Access数据库系统与应用-第5章-报表设计与打印课件

第5章报表设计与打印则其善者而从之，其不善者而改之。全体编者ComputeCenter,QiqiharUniversity

第5章报表设计与打印则其善者而从之，其不善者而改之。全体本章内容提示概述创建报表编辑报表报表的排序、分组和计算创建子报表与多列报表报表打印本章内容提示概述一、报表概述1.报表的特点报表是一种数据库对象，它能以打印方式展示数据。数据来源：表、查询。报表通过控件显示数据源中的数据。可以按照报表设定的格式进行打印预览与输出一、报表概述1.报表的特点2.报表的功能主要功能如下：数据浏览和打印功能。对大量原始数据进行分组、汇总和小计。对大量原始数据进行计数、求平均值、求和等统计计算。生成清单、订单、标签、发票和信封等多种样式报表。可以制成各种丰富的格式，从而使用户的报表更易于阅读和理解。可以嵌入图像或图片来美化报表的外观。通过页眉和页脚，可以在每页的顶部和底部打印标识信息。可以利用图表和图形来帮助说明数据的含义。2.报表的功能主要功能如下：3.报表的分类三种类型报表文字报表纵栏式：在主体节区内显示一条或多条记录表格式：在主体节区内，以行、列形式显示数据；字段标题在页面页眉中图表报表：包含图表显示的报表标签报表：大小、样式一致的卡片3.报表的分类三种类型报表4.报表的视图报表有三种视图设计视图：可以创建报表或修改报表打印预览：显示报表中的全部数据版面预览：显示版面设置和数据示例三种视图的切换方法菜单切换工具栏切换注意打印预览与版面预览的不同。4.报表的视图报表有三种视图注意打印预览与版面预览的不同。5.报表的组成在设计视图中，默认有5个节报表页眉：用于显示报表标题、徽标等；位置在第1页顶部，页面页眉前面页面页眉：用于显示列标题；位置在每一页的顶部组页眉：用于显示每组的标题；位置每组顶部主体：用于显示每一条记录，该节重复显示组页脚：用于显示每组的统计标题；位置每页底部页面页脚：用于显示页码和页号等，位置在每一页的底部报表页脚：用于显示报表合计等项目，位置在报表的最后一页，但在页面页脚之前注意各节的显示与隐藏。菜单栏“视图”|“报表页眉/页脚”命令显示或隐藏报表页眉和报表页脚节菜单栏“视图”|“页面页眉/页脚”命令显示或隐藏页面页眉和报表页脚节使用“排序与分组”对话框中的“组属性”来设置“组页眉/组页脚”区域5.报表的组成在设计视图中，默认有5个节注意各节的显示与隐二、报表的创建创建报表的方法：利用自动报表自动创建报表：纵栏式自动创建报表：表格式利用向导报表向导图表向导标签向导利用设计视图注意：可以将窗体转换为报表二、报表的创建创建报表的方法：1.使用“自动报表”创建报表操作步骤如下：打开数据库选择“报表”对象，按“新建”按钮在“新建报表”窗口，选择创建报表所需的数据源，再选择“自动创建报表”选择“纵栏式”或“表格式”保存报表【例5.1】在“高校图书馆管理系统”数据库中使用“自动报表”创建“出版社明细表”报表。操作演示1.使用“自动报表”创建报表操作步骤如下：操作演示2.使用“向导”创建报表（1）利用“报表向导”创建操作步骤如下：打开数据库选择“报表”对象，按“新建”按钮在“新建报表”窗口，选择创建报表所需的数据源，再选择“报表向导”在“报表向导”窗口，确定报表所需的字段，选择报表的分组级别、报表中数据的排列顺序、创建报表的布局方式、创建报表的样式，定义报表的标题保存报表【例5.2】在“高校图书馆管理系统”数据库中使用“报表向导”创建“读者档案表”报表。

