国内标杆地产集团-地产法务-诉讼案件管理指引

诉讼案件管理指引编号：LA-3-09版号：A/1页码：第7页共7页PAGEPAGE7诉讼案件管理指引编制程涛日期2018.04.02审核王雷日期2018.04.10批准日期修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人目的为规范公司诉讼案件管理，确保诉讼案件得到及时妥善的处理，防范和控制诉讼法律风险，维护公司的合法利益，制定本指引。适用范围本指引适用于中梁控股集团和纳入中梁控股集团管理体系的各关联公司，包括各区域集团（直属公司）、区域公司、业务公司等。术语及定义3.1诉讼案件：指当事人通过仲裁程序、司法程序解决争议的案件，包括案件审理和执行。3.2公司：泛指中梁控股集团及纳入中梁控股集团管理体系的各关联公司，包括各区域集团（直属公司）、区域公司、业务公司等。3.3法务部门：泛指各公司内部设置的履行法务职能的部门或人员；如公司未设置的，则指公司负责人指定的负责处理诉讼案件的部门或人员。3.4相关部门：指与诉讼案件发生有关的公司内部业务对接部门。4.职责与权限4.1法务部门：是各公司诉讼案件归口管理部门，其中：中梁控股集团法律事务中心负责全集团诉讼案件的管理、指导、支持和检查，集团下属各公司法务部门具体负责承办本公司的诉讼案件。4.2相关部门：对须诉讼解决的纠纷应及时申请起诉，积极协助处理诉讼案件，包括介绍纠纷背景与经过，及时提供诉讼案件需要的证据材料，并给予相关的专业支持，尽可能避免和减少诉讼案件给单位造成的损失。4.3坚持预防为主、救济为辅的原则，各部门在日常工作中应提高风险防控意识，加强业务、纠纷管理，尽力预防诉讼案件的发生，妥善解决已发生的纠纷。4.4提高证据意识，各部门在日常工作中注意留痕，对于重要工作尽量采用书面方式，并及时收集、保存、归档。4.5诉讼案件经办人员与其他知情人员对诉讼案件的具体情况有保密义务，不得将案件信息披露、泄露给无关人员。4.6诉讼案件审批权限按照中梁控股集团授权手册执行。5.流程图案件处理责任主体6.1各公司发生的诉讼案件，由各公司负责处理。6.2上级公司认为下级公司发生的案件由自己处理更为有利的，可以将案件提级处理；上级公司认为案件交由下级公司处理更为有利的，可以将案件指定下级公司处理。6.3下级公司如认为案件的案情疑难或影响较大的，可以请求上级公司予以指导、支持。6.4中梁控股集团法律事务中心对下属各公司发生的重大案件予以重点关注，必要时通过视频沟通会或专题研讨等方式，提供专业指导。7.案件起诉7.1在公司权益受损或可能受损时，若采取协商沟通及其他措施仍未能有效处理，公司应依法提起诉讼，维护自己的合法权益。7.2公司拟起诉的案件，应按照中梁控股集团授权手册的规定，报经审批权人批准后方可起诉。7.3公司相关部门在工作中因发生纠纷需要诉讼解决的，应当及时发起起诉的审批流程。相关部门发起起诉审批流程的，应当陈述起诉的目的和诉讼请求、基本的事实和理由等，并向公司法务部门提交下列能够证明案件情况和支持请求事项的有关资料：（1）相关合同资料：包括合同、补充合同、招投标文件、意向书、会议记录/纪要、承诺书、确认书等；（2）合同履行和变更相关资料：包括来往函件及邮寄、签收资料、变更单、签证单、联系单、请付款文件、收付款凭证、发票、收据、验收文件、结算文件、索赔文件等；（3）诉讼或仲裁时效是否连续有效的相关证明资料；（4）担保情况资料；（5）债务人（含担保人）的现状和债务履行能力；（6）已经采取非诉讼手段清收或索赔的情况及效果、催款函等；（7）与案件有关的其他资料。7.4公司相关部门应当及时处理纠纷，发起起诉审批流程，严禁超过诉讼时效。7.5法务部门在审核相关部门发起的起诉申请时，应当积极与申请起诉部门、业务经办人沟通交流，了解案情，收集案件材料，并根据事实和证据提出法律分析意见，如同意起诉的，还应当对相关部门提出的诉讼请求提出具体意见，供审批权人审批。7.6起诉申请被批准的，案件移交法务部门起诉，相关部门应按照法务部门的要求予以配合。7.7起诉申请未被批准的，相关事宜和纠纷由相关部门处理。7.8反诉、上诉、申请再审、劳动仲裁案件的起诉，参照案件起诉规定执行。8.案件应诉8.1公司收到案件应诉资料后，应当积极应诉。8.2应诉工作由法务部门负责。法务部门在收到应诉资料后，应当及时向相关部门了解案情，收集案件材料，评估案件的利害关系，制定应诉方案。

