为我不能，我可能会损失钱财，浪费时间，我不能。目录第一部分为什么必须要有明确的目标第二部分如何设定关键目标并进行分解第三部分怎样进行目标的SMART描述个人目标管理的三个个步骤明确价值观发现并设定关键目标对关键目标进行分解价值观与目标价值观为什么要做，明确目标的终极意义，对目标具有指导作用目标将来要完成什么事情，完成的标准是什么：既做什么、做多少、做到什么程度明确你的价值观信仰：儒、释、道、基督教、伊斯兰教…常见的价值观健康、成功、自信、快乐、平静信念，良心，责任，自立，理解，安静，温柔，宽恕，耐心，忠诚，善良，勤勉，智慧，自我实现，自由，活力，地位，尊重，意志力，友爱，心胸开阔，关心，友谊，好态度，喜悦，思路清晰，合作，好心情，爱，体谅，享乐，知识，能力，体魄，幸福，快活，领导能力，坚定不移，韧性，愉快，嬉戏，热情，成功，团队精神，温暖，感谢，惟一性，成就，果断，大胆，才能，专业，客户服务，勇气，创造力，有效性，精力，自然，快速，准时，力量，可信赖，平静，学习，方法，乐观，成长，谦逊，成熟，进步，目的性，品质，克己，社会性，宁静，忍耐，年轻按照需求的不同领域发现关键目标设定目标的领域身体/健康学习/成长道德/休养家庭/天伦休闲/社交工作/理财……生存安全爱价值自我实现从不同角色中发现目标定位角色－明确责任－确定目标所扮演的角色能够使我们识别发现潜在目标的机会私人角色：丈夫、妻子、父亲、母亲、朋友公共角色：下属、上级、同事、导师、雇员、股东角色责任要求目标父亲培养出受过良好教育的孩子多花时间陪孩子，进行家庭教育为孩子的大学教育储蓄足够多的钱每周有一天陪孩子玩耍、学习控制个人休闲活动方面的花费上级为下属提供指导有时间帮助下属解决问题坚持一种开放的态度实行每周例会实行每季度检查制度思考、明确每个领域的关键目标设定目标时要考虑价值观：为什么要达到这个目标这个目标是不是必须的这组/个目标能否保障关键领域/角色的成功？“目标能为我带来什么？”“我如何才能直接从这一目标的实现中获益？”对目标进行分解需要对目标进行分解时间维度的分解：剥洋葱法由远及近，将大目标分解成若干个小目标，再将每个小目标分解成若干个更小的目标，一直分解下去，直到知道现在该干什么因果和逻辑关系分解：多杈数法将一个大目标逐级分解为多个小目标，小目标是大目标的条件，大目标是小目标的结果，小目标的实现之和，一定是大目标的实现根据组织结构进行分解平衡计分卡长期目标中期目标短期目标使命/总目标目标子目标职业生涯规划系统的剥洋葱图

