01、记录控制程序

中电建建筑集团有限公司标准ZDJJZ/QEHS—012017/V1记录控制程序就匕准2017年7月28日2017—7—28发布2017—7—28实施记录控制程序1目的通过对记录进行管理，以提供质量管理、环境管理和职业健康安全管理体系运行有效性的证据，为实现可追朔性以及采取纠正和预防措施提供证据。2适用范围适用于公司质量、环境管理和职业健康安全管理产生的所有相关记录。3职责1公司办公室负责制定并组织实施《记录控制程序》。2各级职能部门负责其业务范围或归口管理的体系运行记录的监督检查，负责本部门体系运行记录的标识、收集、编目、归档。4工作程序记录的分类、内容质量、环境、职业健康安全体系共有记录a）内审、管理评审记录；b）培训记录；c）有关沟通记录；d）自检和校准测量装置记录及当检测设备不符合要求时，对先前的测量结果的确认记录；e）监测、测量装置的检查、维护与校准记录；f）法律法规与其他要求及合规性评价记录；g）纠正和预防措施实施记录等。1.2与质量活动有关的记录a）不合格品评审和返工、返修、复检（包括批准让步接收及放行）记录；b）有可追溯性要求时，对产品的唯一性标识记录；c）与产品有关要求评审及措施记录；d）顾客提供财产保管、丢失、损坏或不适用情况记录；e）对供方进行评价及采取的必要措施（采购前、中、后）记录；f）实现过程及产品满足证据（包括施工测量、检验、试验、质量评定、施工记录、紧急放行和过程确认及设备、人员的资格等）的记录；g）工程竣工、验收、移交记录；h）工程回访、保修服务实施记录；i）数据分析、统计技术应用记录等；j）发生索赔事件现场记录、索赔过程记录。在施工过程中，应对施工情况做全面的记录，确保记录的详细、完整并获得业主或工程师的确认；索赔报告中涉及的理由、事件、过程、影响及索赔额等都应有相应的证据，要相互关联一致。1.3与环境、职业健康安全有关的记录a）环境及危险因素识别和评价记录；b）绩效测量记录；c）应急准备与响应记录；d）相关方调查与施加影响记录；e）事故、事件报告；f）职业健康安全检查记录；g）资源消耗记录；h）特种作业及劳保用品管理记录等。4手册或程序文件有记录要求的其他记录等4.2记录的要求各部门、各项目部应设专人负责质量、环境和职业健康安全管理体系运行记录的收集、编目及保管工作。4.2.1记录的载体记录的载体形式包括：文字、图表、声像制品、电子拷贝、照片等。4.2.2记录的填写（1）所有记录的填写应当字迹清晰可辩，按要求内容逐项填写，字迹用墨汁、碳素或黑墨水，禁止使用原珠笔、铅笔书写，记录内容要求准确完整，相关责任人必须签名并签署日期。（2）记录中如果有书写错误，不得任意涂改，但可杠改后在旁边签署姓名和日期，或盖上修改专用章。4.2.3记录的标识(1)记录标识的目的是使记录易于识别，防止混淆，以及必要时实现产品和过程的可追朔性。(2)记录的标识以编号的方式进行。记录的检索各部门对各自形成的记录要分类标识、登记、建立目录。记录要有序放置，以便及时查找。2.5记录的装订(1)各部门负责本部门记录的装订；(2)装订要整齐、洁净、不压字、不掉页、不损坏、不影响阅读；(3)装订前应拆除原有记录上的临时金属物(如大头针、订书钉等)；(4)卷内数量过多可分订数卷(册)，拟写题目，然后编印页号，便于存取和检索；(5)装订后，由装订部门自查资料是否真实可靠，题目是否符合要求，项目填写是否齐全，有无颠倒页次、错号、漏号，有无签名，加盖印章等。2.6记录的贮存和保管(1)各部门应配备必要的记录存放工具，以存放本部门自行或暂行保管的记录。(2)项目部应配备必要的记录存放工具，以存放暂未归档的记录，在施工过程中要确保记录的安全。(3)记录应贮存在适宜的环境下，以防止损坏、变质和丢失，对归档的竣工资料等记录，各单位档案部门应配备必要的档案存放工具和库房，库房应满足防盗、防火、防晒、防潮、防尘、防污染、防有害生物等七防要求，库房内应经常保持清洁和适当的温湿度。4.2.7记录的归档除按公司《文书档案管理标准》中明确要求归档的实施外，其他的记录由各单位、部门自行收集、保管、使用。单位工程竣工归档资料，经分公司进行验收后,工程科技部审查合格后三个月内交公司档案室保存,具体执行《项目工程资料管理标准》。2.8记录的移交(1)需对外竣工移交的竣工资料，由项目部技术负责人及资料员向顾客办理移交手续。(2)需移交的其他记录、资料和公司有关部门办理移交手续。4.2.9记录的借阅(1)借阅记录时，应做好记录。(2)凡对外提供的记录，应经该记录所属部门领导批准；2.10记录的保存期工程质量记录的保存年限按行业管理规定执行，体系运行记录保存期一般不少于三年(一个认证复审周期)。2.11记录的处置(1)由档案部门归档的记录超过保存期限的，按档案销毁的有关规定执行。(2)各部门保存的记录需要销毁处理的，需经本部门负责人批准。(3)对已销毁的记录要在