秘书日常事务管理

秘书

日常事务管理1十二章1办公室（秘书）日常事务管理2

第一节保密工作

第二节值班工作

第三节

电话接待工作

第四节

来客接待工作第五节

印章管理

第六节

开具各种信函

第七节

拟写大事记

第八节

领导临时交办的工作2第一节保密工作

秘密，泛指不能公开的事项。国家秘密是关系国家的安全和利益，依照法定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。国家秘密分为绝密、机密、秘密三个等级。

3

（一）保密工作的含义和特点

保密工作，是为达到保密目的所采取的一切手段和措施。保密工作具有封闭性、排他性、利益性、相对性和技术性等特点。4（二）保密工作的意义和方针

1.保密工作意义：关系到国家的安全；关系到社会的稳定；关系到经济和科技的发展；关系到领导工作的成败。2.保密工作的方针是：积极防范，突出重点，既确保国家秘密又便利各项工作。5（三）秘书工作与保密联系秘书工作与保密的联系主要表现在：知密时间早；知密内容多；涉密程度深。（四）保密工作对秘书人员的要求增强保密意识；遵守保密法规；讲究保密艺术。

6（五）秘书应遵守哪些保密纪律

(1)不该说的机密，绝对不说；

(2)不该问的机密，绝对不问；

(3)不该看的机密，绝对不看；

(4)不该记录的机密，绝对不记录；

(5)不在非保密本上记录机密；

(6)不在私人通信中涉及机密；

(7)不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密；

(8)不在不利于保密的地方存放机密文件、资料；

(9)不在普通电话、明码电报、普通邮局、普通信息网上传达机密事项；

(10)不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。7

（六）文书保密工作

文书是秘密的主要载体，文书保密是秘书部门保密的重点之一。文书保密主要包括以下环节：

1.涉密文件的撰制。

2.涉密文件的传递。

3.涉密文件的承办。

4.涉密文件的移交。

5.档案资料的保密。8（七）会议保密工作

秘书在涉密会议的会前、召开期间和涉密会议精神的传达等各个环节都要严格执行保密制度。

1.涉密会议的会前保密准备。（1）对会议的秘密程度要进行恰当的评估。（2）制定好会议保密计划和措施。（3）对会场进行安全检查。（4）要加强会前印制各种文件资料的保密管理。92.涉密会议召开期间的保密管理。（1）对与会者进行保密教育。（2）严格执行保密纪律。（3）运用先进的保密技术，如反窃听技术，反偷拍(摄影、摄像)技术等等。

3.涉密会议精神（会后）的传达要求。会议结束后传达涉密会议精神，应根据会议的密级和规定的传达范围，在有保密条件的地方进行，不得擅自扩大传达范围。

10（八）商业秘密与商务保密

1.商业保密。是指不为公众所知悉，能为权利人带来经济利益、具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。商业秘密的法律特征是：秘密性、经济性和实用性等。2.商务保密的内容和方法商务保密的内容主要有：商业秘密文件和资料的保密；科研技术的保密；经营策略的保密；生产工艺的保密等。商务保密的方法主要有：行政方法；法律方法；经济方法；技术方法等。11（九）其他保密1.通讯保密：增强通讯保密意识；严格执行通讯保密有关制度；尽量采用先进的保密手段和技术。2.涉外保密：主要是在出国参观访问、外事接待两项活动中要严格遵守保密法规和保密纪律。

3.计算机信息系统的安全保密计算机使用前一定要经过技术安全检查；机房选址应安全隐蔽；涉密软盘由保密室统一管理；建立计算机互联网络须将保密措施列入设计方案；淘汰或报废的涉密计算机必须彻底消除机内涉密信息；加强对操作人员的保密教育和管理。12第二节值班工作13值班工作是机关文书部门的日常工作之一，各单位或部门的值班任务都非常庞杂，且各有不同的特点。办理领导交办的事项上传下达，沟通内外处理来函、来电随时掌握领导外出情况协调处理安全保卫工作13第二节值班工作14案例1值班工作布置会议14第二节值班工作15要求