2.使用“向导”创建报表（1）利用“报表向导”创建（2）利用“图表向导”创建操作步骤：启动“图表向导”，选择创建图表报表所需的数据源；选出用于图表的字段；选定图表类型；确定图表的“轴”、“系列”和“数据”信息；输入图表标题；保存图表。【例5.3】在“高校图书馆管理系统”数据库中使用“图表向导”创建“读者身份统计图表”图表报表，实现对“读者档案表”中按“读者身份”进行统计不同身份的读者数量。操作演示（2）利用“图表向导”创建操作步骤：操作演示（3）利用“标签向导”创建操作步骤：启动“标签向导”，选择创建标签报表所需的数据源；选定标签尺寸；设定字体、字号、字体粗细、文本颜色、倾斜和下划线等文本外观；选择创建标签要使用的字段；在可用字段列表中选取排序依据字段；保存标签。【例5.4】在“高校图书馆管理系统”数据库中使用“标签向导”创建“图书编目表”标签报表，制作“书名和定价”标签。操作演示（3）利用“标签向导”创建操作步骤：操作演示3.利用“设计视图”创建报表利用设计视图创建报表通常在下列情况下，可以直接使用“设计视图”创建报表：报表的数据源不是由表或查询提供的需要自行设置报表的数据源打开报表“设计视图”窗口的方法报表的属性对话框报表工具箱报表设计视图中控件的基本操作3.利用“设计视图”创建报表利用设计视图创建报表3.利用“设计视图”创建报表操作步骤：创建空白报表；选择数据源；设置报表排序和分组属性；根据需要添加页眉页脚；布置控件显示数值、文本和各种统计信息；设置报表和控件外观格式、大小位置和对齐方式等；设置报表页面、打印预览和保存。【例5.5】在“高校图书馆管理系统”数据库中，使用“设计视图”创建“读者借阅表”报表。3.利用“设计视图”创建报表操作步骤：4.将窗体转换为报表将窗体转换为报表的操作步骤如下：打开数据库。选择准备转换的窗体或打开该窗体“设计视图”。执行菜单栏“文件”|“另存为”命令项。在“另存为”对话框中，输入生成报表的名称，选择保存类型为“报表”。选择新建的报表名称，单击数据库窗口工具栏中“预览”按钮，预览窗体转换的报表效果。4.将窗体转换为报表将窗体转换为报表的操作步骤如下：三、报表的编辑打开报表“设计视图”的方法：在数据库窗口的报表列表中，选择待编辑报表的名称后，单击数据库窗口工具栏中的“设计”按钮。在数据库窗口的报表列表中，鼠标右击待编辑报表的名称，在弹出的快捷菜单中选择“设计视图”。通过视图切换方式。利用设计视图进行报表的编辑：报表的美化在报表中设置分页符、页码、日期和时间设置报表表达式在报表中对记录进行分组、排序与汇总设计多列报表以及在报表中插入图表等三、报表的编辑打开报表“设计视图”的方法：1.报表的美化设置报表格式在“设计视图”中|“格式”菜单|“自动套用格式”命令添加背景颜色及图案选择对象|鼠标右键|背景“属性”窗口|“对象”框中选择“报表”|图片操作演示1.报表的美化设置报表格式操作演示插入分页符“设计视图”|工具箱中的“分页符”按钮插入页码“插入”菜单|选择“页码”命令插入日期和时间“插入”菜单|选择“日期和时间”命令【例5.6】编辑例5.5中使用“设计视图”创建的“读者借阅表”报表，将“纵栏式”调整为“表格式”，并进行报表布局设计、报表美化和插入页码和日期等。2.设置分页符、页码、时间操作演示插入分页符2.设置分页符、页码、时间操作演示四、报表的排序、分组与汇总报表的排序：指按某个字段值将记录排序。记录的分组：是指按某个字段值进行归类，将字段值相同的记录分在一组之中。从而进行一些统计操作并输出统计信息。报表的汇总：报表设计时，如果需要就某个字段进行一些统计操作并输出统计信息，称为报表的汇总。四、报表的排序、分组与汇总报表的排序：指按某个字段值将记录排1.报表的排序对记录排序具体操作方法：通过“设计视图”打开报表；打开“视图”菜单；选择“排序与分组”命令；设置排序与分组字段或表达式（最多10个字段）及排序次序（升序或降序）。【例5.7】将例5.2中使用“报表向导”创建的“读者档案表1”报表按照“读者身份”升序、“读者单位”降序和“读者卡号”升序排序，即读者身份相同的再按照读者单位排序，若读者单位依然相同，再按照读者卡号排序。1.报表的排序对记录排序具体操作方法：2.报表的分组与汇总对记录分组与汇总具体操作方法：在使用“报表向导”创建报表时，添加分组级别。在报表的“设计视图”中，打开“排序与分组”对话框，设置排序与分组字段或表达式和排序方式，在“组属性”中选择报表“组页眉”和“组页脚”的参数为“是”，在具体的组页脚节中添加文本框，设置分组字段表达式。