泛海物业档案管理手册模板

声像档案管理制度第一章总则第一条声像档案是指企业在从事生产、技术、经营等工作活动中直接形成的,具有保存利用价值以磁性材料或感光材料为载体、以影像、声音为主要反映方式的历史记录。第二章管理职责第二条单位档案员负责对声像档案进行收集、整理、保管、鉴定、统计和利用,并对声像档案材料的形成、积累和归档工作进行督促、指导和检查。第三条各声像档案材料形成部门和个人负责声像档案的积累和整理,并按规定向单位档案室移交归档。第三章归档要求及归档范围第四条归档要求（一）声像档案的归档实行”谁主办,谁负责收集整理”的原则。任何公司个人不得据为己有。（二）单位档案员定期或不定期对各部门的声像材料进行收集,保证材料的完整和齐全。（三）归档声像档案应是原始记录。对某些需经常使用或素材过长需编辑整理的声像材料,可归原版复制片。（四）录像带必须画面清晰、声音清楚,录像带盒上要贴上标签,注明录制内容、录制时间、地点、机器型号及摄像者等。（五）录音带必须声音清楚,录音带盒上贴上标签,注明录音内容、录制时间、地点、盒数、编号及录制者等。（六）照片档案必须内容真实、主题突出、画面清晰。数码照片应挑选有代表性的冲洗为纸质照片归档。照片底片不得磨损,每幅照片或每组照片都要有文字说明,说明该片所反映的内容、时间、地点、人物、背景、摄影者等。（七）缩微片上贴上标签,注明内容、编号及责任者等。（八）同一项目同一类别声像记录应存贮在同一磁性载体上。（九）底片册、照片册要立放;录音（像）带分别装盒放入专用贮存柜存放。第五条归档范围（一）党和国家领导人、有关上级领导以及知名人士来本公司视察、检查工作或从事其它重大活动所形成的声像材料;（二）反映各单位概貌的声像材料。（三）反映各单位名称、历届主要领导人的照片。（四）公司工商、税务注册登记、行业许可、资质等级、房产土地证等各类证书照片。（五）荣获国家、省（部）、市、总公司、局（院）以上荣誉称号的各类证书、奖杯、奖状、奖牌、奖旗照片以及授奖仪式的声像材料。（六）各单位召开的各类重要会议形成的主要声像材料（包括大会会场、主席台、主要领导讲话等场面）。（七）反映各单位生产、经营、管理、历史面貌等方面重大事件或重要活动的声像材料。（八）出国考察、接待来访、与外商洽谈、签约、索赔等对外交往活动中形成的声像材料。（九）各单位在对外宣传报道中形成的声像材料以及各电台、电视台有关本单位宣传报道的声像材料。（十）各单位或各单位参与制发的科教片、电视片、新闻记录影片等声像材料。（十一）各单位有参考利用价值的外购、交换、征集的声像材料。第四章整理方法第六条底片不分属类,按形成时间先后顺序编号入底片册,并将底片号完整的写在底片册对应的位置及底片袋上,同时标注照片编号,装满一册为一卷,每一卷底片编一个流水号,底片不需要编制卷内目录。底片与照片分别存放。第七条照片的整理（一）照片档案的整理应有利于保持照片之间的有机联系,一般按年度专题进行整理。（二）照片构成应包括照片、底片和文字说明三部分,按照国家标准《照片档案管理规范》（GB/T11821－89）进行整理。照片原版,以及翻版的底片均应标注清楚。（三）相册内独立编流水号;大幅照片应放入专用的档案盒或档案袋,与照片说明一起存放,档案盒（袋）、照片应注明照片档号,相册内编号、填写单张照片说明,注明”大幅”,标明存放地点。第八编目（一）声像档案在区分载体形式的前提下与纸质档案对应分类编号,按一级类目顺序排架。因载体形式和保管要求不同应分库或分柜架保管。（二）声像档案载体用英文大写字母S标识。（三）声像档案应编写说明,一个保管单位应有一个文字说明包括:内容、时间、地点、人物、背景、摄影（像）者六要素。文字说明要概括地揭示照片影像所反映的全部信息,做到文字简练、语句通顺。用阿拉伯数字表示时间,照片说明要以自然张为单位编写。（四）编制案卷号:由类号、载体代号和案卷顺序号组成。即:AS.1第一卷声像类党群工作类第五章保管第九条保管（一）保管声像档案应有专室或专用装具。（二）保管声像档案应按不同载体材料分别排架、保管。（三）照片与底片应分开保管,底片应装入特制的底片袋或底片夹内,再装入专业底片档案册。接触底片时防止用手触摸。（四）经常检查声像档案的保存情况。对长期保存的录像带、录音带应每年倒带一次,发现变形、断裂、磁粉脱落等现象,要及时修补、复制。（五）库存声像档案要两年检查一次。第十条保管期限分别按对应纸质档案划分为永久、长期、短期。第十一条利用（一）利用声像档案要严格办理借阅登记手续。（二）外单位借阅声像档案时,办理档案借阅审批表方可借阅。（三）涉及专利和版权的声像档案,本单位以外的任何单位和个人利用档案,应按照《中华人民共和国专利法》和知识产权保护的有关条款办理。第六章附则第十二条本制度由公司行政管理部负责解释第十三条本制度自发布之日起执行（试行）。