国有企业公司档案工作管理办法 模版

公司档案工作管理办法第一章总则第一条为进一步提高公司（以下简称集团公司）档案工作管理水平，科学有效地保存、管理和开发、利用好档案，根据†中华人民共和国档案法‡、†中华人民共和国档案法实施办法‡以及†企业档案工作规范‡（DA/T42）等法律法规，结合集团公司档案工作实际，特制定本办法。第二条集团公司档案是指集团公司总部及其所属各全资、控股子公司（以下简称各子公司）在从事各项职能活动中直接形成的具有保存价值的各种文字材料、电子文件、图表、声像材料以及其他不同载体、不同形式的历史记录。第三条集团公司档案工作的基本任务是贯彻执行党和国家及上级主管部门关于档案工作的法律、法规和各项方针、政策，按照统一领导、分级管理的原则，确保集团公司档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。第四条集团公司档案工作是集团公司各项管理工作的重要组成部分，是维护集团公司和各子公司经济利益、合法权益、历史真实面貌的重要工作。集团公司各子公司必须加强对档案工作的领导，保证机构、人员、经费和设施、设备等必备条件适应档案工作发展的需要，并坚持以下工作原则：坚持将档案工作纳入到单位工作计划，纳入到领导工作议事日程，纳入到单位职工的经济责任制和岗位责任制中；坚持档案人员参加产品定型、科研课题鉴定、设备仪器开箱和基建工程竣工验收；坚持下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步。第五条档案工作必须严格遵守国家和集团公司保密规定，加强对各个工作环节的管理，确保国家秘密载体的安全。第二章档案工作管理体制、机构和职责第六条集团公司档案实行二级管理，即：集团公司、集团公司各全资、控股二级子公司。第七条集团公司总经理办公室是集团公司档案工作的业务归口管理部门，负责对集团公司全系统档案工作进行统筹规划，组织协调，在档案业务上接受国务院国资委、国家档案局和有关上级主管部门的监督、指导。主要职责是：宣传贯彻党和国家有关档案工作的方针、政策、法律、法规以及上级主管部门关于档案工作的各项规章、制度；组织制定集团公司档案工作管理办法，建立健全集团公司档案工作各项规章制度、标准和技术规范，并对贯彻执行情况进行监督、检查和指导；负责组织编制集团公司档案工作的发展规划和工作计划，统一部署、组织实施；负责对集团公司各子公司的档案工作进行监督、检查和业务指导，组织有关总结、评比和表彰；负责集团公司主管的重点工程项目（重点型号产品、科学技术研究课题、基本建设工程、技术改造工程等）档案资料的归口管理及档案的验收管理工作，确保各种文件材料的完整、准确、系统、安全和有效利用；负责各相关子公司在资产和产权变动时，档案处臵工作的监督、检查和指导；负责组织并指导集团公司各子公司档案科研、档案保护、档案编纂、档案宣传及档案科技成果推广、国际交流，做好档案人员的教育培训工作；负责集团公司档案管理科学化、档案管理现代化和档案信息化建设的统一规划，制定实施方案，并组织实施；负责档案的对外公布以及档案统计年报工作；负责与有关档案学会联系，组织好集团公司系统档案学术交流活动，并负责集团公司档案科技成果奖的推荐工作；负责组织开展集团公司档案工作地区协作组的活动，制定工作章程并指导相关工作；负责集团公司总部档案的收集、整理、保管和有效利用；对总部各部门的档案工作进行监督、检查和业务指导；完成国务院国资委、国家档案局及有关上级主管部门和集团公司领导交办的其它工作。第八条集团公司各全资、控股二级子公司应依法履行档案工作管理职能，明确一名公司负责人主管档案工作，建立与本公司工作相适应的档案管理机构，发挥档案工作行政管理和保管利用的双重职能，对本公司档案进行集中统一管理。