坚守值班岗位

认真处理事务

做好值班记录

加强安全保卫人不离岗人不离机通信联络畅通及时收发信息认真接转电话认真接待来访认真做好记录做好电话记录做好接待记录热情接待来访严格门卫制度加强保密观念值班工作的要求15第二节值班工作16时间日时分—日时分值班人记事待办事项内容承办事项接班人签字处理结果值班日志编号：16第二节值班工作17序号姓名性别单位乘坐车辆携带物品办理事项进门时间出门时间备注外来人员登记表编号：17第二节值班工作18来访人姓名来访人单位接待时间年月日时分—年月日时分内容拟办意见主管领导意见处理结果值班人（签名）接待记录表编号：18第三节电话接待工作19打电话，真的那么简单吗？19第三节电话接待工作202.学会打电话3.学会接电话6.及时处理电话记录5.做好电话记录1.熟悉常用电话号码4.注意电话礼仪电话接待20第三节电话接待工作211.熟悉常用电话号码熟悉本单位电话机的分布情况、各科室电话号码和本单位领导的电话号码熟悉主要业务联系单位的电话号码和近期有业务联系的电话号码工作案头应备电话号码查询资料以供查用21第三节电话接待工作222.学会打电话替上司打给对方上司应在对方上司接电话前将电话递给上司错打电话、错拨号码都要说对不起先确认对方电话号码、单位和具体要通话的人的姓名接通后，先确认对方身份，再报出自己的单位、姓名谈工作前，先明确对方是否有时间，是否方便谈此项事宜22第三节电话接待工作23案例2我找刘老板！23第三节电话接待工作243.学会接电话通完话，不必急于挂机，对方身份高时对方先挂机不清楚的要请对方复述,重要的内容要复述给对方接听电话说：“您好，这里是××公司××部门”谈事情要尽快确认对方单位、姓名和电话事由铃响两三声之间是接听电话的最佳时机找人接电话要问清对方姓名或单位对错打的电话，态度也要和蔼客气24第三节电话接待工作25案例3她能当总经理秘书？25第三节电话接待工作264.注意电话礼仪声音柔和，语气亲切。表述清楚，快慢适中。嘴离话筒别太近，通话时间别太长。问清身份再问好，专属问候更真诚。对方问候应回敬，再问对方有何事。26第三节电话接待工作275.做好电话记录备有格式固定的电话记录本记录要素：5W1Hwhywhatwhenwherewhohow27第三节电话接待工作286.处理电话记录及时整理电话记录根据内容和缓急，送有关领导阅读领导批复后，立即告知相关部门办理一般例行事务，直接答复办理28第四节来客接待工作29来客接待，是指对一切来客、来宾、来访者的接待工作，包括礼貌性的接待工作和所涉及的事务处理工作。29第四节来客接待工作30原则25341“约见”制度一视同仁热情适度礼仪周全上下区分内外有别有始有终始终如一30第四节来客接待工作311.坚持“约见”制度来客可以约见秘书，也可以约见领导或其他有关部门接待人员按约定准备好接待工作态度热情简单事务尽量办好，复杂事务按程序登记示意对方来访要预约有约接待无约接待31第四节来客接待工作322.坚持一视同仁1）来客光临，接待人员要马上放下手头工作，面带微笑，起身站立，问候并接待。2）若是到接待室相见，接待人员要守时、迅速、步履轻快地走进接待室，轻声问：“哪位是×先生（小姐）？”确认后，马上自我介绍：“您好！我是××部门的××。”3）可称来客“同志”、“先生”、小姐”、“女士”，也可称对方的职务或职业。4）握手礼节不可忽视。32第四节来客接待工作332.坚持一视同仁握手礼节：站立伸右手，摘去手套。