添加“报表页眉/页脚”节，在报表页脚节中设置字段统计表达式，报表汇总表达式的控件一般为文本框。【例5.8】使用“自动报表”创建一个“表格式”的报表“读者借阅表2”，然后编辑报表，统计每个读者借阅书籍的本数及所有借出书籍的本数。说明：在“组页眉/页脚”中设置计算控件，实现分组统计；在“报表页眉/页脚”中使用统计函数设置“控件来源”对所有记录统计。2.报表的分组与汇总对记录分组与汇总具体操作方法：说明：在“3.报表的计算对报表中的记录进行计算：在报表中计算所有记录或一组记录的总计值或平均值等。在表报主体中对一个记录的计算对记录或分组进行编号和计数3.报表的计算对报表中的记录进行计算：表达式的使用利用文本框创建计算表达式。可以在文本框中以等号“=”开头，直接键入也可以在文本框的“控件来源”属性中进行设置报表表达式可以是运算符、常量、变量、函数、字段名称、控件和属性的符合规则的组合，例如：例:显示当前系统日期和时间：=Now()例:显示工资总额：=Sum([工资])

例:显示总页数和页码：="共"&[Pages]&"页，第"&[Page]&"页"例:显示文本框Text1与Text2的和：=Text1+Text2。例:显示记录个数：=Count([学号])表达式的使用利用文本框创建计算表达式。记录计算1在报表中计算所有记录或一组记录的总计值或平均值等。组内计算记录（求和）方法：如果计算每个人的总学分（组内计算），放一个“文本框”控件在组页眉或组页脚内，然后文本框的控件来源属性中输入=sum([学分])报表所有记录（求和）方法：如果计算所有记录的总学分（表内），把文本框放在报表页眉或报表页脚内，属性设置相同。记录计算1在报表中计算所有记录或一组记录的总计值或平均值等。记录计算2在表报主体中对一个记录的计算例：求每门课程学分占总学分的比例。操作方法如下：在主体节放置一个文本框，控件来源属性设置为：=[学分]/[总学分]其中[总学分]是前一个文本框的名称，在这里引用它的值格式属性设置为：百分比，小数位数选择1，再放一个标签在页面页眉中，显示字段标题记录计算2在表报主体中对一个记录的计算记录计算3对记录或分组进行编号和计数加编号的操作方法：在主体节或组页眉中添加文本框控件设置“控件来源”为=1，设置“运行总和”属性为“全部之上”或“工作组之上”计数的方法同记录汇总方法记录计算3对记录或分组进行编号和计数小结本部分主要介绍报表的概念、创建和编辑方法以及报表中记录的排序、分组和计算等内容。其中，重点内容是报表的创建方法以及报表中记录的分组和计算，难点内容是报表中记录的分组和计算。小结本部分主要介绍报表的概念、创建和编辑方法以及报表中记录的课堂练习课堂练习1、报表的组成及其功能？2、报表的报表页脚与页面页脚的作用与区别？3、如何设置分组？汇总表达式常用什么控件绑定？课堂练习课堂练习五、设计子报表与多列报表设计子报表和多列报表子报表是出现在另一个报表内部的报表，包含子报表的报表称为主报表。主报表中包含的是一对多关系中的“一”，而子报表显示“多”的相关记录。当报表中的信息较短时，如果需要在一行打印多个记录，即将报表分成多列打印，这就是多列报表。但需要注意设置多列后的页面宽度是否够容纳多列内容。五、设计子报表与多列报表设计子报表和多列报表1.子报表主报表与子报表主报表与子报表的数据来源之间的联系：来自不相关记录源，则主报表只是作为子报表的“容器”使用。来自相同数据源，则应使用查询将数据结合起来。来自相关记录源，则主报表包含共用的数据，子报表包含与公共数据相关的详细记录。【例5.9】在例5.7中排序过的“读者档案表1”报表中添加一个“读者借阅情况”子报表。1.子报表主报表与子报表【例5.9】子报表示例操作步骤：打开“读者档案表1”报表的“设计视图”窗口，调整主题节高度，为添加子报表预留空间；向主体节中添加“子窗体/子报表”控件；选择“表/查询”下拉列表中的“读者借阅表”，选择“读者卡号”字段，再选择“表/查询”下拉列表中的“图书编目表”，选择“书籍名称”字段，重新选择“表/查询”下拉列表中的“读者借阅表”，选择“借阅时间”和“归还时间”字段；输入子报表名称“读者借阅情况”，单击“完成”命令按钮；调整报表设计视图中控件位置和主体节高度，保存“读者档案表1”报表。