增值税红字发票培训

一机多票开票子系统V6.13升级操作培训第一章概述第二章

升级方法第三章新增改进功能第四章常见问题解答第一章

概述1.1

升级内容1.2

开具流程为了加强对对《先后下发了《关于修订<的管理，国家税务

使用规定》进行了修订，使用规定> 》(

发[2006]156号)及《关于修订 使用规定的补充通知》(发[2007]18号)两个文件。红字相关规定文件规定，一般票与废旧物资在开具

发后，因发生销售退回等情况需开具红字时，需要执《开具红字申请单》到

先开具《开具红字

通知单》，再由销方企业在开票系统中开具红字

。红字相关规定1.1升级内容航天信息依照

业务需求，对原防伪税控系统进行功能改进，开发了红字增值税

通知单管理系统。为实现该功能，税务端需进行升级，企业的开票系统需升级为一机多票开票子系统V6.13。1.1升级内容升级后的一机多票开票子系统V6.13实现功能如下：1、开具红字

时，必须输入通知单编号。2、提供了申请单管理功能，包括填开、修改查询和导出。负数普通的填开方法与红字发票不同，不受通知单管理的限制。在开具负数普通前，指定其对应的正数普通的代码和号码即可开具。在打印负数普通时，系统自动将对应的正数的代码和号码打印在负数发票的“备注栏”内。1.1升级内容1.1

升级内容1.2

开具流程1.2红字流程简介提交申请单企业在开票系统中开具申请单并提交审核申请单并在税务端开具通知单单开企业根据所取得具红字开具通知单开具红字开具流程1.2.1

购方申请开具流程1.2.2

销方申请开具流程1.2.1购方申请开具流程以下情况需由购方申请开具通知单：1、已抵扣：购方获得的 认证相符且已进行了抵扣，之后因发生销货退回或销售折让需要做进项税额转出。1.2.1购方申请开具流程2、

未抵扣，且未抵扣的原因为以下四种：抵扣联、 联均无法认证。认证结果为

识别号认证不符。认证结果为

代码、号码认证不符。购方所购货物不属于 扣税项目范围，取得的

认证。购方申请开具的流程1.2.1购方申请开具流程购方开具并提交《申请单》购方审核后开具《通知单》购方提交纸质《通知单》给销方销方开具红字1.2.1

购方申请开具流程1.2.2

销方申请开具流程1.2.2销方申请开具流程以下两种情况需由销方申请开具通知单：。认证期限内向主1、因开票有误购方拒收此种情况，销售方必须在管 提出申请。交付给购方。的次月2、因开票有误等原因尚未将此种情况，销售方必须在开具蓝字内向主管 提出申请。销方申请开具的流程1.2.2销方申请开具流程销方开具并提交《申请单》销方审核后开具《通知单》销方获取纸质或电子《通知单》销方开具红字第一章 小结1、开具红字

前，须先在开票系统中开具《申请单》，再从税局获得《通知单》后才能开具。2、企业开票子系统必须升级到V6.13。3、理解购方申请开具与销方申请开具的几种情况，以及开具流程。第二章升级方法升级方法航天信息免费提供企业用升级光盘：光盘内含有升级一机多票升级操作手册。企业端开票子系统的升级步骤如下：注意：升级前必须先退出原开票系统，如果在不退出的情况下直接进行升级，系统会自动提示“开票正在运行，请手工关闭后重试”。升级方法企业端开票子系统的升级步骤如下：启动电脑点后击，“将是安”装按光钮盘统光自驱动，开安始装数程据序备自份动。启动安装向导。升级方法企业端开票子系统的升级步骤如下：此时将原系统中的数据自动备份到默认的安装路径下，

在备份过程中点击“取消”按钮，以免造成数据的丢失。升级方法企业端开票子系统的升级步骤如下：备份完成后，系统自动进行文件 ，此时 点击“取消”按升级方法企业端开票子系统的升级步骤如下：文件 结束后，系统会提示安装完成，点击“完成”按钮即可完成升级工作。升级方法点通击过电查脑看桌界面面的左“上防角伪的开标票识”可图以标得后知显开示票如系上统图的所版示本界。面版本号：6.13.20.05升级方法第二章 小结1、系统自动将升级前数据备份到原开票安装路径下。2、数据备份过程中，切勿点击“取消”按钮。3、若在备份过程中出现死机等异常情况，可退出重新执行升级程序。第三章

