连锁餐饮管理仓库管理制度

政策编号No：XZ2011-117提出部门From：万利轩执行部门To：万利轩主题Sub：仓库管理制度批准：Ratification：会签:Countersigned：撤消前政策编号：RepealNo：生效日期:Date：（一）、物品验收：对收货员（由仓管员兼职）的要求，必须有高度的责任心，验货前，首先检验采购申请单审批手续是否齐全，各级审批人、经手人签字是否齐全；查验供货单位有无三证（经营执照、卫生许可证、个人健康证明），同时凭符合签字手续的采购申请单验收货物。1、仓管员对采购员购回或供应商所送的物品无论大小、多少等都要进行验收。并做到：——发票与实物的名称、型号、规格、数量等不相符时不验收。——对购进的物品已损坏的不验收。——发票与实物数量不相符，但名称、型号、规格相符可按实际验收。2、验收工作包括货品数量验收和货品质量验收两方面内容：（1）、物品数量验收①、如果是密封的容器，应逐个检查是否有启封的痕迹，并逐个过称，以防短缺；②、如果是袋装物品，应通过点数或称重，检查袋上印刷的重量是否与实际一致；③、散装物品，应逐个品种称重，确定实际物品数量。（2）、物品质量验收①、物品验收人员应具备物品质量方面的知识和物品质量检验水平；②、验收中对物品质量把握不准的，应会同使用部门相关技术人员的一起验收；③、必须严把物品保质期关，检查生产日期或保质日期是否过期，对与合同或订货单上规定的保质期不符的不予验收。（3）、物品验收过程中，对已点验过的物品必须与未点检的货物分开存放。（4）、验收的物品如果与采购申请单的物品、数量、质量等一致时，在采购申请单中相应项目旁作上“√”标记。（5）、全部物品的测试、检验、过磅、清点工作，应在送货人在场时完成；货物验收人和监收人应始终在现场，不得由其他非相关人员代行验收和监收工作；验收之后，应尽快将物品送进仓库。——验收水产、肉类、蔬菜类时，要保证新鲜、干净、无腐烂、变质，无过多水分和其它杂物。特别是鱼类，活、鲜、净。冰冻鸡翅、鸡胸、大虾、虾仔、肉类必须先解冻，用水冲掉多余的冰，然后称其净物，每一箱都要过秤。——验收干货、罐头时，必须要审核货物的生产日期、保质期、厂家、商标、外观包装等，符合要求方能收货。——验收进口食品时，必须要有中文标志和卫生检疫标志。验收肉类时必须要审查是否有卫生检疫证明，同时，还要有当天市场肉类复检单。3、验收后，仓管员在采购员或供应商所提供的发票上签字确认，同时根据发票上列明的物品名称、型号、规格、单位、单价、数量和金额填写《采购入库单》，填写完毕后，仓管员将采购员或供应商所提供的发票转由会计审核，会计审核后由仓管员打印出《采购入库单》。《采购入库单》一式三份，其中一份留仓库保存，一份交会计，一份交采购员或供应商办理结算。4、属于直拨的物品由仓管员、部门二级仓负责人验收后，根据发票上列明的物品名称、型号、规格、单位、单价、数量和金额填写《采购入库单（直拨）》，填写完毕后，仓管员将采购员或供应商所提供的发票转由会计审核，会计审核后由仓管员打印出《采购入库单（直拨）》。采购员或供应商将仓管员打印的《采购入库单（直拨）》给部门二级仓负责人签字，并由采购员或供应商将物品送达部门二级仓负人指定的位置。《采购入库单（直拨）》一式三份，其中一份部门二级仓负责人留存，一份交会计，一份交采购员或供应商办理结算。5、物料经验收合格，办理进仓手续后，所发生的一切物料短缺、变质、变形、霉烂等问题，均由仓库负责；6、对于货已到而发票未到没有打单的物品，每天填报《货已到未打单报表》，并督促相关责任人及时办理审批手续。（二）、入库存放：1、凡经验收后的物资，除直拨的外，一律要进仓保管。