信用档案管理制度第一章总则第一条信用档案是指企业在从事生产、经营等活动中,形成的反映企业信用状况的具有保存价值的各种载体文件材料的总称。第二章管理职责和归档范围第二条管理职责（一）各单位档案员负责信用档案的管理和利用,并对信用档案材料的形成、积累和归档工作进行督促和检查。（二）各部门及所属各单位所接收的信用档案材料,必须移交至公司档案员归档。第三条归档范围（一）资质凭证材料:营业执照、税务登记证、财务登记证、法人代码证、资质（许可）证、质量认证体系证书、验资报告等文件。（二）荣誉证书材料:奖杯、奖状、奖牌、锦旗等文件。（三）年检资信材料:工商年检、税收缴纳、年度审计、资产评估、信用评估等文件。（四）经营服务材料:客户、代理商和其它合作者的资质、信用文件,客户反馈、投诉记录,产品售后服务记录。（五）企业各项专利证书。（六）各种学会、协会证书。（七）馈赠的礼品。第三章整理方法第四条编目、编号（一）纸质信用档案可按年度—专题进行整理排序,以件为单位编件号。（二）荣誉证书档案按获奖内容与纸质档案对应分类编号。按获奖时间、内容整理。一个获奖项目的证书、奖杯等多种载体的荣誉档案同时存在时,顺序编号。（三）填写信用档案目录（见《归集文件管理办法》附表1）（四）案卷号:由类号、代号和顺序号组成。第四章保管第五条保管（一）信用档案应有专用装具保管。（二）保管信用档案应按不同载体材料分别排架或陈列。（三）荣获省部级以上荣誉证书、奖状等重要档案,有条件的单位可塑封保管。（四）经常检查信用档案的保存情况,发现污损、变形时应及时补救。（五）实物档案应用数码相机拍照转为电子文件形式录入档案台账存档。第六条保管期限按照获奖级别或利用价值划分为永久、长期和短期。（一）记录与反映信用主体资格、资质、资信能力的最后文本的信用档案,信用主体消亡后保存5年。（二）信用主体品牌、商标注册、评价等档案材料永久保存。（三）证明信用主体履约能力、信用等级、经营管理水平等方面的最后文本的档案材料,信用主体消亡后保存5年。（四）各类荣誉文件、证件、国家级的永久保管。第五章附则第七条本制度由公司行政管理部负责解释。第八条本制度自发布之日起执行（试行）。电子档案管理制度第一章总则第一条定义（一）电子文件:指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。（二）电子档案:电子档案是指具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持产品软件、硬件说明和相关数据。（三）逻辑归档:指在计算机网络上进行,不改变原存储方式而实现的将电子文件的管理权限向档案管理部门移交的过程。（四）物理归档:指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上,向档案管理部门移交的过程。第二章管理职责第二条公司档案员负责对电子档案的保管（定期检查）和提供利用。第三条各部门及所属各单位应指定专人负责电子文件的形成、收集、积累、归档。第三章归档要求及归档范围第四条归档要求各单位应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向公司档案员移交,并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。（一）工程电子文件内容必须与工程实际相符合,且内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、测量等方面的技术规范、标准和规程。（二）记录了重要文件的主要修改过程和办理情况,有参考价值的电子文件的不同稿本均应保留。（三）保存与纸质等文件相同内容的电子文件时,要与纸质等文件之间相互建立准确、可靠的标识关系。（四）在”无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件,各单位应采取严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份,存储于能够脱机保存的载体上,发起人和存档人必须对有长期或永久保存价值的电子文件制成纸质文件（例如:OA、HR、NC、ERP等电子系统内经公司总经理或以上领导签署意见的文件资料）保留。（五）对于多年才能完成的项目,其电子文件应实行分段积累,宜一年拷贝一次。（六）与真实性、完整性、有效性、安全性等有关的管理控制信息（如电子签章等）必须与电子文件一同归档。（七）用文字处理技术形成的电子文件,归档时应注明文件存储格式、属性和文字处理平台。（八）用扫描仪等设备获得的图像电子文件,归档时应转换成通用格式,如无法转换的,则应将相关软件一并归档。