集团公司各全资、控股二级子公司档案管理的职责如下：贯彻执行党和国家有关档案工作的法律、法规以及集团公司档案工作的规章、制度、办法等；负责制定本公司档案工作的实施细则，建立健全各项规章制度，并对执行情况进行监督、检查；负责制定本公司档案工作发展规划和工作计划，统一部署，组织实施；负责本公司各类档案的收集、整理、保管、鉴定和有效利用；负责对本公司所属各全资、控股子公司的档案工作进行监督、检查、指导和考核；负责对本公司保管的档案进行信息开发和利用，并组织本公司档案统计年报工作；负责本公司所承担的工程项目（重点型号产品、科学技术研究课题、基本建设工程、技术改造工程等）档案资料的组织协调和验收；负责本公司档案现代化工作研究和电子档案管理工作；负责本公司档案资料的安全、保密和档案资产管理，维护本公司的合法权益；负责本公司档案工作经验交流和业务培训；负责本公司史志编纂；参加集团公司地区协作组活动，组织开展档案学术研究和交流活动；完成集团公司交办的其它任务。第三章档案人员管理第九条集团公司总经理办公室配备专职档案管理人员对全系统的档案工作进行统筹管理。集团公司各子公司要配备适应档案综合管理需要的专、兼职档案人员，统一管理本公司档案。档案人员应当政治可靠，忠于职守，熟悉业务，遵守纪律，严守国家、企业秘密，应具备档案专业或其他相关专业大专以上学历。档案人员应保持相对稳定。档案人员调动工作时，需对其所管理的档案进行全面核对，核对无误方能办理交接调动手续。第十条集团公司各子公司档案部门的主要负责人应具备中级以上专业技术职称，有一定的学识水平和工作能力。第十一条档案人员属于专业技术管理人员，按档案系列或工程技术系列评聘专业技术职称。第十二条档案人员应接受档案和相关专业知识的培训，经考核合格后方能上岗。其业务能力的考核、专业技术职务的评定和晋升，按国家、集团公司有关规定执行。第四章文件材料的归档工作第十三条集团公司各子公司文件材料的形成、积累、整理、立卷、归档工作要纳入科研、生产、建设、经营管理等工作的管理制度和工作程序，要纳入本公司有关领导和有关人员的岗位职责或经济责任制。第十四条在科研项目、建设项目或其他技术项目鉴定、验收时，应由档案部门预先对应归档的文件材料进行验收。凡文件材料未归档或归档质量不符合标准要求的，必须限期整改，否则视同未完成任务，不能进行鉴定、验收。第十五条凡在科研、生产、建设、经营、外事及党政管理等各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，均应向档案部门归档。任何公司和个人不得将应归档的文件材料据为己有或拒绝归档。第十六条因公出国学习考察和组织重要会议、活动所形成的文件材料，应由当事人在考察活动、会议结束后及时归档。第十七条中断、下马项目的文件材料，应按要求及时做好整理归档工作。第十八条外协项目或与外单位合作的项目，应在合同中明确文件材料移交内容，在项目验收时必须同时保证文件材料的齐全完整。第十九条文件材料一般归档一份，重要的和使用频繁的可酌情增加份数。第二十条归档的文件材料，必须是原件，按归档要求整理立卷，确定保管期限。做到完整、准确、系统，签署手续齐全。档案制成材料及粘贴、装订等应符合档案保护的技术要求。第二十一条加强对电子文件的收集与归档。应用计算机辅助设计（英文简称：CAD）和计算机辅助制造（英文简称：CAM）产生的电子文件，其文件的收集与归档按国家和集团公司有关标准、规定执行。第五章档案的管理第二十二条集团公司各子公司应贯彻国家和集团公司有关规定，按照集中统一管理原则建立健全管理制度，落实管理职责，确保本公司档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。第二十三条集团公司各子公司要加强对重大建设项目档案的管理。项目档案是指从项目立项、可行性研究、勘察设计、施工、生产准备到竣工投产（使用）的全过程中，形成的应当归档保存的各种载体形式的文件材料。项目档案既是项目建设的历史记录，又是项目建设及竣工投产、交付使用的必备条件，同时也是项目投产后运行、维修、管理、改扩建等工作的主要依据和凭证。集团公司各子公司要建立健全项目档案工作的各项管理制度，明确项目档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制，并进行考核。