【例5.9】子报表示例操作步骤：2.多列报表与报表打印多列报表具体操作方法：打开报表，选择菜单栏“文件”|“页面设置”命令项，打开“页面设置”对话框；在“页面设置”对话框中，选择“列”选项卡，指定打印列数、宽度和布局。说明：“边距”选项卡：用于设置纸张页边距等。“页”选项卡：用于设置纸张和选择打印机。“列”选项卡：指定打印列数、宽度和布局。2.多列报表与报表打印多列报表具体操作方法：附录报表类型报表视图报表设计视图报表的属性对话框报表工具箱报表设计视图中控件的基本操作使用表达式生成器来创建表达式附录报表类型报表类型：文字报表（纵栏式）返回报表类型：文字报表（纵栏式）返回报表类型：文字报表（表格式）返回报表类型：文字报表（表格式）返回报表类型：图表报表返回报表类型：图表报表返回报表类型：标签报表返回报表类型：标签报表返回报表视图:设计视图返回报表视图:设计视图返回报表视图:打印预览返回报表视图:打印预览返回报表视图:版面预览返回报表视图:版面预览返回报表设计视图报表选择器

报表设计区返回报表设计视图报表选择器报表设计区返回报表的属性对话框在属性对话框中为报表、节或控件设置属性步骤如下：打开报表“设计视图”窗口。选择菜单栏“视图”|“属性”命令项，或者使用快捷菜单中的“属性”菜单项，或者单击工具栏中“属性”按钮或双击“报表选择器”，打开属性对话框。在属性窗口中，单击要设置的属性，然后按需求设置属性值。说明：报表属性中“事件”选项卡有“打开”和“关闭”等事件，而报表控件属性中无，这一点与窗体控件属性不同。返回报表的属性对话框在属性对话框中为报表、节或控件设置属性步骤如报表工具箱

工具箱是用来放置控件的工具的集合。选择菜单栏“视图”|“工具箱”命令项显示或隐藏报表中的每一个对象，都称为控件。报表控件可分为两类：绑定控件：可用于显示、输入及更新数据库中的字段；非绑定控件：用于显示信息、线条、矩形及图像等；计算控件：计算控件则以表达式作为数据来源。表达式可以使用报表的表或查询字段中的数据。计算控件也是非绑定控件，它不能更新字段值。返回报表工具箱工具箱是用来放置控件的工具的集合。返回报表设计视图中控件的基本操作

基本操作：通过鼠标拖动创建新控件、移动控件（可以按住Ctrl键和方向键微调控件位置）。通过按Del键删除控件。激活控件对象，拖动控件的边界调整控件大小（也可以按住Shift键加方向键）。利用属性对话框改变控件属性。通过格式化改变控件外观，可以运用边框、粗体等效果。对控件增加边框和阴影等效果。操作演示返回向报表中添加控件：添加非绑定控件，从工具箱中选择相应的控件拖拽到报表上即可。添加绑定控件，从工具箱中选择相应的控件拖拽到报表上，并设置“控件来源”属性使之与表或查询中的字段相绑定。创建计算控件时，可使用以下两种方法：直接在控件中输入计算表达式；使用表达式生成器来创建表达式。报表设计视图中控件的基本操作基本操作：操作演示返回向报表中使用表达式生成器来创建表达式操作步骤：在设计视图中打开报表。创建或选定一个非绑定的文本框。单击报表设计工具栏中的“属性”。打开属性对话框中的“数据”标签，并单击“控件来源”。单击表达式生成器按钮，弹出“表达式生成器”。单击“=”按钮，并单击相应的计算按钮。双击计算中使用的一个或多个字段。输入表达式中的其他数值，然后单击“确定”命令按钮。返回使用表达式生成器来创建表达式操作步骤：返回第5章报表设计与打印则其善者而从之，其不善者而改之。全体编者ComputeCenter,QiqiharUniversity

