土地开发整理项目档案管理讲义

土地开发整理项目档案管理目录一、项目资料收集、整理与归档的重要性和重要意义二、目前存在的主要问题及对策三、项目工作各阶段资料的形成四、几个基本概念五、项目档案资料的内容六、资料的立卷归档七、加强档案管理的具体措施1、重要性：

●是项目全过程的真实写照，也是将来接受各级部门检查、审计和处理经济纠纷的重要凭证;

●是工程质量控制的重要依据，对工程质量审查及工程质量事故的追查起查考作用;

●是以后进一步开展工程建设的基础资料；●对工程建设的审计及惩治腐败起查考作用;

●对其他工程起借鉴参考作用。一、项目资料收集、整理与归档的重要性和重要意义2、重要意义：全面反映项目管理的过程，及时了解工程建设情况，为工程建设管理提供必要的工程决策信息，有利于加强对工程的监督，有助于提高以后项目的工程管理水平。只要我们能在思想上充分认识资料收集、整理与归档的重要性及其意义，那么我们就容易在实践中从工程起步和资料收集、整理、归档工作建章立制、合同管理等多方面的工作中注重夯实资料收集、整理与归档工作基础。一、项目资料收集、整理与归档的重要性和重要意义1、主要问题：

●收集资料不及时，工程完工后无法再补充;

●建设单位、施工单位、监理单位资料欠规范，随意性大;

●少数建设单位缺乏项目档案管理的意识，资料不注重签章;

●不够重视图件资料的编制，特别是项目竣工图。二、目前存在的主要问题及对策

2、认识及对策：

●及时性是做好档案管理的前提;

●真实性是做好资料的灵魂;

●准确性、规范性是做好资料的核心;

●完整性是做好工程技术保证资料的基础。

二、目前存在的主要问题及对策

1、项目前期阶段资料的形成项目前期阶段包含决策立项阶段、规划设计阶段，由承担单位负责组织形成资料（A表）。

2、工程实施阶段资料的形成工程实施阶段包含实施方案编制阶段、规划设计变更或施工设计阶段、招投标阶段、施工准备阶段、施工阶段。

●由分管单位、建设单位负责组织形成有关实施组织管理资料（A类表格）。

●由监理单位单位负责形成有关监理资料（B类表格）。

●由施工单位负责形成有关施工资料（C类表格）。

3、竣工验收阶段资料的形成竣工验收阶段包含建设单位预验收阶段、初验阶段、工程验收和省厅验收阶段，由承担单位、分管单位和建设单位负责组织形成有关资料（A类表格）三、项目工作各阶段资料的形成

1、建设工程项目2、单位工程3、分部工程4、分项工程5、建设工程文件6、项目前期文件7、项目竣工文件8、项目施工文件9、竣工图10、监理文件11、项目竣工12、验收文件13、立卷归档14、项目档案四、几个基本概念1、档案工作与项目建设应做到“三同步”：

●下达项目任务（或合同）与提出文件材料归档要求同步;

●在工程建设过程中，工程技术人员检查工程质量与档案人员检查施工资料的形成、积累、整理情况同步;

