物业管理服务项目财务管理工作制度

物业管理服务项目财务管理工作制度为加强项目的财务管理工作，规范项目的财务行为，根据公司实际情况，结合公司财务管理制度，制定本财务管理制度方案。1.财务管理模式及财务人员要求1.1根据物业管理相关法规规定，物业公司的特点是公司本级与各物业服务中心均为不同的利益主体，要分别核算损益情况。公司实行公司和服务中心两级核算体制，公司财务管理部核算本级费用收支情况，各服务中心独立核算，最后由公司财务管理部汇服务中心的财务报表。1.2服务中心原则上设置专职财务人员，负责所在服务中心的日常财务管理工作，行政上由服务中心负责人领导，业务上接受公司本级财务管理部统一管理。1.3财务人员应该具备良好的道德品行及所任岗位相称的专业知识和工作经验，有违反财经法规等不良记录的人员，原则上不得聘任为公司的财务人员。1.4公司领导或服务中心负责人的直系亲属不能担任所在单位的财务负责人和主管会计职务，财务负责人和主管会计的直系亲属不得在所在单位从事出纳或收费员工作。1.5各级财务管理部门应完善岗位设置，严格执行不相容职务相分离的原则。1.6财务人员必须持证上岗，依法从事财务工作。1.7财务人员因各种原因发生工作岗位变动，必须按规定做好工作交接，移交所有财务资料和其他相关管理资料（如各类收款台账等）。未办妥交接手续，不得办理转岗、调动或离职等手续。2.会计核算管理2.1公司本级及各个服务中心虽然不具有独立法人资格，但符合会计主体认定条件，应该独立设账核算。2.2具体会计核算方法和日常财务会计工作管理要求，根据公司财务管理部门制订的内部财务会计工作管理制度进行规范和统一。公司本级财务管理部应做好对下级服务中心财务会计的管理和指导工作。3.资金管理3.1公司资金实行统一管理，服务中心的资金由公司本级统一调度和统筹安1页共10页排。公司所有的银行账户必须由公司本级财务管理部门统一管理，其他部门或服务中心不得以任何名义开立银行账户。3.2公司所有资金必须纳入法定会计账册核算，不得坐收坐支，严禁账外循环和违规设立“小金库”。3.3服务中心的会计和出纳不能由同一人担任。公司本级开具银行支票所需的印章必须由两人或两人以上保管，银行支票印章的保管理人员不得在空白或内容填列不全的支票上盖章。3.4各项资金的支付必须严格按规定权限和程序审批，对于未经规定程序审批或超越权限审批的款项，出纳人员不得支付资金，其他财务人员不得办理相关财务事项。3.5所有资金的支付必须依据有效合同、合法凭据和齐全的手续，并取得合法有效的票据，杜绝白条或不规范凭证、票据支取资金。由于特殊原因暂时未能取得合法、有效票据的，应做好相应台账记录，明确催收责任人和催收期限，因未及时催收给公司带来税务问题或其他不利影响的，应追究责任人的责任。3.6员工因办理业务需要预先借支资金的，必须按照规定在授权范围内审批办理借支手续，相关业务办妥后，应及时报账或退还所借支的资金。3.7公司本级财务管理部门和服务中心应加强对现金的管理和监督，在规定的范围内使用现金，保证库存现金的安全。各服务中心应建立限额备用金制度，对于超出限额的现金应及时存入银行。3.8资金收支必须及时入账，做到日清月结。公司本级及服务中心的财务人员应按月编制银行存款余额调节表和现金盘点表，保证账实相符，出现账实不符情形的必须及时查明原因，分清责任，及时纠正或追究有关人员的责任。4.财务预算管理4.1公司实行预算管理制度，通过财务预算的编制、审批和执行，严格控制各项成本费用开支，确保各项经营计划和财务目标如期实现。财务收支预算的执行情况作为各服务中心经营绩效考核的重要依据。4.2财务预算的编制实行统一组织、逐级落实的原则。各单位应按照公司本级统一的内容、格式、时间节点等要求编制和上报财务预算。2页共10页4.3财务预算的编制应本着实事求是的原则，按照年度工作计划，从本单位的实际情况出发，做到符合公司整体发展规划和预算目标要求，符合开源节流，量入为出的原则。