总体目标（人生核心轴）终极目标（人生真谛）长期目标（5-10年）中期目标（2-3年）短期目标（年）.近期目标（月、周、日、即时等）目标的时间分解序号类别目标一年二年三年五年十年梦想1家庭23456事业7891011朋友12131415梦中情人（量化标准）相遇条件你的条件对象条件能力品格生理条件工作他可能期望你达到的条件如何吸引他如何找到他如何创造缘份收入未来感情长期维系的条件个人条件个人观念家庭条件基本条件应自我塑造的条件他会在哪里如何处理竞争者如何接触到他事业条件目标的多叉树分解减轻/或增加体重目录第一部分为什么必须要有明确的目标第二部分如何设定关键目标并进行分解第三部分怎样进行目标的SMART描述目标描述的形式和原则目标描述的2H4W形式Who，Where，When，What，Howto，Howmuch目标描述的SMART原则明确、可衡量、行动导向、可行、受时间和资源制约SMART原则明确的（Specific）确切地了解需要实现和完成什么事时，一个目标就是明确的，因为明确就意味着清楚地说明目标的种种细节可衡量的（Measurable）目标是用定量表示的。一个可衡量的目标为比较、衡量结果的意义和某个特定结果提供了一种标准，它具有约束力。改善人力资源部的绩效今年平均招聘周期缩减为15天今年平均每位员工接受培训时间提高到40小时SMART原则行动导向（ActionOriented）目标描述必须表明一项活动、一种行为、一个作业或能够产生结果的某些事务。行动导向的目标描述表明了为了实现目标必须要做什么。提高招聘效率，缩短平均招聘周期按……行动预测谈判减少开发刺激规划购买选择定义增加赢得提供确保扩张答复执行生产签约注册评价改进优先考虑支持评估授权增加加工学习建立改变投资计划丧失纠正调查量化制造创造协调使具有资格监督分类影响研究符合完成会见回顾决定阐明识别修正做——制作构建引入限制用文件证明SMART原则现实的（Realistic）现实的目标是实际的、可实现的和可能的。目标必须能够激励人们去改进并达到可实现的目的。对于一个激励性的目标，目标寻求者必须觉得该目标是能够实现的（“我能做到”）。延伸原则现实的目标应该是难以实现与容易实现之间的一种平衡。挑战性的、现实的目标激励和鼓舞了更高水平的绩效“跳起来摘桃子”SMART原则时间（Time）：目标是受时间和资源约束的最后期限能激发能动性；约束必须精确，才能激发为实现目标而努力工作的紧迫感包括资源约束，从而确保一种实现目标的符合成本收益关系练习：目标的SMART化找一份好工作住上大房子拥有一辆汽车成为有钱人30岁之前结婚有一个幸福的家庭让孩子有出息学好英语能胜任工作争取明年有较大程度改善让公司业绩跃上新台阶成为企业家天天快乐挤身先进行列计划管理：如何有步骤地实现目标?AMT马东方2004年5月28日什么是计划对所追求的目标及实现该目标的有效途径进行设计。－－－阿考夫（Ackoff）计划是为完成一定的目标而事前对措施和步骤作出的部署；计划是建立在预测的基础之上，预先制订的行动方案计划是目标、时间、资源的结合计划为控制提供标准，计划是通向目标的桥梁计划的特性预测性和可行性建立在预测的基础上，受现实条件约束指导性和可变性为日常工作提供方向性指导根据客观环境的变化进行调整，调整的是行动计划、实施策略、子目标而不是根本目标。案例分析牛仔大王李维斯案例过程：淘金－摆渡－淘金－卖水－做牛仔裤目标与计划的关系计划写在沙滩上，目标刻在石头上以变动的计划，达成不变的目标通过PDCA循环实现目标PDCA循环－戴明环计划（Plan）确定方针和目标，确定活动计划；执行（DO）具体运作，实现计划中的内容；检查（Check）总结执行计划的结果，明确效果，找出问题；行动/修正（Action）对检查的结果进行处理，成功的经验加以肯定，并予以标准化；对于失败的教训也要总结，以免重现。对于没有解决的问题，应提给下一个PDCA循环中去解决PDCA循环的步骤和工具四个阶段、八个步骤和七种工具目标行动表目标：目标的合理性：计划采取的行动（步骤、程序、工作安排）行动结果最后期限1、2、3、绩效标准障碍/约束：成本负责人完成日期目标障碍表障碍1：解决方案：实施解决方案所应采取的行动：障碍2：解决方案：实施解决方案所应采取的行动：障碍3：解决方案：实施解决方案所应采取的行动：进度检测表行动/结果监测工作表目标：行动：预期的结果：截止日期：实际结果：需要做出的修正：日期：时间管理：如何高效地完成计划？AMT马东方2004年5月28日目录第一部分引子：时间管理的迫切性第二部分时间管理问题分析第三部分时间管理的原则和方法