8.3若存在与对方当事人协商、和解的可能，法务部门应当组织相关部门与对方当事人协商、和解。9.案件审理9.1法务部门负责对诉讼案件全过程进行跟进和管理。9.2公司信件收发人员以及其他任何人员在收到与诉讼案件相关的资料和通知后，应立刻通知法务部门，并将相关文书（含信封等包装）在一个工作日内转交法务部门。9.3法务部门办理诉讼案件时，相关部门应当予以配合和支持，及时提供与案件有关的信息、证据和其它材料，并按照法务部门的要求参与诉讼工作；如需处理与案件相关业务时，应事先征询法务部门的意见，不得擅自对外陈述案情、发表意见、提供或出具书面材料、接受对方履行或和解、作出承诺与保证等。9.4法务部门应当及时了解有关信息，适时调整诉讼策略，努力实现诉讼目标，争取最有利的诉讼结果。公司可能败诉，或者诉讼中遇到对公司不利的异常情况时，法务部门应及时向相关领导汇报，并视情况需要，提请公司相关部门负责人及管理层召开协调会，对案件进行综合评估，决定是否调整诉讼策略。对本公司确实存在过错且有可能败诉的案件，应当主动通过协商、和解、调解等方式，化解诉讼风险，尽可能减少实际损失。9.5案件审理中，下列事项应当按照中梁控股集团授权手册，事先报经审批权人批准：（1）承认对方诉讼请求；（2）变更我方诉讼请求；（3）达成和解、调解；（4）撤诉。若事情紧急，可以通过可留痕的方式如钉钉、微信等方式获得审批权人批准后先予执行，但在事后三天内应补办审批流程。即使授权委托书将上述事项特别授权给了案件代理人，但未经审批权人批准，该案件代理人仍不得擅自执行上述事项。案件上诉（包括劳动仲裁案件的起诉）对于依法可以向法院起诉的劳动仲裁案件裁决，或者依法可以上诉的法院判决，法务部门应当及时提出是否起诉/上诉的意见和理由，按照中梁控股集团授权手册的规定，报经审批权人审批。如果审批权人批准或指示起诉/上诉的，法务部门应当在期限内依法起诉/上诉。案件执行11.1案件生效裁决的执行，由公司相关部门负责。案件裁决生效后，法务部门应当及时将裁决书和执行要求发送公司相关部门执行。11.2公司有履行义务的，法务部门应当协同相关部门积极与对方当事人协商，避免进入强制执行程序；案件进入强制执行程序后，法务部门（或委托外部律师代理）应尽量争取与对方当事人执行和解，最大限度地降低损失。11.3对方当事人拒不执行生效裁决的，公司应向法院申请强制执行，最大限度地实现公司的权益。11.4公司收到协助执行文书或者被追加为被执行人的，法务部门应及时处理，并通知相关部门。如有异议，应及时向执行法院提出执行异议。12.律师聘请12.1公司需要聘请外部律师代理诉讼的，按照《外聘律师管理操作指引》及相关规定执行。12.2法务部门应及时与代理律师沟通，掌握诉讼进展情况，研究诉讼策略，对律师的代理工作进行监督，不得放任自流。如发现代理律师不能胜任代理事务或者有损害公司利益行为的，应当及时向公司汇报并处理。13.诉讼费用13.1案件受理费、律师代理费、财产/证据保全费、司法审计/审价/鉴定/评估费等在诉讼过程中发生的各项费用，由发生案件的公司承担，由相关部门负责办理请款、支付等手续。13.2为避免逾期支付诉讼费用而导致诉讼对公司不利，法务部门应当督促、协助相关部门及时支付诉讼费用。14.案件复盘14.1法务部门应组织相关部门对诉讼案件反映出来的问题进行分析总结，促进管理提升和完善，减少、避免类似纠纷。14.2上级公司法务部门如认为案件比较典型，对公司经营管理和诉讼实务具有借鉴和指导意义的，可以指定承办案件的法务部门提交案件复盘报告。15.案件信息和档案管理15.1各公司法务部门应当认真做好本公司的诉讼案件台账工作，及时、准确地登录案件信息，并根据上级公司的要求提交相关诉讼资料和报告。15.2各公司法务部门在办理诉讼案件时，应当注意做好有关文字记录或形成书面材料。对于案件处理过程中形成的所有相关资料，包括但不限于各类法律文书、证据材料、请示报告、往来函件、邮寄信件的回执以及其他资料，均应妥善加以收集和保管，不得遗弃、丢失和损毁。15.3各公司法务部门应当做好诉讼案件档案管理工作。案件审理资料在审理过程中由承办人负责保管，在案件审理完毕后两个月内将起诉状、答辩状、上诉状、代理词、授权委托书、证据材料、判决书、调解书等所有诉讼材料按审理程序整理成卷，归档长期保存。案件执行资料待执行中止或终结后两个月内归档。中梁控股集团档案管理有不同规定的，从其规定。重大案件