4.4在预算执行过程中，由于客观环境变化、经营计划改变等致使实际情况与预算发生或将要发生重大偏离的，各单位应及时对财务预算提出修订调整意见，按规定报批后执行。5.合同管理5.1财务人员参与合同开标和评审工作，并参与供应商甄选。5.2财务人员应审查合同条款是否有损公司利益，是否符合有关财经政策和财务管理规定，其资金结算及付款方式是否合理等。6.收入、成本、费用6.1公司各种收入均应有合法的依据、凭证，并规定全部纳入法定会计账册核算，及时进行确认和反映，依法缴纳各种税费。6.2公司应建立完善的成本控制管理体系，并按照财务预算严格控制成本费用的开支。成本、费用的支出应真实、合法，并取得有效的原始凭证。7.固定资产管理工作制度为了加强公司固定资产管理，保证固定资产安全与完整，充分发挥固定资产使用效益，根据国家有关制度规定，结合实际情况，制定本规定。公司对为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有且使用寿命超过一个会计年度的有形资产归入固定资产核算。考虑到物业服务日常购置的资产价值偏低，但购置数量多，更换频繁等特点，公司将固定资产的标准定为：使用年限一年以上，单位价值在2000元以上，且不易磨损的资产。为了简化账务处理，对于单项价值较小的固定资产，公司本级及服务中心可以参照低值易耗品的处理方法进行管理和核算。7.1固定资产的分类与计价7.1.1公司固定资产一般分为四类：房屋及建筑物、电子及办公设备、运输设备、其他设备。7.1.2固定资产按历史成本计价。固定资产的成本构成按《企业会计制度》、《企业会计准则－固定资产》等的规定确定。3页共10页7.2固定资产折旧7.2.1固定资产的折旧应按月计提，计提方法一律采用平均年限法。7.2.2固定资产计提折旧的预计残值率统一为4%。7.2.3各类固定资产的折旧年限如下：固定资产类别折旧年限房屋及建筑物20-40年电子及办公设备5年运输设备10年其他设备5年7.2.4公司固定资产折旧政策一般不予变更，除法律或国家有关财务、会计制度、准则等行政法规、规章要求变更外，公司固定资产的折旧方法、折旧年限、残值率等需要变更的，应经过公司审批。7.3固定资产的购建7.3.1固定资产购建实行计划和预算管理。公司于每年制定下年预算的同时，制定固定资产在预算年度内的购建计划。7.3.2固定资产购建计划的制订由行政管理部负责。在年度预算制定过程中，行政管理部应汇总各部门意见，根据公司实际需要，制订下年度购建计划，按程序和权限呈报审批。7.3.3固定资产购建计划经审批后，应将购建费用纳入预算管理。7.3.4新增的固定资产必须办理验收手续，不得未经验收即作入账处理及进行结算。固定资产的验收由行政管理部负责。7.4固定资产的日常管理7.4.1固定资产的日常管理由客服部负责。客服部应设立台帐和卡片，统一编号对固定资产进行登记管理，详细记录固定资产的原值、使用、保存等情况。7.4.2财务管理部应设立总账和按类别设立固定资产明细账对固定资产的增减变化、余额以及折旧情况等进行核算。7.4.3客服部与财务管理部应定期对账，以保证账账相符，账卡相符。7.4.4固定资产购置后，需使用的部门或个人应向行政管理部办理领用手续。4页共10页固定资产使用部门和个人应认真保管好所使用的固定资产，不得擅自出借、出租给其他单位或个人，不得有其他使用不当的行为，所保管的固定资产闲置、发生毁损时应及时向公司行政管理部汇报。7.4.5固定资产在公司内部各部门或服务中心转移和调拨前，必须经总经理（或总经理授权人）审批。7.4.6固定资产使用和管理部门应加强固定资产的维护，需要修理的应及时进行修理。固定资产的维护和修理费用也应实行计划和预算管理。7.4.7各中心、部（室）负责人应对所在区域的固定资产维护情况负全面责任。7.4.8行政管理部应每年会同财务管理部对固定资产盘点清查一次，对盘盈、盘亏及其他账实不符的情况查明原因，分清责任，并于每年年度结算前按有关程序和权限报批处理完毕。7.4.9对未使用、不需用以及其他闲置的固定资产，客服部应及时办理封存手续。