利用OA协同办公平台,实现财务报销流程化

利用协同办公平台，实现财务报销流程化（大连分公司项管中心孙宏伟张燕）一、 前言随着集团公司炼化板块重组上市以及公司向管理型企业发展的要求，我们公司旧有的各项办公制度也面临着新的挑战。本文以财务的差旅费报销和采购费用报销为例，详细说明了大连分公司信息化管理过程中，依托的OA协同办公平台，用电子化流程取消原有的纸质版报销过程，优化了审批奔波环节，提高了报销效率，节约了办公成本。二、 问题的提出：大连分公司自2009年成立项目管理中心，同年，公司的OA协同办公平台正式启用，公司的信息化管理开始逐步提升。大连分公司项目管理中心领导要求分公司做强本公司的信息化管理，优化各部门系统办公流程，在这样的背景下，项管中心考虑将涉及每个人的财务报销流程实现电子化，简约化，使每个人都能熟悉了解OA平台，加强分公司的信息化管理。大连分公司财务部原有的报销方式是原始的纸质版办公，以差旅费报销为例，采用的是公司印发的报销单，虽然要求出差前到财务部填写费用计划，但由于出差时间紧张，或计划人员不在，以及缺乏有效的监督等其他原因，未能认真的执行先计划成本，后发生实际成本的控制。同样，采购费用报销流程也是这样，由于施工企业的特殊性，主管领导常常需要出差，而出差后就无法手写签字，制约了财务报销的进度，影响了每月发生实际成本的核算。三、利用电子信息化手段优化财务报销流程虽然原来的报销方式存在种种弊端，但是在手工纸质版的办公模式下，却没有有效的方法解决，然而随着信息时代的进步，特别是OA协同办公平台的应用，采用信息化流程却可以有效的将报销方式流程化规范化，实现网上流程，加快报销效率。由此，在大连分公司劳资部、财务部等多部门的配合下，开发了《BDL-大连分公司出差、调遣报销流程》和《BDL-大连分公司采购（费用）报销流程》。流程图及表单如下：1.BDL-大连分公司出差、调遣报销流程图及表单：

中石化.弟十津设有匿公司.大逢分•公司出差.遍造费用报销承2ni.3l-H3-|D肝 卑 懵 况EEA应―;手写:I3M比型1if^a?AJBM?S，：调g：■iCPSditttifl'flw事thniSPii?律TtrHil羿胴*Tf住士降蚤觑钟职止:圈,主至1-~我 际 膝 •哗 慵 1PW*4+IliEMdi珂*■粘KHAlFMWilHR旧计翊汁护M关用金卓悟■讦〔大或A.Rrf5:原凶H■堀外主言旌W芋火5玮2.BDL-大连分公司采购（费用）报销流程图及表单:用于大连始公司主洋I页目部和各聪甫目部空亲购抵的使用O&霸序R流程司诅，心1M".tiIMJHIW—*■2?—>3r—*-4?—r、绐耒2fH>fIfZ.FEA—13主它而胃fl4IU才工+松人（.相4"待E>■■■ >1- :■宣占史5早也争sm—46讦1W卜部苗主也颂g中毗il归百流和误计囹■古百一古甲桧极中石化第十建设有限公司大连分公司采购（费用）报销单二=n- -j- !：■ ■■■■F7-计圳情况1配|汗f5.•.一 矿G若u羊..单价J-kr.汁i-k金领含计11•民币—1|'\?—r1部户尹山十1#|¥Wjt「二与 |S£|区邑M土剽努审棱詈部「臂蜀勃心：i. n四、 实行的效果：大连分公司从2011年开始在大连基地试实施差旅费流程和采购报销单流程，通过与报销实际结合，先后修订了三次，最终于形成定稿，并且编制于大连分公司的财务管理制度中，用于规范财务报销管理。通过一年多的运行，实现了时报时销，高效便捷、成本节约等功能，方便了财务部门成本的有效管理。五、 总结：建议在公司的其他二级单位推广《BDL-大连分公司出差、调遣报销流程》和《BDL-大连分公司采购（费用）报销流程》，这样既避免了广大职工报销费用时找领导签字的奔波之苦，又能解决因报销不及时，财务月结数据不准确的问题。保证了费用支出先计划，后支出的成本控制要求。同时，也适应了公司管理制度化、制度流程化、流程表单化、表单信息化的方针，使报销管理达到全公司范围内的规范化。出师表两汉：诸葛亮先帝创业未半而中道崩殂，今天下三分，益州疲弊，此诚危急存亡之秋也。然侍卫之臣不懈于内，忠志之士忘身于外者，盖追先帝之殊遇，欲报之于陛下也。诚宜开张圣听，以光先帝遗德，恢弘志士之气，不宜妄自菲薄，引喻失义，以塞忠谏之路也。宫中府中，俱为一体；陟罚臧否，不宜异同。若有作奸犯科及为忠善者，宜付有司论其刑赏，以昭陛下平明之理；不宜偏私，使内外异法也。侍中、侍郎郭攸之、费祎、董允等，此皆良实，志虑忠纯，是以先帝简拔以遗陛下：愚以为宫中之事，事无大小，悉以咨之，然后施行，必能裨补阙漏，有所广益。将军向宠，性行淑均，晓畅军事，试用于昔日，先帝称之曰“能”，是以众议举宠为督：愚以为营中之事，悉以咨之，必能使行阵和睦，优劣得所。亲贤臣，远小人，此先汉所以兴隆也；亲小人，远贤臣，此后汉所以倾颓也。先帝在时，每与臣论此事，未尝不叹息痛恨于桓、灵也。侍中、尚书、长史、参军，此悉贞良死节之臣，愿陛下亲之、信之，则汉室之隆，可计日而待也。臣本布衣，躬耕于南阳，苟全性命于乱世，不求闻达于诸侯。先帝不以臣卑鄙，猥自枉屈，三顾臣于草庐之中，咨臣以当世之事，由是感激，遂许先帝以驱驰。后值倾覆，受任于败军之际，奉命于危难之间，尔来二十有一年矣。先帝知臣谨慎，故临崩寄臣以大事也。受命以来，夙夜忧叹，恐托付不效，以伤先帝之明；故五月渡泸，深入不毛。今南方已定，兵甲己足，当奖率三军，北定中原，庶竭驽钝，攘除奸凶，兴复汉室，还于旧都。此臣所以报先帝而忠陛下之职分也。至于斟