我们经常能够看到的现象……工作越来越多；身体越来越累；文件越压越厚；效率越来越低；下班时发现今天几乎什么也没干……为什么要进行时间管理？关于时间的名言孔子

——“逝者如斯夫，不舍昼夜。”沙士比亚

——“时间的无声的脚步，是不会因为我们有许多事情要处理而稍停片刻。”人生70古来稀，（假设你能活100岁）。生命倒计时现在，感想如何？请写出你签写前面表格的直接感受今年是你生命中的最后一年你打算如何去度过？目录第一部分引子：时间管理的迫切性第二部分时间管理问题分析第三部分时间管理的原则和方法你能否掌控自己的时间？一、下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes”Or“No”。1.你通常工作很长时间吗？2.你通常把工作带回家吗？3.你感到很少花时间去做你想做的事吗？4.如果你没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？5.即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？6.你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？7.你时常在做重要工作时被打断吗？8.你在办公室用餐吗？9.在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？10.你时常把工作拖到最后一分钟，然后很努力地去做完它们？11.你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？12.你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？13.当你长休了一段时间，你是否有负罪感？14.你常无暇阅读与工作有关的书籍？15.你是否太忙于解决一些琐碎的事而没有去做与公司目标一致的大事？16.你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？总结你的时间掌控讨论：谁偷走了你的时间？你觉得时间够用吗？为什么？请举例说明一个常见的“时间怪圈”先后不明主次不分面面俱到事事亲为埋头做事无暇思考提高期望培养依赖“我没有时间”因为每件事好像都很重要所以我们不得不每件事都做因为我们不知道究竟什么对我们最重要，所以每件事好像都很重要有些人看到我们每件事都做，所以，他们期望我们什么都做每件事都做让我们非常忙碌，所以我们没有时间去考虑，究竟什么对我们最重要原因文件满桌太多会议泛滥不速之客……没有目标缺乏计划需要方法猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里轻重不分事必躬亲不知拒绝能拖就拖……目录第一部分引子：时间管理的迫切性第二部分时间管理问题分析第三部分时间管理的原则和方法认识时间的自然法则时间管理的80/20原则原则：集中精力解决少数重要问题,而不是解决所有问题最20/80定律从你要做的一大堆事中选出最重要的事优先做。用80%的时间和精力照顾好能给你带来80%的销售额的20%的优质客户；用80%的时间和精力学习能给你产生80%的效果的20%的最基本的理论和方；去在每天中思维最活跃的时间内做最有挑战和最有创意的工作80%最佳效果的工作20%较为次要的工作80%的时间20%的时间来自花去有所为，有所不为－－积极地偷懒在行动之前需要先问自己的三个问题“这件事是否可以不干？”“这件事是否可以交给别人去干？”“是否必须现在来干？时间管理矩阵图虚假的必要的危机有限期的任务项目计划准备建立关系真正的创新领导的干扰一些会议一些报告浪费的逃避的活动时间管理矩阵图4D原则DOITNOWDOITLATERDELEGATEDON’TDOIT计划做授权不做立即做25%15%57%3%立刻着手解决问题，决不拖延半点时间；不要把难事往后拖；不要把不喜欢的事往后推时机不成熟不需要现在来做、……必须要处理的事，安排在后来的时间计划中学会说“NO！”防止事必恭亲练习一销售部王经理下班后在做明天的工作计划：1、起草中实公司的合作意向书（2H）2、商讨索赔案的处理意见（1H）3、与华金公司讨论定价（3H）4、明天要向人事部上报新员工试用期表现结果报告5、天际公司货未到的问题6、季度业绩报表（2H）7、讨论月底的促销会策略（1H）8、阅读内容刊物（1H）9、打给10位客户（）10、归档文件（）11、明天的周例会请用时间管理的原则帮王经理安排一下时间练习二假设现在是周一的晚上，你要计划未来五天的日程，面前是这五天要做的事情：你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生；星期六是一个好朋友的生日，你还没有买礼物和生日卡片；你有好几个月没有回家，也没有给父母写信或打；有一份夜间兼职不错，但你必须在周二或周三晚上花1小时去面试（19点前）；明晚8点有1小时长的电视节目，与你的工作有密切关系；明晚有一场演唱会；你在图书馆借的书明天到期；外地一个朋友邀请你周末去玩，你需要整理行李；你要在周五交计划书之前把它复印一份；明天下午2点到4点有一个会议；你欠某人200元钱，他会参加明天的会议；你明天早上从9点到11点要听一场讲座；你的上级给你留便条，要你尽快与他见面；你没有干净的内衣，一大堆脏衣服没有洗；你想好好洗个澡；你负责的项目小组将在明天下午6点钟开会，预计1小时；你身上只有5元现金，需要取钱；大家明天晚上聚餐；你错过了星期一的例会，要在下周一之前复印一份会议纪录；这个星期有些材料没有整理完，要在下星期一之前整理好，约需2小时；你收到一个朋友的信1个月了，没有回信也没有打给他；星期天早上要做汇报，准备讲稿要花费15个小时，而且只能用业余时间；你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐，但家里什么吃的也没有；下周二，你要参考一次业务考试。请将这份事件清单中的各种事件划分不同的优先级，然后按优先级制订一份合理实用的计划表。优先级排序

工作起止时间使用时间优先顺序备注工作计划周工作计划时间周二周三周四周五周六08:0009:0010:0011:00…..21:0022:00其他注：每天上班时间为8点－18点（含上下班交通时间，中午1小时午休）现代管理之父德鲁克认为，有效的管理者不是从他们的任务开始，而是从他们时间开始。——记录时间；——分析时间；——管理时间。

德鲁克时间管理三步曲：记录－分析－管理目标：对时间进行整合，心无旁骛地在一段时间内解决一件事情，有效运用每天的黄金时间。根据生理节奏进行每天的时间管理各时段工作状态表注意力时间8101213151618注意研究你精力最充沛、脑子最清楚的时段，在此时段做最有价值的事；注意研究你注意力集中的时间有多长，在此时间内解决问题；该休息的时候一定要休息，在你感到疲倦之前就休息，你每天清醒的时间，就多增加了1小时。姓名年月日活动时间起止时间使用计划/中途插进重要及紧急性评语每日活动记录表紧急及重要性主要活动使用的

时间占总时间的百分比1234时间清单时间管理CHECKLIST今天作了哪些有意义的事？今天有哪些事情是适当的时间内做的？今天有哪些事情是在不适当的时间内做的？为什么在不适当的时间做了这些事情？今天在哪一段时间着手进行最重要的工作？为什么在这段时间做这份工作？这工作是否可以提早进行做？今天最有效率的是哪段时间？为什么这段时间最有效率？今天最没有效率的是哪一段时间？为什么这段时间最没有效率？今天工作中最大干扰是什么？为什么产生过干扰？这干扰是否可以控制或排除？今天最严重的三个时间陷阱是什么？以后有无可能遗址这些陷阱？如何跨越他们？今