档案管理制度管理表格

档案管理制度及管理表格档案管理制度及管理表格23/23档案管理制度及管理表格.公司档案管理制度订正记录专业资料.目录第一章总那么-3–一、目的-3–二、释义-3–三、管理原那么-3–四、合用围-3–五、管理职责-3–第二章工作程序-4–一、档案资料的采集-4–二、档案资料的表记：-5–专业资料.三、资料归档制度：-6–四、档案保留-6–五、档案借阅-7–六、档案销毁-7–七、档案保留规定-8–八、保留限期：-8–第三章赏罚-8–第四章附那么-9–专业资料.档案管理制度第一章总那么一、目的增强档案管理，便于查找利用，做好采集、立卷、保留、借阅、统计、销毁等工作，保证公司档案的完好性、正确性和系统性。供给切合公司需乞降保证管理系统有效运转的凭据；更好地为各项工作效力，特拟订本制度。二、释义〔一〕档案是指公司过去和此刻的各部门及员工从事生产、经营、管理等活动中，所形成的对公司有保留价值的各样文字、图表、凭据、报表、技术资料、声像、照片、荣誉实物、证件等不一样形式的历史记录。〔二〕档案管理：就是指档案的采集、整理、判定、保留、统计、供给利用等活动。三、管理原那么〔一〕集中一致管理原那么。〔二〕保护档案完好与安全原那么。〔三〕利用原那么。四、合用围专业资料.本制度合用于公司全部部门的档案管理。五、管理职责〔一〕行政部为公司档案的归口管理部门，负责：成立与完美档案管理制度、工作标准与流程；指导、监察和检查执行状况；公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责敦促指导部门档案管理。公司档案的采集、保留、利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，保证公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。。拟订档案工作方案并组织实行；5.采集、整理、分类、判定、统计、保留公司的档案和其余资料6.指导各部门文件资料的形成、累积、整理及归档工作；7.提升档案信息的利用效率，促使信息传达和交流；8.组织学习和培训档案管理方法、使用知识。〔二〕各职能部门须成立档案，负责：拟订档案工作方案并组织实行；2.按规定向行政部移交合同或文件资料等档案。3.配合行政部进行档案管理的监察、指导工作4.负责本部门文件资料或合同复印件的平常采集、表记、储存、保留、利用、归档5.恪守公司拟订的管理制度、工作标准与流程负责在工作改动时，做好或辅助移交工作，并实时通知行政部；专业资料.财务管理部负责按财政制度规定独立建档保留财务档案资料、执照及资质年检资料原件、公司各样证书、合同的原件；各部门主管人员同意对自己部门资料或合同复印件的处理。〔三〕档案管理人员1.行政部负责人为公司档案管理责任人，负责规划管理本单位档案建设工作和档案管理的综合管理工作。2.各部门需指定一名员工为本部门的档案管理员，负责本部门文件资料或合同复印件的平常采集、表记、储存、保留、利用、归档的工作第二章工作程序一、档案资料的采集〔一〕各部门有关人员负责对本部门平常工作中形成的合同及文件资料进行采集，并编制部门?文件〔合同〕管理记录目录?。〔二〕各部门文件、合同样资料原件需要保留的，各部门分别进行整理，并编制?移交清册?每个月度向行政部移交。-5-1．公司召开的需要贯彻执行的会议的主要文件资料及要求执行的文件；〔主要采集部门：行政部〕2．公司经济活动中与外单位的来往信函、合同、协议。〔〔主要采集部门：行政部〕3．公司制定的方案、统计、估算、决算及工作总结；〔主要采集部门：行政部〕4．公司各职能部门在工作中形成的工作方案、总结、报告；〔主要采集部门：行政部〕5.公司的统计报表、统计剖析资料〔包含计算机电子盘片等〕、财务报表、凭据、帐簿、审计等文件资料；〔主要采集部门：财务部〕专业资料.6．