2、凡进仓的物品一律按物品的名称、型号、品种、规格等集中按固定的位置堆放。堆放要有条理、注意整齐美观。不能挤压的物品要用层架平放。3、凡库存物品要逐项建立登记卡片，卡片固定在物品正前方的中间显眼处。4、凡直拨的物品由使用部门库管人员按名称、型号、品种、规格等集中按固定的位置堆放。（三）、保管与抽查：1、在保管过程中就建立严密的保管制度，做到货、帐、卡相符。在建立库房保管帐，盘存卡的基础上，按照实地盘点制的要求对每一种原材料加以控制。还要及时地调整温度、湿度、通风等，以尽可能延长原材料的储存寿命。（1）、仓库对进仓储存的物品，必须分类固定位置存放，并作出编号。有挥发性的物品不得与易吸潮的物品混杂存放，贵重物品要设立特别单仓保管。各类物品的货位上必须设立“进、出存货卡”，凡出入仓的物品，须于当天在货卡上登记，并结出存货数。（2）、存仓的物品必须做到“三对口”，即存仓物品与货卡相符，货卡结存数与存货明细帐余额相符。（3）、存仓的物品要先进先出，经常检查，对滞存较长的物品，要主动向业务部门反映滞存情况，以便及时使用和处理，防止霉变或超保质期的现象发生。如发现霉变，破损或超期保管的现象，要及时填写“物资、物品残损超期（霉变）处理报告书”送交营业部门和财务部各一份。营业部门和财务部要及时查明原因，追究责任人的经济责任，并及时处理残损、超期、霉变的物品。（4）、仓库存货因残损、超期、霉变的报废，除追究责任外。年累计金额在5000元以内的由总经理、执行董事签批。超5000元的须由总经理、执行董事签批后报董事长批准。（5）、库存量的管理：仓库要建立常用物品的最高、最低库存量，在确保有效供给的前提下加快资金周转。种类最低库存量最高库存量香烟正常2天的使用量10天的消耗量啤酒、饮料正常2天的使用量1个星期的销售量常用白酒正常2天的使用量10天的销售量、春节期间可提前购进一个月的销售量名贵白酒（3000元以上）每种4瓶每种10瓶常用洋洒每种5瓶每种10瓶名贵洋酒（800元以上）每种1瓶每种3瓶五金、水暖电器、与维修配件正常7天的用量3个星期用量布草类1个月的用量半年用量浴休用品15天的用量3个月的用量贵重干货15天的用量3个月的用量普通干货（本地购）7天的用量1个月的用量冷品（本地购）2天的用量10天的用量冻品（外地购）10天的用量2个月的用量各类小吃、茶叶2天的用量15天的用量发电机、空调系统、芬兰浴蒸汽等设备的不常损配件1套1套发电机、空调和芬兰浴蒸汽设备的易耗件1个月的用量1个月用量2、抽查：——仓管员本身要经常对自己所管各类物资进行抽查、检查实物与卡片或记帐是否相符，若不相符者要及时查对。——会计或有关管理人员也要经常对仓库物资进行抽查，检查是否帐物相符，帐卡相符、帐帐相符。（四）、物品的退货：1、对于验收不合格的物品，由仓管员直接退给供应商，按实际验收入库的数量打印采购入库单；如果为采购员采购的物品，则退给采购员，由采购员自行办理退货。2、对于已经办理验收入库的物品发生退货时，由仓管员告知采购员物品退货原因并由采购员通知供应商前来办理退货手续。在供应商前来办理退货手续时，由仓管员带供应商清点所退物品的数量，确认退货数量后，由仓管员填制《退货单》，并将《退货单》交由供应商签字确认，供应商签字确认后转交会计审核签字。《退货单》一式三份，其中一份留仓库保存，一份交会计，一份交采购员或供应商办理结算。3、对于属于直拨的已经办理验收入库的物品发生退货时，由部门二级仓负责人先填写《内部转货单》，将部门二级仓的物品转入总仓，并内部门转货单上注明退货的原因。部门二级仓负责人持内部转货单连同所退物品与仓管员办理转货手续，仓管员收到所转物品后在内部转货单上的收货人上签字确认。