不便握手时，面带歉意说明。对不明身份的来客，先伸手；对身份较高的，可不主动伸手。手掌递向对方，力度适当握住，三五秒内放手。33第四节来客接待工作343.坚持热情适度、礼仪周全接待人员应时刻清楚：来访者是本公司、本单位的客人，自己只是代表公司做接待工作，接待工作的核心是明确客人来意，尽快处理事宜。确认需要引见的，接待人员要先与其联系。要求见自己的领导、上司的来客，一般应坚持事先约定的原则。34第四节来客接待工作353.坚持热情适度、礼仪周全1）需要稍候被会见的客人和直接由秘书接谈的客人，都应受到及时的热情招待。2）确认身份后，马上为来客让座或让进会客室，尽量选一个便于谈话的安静环境。3）及时为来客斟水，水杯用前一定要当着客人的面烫净，最好用一次性纸杯。可以询问客人习惯饮何种饮品。4）对等待其他人会见的来客，秘书不一定陪聊，可以送上报纸、杂志等。35第三节来客接待工作363.坚持热情适度、礼仪周全5）接谈前准备好记录工具，耐心倾听、仔细询问。对能答复、能办妥的事，尽量答复、办妥；不能答复的，做周到解释；不能办妥的，约定下次协商时间或办妥时限。6）来客告辞，要起身相送。一般领导、上司约见的客人也可由秘书送出。对一般客人，可只送到楼梯口或电梯处，为客人叫电梯并陪客人等电梯，握别后，目送客人乘电梯或走下楼梯；对尊贵的客人，送至大厅门口或办公楼外，甚至要为客人叫好出租车，握别后，要目送客人离去再返身。36第四节来客接待工作373.坚持热情适度、礼仪周全引导客人到其他地方时：注意一般应走在客人左前方数步主动为客人开门,走旋转门不要与客人同走一扇将办公桌上的文书收拾好再离开无人服务电梯先进后出,有人服务电梯后进后出37第四节来客接待工作383.坚持热情适度、礼仪周全为来客引见介绍时：站立介绍，尽量不要背对任何一位引见介绍完，稍事服务微笑退出，面向室内关门细心地记住别人介绍给你的每一位被尊敬、被照顾的一方应先知道自己见到的是谁以手势帮助介绍,手臂向被介绍者微伸，手心向上介绍被介绍人的单位职务尽量简明38第四节来客接待工作394.坚持有始有终、始终如一不能因为初次接触一个陌生的来客而冷漠、拘谨，也不能因为仅仅是工作中一面之交而人走茶凉。随时准备放下手头工作，热情接待来客不因个人感情影响对来客的礼仪和态度认真做好接待记录，对每一位来客的事项应有妥当的交待态度和蔼、诚恳，接谈认真负责，介绍情况实在、有分寸39第四节来客接待工作405.坚持上下区分、内外有别上下区分：根据来客来访者的单位与本单位的上下级关系，接待工作要有区分。上级单位平级或不相隶属单位新闻媒体下级单位40第四节来客接待工作415.坚持上下区分、内外有别接待上级单位陪同中秘书不主谈，不问不谈不可在本单位领导面前向上级领导评价本单位工作特殊情况需要汇报的，要实事求是，听取指示时要认真记录。秘书负责最初接待和会晤服务，是否陪同则由单位领导决定41第四节来客接待工作425.坚持上下区分、内外有别接待热情，注意联络感情秘书不擅自做主，明确表示要汇报给领导才能决定对方是领导应由领导接待，领导不在可由秘书接待接待平级单位42第三节来客接待工作435.坚持上下区分、内外有别一般情况应主要由秘书接待、接谈工作属其他职能部门的做好介绍转办工作职权范围内的问题要尽量解决，难以解决的要请示领导对不清楚的问题不擅自作答接待下级单位43第三节来客接待工作445.