第5章报表设计与打印则其善者而从之，其不善者而改之。全体本章内容提示概述创建报表编辑报表报表的排序、分组和计算创建子报表与多列报表报表打印本章内容提示概述一、报表概述1.报表的特点报表是一种数据库对象，它能以打印方式展示数据。数据来源：表、查询。报表通过控件显示数据源中的数据。可以按照报表设定的格式进行打印预览与输出一、报表概述1.报表的特点2.报表的功能主要功能如下：数据浏览和打印功能。对大量原始数据进行分组、汇总和小计。对大量原始数据进行计数、求平均值、求和等统计计算。生成清单、订单、标签、发票和信封等多种样式报表。可以制成各种丰富的格式，从而使用户的报表更易于阅读和理解。可以嵌入图像或图片来美化报表的外观。通过页眉和页脚，可以在每页的顶部和底部打印标识信息。可以利用图表和图形来帮助说明数据的含义。2.报表的功能主要功能如下：3.报表的分类三种类型报表文字报表纵栏式：在主体节区内显示一条或多条记录表格式：在主体节区内，以行、列形式显示数据；字段标题在页面页眉中图表报表：包含图表显示的报表标签报表：大小、样式一致的卡片3.报表的分类三种类型报表4.报表的视图报表有三种视图设计视图：可以创建报表或修改报表打印预览：显示报表中的全部数据版面预览：显示版面设置和数据示例三种视图的切换方法菜单切换工具栏切换注意打印预览与版面预览的不同。4.报表的视图报表有三种视图注意打印预览与版面预览的不同。5.报表的组成在设计视图中，默认有5个节报表页眉：用于显示报表标题、徽标等；位置在第1页顶部，页面页眉前面页面页眉：用于显示列标题；位置在每一页的顶部组页眉：用于显示每组的标题；位置每组顶部主体：用于显示每一条记录，该节重复显示组页脚：用于显示每组的统计标题；位置每页底部页面页脚：用于显示页码和页号等，位置在每一页的底部报表页脚：用于显示报表合计等项目，位置在报表的最后一页，但在页面页脚之前注意各节的显示与隐藏。菜单栏“视图”|“报表页眉/页脚”命令显示或隐藏报表页眉和报表页脚节菜单栏“视图”|“页面页眉/页脚”命令显示或隐藏页面页眉和报表页脚节使用“排序与分组”对话框中的“组属性”来设置“组页眉/组页脚”区域5.报表的组成在设计视图中，默认有5个节注意各节的显示与隐二、报表的创建创建报表的方法：利用自动报表自动创建报表：纵栏式自动创建报表：表格式利用向导报表向导图表向导标签向导利用设计视图注意：可以将窗体转换为报表二、报表的创建创建报表的方法：1.使用“自动报表”创建报表操作步骤如下：打开数据库选择“报表”对象，按“新建”按钮在“新建报表”窗口，选择创建报表所需的数据源，再选择“自动创建报表”选择“纵栏式”或“表格式”保存报表【例5.1】在“高校图书馆管理系统”数据库中使用“自动报表”创建“出版社明细表”报表。操作演示1.使用“自动报表”创建报表操作步骤如下：操作演示2.使用“向导”创建报表（1）利用“报表向导”创建操作步骤如下：打开数据库选择“报表”对象，按“新建”按钮在“新建报表”窗口，选择创建报表所需的数据源，再选择“报表向导”在“报表向导”窗口，确定报表所需的字段，选择报表的分组级别、报表中数据的排列顺序、创建报表的布局方式、创建报表的样式，定义报表的标题保存报表【例5.2】在“高校图书馆管理系统”数据库中使用“报表向导”创建“读者档案表”报表。

2.使用“向导”创建报表（1）利用“报表向导”创建（2）利用“图表向导”创建操作步骤：启动“图表向导”，选择创建图表报表所需的数据源；选出用于图表的字段；选定图表类型；确定图表的“轴”、“系列”和“数据”信息；输入图表标题；保存图表。【例5.3】在“高校图书馆管理系统”数据库中使用“图表向导”创建“读者身份统计图表”图表报表，实现对“读者档案表”中按“读者身份”进行统计不同身份的读者数量。操作演示（2）利用“图表向导”创建操作步骤：操作演示（3）利用“标签向导”创建操作步骤：启动“标签向导”，选择创建标签报表所需的数据源；选定标签尺寸；设定字体、字号、字体粗细、文本颜色、倾斜和下划线等文本外观；选择创建标签要使用的字段；在可用字段列表中选取排序依据字段；保存标签。【例5.4】在“高校图书馆管理系统”数据库中使用“标签向导”创建“图书编目表”标签报表，制作“书名和定价”标签。操作演示（3）利用“标签向导”创建操作步骤：操作演示3.