《内部转货单》一式三份，其中一份交仓管员，一份交会计，一份由部门二级仓负人保存。仓管员在确认退货物品后按仓库的退货流程办理退货手续。（五）、物资的领用：1、领用物品计划或报告：为提高各部领料工作的计划性及有利于加强仓库物资的管理，采用先计划后发料办法办理领料事宜。2、发货与领货：——各部门的领货人员要求专人负责，便于沟通。——领料员要先填好《领料单》（含日期、名称、型号、规格、数量、单价、金额、用途）和签名，仓管员凭单发货。——《领料单》由领料员填写后交由其所在部门的负责人审核再转由财务经理审批，财务经理审批后领料员持《领料单》到仓库办理领货事宜，仓管员核对完《领料单》手续的完整性后，根据《领料单》上物品的申请数量发货，并在《领料单》的发货数量上填写实际的发货数量，领料员在清点完所领物品数量后在《领料单》的领货处签字确认。——对贵重物品的使用，财务部采用专项跟踪办法进行管理，每月盘点：使用量、领用量、库存量，并将使用量与销售量进行比较。——《领料单》一式三份，领料部门自留一份给领料负责人凭单验收；仓管员一份，凭单入帐；会计一份，凭单审核帐务处理。——发货时仓管员要注意先进的物品先发、后进的后发。——对于办公文具则根据工具管理程序，办理相关部门事宜。——仓管员对任何部门均应严格按先办出仓手续后发货的程序发货。严禁先出货后补手续的错误做法。严禁白条发货。3、货物计价：——发出的货物按移动平均法计价。（六）、办公用具管理1、有关人员均要填制《员工工具表》。2、有关人员如有损坏工具，重新领取时须将“坏”的工具带至财务部收回，由财务部确认属于自然报损还是人为损坏，方可领取新物品。3、若属人为损坏或丢失工具则将由会计开具《物品遗失、损坏赔偿表》，按该物品原价从该员工工资中扣回。4、如某件工具已不能使用又不需领取时，则将该工具与《工具表》带至财务部，由财务确认删去此件工具的记录。5、有关人员领取新工具（指《工具表》未登记过），须由财务部登记后再到仓库领取6、有关人员办理辞职手续或岗位调动，在移交工具时应有财务部人员监交，并由财务部人员在《工具表》上签名确认。若有丢失或人为损坏工具由会计在《员工离职移交手续表》上直接注明赔偿金额。7、对部门领用物品时，非消耗性物品，都必须以旧换新。（七）、安全管理1、存放地点应符合防火、防盗、防潮、防尘标准，大宗商品仓储如有货架应达到安全要求。2、仓库系商品和物资保管重地，除仓管人员和因业务、工作需要的有关人员外，任何人未经批准，不得进入仓库；3、因业务、工作需要进入仓库的人员，在进入仓库时，要有仓库人员陪同，不得独自进仓。凡进仓人员工作完毕，出仓时应主动请仓管人员检查；4、一切进仓人员不得携带火种、背包、手提袋等物进仓；5、仓库范围及仓库办公地点，不准会客，其他部门员工更不准围聚闲聊，不准带亲友到仓库范围参观；6、仓库范围不准生火，也不准堆放易燃易爆物品；7、仓库不准代私人保管物品，也不得擅自答应未经领导同意的其他单位或部门的物品存仓；8、任何人员，除验收时所需外，不准把仓库商品物资试用试看；9、仓库应定期每月检查防火设施的使用实效，并接受保安部的检查、监督。（八）、保质期管理1、仓管员在发放物品时，必须严格按照“先进先出”的原则发放实物。先进先出：是指按照物品购进的先后顺序和物品保质期的短长顺序，进行物品的发放。即先购进和保质期短的物品先发放，后购进和保质期长的物品后发放。2、仓管员对有保质期要求的物品进行重点跟踪，对未来一个月内即将到期的存货，及时上报财务经理，以安排促销或退换货处理。3、仓管员应定期对仓库物品的库存情况进行检查，对于长期呆滞的物品，由仓管员每月将呆滞物品的明细列出上报财务经理，以安排促销或退换货处理。