坚持上下区分、内外有别要热情配合，为其提供方便一般情况都是由秘书部门主要做接待工作接待新闻媒体没有把握的问题不擅自主张决定44第四节来客接待工作455.坚持上下区分、内外有别内外有别：在礼仪和接待原则上，区别对待外国友人和本国人。按国家或地方单位的统一规定办理接待平等对待来宾，尊重是互相的，随俗也是互相的遵守重礼仪、讲实效的原则尤其要遵守保密原则45第五节印章管理46掌管印章是办公室一项重要日常工作。印章公章专用章手章46第五节印章管理47公章公章是一个机关、单位或社会组织的正式印章，是其具有合法性的标志，是行使其职权的凭信。公章一般由上级制发，如需自行刻制必须报经公安机关批准，并在指定处刻制。47第五节印章管理48专用章专用章是为某种专门业务刻制的印章，如“财务专用章”，“合同专用章”等，它不代表机关、单位，只反映某项专门业务内容和一定的业务权力。专用章可以是圆形，也可以是椭圆形、方形、菱形或长方形。48第五节印章管理49手章手章是机关、单位主要负责人的图章和签名章，它代表法人，象征职权，因此具有权威性。有些文件、事项、手续，如银行借贷、财务报告和决算、签订合同等，除盖公章和专用章外，还须盖负责人手章才能生效。49第五节印章管理50形状质料尺寸图案印文印章的样式50第五节印章管理51印章的形状党政机关、企事业单位、社会团体的正式印章一律为正圆形。其他公务专用章可视情况而定，一般有正方形、长方形、三角形、椭圆形等。51第五节印章管理52印章的印文正式印章必须使用单位的法定名称，名称过长可用规范化简称。必须使用国务院规范简化汉字，宋体，自左而右环行排列。民族自治区的人民政府印章应并刊汉字和通用民族文字。领导人签章由个人习惯而定。52第五节印章管理53印章的图案县及县以上各级人民代表大会常务委员会、人民政府、人民法院、人民检察院、专门人民法院、专门人民检察院及驻外使领馆等的正式印章中央刻国徽。国务院各部门和地方各级国家行政机关所属单位、行政公署、乡、镇人民政府及企事业单位、社会团体的正式印章中央刻五角星。党各级机关的印章中央刻党徽。53第五节印章管理54印章的尺寸国务院正式印章直径6cm；省、部级政府机关直径5cm；副部级、地、市、州、县及市辖区人民政府机关直径4.5cm；其他机关、部门、企事业单位及驻外使领馆直径4.2cm。党的机关的正式印章尺寸一般与同级行政机关的正式印章相同。国务院的钢印直径4.2cm，其他单位钢印直径3.5cm—4.2cm。54第五节印章管理55案例4签章？没那么容易55第五节印章管理56印章的应用要注意：要求具体内容管理印章要有制度对什么情况用公章、专用章或负责人印章都要有明确规定，并且责成专人管理和使用，未经上级批准，任何人不得管理和使用印章。使用印章要慎重要有批准手续，并进行登记。登记项目有用章日期、用章单位、用章经手人、用章事由、用章批准人、用章印数等。使用印章前认真检查看手续是否齐全，材料是否完备，对不合法和不合手续的可以提出异议，甚至拒绝用印。盖章位置准确要印在文件日期上方，做到上不压正文、下要骑年盖月，印文字迹要端正清晰。妥善保管印章须放在安全可靠的地方，并随时上锁。节假日须加贴封条，以防被盗。如发现被盗，要马上报案，并迅速通报有关方面。56第五节印章管理5757第六节开具各种信函58信函25341介绍信证明信推荐信聘书邀请函58第六节开具各种信函59（一）介绍信介绍信是机关团体、企事业单位的人员与其他单位或个人联系工作、了解情况、洽谈业务、参加各种社会活动使用的一种专用书信。介绍信的种类：

