公文写作技巧篇课件

公文写作技巧商务公文写作基础知识13商务公文写作技巧2商务公文写作规范一、商务公文写作基础知识1.公文的定义

2.公文的特点

3.公文的种类

4.公文常用词汇

5.公文结构用语公文特点权威性首先，由法定的作者制成和发布；其次，无论是事实、数字还是各种意见、结论，一旦进入正式公文，就不能任意更改、解释、否定；第三，公文是机关、团体、组织开展工作的依据。规范性公文的撰写和处理，从起草到成文，到收发、传递、分办、立卷、归档、销毁等等，都有一套规范化的制度。另外，公文具有特定的体式。其文体、结构、用纸的尺寸、文件标记都有统一的规定。工具性公文是各机关、团体、组织在公务管理过程中最经常、最大量使用的一种工具。公务管理的方法很多，而最科学最正规的方法是利用公文。公文种类从行文关系上一般划分有三种。行文是指一个机关给另一机关的发文。下级向它所属的上级领导机关的行文，即自下而上的行文。如报告、请示。上级领导机关给其所属的下级机关的行文，即自上而下的行文。如命令、决定、指示、批复等。同级机关或者互不隶属机关之间的行文。如函是最典型的平行文。下级向它所属的上级领导机关的行文，即自下而上的行文。如报告、请示。上级领导机关给其所属的下级机关的行文，即自上而下的行文。如命令、决定、指示、批复等。同级机关或者互不隶属机关之间的行文。如函是最典型的平行文。上行文下行文平行文公文种类

从具体的文种来看，根据2000年8月24日，国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》的规定，有下列13个文种：命令（令）；议案；决定；指示；公告、通告；通知；通报；报告；请示；批复；函；会议纪要。公文种类

根据东航股份公司目前涉及到的公文主要有以下几种：1、决定，适用于对重要事项和重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项等。2、意见，适用于对重要问题提出见解和处理方法。3、通知，适用于发布规章制度；转发上级单位和不相隶属单位的公文；批转下级单位的公文；传达要求下级单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免人员。公文格式及常用的词汇

发文机关发文字号标题主送机关落款主题词抄送机关

公文结构用语

一是开头用语：用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。如：为（了）、关于、由于、对于、根据、按（遵、依）照、据、查、奉、兹等。二是结尾用语：如：为要（盼）、特此通知（报告、函告）等。三是过渡用语：如：为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述等。四是经办用语：如：经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。五是称谓用语：有第一人称：我、本；第二人称：你、贵；第三人称：该；等等。

二、商务公文写作规范1.请示

2.报告

3.通知

4.函

5.会议纪要请示的结构、内容和写法标题（机关+事由+文种、事由+文种）如：关于开展上半年产品质量评比工作的请示主送机关（只有一个主送机关，不能多头请示，不要越级请示）

正文请示缘由+请示事项（一文一事）

结语（妥否，请批示；当否，请批准为核）

单位成文时间报告的结构、内容和写法标题（机关+事由+文种、事由+文种）如：××公司上半年各类产品质量评比工作的报告主送机关（可以一个，也可多个）

正文开头：（交待缘由、目的、意义、依据）主体：（陈述说明报告事项）

结语（特此报告、专此报告、以上报告请审阅）

单位成文时间通知的结构、内容和写法标题（机关+事由+文种、事由+文种、文种）如：通知

正文（一般写法）通知的缘由、根据＋通知事项＋执行要求

结语（特此通知）

单位成文时间

写通知一般采用条款式行文，可以简明扼要，使被通知者能一目了然，便于遵照执行。函的结构、内容和写法

1、标题：发函用《关于XXXX的函》

复函用《关于XXXX的复函》

正式公函，应在标题下方标注发文字号。2、主送单位：发函可多头，复函主送来函单位。3、正文：开头—发函说明缘由、目的，商洽工作、情况交代清；复函引述来函日期、发文号做起首语，表明收到函。主体---发函写清商洽、询问、请求的事项，明确具体；复函要针对来函事项逐一郑重作答，不能回避不答。

