档案管理制度

第第页档案管理制度为严格公司档案管理，保证档案管理有效性、规范性，特制定如下管理制度。（一）档案管理1.各部门制定的管理规定。2.工程维修保养合同。3.社区文化。4.人事调动。5.主任级以上管理人员的调动、晋级、变动。6.重大事故报告。7.重大采购合同。（二）各部门档案范围1.行政办1）通知、会议纪要、请示、领导讲话、讨论通过的文件、重要照片、社区文化。2）会议记录、纪要、报告。3）公司年度、季度、月份工作计划、总结。4）公司部门经理、系统工调函及任免报告。5）公司重大投诉报告、处理决定。6）通报表扬。7）机构设置、改名称、印章合并和启用，扩大营业范围报告、批复。8）公司颁布的各种规章制度、条例、决定、规定。9）公司简报、信息、通讯及报刊剪辑。10）公司大事记。11）公司固定资产说明书。2.人事行政部1）中级职称、员工技工职称资料。2）员工培训计划、培训实施方案、考核规定。3）上级机关对劳动工资、人事制度的提升、通知、计划。4）员工工作管理办法、方案、规定和实施细则。5）员工的奖励、处分的决定和通报。6）职工调资、转正、定级、考核等文件。7）员工花名册。8）采购合同。3.保安部1）上级公司消防、治安工作，通知、批复等。2）重大消防、治安报告及相关文件。3）分局、保安办、保卫科、消防局授予的先进集体及先进个人称号资料。4.财务部1）上级、本公司关于财务管理，各种费用开支的规定、办法、通知。2）管理费调整的请示、通知。3）上级及本公司关于清点、财税大检查、验收等的通知。5.工程部1）工程维修保养承包合同。2）工程重大技改项目、图纸。3）工程重大事故报告。4）工程重大投诉处理资料。5）外判工程合同。6）重大意外造成的局部损失情况报告。7）维修资料。6.管理部1）合同（防蚁、绿化、清洁）。2）会所等管理规定。3）重大投诉、重大事故处理意见。7.服务中心1）用户资料。2）重大投诉处理意见。3）装修指南。4）用户手册。（三）文件材料归档要求1.各部门在管理工作中形成的文件材料，要根据不同年限要求，归档存放在部门。各部门文员将原件及副件各一份交公司行政办归档。2.文件材料要准确地反映各相管理的相关内容和过程。3.文件材料必须层次分明，符合其形成规律。4.文件材料要符合文件格式及书写标准，禁用圆珠笔、铅笔起草和批改。（四）归档时间1.每年的12月29—30日各部门文员按归档范围将文件集中上报公司行政办统一归档。工程类文件材料在任务完成或工程竣工后一个月内必须整理归档。2.管理工作中的文件材料，应在第二年3月前将上年度超过部门保管期的文件材料归档集中管理。3.公司重大会议和活动的文件材料应在结束后7天内归档。4.会计档案由财务部保存3年，期满后集中管理。5.声像文件材料应在各项活动后将正片和负片随时归档。（五）档案保存期的鉴定1.公司的档案按保存期分为永久和短期两种。划分的基本原则为：2.对公司有长远利益价值的档案应永久保存。3.对公司在一定时期内有利用价值的档案应短期保存，按年限分为1年、2年、3年、5年、10年。4.凡介于两种年限保存期限之间的档案，其保管期限一律从长。5.公司的档案鉴定由档案鉴定小组负责分管档案工作的副总经理或总工程师任组长，人事行政部和各部门有关人员组成鉴定小组。6.鉴定工作一般为2