文件和资料的管理方案

文件和资料的管理方案（一）流程图：收文（发文）→编号标识→交项目经理阅（审批）→发放、传阅或归档（发送）（二）程序1.文件控制1）文件控制目的：及时获得有效版本的文件，防止误用作废失效的文件，切实用文件指导项目部质量体系运行和组织施工作业。2）文件控制要求：对文件的编制、审核、批准、标识、发放、登记、使用、借阅、修改、换版、作废、回收等实施系统化的管理。2.项目部受控文件范围1）公司质量体系文件2）施工标准、规范3）相关的法令、法规文件4）工程合同、施工图纸、设计变更文件5）施工组织设计、质量计划、技术(安全)交底、质量记录表格等项目部文件3.文件控制的几点操作规定：1）资料员分类建立受控文件目录。2）各专业施工应当在工程施工前和施工过程中，应认真仔细的熟悉图纸、规范及相关文件，发现和实际不符或矛盾的地方，应及时提出修改，并将相关图纸和文件作出修改和变更，以保证文件和资料与工程实际情况的相符性。3）文件更改、作废要在权限范围内进行，实施时应作好标识，防止误用。资料员应根据收到的受控文件及时更新旧的版本，使最近发布的图纸及规范等有效版本能及时运用到工程当中去，并将这些最新的版本及时传递到业主手中。5）收文即登记，发文按规定范围、数量发放，收文人应签名。6）文件借阅、交接应记录。4.文件资料的保管-1-1）加强项目技术资料的管理，适应项目各方面的需要，一定要做好日常各种技术资料的收集、整理、保管工作；2）资料要分门别类堆放整齐，并应有合适箱柜安放；3）做好防火、防潮、防鼠虫、防尘、防盗等保护工作；4）好各种资料的借阅登记工作，并按期归还；5）借阅人对所借档案等负保密责任，不得泄密，遗失和撕毁，严禁在档案上填注、涂改或私自翻印、抽取、拆散和转借，违者追究责任；6）竣工资料由工程技术人员进行整理，并在工程竣工之日前十天，交质量管理处审核确认后移交档案室装订、编目和保管，同时复制一份交业主；7）声像档案是企业档案组成部分，必须收集齐全，规范整理，实行统一管理，维护声像档案的完整与安全。5.竣工图编制、审核与移交：1）编制：竣工图是如实反映施工后安装工程情况的图纸.它是工程竣工验收的重要文件.工程在竣工前，项目经理部将及时组织有各专业技术人员进行测定和绘制，以保证工程档案的完备和满足运行、维修、管理等的需要.所以我公司将力求做到准确、完整；2）审核：竣工图编制后，由项目部主要技术负责人进行审核并签字认可方可移交；3）移交：竣工图编制、审核后，列出移交清单，可按照合同的要求的份数移交给业主代表。6.工程资料控制1）工程资料控制目的：证实工程质量符合规定要求。2）工程资料控制要求：齐全、及时、真实、有效。3）受控工程资料范围：质量体系运行资料、工程质量资料。7.工程资料的填写要求1）工程资料的填写应与工程进度同步，字迹清晰，字体端正，内容要完整、真实、准确，对于缺项的栏目应划去，表格不宜出现空缺栏目。2）工程资料数据或结论等重要词语要更改时采用杠改且在更改处加盖更改-2-人印章或签名确认。3）工程资料必须由相应负责人填、签，不得他人代填、代签。4）工程资料应采用不宜褪色的笔墨，不能使用铅笔、圆珠笔填写，复印或复写必须清晰。8.工程资料的收集、保管和归档：1）项目部材料设备管理负责人定期将物资管理资料移交给资料员保管。2）各专业施工员项目专业施工负责人分类、定期将工程资料移交给资料员保管。3）单位工程结束后，项目部资料员将汇总好的工程资料移交给项目质量部审核。4）工程资料经公司质管处审定符合规定要求后最终由公司档案室组卷，归档保存。5）工程资料移交应办理交接手续。9.工程资料的范畴。工程资料主要包括：1）最终的工程竣工图，竣工图必须能真实反映工程最后的状态。2）设备维护手册和操作手册3）施工管理表格4）物资管理表格5）设备及材料的出厂合格证明6）安装及检验记录表格7）质量验评表格8）试验记录及检测报告9）售后服务说明书，内容包括服务承诺，服务计划，保修期限，承包商的名称、地址、联系电话、传真及电子邮件，以及负责本工程售后服务的负责人