结尾---发函用“盼复”、“请回复”、“专此函达”复函用“特此复函”、“此复”4、发文单位和日期：同公文，有的加盖公章，有的写明抄送单位。会议纪要的结构、内容和写法

会议纪要的特点：

1、会议纪要属于会议文件

它需记录会议情况和议定事项，凡不属于会议内容不能写入会议纪要。撰写人要根据会议客观实际行文，不可以擅自增删会议内容。

2、会议纪要与会议记录的区别

第一，性质不同：会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。第二，功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。会议纪要的结构、内容和写法

会议纪要正文的结构由前言、主体和结尾三部分组成。

1、前言。首先概括交代会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、参加人员、会议形式以及会议主要的成果，然后用“现将这次会议研究的几个问题纪要如下：”或“现将会议主要精神纪要如下：”等语句转入下文。这项内容主要用以简述会议基本情况，所以文字必须十分简练。

2、主体。是会议纪要的核心内容，主要记载会议情况和会议结果。写作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会议形成的决定、决议，准确地表达清楚。对于会议上有争议的问题和不同意见，必须如实予以反映。三、商务公文写作技巧1.商务信函格式与写作要求（英文）

2.工作公文写作要求“7C原则”，即清楚、简洁、正确、具体、礼貌、体谅和完整。1.清楚（Clarity）商务信函应使读者一目了然，没有艰涩难懂或产生误会之处。SevenGuidelinesofWritingEnglishBusinessLetters（英文商务信函写作七原则）2.简洁（Conciseness）言简意赅地表达所需表达的意思，同时又无损于书信的完整和礼貌。3.正确（Correctness）正确的商务信函不仅表现为语法恰当，标点符号和词汇拼写正确，还要求叙述正确、提供的事实和数字无误、写作格式规范、技巧运用恰当以及商业术语正确。6.体谅（Consideration）发信人应尽可能从收信人的立场来考虑问题，在分析对方会如何理解信息的基础上，提供其所需要的信息。7.完整（Completeness）商务信函必须力求完整，要包括写信人希望收信人做出积极反应的一切情况，或是回答来信所提出的全部问题和要求。信函的开头应该直入主题，要避免空洞。根据书写商务信函的目的不同，开头一般分为两大类：一是回复信件；二是主动与对方联系。对于回复信件，可采用以下方式开头。1.英文商务信函的开头TheOpeningandConclusionofEnglishBusinessLetters

（英文商务信函的开头和结尾）（1）感谢对方的来信（2）对来信进行回复（3）回复来信中的有关问题（4）回复来信中提出的要求或指示（5）表达满意和欣喜（6）表达遗憾和惊讶对于主动和对方联系的商务信函，可以用以下方式开头。（1）通过别人的介绍了解到对方（2）对以前信函的补充或确认（3）通知对方一些情况2.英文商务信函的结尾商务信函的结尾应该简洁、中肯，与写信的主旨相符。根据是否需要对方回复把结尾分为两类。对于期待对方回复的信件，可以用以下的方式结尾。对于期待对方回复的信件，可以用以下的方式结尾。对于无须对方答复的信函，可以用以下两种方式结尾：

（1）表达感谢或希望继续合作的意愿（2）表达歉意1.回信

Weareofferingasoundarticleatpopularprice,andweshouldappreciateanopportunitytosubstantiateourclaims.

Inanswertoyourfavorofthe8thJune,weinformyouthatweareunabletotakethegoodsofferedbyyou.

Inanswertoyourinquiryforbran,weofferyou40tonsofthesame.UsefulSentencesinCommonBusinessLetters（一般商务信函中的实用语句）2.收讫

Weacknowledgereceiptofyourletterofyesterday,andgratefullyaccepttheappointmentonthetermsyoumention.