（九）用计算机辅助设计或绘画等获得的图形电子文件,归档时注明软硬件环境和相关数据。（十）用视频设备获得的动态图像文件,归档时应包括其属性标识和相关软件。（十一）用音频设备获得的文件,归档时应包括其属性标识和相关软件。（十二）由计算机多媒体技术制作的文件,其中包含前面所示的两种以上的信息形式,归档时应保证参数准确,数据完整。（十三）通用软件产生的电子文件,归档时应包括其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件,原则上应转换通用型电子文件;如不能转换,则必须连同专用软件一并归档。（十四）对内容信息是由多个子电子文件或数据链接组合而成的电子文件,链接的电子文件或数据应一并归档,并保证其可准确还原;当难以保证归档建设电子文件的完整性与稳定性时,可采取固化的方式将其转换为一种相对稳定的通用文件格式。（十五）计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同归档。（十六）原电子文件载体在完成电子文件归档后,在其形成部门保留时间至少1年以后再删除。（十七）采用的载体,按优先顺序分别是:只读光盘、一次写光盘、磁带、硬磁盘、可擦写光盘。禁用软盘作为归档电子文件长期保存的载体。（十八）由电子档案转换成的纸质档案,要及时归入相应档案门类的纸质档案中,按纸质档案管理要求进行管理,并在登记表中注明其所在的光盘编号及文件名。第五条归档范围按《档案分类、归档范围和保管期限表》收集归档,并应包括相关的支持软件和相关数据。第四章整理方法斤斤\QJ\SJ/第六条分类电子档案其形成和反映的内容、作用与纸质档案有不可分割的联系，一般不单独设置类目，同纸质档案对应分类编号，代号为D,按类别大流水编号。第七条整理（一）归档电子文件以件为单位整理。（二）文书电子档案整理:以年度—专题--保管期限--密级等分类方案进行分类。将同一类归档文件集中在同一光盘上方便利用。为确保文书电子档案统一规范,应由档案室在接收档案时集中完成。（三）会计电子文件整理:实行会计电算化公司,会计账簿内容已进入计算机管理系统,在光盘归档时,必须启用账簿交接表,填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数启用日期、负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名。第八条检验（一）档案室应配备满足电子文件进行读取处理的设备,以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均接受检验,合格率应达到100%。与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法样本数不少于总数的20％,合格率应达到100%。（二）检验项目:1、有无划痕,是否清洁;2、有无病毒;3、核实电子档案的完整性、有效性;4、核实登记表、著录数据、软件、说明资料等是否齐全。第九条编目（一）电子文件应填写电子文件登记表,并制成机读目录。（二）归档电子文件应以盘为单位填写归档电子文件登记表（附表1）,以份为单位填写电子文件登记表（附表2）第五章保管和利用第十条保管（一）将应归档的电子文件集中拷贝到耐久性的载体上,一式两套,一套封存,一套供查阅使用。（二）电子档案保管除应符合纸质档案要求外,还应符合下列条件:1、归档载体应做防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层;2、选用适用载体的档案装具,竖立存放,避免挤压、摩擦、划痕造成损伤;3、存放时应远离强磁场、强热源,并与有害气体隔离。（三）保养及维护1、每满一年,对电子档案涉及的形成单位和档案室与电子文件读取处理有关的设备更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性,如不兼容,应进行电子档案的载体转换工作,原载体同时保留时间不少于3年。2、对磁性载体每满2年、光盘每4年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%,如发现问题应及时采取恢复措施。3、磁性载体上的电子档案,每4年转存一次,转存后载体与原载体同样编号保存,原载体同时保留时间不少于4年。4、定期检验结果应填入电子档案管理登记表。第十一条利用（一）电子档案封存载体不得外借。未经批准任何单位或个人不得擅自复制电子档案。（二）利用者利用时应采取在线利用或使用拷贝件。（三）利用时要遵守保密规定。对具有保密要求的电子档案,采用联网的方式利用时,必须符合国家、企业有关保密的规定,要有稳妥的安全保密措施。