（1）用一般公文纸书写的介绍信

（2）打印成文，不留存根的印刷介绍信

（3）打印成文，带存根的印刷介绍信59第六节开具各种信函60内容具体要求上款

指对方单位的名称或对方负责同志的称呼。上款要单独起一行，顶格书写，称呼后加冒号介绍事项

包括：持介绍信者的姓名、年龄、身份。如被介绍的不只一人，则须注明人数。然后写接洽、联系什么事情，有什么希望和要求。当事项涉及一定保密范围时，还须注明联系人的政治面貌、职务、级别等落款

写开具介绍信的单位名称和开具介绍信的日期，并加盖公章附注

一般写介绍信的有效期限介绍信的写作60第六节开具各种信函61（1）书信式介绍信介绍信××公司负责同志:今介绍我所副研究员何涛、高级工程师陈锦二位同志前往贵公司洽谈有关合作的具体事宜，请予接待。此致敬礼!

××实用技术研究所（盖公章）×年×月×日61第六节开具各种信函62附注62第六节开具各种信函63（2）不带存根的印刷介绍信××市××局介绍信___负责同志：兹介绍_____同志前往你处________事宜，请接洽并予协助。（有效期___天）

××市××局（盖章）

×年×月×日63第六节开具各种信函64（3）带存根的印刷介绍信64第六节开具各种信函65任务一：

任选主题，开具一份不带存根的印刷介绍信。65第六节开具各种信函66（二）证明信证明信是证明一个人的身份、经历或一件事情的真实情况的专用书信。证明信的种类：

（1）内容：以组织名义、以个人名义

（2）格式：固定形式、非固定形式

（3）用途：证件式、作为材料存入档案、证明证件丢失等情况66第六节开具各种信函67标题上款正文落款在第一行中间冠以“证明信”或“证明书”，或写明“关于×××同志××情况的证明”顶格写上需要证明的单位名称之后加冒号另起一行空两格写明被证明事项的全部事实。写完后，另起一行空两格写特此证明

在正文右下方署上证明单位名称，并加盖公章或私章，否则证明无效证明信的写作67第六节开具各种信函68开具证明信的注意事项实事求是，字必有据，用语准确，不可含糊其辞书写时不能用红笔或铅笔，必须使用钢笔或毛笔如有涂改，需在涂改处加盖公章，或印上证明人的指纹所拟证明信应予登记，留有存根或底稿，以备查考邮寄证明信应使用挂号方式，以免丢失68第六节开具各种信函69（1）固定式证明信

证明信×校办字×号

兹证明我校××同志（男），因公到___，请解决交通、住宿问题。特此证明

××××（盖章）

××××年×月×日69第六节开具各种信函70（2）作为证件用的证明信

证明信

我厂工程师×××同志，技术员×××同志，前往湖南、广东、安徽等省，检查并修理我厂出产的××牌热水器，希有关单位给予帮助。

特此证明

××省××市×××厂（公章）

××××年×月×日70第六节开具各种信函71（3）作为材料存入档案的证明信

证明信××大学党支部：

×年×月×日来信收到。根据信中要求，现将你校××同志的爱人、××同志的情况介绍如下：

××同志，现年××岁，中共党员，是我校中文系教师。该同志的家庭历史以及社会关系均清楚。该同志对教学工作认真负责，近年来多次被评为市级模范教师。特此证明

××省××市××大学党支部（公章）二○○二年×月×日71第六节开具各种信函72（4）个人出具的证明信

证明信××局负责同志：王××原为校中文系××级学生，曾担任前学生会主席职务，在校期间，该生遵守学校各项规章制度，没有参与任何不利于安定团结的活动。特此证明

证明人：李××

二○○二年×月×日72第六节开具各种信函73任务二：

任选主题，开具一份个人出具的证明信。73第六节开具各种信函74（三）推荐信推荐信是一种向用人单位荐举人才的书信。要把被推荐人的基本情况以及要推荐或自荐的理由写清楚。要全面、实事求是地介绍被推荐人的情况，以客观、公正的态度向用人单位提供真实情况。如果以个人名义写推荐信，要在信中介绍自己的身份，说明自己与被推荐人的关系。74第六节开具各种信函75（四）邀请函邀请函也称为请柬，是邀请对方前来参加会议、学术报告以及开业庆典、展览等活动的一种专用书信。75第六节开具各种信函76内容具体要求标题在封面或第一行中间写“邀请函”字样上款被邀请单位（或个人）名称单占一行，顶格书写正文写活动内容、时间、地点落款邀请单位（或个人）名称、发出邀请的日期邀请函的写作76第六节开具各种信函77邀请函尊敬的×××教授：本学会决定于××××年×月×日在省城华祥宾馆举办民间文学理论报告会。恭请您就有关民间文学的现状与发展发表高见。务请出席。顺祝健康!