Weacknowledgereceiptofyourletterofthe15thinst.

Kindlyacknowledgereceipt,andhavethegoodssentbythelaststeamerinDecember.

Wedulyreceivedyourfavorofthe25thJune,contentsofwhichwenotewiththanks.3.通知

WeinformyouthatIhavenowremovedmyfactorytotheaboveaddress.

Havingestablishedourselvesinthiscity,asmerchantsandgeneralagents,wetakethelibertyofacquaintingyouofit,andsolicitthepreferenceofyourorder.

Wearepleasedtoinformyouthatourbusinesswillbeturnedintoalimitedcompanyonthe1stAugust.4.确认

Inconfirmationofmycabletoday,Iregrettostatethatthefactorywascompletelydestroyedbyfirelastnight.

Weconfirmourcalloflastweekrespectingourofferstoyou.

Weconfirmourrespectsofthe3rdJune,andinformyouthatyourconsignmenthasdulyarrived.

Confirmingourletteroflastweek,weaskyoutoappointanearlyinterviewwithourrepresentative.5.愉快欣慰

Wehavethepleasuretoinformyouthatwewillforwardbytomorrow’smailtotheBankfivebondsofUSD500each.

Wehavethepleasureofenclosingherewiththedocuments.

WehavepleasureinenclosingherewithaBillofLadingcovering50balesofcotton.6.附函

Weencloseforrealizationdraftsasperthelistatfoot.

Enclosedpleasefindtheinvoiceof80baleswoolboughtbyyourorder.

Enclosedpleasefindthreeordersforimmediateattention.

Anorderformisenclosed.Fillitoutandattachyourcheck.7.迅即

Kindlyseetheemptysacksarereturnedaspromptlyaspossible.

Thegoodswereatoncedispatchedbyrailtoyouraddress.

Pleasegiveusforwardinginstructionspromptly.

PleasedeliverthesegoodswithallspeedtotheLondondock.8.依照、关于

Inaccordancewithyourletterofyesterday,Iamsendingtonight15casesofwhisky.

Referringtoourconversationofthismorning,weencloseapamphletdescribingournewarticles.

Withreferencetoyourletterofthe16thinst.,wearegladtoinformyouthattherehasbeenagreatdemandforthearticles.9.期满、到期

ThesteamerwillbedueinYokohamaonthemorningofthe15thMay.

Ireceivedinduecourseyourletterofthe28thJune.

Wehavedulyreceivedyourvaluedfavorofthe16thMay.10.抱歉、遗憾

Wearesorrytolearnfromyourletterofthe10thJunethatyourcustomerisstilldissatisfiedwiththecondition.

Wearesorrythatwehavetakenthelibertyinwritingyouprematurelyonthesubject.

Iamregrettedtohavetoinformyouthattwocasesofthemaresobadinquality.11.荣幸

Wefeelspeciallyhonoredtobegiventhisopportunitytomeetsuchanicegroupofdistinguishedpeoplelikeyou.

Today,wefeelverymuchhonoredtohaveProf.Wilsonwithus.12.感谢

Wetakethisopportunitytothankourpatronsandfriendsfortheliberalsupportextendedtousduringourbusinesscareer.

Weappreciateyourtellingusaboutthedefectivesets,andaregladtomakethingsright.

Whilethankingyouforyourvaluedsupport,Iwishtoaskforacontinuanceofyourconfidenceinthenewcompany.13.提供服务

Wewishtoassureyouthatweappreciateanopportunityaffordedusforservice.

Inthemeantime,pleasebeassuredofourmostcordialgoodwishesandofourdesiretobeofservice.

Wethankyoufortheopportunitytobeofservicetoyou.

Wearealwayspleasedtoserveyouatanytime.14.希望、愿望

Wehopetohearfromyoufavorably.

Wehopethatyouwillgivethismatterpromptattention.