公司部组织机构在工作中形成的重要文件资料和公阶段性文件；〔主要采集部门：行政部〕7．公司成立、归并、撤除、更更名称、启用印信及其组织机构、人员编制等文件资料；〔主要采集部门：行政部〕．公司的历史改革、大事记、年鉴、反应公司重要活动的剪报、声像资料、荣誉奖赏证书、有纪念意义和凭据性的实物和展览照片、录音、录像等文件资料；〔主要采集部门：行政部〕公司拟订的章程、制度等文件资料；〔主要采集部门：行政部〕10．公司员工任免〔包含存案〕、分配、培训、专业技术职务评定、聘用、员工名册、报表以及员工的录取转正、定级、调资、辞退〔职〕等工作及干部赏罚等文件资料；〔主要采集部门：行政部〕11．公司财富、物质、档案等的交接凭据、清册；〔主要采集部门：财务部、行政部〕12．公司营业执照、税务登记证等重要文件〔主要采集部门：财务部〕13．各工程达成后的最后纸质版本、电子版〔主要采集部门：行政部〕14.员工名册、查核、荣膺、赏罚、劳保福利、职称考评、教育等文件二、档案资料的表记：公司代码—部门—年号—数字流水号以行政为例：ZY—行—2021—001、ZY—行—2021—001—1〔如一份文件包含多少小项，在数字流水号后增添小编号〕行政部及各部门对各自保留的档案资料编号，编号规那么见公司档案管理规定。文件立卷应依据其互相联系、保留价值分类整理立卷，保证档案的齐备、完好，能反应公司的主要状况，以便于保留和利用。文件包办人员应实时将办理完成或经领导人员批存的文件资料，采集齐备，加以整理后归档。5.档案文件资料应差别不一样状况进行摆列，密不行分的文件资料应依序摆列在一同，专业资料.即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其余文件资料依其形成规律或特色，应保持文件之间的亲密联系并进行系统的摆列。三、资料归档制度：．本公司资料面广量大，工程局部散，为了保证资料的质量和有益于查阅，故推行一致领导，分级管理。公司资料管理一致采集，分类归档。公司各部门一定指定专人负责，各部门及个人原那么上不保留任资料，如的确需要备用的可保留复印件，各部门把指派人员上报行政部，此后代员若有改换请实时通知。．各有关部门领导要重视文件资料的形成、累积、整理和归档工作，在每一工程工作告一段落以后，应归档的资料一定归档。．归档的文件资料，要做到齐备、完好、正确。文字资料一定笔迹清楚，不得用铅笔、圆珠笔和复写纸书写，否那么资料管理人员不予接收。．资料归档的时间：各部门指派专人负责平常的资料保留和整理，每个月向公司行政部进行归档操作，进行归档整理。．文件资料归档时，应由归档部门编制?资料移交清单?，一式二份，双在归档单上签章。6.电子类或其余需要保留的电子文件，应该实时寄存于行政部指定电脑硬盘进行编号保留。7.文件、合同资料要登记详尽信息，并编制?文件〔合同〕管理记录目录?，以便检索利用。8.文件资料、合同要科学摆列，按编号次序寄存于文件盒，并加以表记，齐整排放在文件档案柜中。9.以上档案采集整理无误后，管理员填写?档案存档记录?〔由本部门保留，作为本部门档案管理台帐〕。四、档案保留1．档案一定入框上架，科学摆列，便于查找，防备裸露或捆扎堆放。2．照片要专柜密封专业资料.保留。．库藏档案要按期查对，做到帐物符合。发现损坏变质实时修理或复制归档的文件资料一定完好、真切、正确，请示和批复、印本和稿本、正本和副本一定立在一同。5.归档文件、资料的密级、保留限期区分须正确；分类清楚、归类正确、组卷合理、编目清楚；模卷摆列法一定一致，并保持模卷之间的联系。6.外单位的档案原件由本单位自行保留，交行政部档案室电子扫描件及台帐存案。每年形成的会计档案，应该由财务部门依据归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保留清册。8.工程文件：连同配套照片等，在工作结束后1个月归档。9.其余未特别说明的文件资料，应随时归档。