（九）、存量管理1、为及时反映库存物资数额，配合采购员编好采购计划，以节约使用资金，仓管人员应每月编制《库存物资余额表》，送交财务部。2、各项物资、材料均应制订最高储备量和最低储备量的定额，由仓管根据库存情部及时向采购员提出请购计划，采购员根据请购数量进行订货，籍以控制库存数量，以避免物资积压或供应短缺，而影响经营管理的正常进行。3、仓管员未能及时提出请购而造成供应短缺，责任由仓管员负责。如仓库按最低存量提出请购，而采购员不能按时到货，责任则由采购员负责。（十）、内部转货管理A、部门需要从其他部门仓库转货规定：1、转入单位的仓库管理员须先填写《内部转货单》，详细填写物品的名称、规格、申请领用的数量；2、所填列的《内部转货单》需经转入单位财务经理、转出单位财务经理审批；3、在审批完成后，同时知会转出单位的会计、仓库管理员等；4、转出单位的仓库管理员根据自己仓库的实际库存情况在《内部转货单》的实际领用数量一栏上填写实际领用数量，并由转入单位的经办人员办理领用签收手续；5、对于所转的物品为正常刚从市场采购入库的，以转出单位供应商的定价作为转货的价格；6、对于所转的物品为原仓库库存未使用的，以转出单位的库存明细帐上的单价作为转货的价格；7、若库存物品因积压太久而使库存明细帐上的单价高于现有市场价格的，转入单位可以要求按现有市场价格作为计价单价；8、因库存价格与市场价格差额部分产生的损失由转出单位承担。B、部门需要从其他部门部门转货规定：1、转入单位的仓库管理员须先填列《内部转货单》，详细填写物品的名称、规格、申请领用的数量；2、所填列的《内部转货单》需经转入单位财务经理、转出单位物品所在部门负责人、转出单位财务经理审批；3、在审批完成后，同时知会转出单位的会计、仓库管理员等；4、转出单位的仓库管理员根据《内部转货单》上填列的物品将其从部门二级仓转入总仓，同时在《内部转货单》的实际领用数量一栏上填写实际领用数量，并由转入单位的经办人员办理领用签收手续；5、对于所转的物品为部门已使用的物品，由转入单位与转出单位双方现场确认所需转用物品的性能及使用状况，在双方确认对转用物品没有异议后，方可办理转货手续；6、若库存物品因积压太久而使库存明细帐上的单价高于现有市场价格的，转入单位可以要求按现有市场价格作为计价单价；7、因库存价格与市场价格差额部分产生的损失由转出单位承担。（十一）、材料损耗管理对于部门经常遇到的原材料、烟酒的变质、损坏、丢失应该制订严格的报损报丢制度，并制订合理的报损率，报损由部门主管上报财务库管，按品名、规格、称斤两填写报损单，报损品种需经业务审查及鉴定分析后经审批报损。报损单汇总每天报总经理。对于超过规定报损率的要说明原因。1、物品、原料采购途中损耗的管理：分为途中损耗、自然损耗及人为损耗三种不同情况。（1）、途中损耗：是指物品、原材物料在购进和其他因素而造成的损耗责任，属供货部门因包装不符合规定而造成破损或数量不足而产生的损耗。按实际验收入库的数量入帐。（2）、自然损耗：是指物品、原材物料在运输途中所发生的损毁。如鲜活商品、易碎物品等非人为造成的损耗，按实际验收入库的数量入帐。（3）、人为损耗：是指物品、原材料在运输途中，由于储运部门不负责任造成破损或丢失所产生的损耗，应查明原因，根据当时的实际情况，由经办人员担负经济责任或担负部分经济责任。2、物品、原材料盘盈及盈亏的管理：同样存在自然溢损和人为溢损的因素。（1）、自然溢损：是指物品、原材料入存库后，在盘点中出现的干耗或吸潮生溢，在合理溢损率的范围内，可填制溢损报告，经主管审查后，直接冲入“营业外收入”或“管理费用”科目处理。超过合理溢损率的溢余或损耗，应先填制溢损报告书，查明原因，弄明情况，报部门