7.5固定资产的处置7.5.1固定资产的处置包括无偿调出、出售、盘亏、毁损、报废等。固定资产的处置必须办理报批手续。7.5.2固定资产处置的审批权限按照《**物业发展股份有限公司固定资产报废申请表》执行。7.5.3固定资产盘亏或发生毁损时，由客服部、财务管理部门和固定资产使用部门在分清责任的基础上提出处理意见，由客服部按规定的权限报批。7.5.4固定资产的报废应由使用部门提出，报客服部审核属实后，再由客服部按规定的权限报批。7.5.5固定资产经审批处置后，客服部应及时登记其变动情况，需要办理产权变更手续的应及时办理；财务管理部应及时作有关账务处理。8.会计核算工作制度为了加强项目的会计核算管理，规范项目的会计确认、计量和报告行为，保证会计信息质量，维护投资者和债权人的合法权益，根据《会计法》、《企业会计5页共10页准则》等的规定，结合行业特点和项目的实际情况，制定本制度。物业本级下属各服务中心虽不具有独立法人资格，但符合会计主体认定条件，按照会计主体的相关规定独立设账核算，独立核算盈亏。服务中心原则上设置专职财务人员，负责所在服务中心的日常财务管理工作，专职财务人员包括会计人员、出纳。9.主要会计科目的核算9.1各会计主体应以实际发生的交易或者事项为依据进行会计确认、计量，如实反映符合确认和计量要求的各项会计要素及其他相关信息，保证会计信息真实可靠、内容完整。9.2公司的各会计项目以历史成本计量。9.3公司以人民币为记账本位币。9.4各会计主体应按本制度的规定统一设置和使用会计科目。9.5对于已发生的交易或者事项，各会计主体应当及时进行会计确认和计量，不得提前或者延后。10.资产10.1货币资金包括库存现金和银行存款。会计主体应设置明细账，按照业务发生顺序逐笔登记货币资金的收支情况。10.2库存现金和银行存款收付款业务，原则上要求做到当天结清、当天入账核算。每月末，财务管理部门应组织现金盘点，确保账面现金余额与实存现金一致。盘点结果与账面资金不一致的，应及时查明原因，并及时作相应的处理：10.3属于保管人员责任产生短缺的，应由相关责任人赔偿补足。10.4由于现金收付账务记录不完整或不准确产生差异的，应及时作相应账务调整。10.5确实属于现金溢余的，作为营业外收入核算，或按应退还其他单位或个人的金额作为其他应付款挂账。10.6确实无法查明原因且不能归责于保管人员的现金短缺，按照管理权限经批准后作为管理费用列支。10.7公司的所有银行账户必须由公司本级财务管理部门统一管理，下属各服务中心不得以任何名义开立银行账户。各服务中心的银行收支业务均需通过公6页共10页司本级财务，公司本级出纳应于每月5日前取得所有银行账户上月份的银行对账单，并于每月10日前完成所有银行账户上月份发生额及余额与会计明细账的核对工作，编制银行存款余额调节表。银行存款余额调节表由出纳、会计和财务负责人共同签名确认，与银行对账单一同存档。10.8对于存在未达账或出现发生额不一致等情况的，必须逐笔查明原因，并通过银行存款余额调节表作相应调节，直至银行存款余额调节相符。10.9项目其他应收款等应收款项，应在交易发生取得收据等有效凭证，据以入账核算，单据的开具单位、所盖印章必须与债务人名称一致，无收据等有效凭证或取得的凭证不符合规定的，会计和出纳人员应拒绝办理相关业务。10.10公司对可能发生的坏账损失采用备抵法核算，按期末应收款项（应收账款和其他应收款）余额的5%计提坏账准备；对于公司系统内部的应收款项，除有特殊情况或确切资料证明其回收存在问题需要计提特别坏账准备外，无需计提坏账准备。10.11存货包括已根据计划购置，但当月尚未消耗的维修材料和低值易耗品等，各类存货取得时按实际成本计价，发出时按个别认定法计价。低值易耗品在领用时按一次摊销法摊销；对于材料采购量大，材料进出频繁的服务中心，应相应建立仓管制度，对库存材料的收、发、存进行严格管理。10.12公司对为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有且使用寿命超过一个会计年度的有形资产归入固定资产核算。