要坚持档案工作与项目建设同步进行，加强过程管理，保证建设项目档案的完整、准确、系统。第二十四条集团公司各子公司在企业改制、重组的过程中，应将企业档案处臵工作纳入国有资产与产权变动工作程序，作为公司资产与产权变动工作中的一项重要内容，与企业资产评估、企业清算、合同协议签订、工作交接等事项同步进行，并安排企业档案部门参与此项工作，负责档案的处臵工作。第二十五条集团公司各子公司应建立健全档案的鉴定与销毁制度，定期对档案的保存价值进行鉴定，对失去保存价值的档案材料进行销毁，配合本公司保密管理部门对超过保密期限的档案材料进行密级调整工作。进行档案鉴定时，应组成由本公司档案部门及有关业务部门参加的档案鉴定委员会或档案鉴定小组，判定档案材料的存毁。销毁失去保存价值的档案应登记造册，经主管档案的领导批准，并呈报上一级档案部门或有关部门审批后实施，严禁擅自销毁档案资料。第二十六条集团公司各子公司应当建立档案工作统计和报告制度，在认真分析研究的基础上撰写统计工作情况报告，并按有关规定上报统计材料。第二十七条集团公司各子公司应根据本公司的实际情况，设臵档案库房集中统一管理本公司档案，档案库房要与办公室、阅览室、计算机房分开。库房有防火、防盗、防渍、防磁、防虫害等安全措施，防止档案的破损、褪色和霉变，严禁在危房和不安全的环境中保管档案。新建或扩建档案库房应符合†档案馆建设标准‡（建标103）的规定。集团公司各子公司要建立档案保管定期检查制度，并做好检查记录，对破损、字迹模糊或变质的档案材料，应及时进行修补、托裱或复制。第二十八条工作人员调动、离职及退休前，必须清理移交在工作中形成的所有文件材料，不得据为己有、随意销毁或私自带到其他公司。第二十九条集团公司各子公司应使用计算机技术和网络技术改进档案管理方式，按照国家及集团公司制定的相关规定、标准，做好电子文件和电子档案的管理工作，并采取有效防护措施，确保档案信息安全。第六章档案的利用第三十条档案部门要编制两种以上的检索工具，并采用先进技术手段，及时、准确地提供档案信息服务。要注重档案信息的深层次加工，为领导决策和其他各项工作需要提供有价值的档案信息服务，促进档案信息向现实生产力转化。第三十一条对有技术保护要求的档案，要建立技术保护制度，限定使用范围、授权单位或授权人及保护年限，按有关法规和技术保护要求办理档案利用事宜。第三十二条借阅和复制档案要遵守有关制度和规定，严格履行批准手续。提供涉密档案要严格执行有关保密规定。第七章档案工作经费第三十三条集团公司各子公司要把档案工作经费列入本公司的财务预算，每年根据工作任务情况按比例安排一定数额的经费，保证档案工作的正常开展。第三十四条档案库房建设、设备购臵和档案检测与档案专职人员健康保护所需经费，按财政法规及各级有关财务规章制度执行。第三十五条各类档案的保管费用、业务指导费用、档案信息资源开发费用从相关业务和管理经费中支出。第三十六条集团公司各子公司档案人员培训费从本公司教育经费中支出。第三十七条档案编研和课题研究经费按有关渠道立项，从科研经费中支出。第八章奖惩第三十八条符合下列条件之一的公司和个人，应予表彰和奖励：（一）在档案的收集、整理、开发利用等业务基础工作中做出显著成绩的；（二）对档案保护和现代化管理做出显著成绩的；（三）在档案科技进步方面做出重要贡献的；（四）主动将重要或珍贵档案捐赠给国家的；（五）同违反档案法律法规行为作坚决斗争并表现突出的。第三十九条集团公司各子公司档案管理机构要经常对本公司档案工作进行监督、检查。对有下列行为之一者，应当责令限期改正；情节严重的，由公司对直接负责的主管人员或其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。拒绝按照国家和集团公司的规定对本公司各类档案实行集中统一管理的；损毁、丢失档案的；擅自提供、抄录、公布、销毁档案的；涂改、伪造档案的；倒卖档案牟利或者擅自将档案卖给、送给外国人的；将公