利用“设计视图”创建报表利用设计视图创建报表通常在下列情况下，可以直接使用“设计视图”创建报表：报表的数据源不是由表或查询提供的需要自行设置报表的数据源打开报表“设计视图”窗口的方法报表的属性对话框报表工具箱报表设计视图中控件的基本操作3.利用“设计视图”创建报表利用设计视图创建报表3.利用“设计视图”创建报表操作步骤：创建空白报表；选择数据源；设置报表排序和分组属性；根据需要添加页眉页脚；布置控件显示数值、文本和各种统计信息；设置报表和控件外观格式、大小位置和对齐方式等；设置报表页面、打印预览和保存。【例5.5】在“高校图书馆管理系统”数据库中，使用“设计视图”创建“读者借阅表”报表。3.利用“设计视图”创建报表操作步骤：4.将窗体转换为报表将窗体转换为报表的操作步骤如下：打开数据库。选择准备转换的窗体或打开该窗体“设计视图”。执行菜单栏“文件”|“另存为”命令项。在“另存为”对话框中，输入生成报表的名称，选择保存类型为“报表”。选择新建的报表名称，单击数据库窗口工具栏中“预览”按钮，预览窗体转换的报表效果。4.将窗体转换为报表将窗体转换为报表的操作步骤如下：三、报表的编辑打开报表“设计视图”的方法：在数据库窗口的报表列表中，选择待编辑报表的名称后，单击数据库窗口工具栏中的“设计”按钮。在数据库窗口的报表列表中，鼠标右击待编辑报表的名称，在弹出的快捷菜单中选择“设计视图”。通过视图切换方式。利用设计视图进行报表的编辑：报表的美化在报表中设置分页符、页码、日期和时间设置报表表达式在报表中对记录进行分组、排序与汇总设计多列报表以及在报表中插入图表等三、报表的编辑打开报表“设计视图”的方法：1.报表的美化设置报表格式在“设计视图”中|“格式”菜单|“自动套用格式”命令添加背景颜色及图案选择对象|鼠标右键|背景“属性”窗口|“对象”框中选择“报表”|图片操作演示1.报表的美化设置报表格式操作演示插入分页符“设计视图”|工具箱中的“分页符”按钮插入页码“插入”菜单|选择“页码”命令插入日期和时间“插入”菜单|选择“日期和时间”命令【例5.6】编辑例5.5中使用“设计视图”创建的“读者借阅表”报表，将“纵栏式”调整为“表格式”，并进行报表布局设计、报表美化和插入页码和日期等。2.设置分页符、页码、时间操作演示插入分页符2.设置分页符、页码、时间操作演示四、报表的排序、分组与汇总报表的排序：指按某个字段值将记录排序。记录的分组：是指按某个字段值进行归类，将字段值相同的记录分在一组之中。从而进行一些统计操作并输出统计信息。报表的汇总：报表设计时，如果需要就某个字段进行一些统计操作并输出统计信息，称为报表的汇总。四、报表的排序、分组与汇总报表的排序：指按某个字段值将记录排1.报表的排序对记录排序具体操作方法：通过“设计视图”打开报表；打开“视图”菜单；选择“排序与分组”命令；设置排序与分组字段或表达式（最多10个字段）及排序次序（升序或降序）。【例5.7】将例5.2中使用“报表向导”创建的“读者档案表1”报表按照“读者身份”升序、“读者单位”降序和“读者卡号”升序排序，即读者身份相同的再按照读者单位排序，若读者单位依然相同，再按照读者卡号排序。1.报表的排序对记录排序具体操作方法：2.报表的分组与汇总对记录分组与汇总具体操作方法：在使用“报表向导”创建报表时，添加分组级别。在报表的“设计视图”中，打开“排序与分组”对话框，设置排序与分组字段或表达式和排序方式，在“组属性”中选择报表“组页眉”和“组页脚”的参数为“是”，在具体的组页脚节中添加文本框，设置分组字段表达式。添加“报表页眉/页脚”节，在报表页脚节中设置字段统计表达式，报表汇总表达式的控件一般为文本框。【例5.8】使用“自动报表”创建一个“表格式”的报表“读者借阅表2”，然后编辑报表，统计每个读者借阅书籍的本数及所有借出书籍的本数。说明：在“组页眉/页脚”中设置计算控件，实现分组统计；在“报表页眉/页脚”中使用统计函数设置“控件来源”对所有记录统计。2.报表的分组与汇总对记录分组与汇总具体操作方法：说明：在“3.报表的计算对报表中的记录进行计算：在报表中计算所有记录或一组记录的总计值或平均值等。在表报主体中对一个记录的计算对记录或分组进行编号和计数3.报表的计算对报表中的记录进行计算：表达式的使用利用文本框创建计算表达式。可以在文本框中以等号“=”开头，直接键入也可以在文本框的“控件来源”属性中进行设置报表表达式可以是运算符、常量、变量、函数、字段名称、控件和属性的符合规则的组合，例如：例:显示当前系统日期和时间：=Now()例:显示工资总额：=Sum([工资])