●每一项工程验收与档案人员形成验收竣工档案同步。五、项目档案资料的内容

2、土地开发整理项目一般按照项目管理过程分段管理

●三段：前期阶段、实施阶段、验收阶段

●特点：成果的成套性形成领域的广泛性内容的专业性利用的时效性管理的动态性记录形式的多样性

五、项目档案资料的内容

1、项目立项阶阶段●可研等项目申申报资料●市州国土资源源局的现场踏踏勘报告●市州国土资源源局项目申报报文件●省厅的项目可可研审查意见见及专家论证证意见●省厅上报国土土资源部的项项目备案报告告●国土资源部同同意备案的复复函●市州国土资源源局项目立项项申请报告●省厅同意立项项申请的复函函●市州国土资源源局下发县（（市、区）的的项目入库通通知●相关电子文档档五、项目档案案资料的内容容2、项目初步设设计阶段●项目规划设计计及附件●省国土资源厅厅项目申报文文件●两厅上报的项项目规划设计计与预算建议议●省厅下发的建建设任务和投投资预算通知知●省中心下发的的项目建设任任务和投资预预算的函●项目变更设计计或施工设计计及附件●建设单位变更更申报文件●变更设计或施施工设计批复复文件●电子文档五、项目档案案资料的内容容3、实施阶段的的资料●项目实施方案案●组织实施资料料：项目实施领导导机构及办事事机构设立文文件、领导导机构及办事事机构制度、、领导机构构及办事机构构会议记录、、实施宣传传、征求意见见相关资料、、项目公告告资料五、项目档案案资料的内容容4、项目招投标标资料●招投标代理合合同或招投标标领导小组文文件●招投标代理机机构及个人的的资质证明材材料●招标公告●招标文件●投标文件●评标文件●评标专家资质质证明材料●中标通知书●施工合同和协协议●招投投标标小小结结及及其其监监理理意意见见等等其其他他资资料料五、、项项目目档档案案资资料料的的内内容容5、监监理理资资料料●综合合性性资资料料：监理理单单位位及及个个人人资资质质证证明明材材料料、、监监理理工工作作方方案案及及其其报报批批文文件件、、监监理理规规划划、、监监理理细细则则、、监监理理控控制制计计划划、、监监理理会会议议纪纪要要、、往往来来文文件件、、通通知知、、报报告告等等、、合合同同管管理理资资料料、、专专题题报报告告、、月月报报总总结结、、监监理理月月报报、、不不合合格格项项目目通通知知●质量量控控制制资资料料●造价价控控制制资资料料●进度度控控制制资资料料●工程程质质量量评评估估报报告告●工程程监监理理总总结结报报告告五、、项项目目档档案案资资料料的的内内容容6、施施工工资资料料●施工工技技术术准准备备文文件件●工程设计计变更记记录●施工材料料质量证证明文件件及复试试试验报报告●工程验收收记录●施工记录录●结算资料料：计计量与支支付凭证证、竣竣工文件件五、项目目档案资资料的内内容7、竣工阶阶段的资资料●工程验验收资料料：工程验收收申请报报告工程验收收时应提提供的备查资料料市州中心心工程初初验意见见工程竣工工图整理前后后土地利利用现状状图变更设计计及批复复文件单体工程程竣工图图竣工实测测资料五、项目目档案资资料的内内容7、竣工阶阶段的资资料●项目验验收资料料：项目验收收申请报报告及其其附件工程验收收意见项目竣工工报告及及表格土地权属属调整报报告土地权属属调整后后的土地地权属界界线认定定书土地变更更调查记记录表项目投资资预期效效益情况况报告工程移交交及管护护协议工程监理理总结报报告设计执行行情况评评价报告告影像资料料五、项目目档案资资料的内内容1、资料的的立卷归归档应遵遵循“便便于检索索”的原原则●共同沿用用的思维维惯例●检索资料料的时间间短、速速度快。。●资料内内容衔衔接，，便于于分析析研究究。六、资资料的的立卷卷归档档2、资料料的整整理、、立卷卷●前期资资料卷卷●实施准准备资资料卷卷●工程监监理资资料卷卷●工程施施工资资料卷卷●竣工验验收资资料卷卷六、资资料的的立卷卷归档档3、资料料的归归档管管理除第五五卷中中的工工程验验收报报告、、资金金审计计报告告、项项目财财务决决算报报告由由承担担单位位归档档管理理，其其余资资料均均由建建设单单位成成套归归档管管理（（06年以前前申报报的国国家项项目的的前期期资料料、规规划设设计资资料和和竣工工验收收资料料仍由由承担担单位位存档档管理理）；；施工工单位位和监监理单单位除除分别别另成成套建建档管管理施施工资资料和和监理理成果果资料料外，，还得得分别别归档档施工工日志志和监监理日日志等等备查查资料料。六、资资料的的立卷卷归档档1、纳入制制度管管理，，配置置专人人严