新增改进功能3.1

红字申请单管理3.2 红字 填开专用发票申请单样式3.1红字申请单管理3.1.1

开具申请单3.1.2

申请单导出3.1.1

红字申请单管理在“ 管理”界面增加了“红字 申请单”菜单项，可通过此菜单实现申请单的填开、修改查询及导出功能。红字 申请单在“ 管理”

→“红字 申请单”→“申请单填开”中开具，点击菜单后显示选择界面，如下图：方开具申请单销售方开具申请单3.1.1红字①开具申请单申请单管理购方开具申请单【第一步】根据实际情况，选择蓝字

是否已抵扣，并选择、填写蓝字 信息，之后点击“确定”按钮。3.1.1红字申请单管理此时，只需选择“发票种类”，无需输入发票代码与 号码代码与号码为不可输入状态购方开具申请单3.1.1

红字申请单管理，选择“ 种类”并输入 代码与号码购方开具申请单3.1.1

红字申请单管理【第二步】进入申请单填开界面，填写相应信息后点击“打印”按钮保存，并可打印出纸质申请单。填写正确的销方信息1、商品信息可以直接输入，也可以从商品编码库中选取；2、最多可以有8行商品信息；3、商品数量和金额必须为负数。购方开具申请单3.1.1红字申请单管理销方开具申请单【第一步】选择开具申请单的原因，并选择、填写蓝字

信息，之后点击“下一步”按钮。3.1.1红字申请单管理【第二步】系统确认可以对此张开具负数，点击“确定”按钮。此时，系统自动调出 库中对应蓝字 信息。3.1.1红字申请单管理此时如果需对商品信息进行修改，则修改后的总金额不能大于对应正数的金额，否则系统不允许继续开具此申请单。【第三步】进入申请单填开界面，系统自动转换购方及商品信息，确认后点击“打印”按钮保存并打印申请单。3.1.1红字申请单管理说明：对库中带折扣的蓝字 开具申请单时，系统会自动将折扣分摊反映在对应商品行中，不再显示折扣行信息。3.1.1红字申请单管理此时，在申请单填写票面需手工填写购方及商品等信息。码后确认界面显示信息为空。3.1.1

红字

申请单管理注意：只有购方开具申请单时，可以直接在商品行中输入商品信息，销方开具申请单时只能从商品编码库中选取。3.1.1红字申请单管理【第一步】点击“红字 申请单/申请单修改查询”菜单项，弹出红字 申请单查询月份选择界面，选择查询月份后点击“确认”3.1.1红字申请单修改查询申请单管理【第二步】在查询界面，可以根据需要对已开具的申请单进行查看明细、修改或删除操作。开票系统中对已开具申请单的修改或删除操作均无时间限制，但企业应根据实际情况进行所需操作。3.1.1红字申请单修改查询申请单管理说明：销方对已开具的申请单进行修改时，修改后的总金额不能大于

库中对应正数

的总金额，否则系统提示“申请单填开金额超出对应正数发票”，无法修改成功。3.1.1红字申请单管理3.1.1

开具申请单3.1.2

申请单导出3.1.2申请单导出申请单导出的主要功能：将申请单导出为xml文件，将该文件拷贝到U盘等介质，提供给主管 ，由主管税务机关导入该文件并生成通知单。3.1.2

申请单导出【第一步】点击“红字 申请单/申请单导出”菜单项，弹出红字

申请单导出月份选择界面，选择导出月份后点击“确认”按钮。3.1.2

申请单导出【第二步】系统显示该月已开具的所有红字申请单的列表，选中需要导出的申请单，点击“导出”按钮，系统提示是否确认导出。3.1.2

申请单导出【第三步】点击“确认”按钮，选择保存路径，之后点击

“确定”按钮导出电子申请单。3.1.2申请单导出说明：1、导出申请单时，可以一次导出一个申请单，也可以利用“Ctrl”键和“Shift”键一次导出多个申请单。2、每个申请单对应导出一个xml文件，文件命名规则是：‘税号’＋‘_’＋‘开票机号’＋

