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文档简介
档案管理办法一、总则为做好档案管理工作,提高文书、建筑工程档案管理质量,更好地为公司服务,为国家积累档案史料。对在经营管理活动中,直接形成有保存价值的文件材料、建筑工程资料、电子文档及各种载体等进行归档。根据《中华人民共和国档案法》和国家关于档案工作的有关规定,结合我司的实际情况特制定本办法。二、档案管理的职责(一)集中统一管理文件材料、建筑工程资料、电子文档及各种载体的档案;(二)按照档案工作业务规范接收、收集、管理、保管档案资料;(三)严格执行国家和公司的保密制度,确保档案的完整与安全;(四)组织安排对已超过保管期限的档案资料进行签定、销毁。三、档案的接收(一)上级机关颁发的属于本公司要贯彻执行的文件;(二)上级机关召开的需要贯彻执行的会议主要文件材料;(三)上级机关转发本公司的文件;(四)代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本;(五)本公司制定的(包括转发及其他公司联合发的)各种正式文件的签发稿、印制本以及重要文件的修改稿。如:决定、规定、通知、制度等;(六)公司的请示与上级机关的批复文件;(七)公司各项重要会议的会议记录、会议纪要和其他相关文件;(八)公司部门在经营活动形成的工作计划、总结、报告等文件;(九)公司在经营活动中形成的合同,协议及相应的审报、审批材料;(十)公司在各项业务过程中形成的有关文件、图纸等材料;(十一)公司在征用土地、建设项目、工程施工、竣工的文件资料;(十二)公司领导的任免、员工的录用、专用技术职务评定、聘任、定级、调资及奖、惩等文件材料;(十三)公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册。四、归档文件整理与立卷(一)归档文件的整理原则是:遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系、区分不同保存价值,便于保管和查找利用。(二)归档文件的管理以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复印件为一件,转发文与被转发文为一件,来文与复文为一件,请示与批复为一件,报告与批示为一件。(三)归档文件的质量要求1、归档文件材料应齐全完整。已破损文件应予以修整,字迹模糊或易褪色的文件应进行复制;2、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。(四)归档文件的整理和立卷方法1、立卷的方法依据文件的问题特征、时间特征以及收发文件特征进行,根据公司档案的特点、采用年度——保管期限分类法进行整理归档;2、档案管理员应在每年年度开始前,对具有保存价值文件归档;3、排列方法按事由排列、时间、重要程序等作为参考因素。可根据实际情况选用;4、参照2006年12月18日国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,我司的文书档案保管期限分为永久、30年、10年。(1)凡是反映公司主要经营活动和基本历史面貌,需要永久保存。(2)凡是反映公司一般工作活动,在较长时间内对本公司工作有查考利用价值的文件材料,列为30年保管。(3)凡是在较短时间内对公司有参考利用价值的文件材料,列为10年保管。5、归档文件以“件”为单位。并编写文件目录。6、归档文件的编号(1)在归档文件(即“件”)的首页上端空白处加盖归档章。(2)归档文件的编号:应按保管期限,分别设流水号(即:同一年度内、同一个保管期限内从“1”开始逐件编流水号)。(3)流水号的填写:流水号写在归档章“室编件号”的框格内。7、档案盒的填写:封面只写“全宗名称”;盒背只写保管期限和起止件号。五、档案的保管1、公司全体员工应加强档案管理意识,注意收集公司在工作活动中形成的有保存价值的各类文件材料;2、为了保证档案材料的齐全,任何个人不得私自保存应归档的文件材料;3、档案管理员对收进、移出的档案必须进行登记,并及时归档和分类编目;4、档案存放地点要安全可靠,并应采取必要的措施对不同介质的档案妥善保存。根据需要建立专用档案室和配备足够的档案装具。档案室力求配备防盗、防火、防潮、防虫等设施。必须有专人负责管理。六、档案的查(借)阅1、档案的利用是档案管理的目的。为了便于查找和利用,档案管理员要熟悉存储档案的情况,便于为员工服务。2、员工因工作需要借阅或复印档案时,要办理有关手续后才可借阅。(1)对一般档案文件,如为借阅人经办的文件,在《档案借阅登记本》登记后,可直接查阅或复印。非借阅人经办的文件,应经部门负责人确认,办公室负责人同意后方可办理借阅手续;(2)外来人员查阅档案资料,须经公司法人代表批准后,方可办理借阅手续;(3)涉及公司经营秘密的文件材料、重要证件,应填写《档案借阅申请单》,经部门负责人确认,报公司法人代表批准后方可借阅。对涉密的文件资料,不允许复印。七、档案的鉴定和销毁1、档案管理员应根据单位规定的档案保管期限,会同有关业务人员,定期对超过保管期限的档案进行鉴定;2、档案的鉴定应在公司法人代表的主持下,成立鉴定小组共同进行。对超过保管期限确无保存价值的档案编制清单,经公司法人代表批准后销毁;3、销毁档案时,应指定两人负责监销,防止档案遗失或漏销,销毁完毕,监销人员
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