考虑到物业公司日常购置的资产价值偏低，但购置数量多，更换频繁等特点，公司将固定资产的标准定为：使用年限一年以上，单位价值超过2000元。为了简化账务处理，对于单项价值较小的固定资产，公司及各服务中心可以参照低值易耗品的处理方法进行管理和核算。10.13固定资产按成本进行初始计量，物业公司的固定资产基本都属外购，外购固定资产的成本包括购买价款、相关税费，以及固定资产达到预定可使用状态前所发生的应归属于该项资产的运输费、装卸费、安装费和专业人员服务费等。10.14固定资产折旧采用直线法计算，按各类固定的原值扣除预计净残值（一般为原值的4%，已计提减值准备的固定资产，还扣除已计提的固定资产减值准备累计金额）和估计使用年限确定其折旧率。各类别固定资产的估计使用年7页共10页限为：资产类别估计使用年限房屋及建筑物20-40年运输设备10年电子及办公设备5年其他设备5年每年年末，对固定资产的使用年限、预计净残值进行复核，若有确凿证据证明原先估计的使用年限、预计净残值不准确，如不调整将会影响公司的会计信息质量的，应进行相应的调整。10.15固定资产盘亏，按该资产账面价值扣除可收回的保险或过失人赔偿后的金额计入当期损益，作营业外支出核算。10.16长期股权投资在取得时，按初始投资成本入账。11.负债11.1负债是公司过去的交易或者事项形成的，预期会导致经济利益流出公司的现时义务。按照负债的流动性区分，负债分为流动负债和非流动负债。11.2各会计主体按照合同约定向接受劳务方预先收取的款项，在结转收入前作为预收账款核算，在结转收入时转为经营收入。11.3收楼时，公司替相关部门向业主收取水电周转金、装修押金、有线电视费、产权代办费等款项，不属于预收账款，应作为其他应付款挂账，在实际向有关部门缴付时冲减其他应付款。若按规定或约定这些代收款项部分可以由代收方分成的，在取得分成时作为其他业务收入核算。11.4各服务中心与本级发生的各项“收支”业务往来，均通过“其他应付款-内部资金往来”和“其他应付款-内部科目往来”科目核算。例如，本级替各服务中心发放工资，本级“借：其他应付款-内部资金往来，贷：银行存款”；各服务中心应“借：应付职工薪酬，贷：其他应付款-内部资金往来”。又如，各服务中心将计提的营业税金转本级时，各服务中心“借：经营税金及附加--营业税8页共10页等，贷：内部科目往来”；本级“借：内部科目往来，贷：应交税金—应交营业税等”。11.5各会计主体每月按照薪酬制度及国家规定计提应付给职工或代职工支付的工资、奖金、津贴、职工福利、社会保险费、住房公积金、工会经费、职工教育经费、非货币性福利、辞退福利、股份支付等，应通过应付职工薪酬核算，在实际支付时冲减该科目。11.6对于职工福利费，一般按照实际发生金额列支。公司每月按照工资的一定比例计提，在实际开支时再冲减，年末，对于计提没有使用完毕的职工福利费，将余额全部冲回，调整当期费用。11.7公司按照税法等规定和权责发生制原则计算应交纳的各种税费，通过应交税费科目核算，在实际支付时冲减应交税费科目。按照税法规定需要预缴的各种税费，支付时应在本科目借方反映。12.损益12.1服务中心的收入主要包括物业服务费收入、车场服务费收入、其他多种经营收入、公共收入等，其确认原则为：在物业管理服务已经提供，与物业管理服务相关的经济利益能够流入企业，与物业管理服务相关的成本能够可靠计量时，确认物业管理收入的实现。12.2会计主体应在满足收入确认条件的当期按合同约定的金额确认收入。12.3服务中心收到的滞纳金和违章罚款等，应在收到当期确认为营业外收入。12.4服务中心在划分经营成本和期间费用，以及确定具体的核算科目时，应以这些成本费用的受益对象或归属对象作为主要依据，例如，对于折旧费用，物业服务现场（即服务中心）的各种设备的折旧费用，为了与所取得的营业收入相配比，作为营业成本核算。公司本级为组织和管理经营活动所使用固定资产的折旧费用，应计入管理费用。12.5与营业收入相配比的各种税费，如