‘_’＋‘年月’＋‘序号’。注意：购方申请开具通知单时，购方税务机关不提供导出电子通知单的功能。3.1.2红字申请单管理3.1

红字申请单管理3.2 红字 填开3.2

红字

填开进入 或废旧物资

的填开界面后，点击票面的“负数”按钮，即可通过下拉菜单所列的两种方式填开红字

，如下图：方式一：直接开具销方在获得通知单后，采用手工输入通知单等信息的方式开具红字。无论是购方申请开具还是销方申请开具，销方都可以在取得通知单后利用该功能开具红字。3.2红字填开方式二：导入红字

通知单销方采用直接导入从税务端获得的电子通知单文件来开具红字 ，此时无需手工输入通知单 等信息。只有销方申请开具红字

时，才能从销方 获得电子通知单文件，购方申请开具红字

时无法从购方 获取电子通知单文件。3.2红字填开3.2红字通知单的样式：填开专用发票通知单样式3.2.1

直接开具3.2.2

导入红字

通知单3.2.1

直接开具【第一步】在下拉菜单中点击“直接开具”按钮。3.2.1

直接开具单

后，点击“下一步”按钮。必须输入两遍16位

单

，否则不能激活“下一步”按钮，无法继续开具

。此处通知单

以密文显示。【第二步】系统弹出通知单

输入窗口，输入两遍通知3.2.1直接开具通知单

：在税务端系统开具通知单时自动生成通知单 ，且此号码 唯一。第1-6位主管代码十六位通知单 规则：55000029第7-10位 年份和月份第11-15位 开具的顺序号第16位 校验位1、如果企业仍持有不符合上述通知单，则在开具红字规则的旧时需按下述方式输入16位 ，其规则为： 前十位固定输入1234569911，后六位为旧通知单的末6位（若旧通知单 超过6位，则取其后6位；若不足6位则前面填0补齐）。3.2.1直接开具说明：说明：2、一张通知单只能对应开具一

，即不能使用同一张通知单重复开具红字

，如果输入

单，则在输入已经开具过红字后系统会提示“您输入的红字 通知单号已经使用过，不能重复使用”。3.2.1红字填开说明：3、通知单必须输入，若两遍通知单输入不一致或输入单不符合编码规则，系统会自动提示“录入错误，请核对通知单后准确录入”，此时需重新正确输入。3.2.1红字填开3.2.1

直接开具对应通知单上有蓝字

代码与号码时需输入代码与号码，否则，无需输入。【第三步】系统弹出正数 代码号码填写窗口，根据需要决定是否输入 代码号码后，点击“下一步”按钮。3.2.1

直接开具开具负数，点击【第四步】系统确认可以对此张

“确定”按钮。3.2.1

直接开具【第五步】系统显示票面信息，确认信息完整无误后点击“打印”按钮保存，并可打印出纸质红字

。3.2.1直接开具如果 库中的正数 带折扣行，则系统自动转换为负数票面信息时不再显示折扣行。各行商品记录的是折扣后的单价、金额与税额。3.2.1直接开具如果输入此或时不，输需入通代码知单号码后发现填工手息信

库中无对应蓝字

信息，代码、号码则显示如上图货。单位及商品等。3.2.1

直接开具3.2.2

导入红字

通知单3.2.2

导入红字 通知单【第一步】点击“导入红字通知单”按钮。3.2.2

导入红字 通知单【第二步】系统打开文件窗口，选择电子通知单文件并点击“打开”按钮，系统自动进行数据转换。说明：通知单电子文件是xml格式，其文件命名规则为：‘主管 代码’＋‘年月’＋‘序号’＋‘校验位’.xml。例如，4103050806000063.xml。3.2.2