例:显示总页数和页码：="共"&[Pages]&"页，第"&[Page]&"页"例:显示文本框Text1与Text2的和：=Text1+Text2。例:显示记录个数：=Count([学号])表达式的使用利用文本框创建计算表达式。记录计算1在报表中计算所有记录或一组记录的总计值或平均值等。组内计算记录（求和）方法：如果计算每个人的总学分（组内计算），放一个“文本框”控件在组页眉或组页脚内，然后文本框的控件来源属性中输入=sum([学分])报表所有记录（求和）方法：如果计算所有记录的总学分（表内），把文本框放在报表页眉或报表页脚内，属性设置相同。记录计算1在报表中计算所有记录或一组记录的总计值或平均值等。记录计算2在表报主体中对一个记录的计算例：求每门课程学分占总学分的比例。操作方法如下：在主体节放置一个文本框，控件来源属性设置为：=[学分]/[总学分]其中[总学分]是前一个文本框的名称，在这里引用它的值格式属性设置为：百分比，小数位数选择1，再放一个标签在页面页眉中，显示字段标题记录计算2在表报主体中对一个记录的计算记录计算3对记录或分组进行编号和计数加编号的操作方法：在主体节或组页眉中添加文本框控件设置“控件来源”为=1，设置“运行总和”属性为“全部之上”或“工作组之上”计数的方法同记录汇总方法记录计算3对记录或分组进行编号和计数小结本部分主要介绍报表的概念、创建和编辑方法以及报表中记录的排序、分组和计算等内容。其中，重点内容是报表的创建方法以及报表中记录的分组和计算，难点内容是报表中记录的分组和计算。小结本部分主要介绍报表的概念、创建和编辑方法以及报表中记录的课堂练习课堂练习1、报表的组成及其功能？2、报表的报表页脚与页面页脚的作用与区别？3、如何设置分组？汇总表达式常用什么控件绑定？课堂练习课堂练习五、设计子报表与多列报表设计子报表和多列报表子报表是出现在另一个报表内部的报表，包含子报表的报表称为主报表。主报表中包含的是一对多关系中的“一”，而子报表显示“多”的相关记录。当报表中的信息较短时，如果需要在一行打印多个记录，即将报表分成多列打印，这就是多列报表。但需要注意设置多列后的页面宽度是否够容纳多列内容。五、设计子报表与多列报表设计子报表和多列报表1.子报表主报表与子报表主报表与子报表的数据来源之间的联系：来自不相关记录源，则主报表只是作为子报表的“容器”使用。来自相同数据源，则应使用查询将数据结合起来。来自相关记录源，则主报表包含共用的数据，子报表包含与公共数据相关的详细记录。【例5.9】在例5.7中排序过的“读者档案表1”报表中添加一个“读者借阅情况”子报表。1.子报表主报表与子报表【例5.9】子报表示例操作步骤：打开“读者档案表1”报表的“设计视图”窗口，调整主题节高度，为添加子报表预留空间；向主体节中添加“子窗体/子报表”控件；选择“表/查询”下拉列表中的“读者借阅表”，选择“读者卡号”字段，再选择“表/查询”下拉列表中的“图书编目表”，选择“书籍名称”字段，重新选择“表/查询”下拉列表中的“读者借阅表”，选择“借阅时间”和“归还时间”字段；输入子报表名称“读者借阅情况”，单击“完成”命令按钮；调整报表设计视图中控件位置和主体节高度，保存“读者档案表1”报表。【例5.9】子报表示例操作步骤：2.多列报表与报表打印多列报表具体操作方法：打开报表，选择菜单栏“文件”|“页面设置”命令项，打开“页面设置”对话框；在“页面设置”对话框中，选择“列”选项卡，指定打