各样实物档案〔奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾等〕归档一定有原件，并保持其完好无缺。归档时交接双依据移交清单盘点查对归档文件，并在移交清册上署名确认。移交清单调式二份，双署名后各执一份。五、档案借阅1.档案要执行借阅手续，公司部人员借用资料，都一定填写?调卷单?，注明借用时间、文件名称、文号、份数、归还时间，并经借用人署名确认。外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理同意，借阅的档案交还时，一定当面点交清楚，如发现丢失或破坏，应立刻报告直接上司；档案用完后，应实时归还，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记簿上实时注销。如超出借阅时间，资料管理员一定实时予以催讨，填写?阅档催还单?，并于资料归还时仔细检查资料能否完好，假定发生丧失、泄密或其余破坏行为由借用者担当责任，视情节轻重予专业资料.以办理。一定保护档案，不得私自涂改、污损、勾勒、剪裁、抽取、拆卸、调动、摘抄、翻印、复印、拍照，不得转借或破坏；档案要注意保密，不得将档案带入宿舍或公共场所，不得让没关人员翻阅。时间最长不得超出一个月，却因工作需要到期不可以归还者，要说明状况，办理续借手续。7.凡需借阅、抄写绝密级重要数据资料，一定经公司领导同意，否那么一律禁止借阅、抄写、复印。六、档案销毁对保留期满，确无保留、利用价值的档案，须由行政部织判定小组确认能否需要销毁。判定小构成员包含档案管理员及部门领导、存档部门领导。销毁任务时，一定由行政部监销，监销人不得少于二人，并在销毁清册上署名。最后，把销毁清册和部门经理、副总经理和总经理的同意手续文件，一并存档永远保留。确立需销毁的档案，由档案管理员假造销毁清册，经公司领导及有关人员会审同意后销毁。销毁的档案清单由档案员永远保留。部门或个人非经允无权任意销毁公司资料；保留期满的资料，经有关部门审查，报总经理同意赐予销毁，由审查人及经办人署名确认以备后查。七、档案保留规定1.档案均须按制度向行政部门移交，集中保留。任部门和个人不得私自保存档案。2.拥有永远保留价值的档案原件须进行扫描备份，重要档案须异地备份保留。3.电子档案应按期进行抽样检查，发观问题应实时采纳进行修复。4.档案工作人员要守机密，档案寄存要专人保留，没关人员禁止接触。5.不得流传、谈论有关机密问题。6.档案资料禁止带到公共场所。专业资料.八、保留限期：．永远保留：公司证照；各级批文；印鉴；公司年度经营方案、经营总结；年度财务报表；不动产全部权状及其余债权凭据；人力资源资料；大型活动图片；其余审定须永远保留的文书。2．十五年保留：会计凭据；其余经审定须十五年保留的文书。(其余财务资料的保留限期按有关规定执行)．五年保留：期满或排除的合同协议；结束后的工程一般案、资料；其余经审定须保留五年的文书。．一年保留：部门工作方案及工作总结；结束后的部门恳求报告；结束后无长久保留必需文书。5．全部文件期满销毁后一定保留电子档文件。第三章赏罚一.行政部门对各部门档案管理状况进行不按期检查与评估。二.公司资料属于公司财富，任人不得据为己有和外泄。有以下行为之一，据情节轻重，赐予扣薪办理，构成犯法的依法追查：〔一〕破坏、丧失或私自销毁公司资料；〔二〕私自向外界供给、摘抄公司资料；〔三〕涂改、假造资料；〔四〕未实时上报归档或资料管理不善者。三.对有以下行为的单位或个人，据情节轻重赐予处罚：〔一〕档案管理不切合要求，管理杂乱；〔二〕不按规定归档或许不如期移交档案，以致档案资料破坏、流失；〔三〕涂改、假造、损毁、丧失、故意隐蔽档案；〔四〕明知所保留的档案面对危险而不采纳举措，造成档案损失；〔五〕借阅档案超出归专业资料.还限期，未准时归还档案；〔六〕借阅、复印档案时涂画、拆封、抽换和窜改档案；〔七〕擅自