导入红字 通知单【第三步】数据转换后，在

填开界面上显示出导入的红字

信息，确认后点击“打印”按钮即可完成此红字

的开具。3.2.2

导入红字 通知单说明：1、一次只能导入一个电子通知单文件。如果要开具多 ，只能逐个导入电子通知单文件后进行开具。2、已导入并开具过红字 的电子通知单不能重复导入。3.2.2

导入红字 通知单第三章 小结1、掌握红字

具和导入红字的两种开具方式，即直接开通知单开具。2、掌握申请单的开具方法和申请单导出方法及用途。第四章

常见问题解答常见问题解答1.实现了红字业开具的信息化管理后，企主要有哪些变化？答：主要是企业在开具红字 （包括废旧物资

）时发生了变化，升级前开具红字 必须输入对应的正数代码、号码，升级后开具红字

时则必须输入通知单

。开具红字普通发票及各种正数

均无变化。2.如果企业的开票系统在升级为V6.13之前已经取得了手工通知单，升级后若需开具该 ，此时是否需要重新申请通知单？答：不需要，企业可以根据已获得

工通知单来开具该 ，

前十位固定输入1234569911，后六位为旧通知单

的后6位（若旧通知单超过6位，则取其后6位；若不足6位则前面填0补齐）。但需注意，必须在税局要求的有效时间点前使用上述编码规则进行开具。常见问题解答3.在开具红字

时，点击“负数”后需选择“直接开具”或“导入红字

通知单”，这两者有什么区别？分别在什么情况下使用？答“直接开具”是指销方在获得通知单后，采用手工输入通知单等信息的方式开具红字发票。无论是购方申请还是销方申请，销方都可以在取得通知单后利用该功能开具红字。“导入红字

通知单”是指销方采用直接导入从税务端获得

单电子文件来开具红字发票。只有在销方申请开具红字

的情况下，才能从销方

导出通知单电子文件。常见问题解答4.

在利用“导入红字通知单”功能开具负数时，选择了XML文件，但系统提示“非本企业红字

通知单，不能开具”或“通知单号校验未通过”，是何原因？答：这是由于选择的XML文件不是从税务端

导出的合法通知单文件造成，如可能选择

的是本企业开具后导出的红字

申请单

文件或不合法

单文件。从开票系统

中导出的红字

申请单文件命名规则为：

‘税号’＋‘_’＋‘开票机号’＋‘_’＋

‘年月’＋‘序号’，而从税务端导出的

红字

通知单文件命名规则为：‘销方税号前6位’＋‘年月’＋‘序号’＋‘校常见问题解答时必须输入通知单代码、 号码是不是5.直接开具红字，那正数可以不输入？答：是否输入正数 代码、号码需视通知单内容而定，如果通知单上有对应的正数 代码、号码，则需输入，否则，不需输入代码、号码。常见问题解答6.在开票系统V6.13中填开申请单时，什么情况下需要输入蓝字

的代码与号码？答：在购方申请开具并选择未抵扣与销方申请开具时需输入蓝字 代码与号码，由购方申请开具且选择已抵扣时无需输入蓝字 代码与号码。常见问题解答7.根据获得

单开具红字后，如果在尚未抄税时发现开具的红字？作，是否有误，是否可以作废该废后如果仍要开具此

需要重新申请通知单？答：在尚未抄税时，可以作废已开具的红字。作废后仍可根据原通知单开具正确的红字，无需重新申请开具。常见问题解答8.在什么情况下可以对保存后的申请单进行修改与删除？答：开票系统V6.13对已开具申请单的修改与删除没有时间限制，但企业应根据实际情况进行修改或删除。常见问题解答9.方取得

后发生销货退回或销售折让的，在哪些情况下可以向主管申请开具通知单？答

①

认证结果为认证相符的，需要作进项税额转出；② 抵扣联、发票联均无法认证的；③

认证结果为 识别号认证不符的；④认证结果为 代码、号码认证不符的；⑤

方所购货物不属于增值税扣税项目范围，取得的

认证的。常见问题解答10.销售方在哪些情况下可以向主管税务机关申请开具通知单？答：①由于开票有误

方拒收的，销售方必须在 认