Wehopethisactionwillmeetwithyourapproval.15.留意签名

Wewouldaskyoukindlytonoteourrespectivesignaturesgivenbelow.

Irequestyourattentiontohissignature,appendedbelow.商务信函要达到良好的沟通效果，一方面要撰写恰如其分的句子和段落，另一方面还必须运用恰当有效的信函格式。英文商务信函有三种常用的格式：（theindentedform），（theblockform）和（themodifiedblockform）。FormatsofEnglishBusinessLetters（英文商务信函的格式）图1LetterheadOurRefNo.:YourRefNo.:

June1,2005InternationalInvestmentLtd.77PearlRoadSwanton,Manchester,EnglandDearMadam,………………..……………………………………………………..………………………..………………

Yourssincerely

ZhaouHua

ZhouHua

Manager图2LetterheadOurRefNo.:YourRefNo.:June1,2005InternationalInvestmentLtd.77PearlRoadSwanton,Manchester,EnglandDearMadam,………………..….………………………..………………YourssincerelyZhouHuaZhouHuaManager图1-4修正齐头式信函格式LetterheadOurRefNo.:YourRefNo.:

June1,2005InternationalInvestmentLtd.77PearlRoadSwanton,Manchester,EnglandDearMadam,………………..………………………..………

Yourssincerely

ZhouHua

ZhouHua

ManagerSampleLetterEstablishingBusinessRelationsDearSirs,WeoweyournameandaddresstotheChamberofCommerce,Tokyo,whoinformedusthatyouareinthemarketforPersonalComputers.Weareoneofthelargestcomputermanufacturesinourcountryinourcountryandhavebeenhandingvariouskindsofcomputersforabout10years.Weapproachyoutodayinthehopeofestablishingbusinessrelationswithyouandexpect,byourjointefforts,toenlargeourbusinessscope.Inordertoacquaintyouwithourbusinesslines,weencloseacopyofourillustratedcataloguecoveringthemainitemssuppliableatpresent.Ifyouareinterestedinanyoftheitems,pleasetellusbyfax.We´llgiveyouourlowestquotationsandtryourbesttocomplywithyourrequirements.Ourcustomersarealwayssatisfiedwithourproductsandtheserviceafterthesale.Webelievethatyouwillbe,too,afterwedobusinesstogether.OurbankeristheBankofTokyo,Japan.Theycanprovideyouwithinformationaboutourbusinessandfinances.Wearelookingforwardtoyourearlyreply.Yoursfaithfully,Yourbestregards，Cordiallyyours(Signature)LinDamingMarketingDirectorBeijingNewMetals非正式文体Thanksforyourletter.Igotit14Sept.I’vesentacopytocompHQalongwithamemoreyourfinancialsituation.I’vesetameetingfor3Octat11amtotalkaboutanotherbankloan.So,pleaseletusknowifyoucanmakeita.s.a.p.Butwemightaskyouafewthingstodowithyourinc.andexp.beforegivingyoualoan.AlsoIneedtogetintouchwiththeGMtookayit.Plus,we’llfirsthavetothinkaboutthelasttimeyoudidn’tkeeppwithpayments.Anyway,inthemeantime,youneedtofillinthisbusinessplan.Bringittothemeetingwithyou.正式文体Thankyouforyourletterreceived14September2002.Acopyhasbeensenttothecompanyheadquartersinadditiontoamemorandumconcerningyourfinancialsituation.Ameetinghasbeenscheduledfor3October2002at11amtodiscussyourrequestforafurtherbankloan.Therefore,pleaseinformusofyouravailabilityforthismeetingattheearliestopportunity.However,anumberofissuesconcerningyourincomeandexpendituremaybequeriedpriortoaloanbeinggranted.FurthermoretheGeneralManagerneedstobecontactedinordertoauthorisebankloansofthisnature.Moreover,yourpreviousfailuretomeetpaymentarrangementswillfirsthavetobeconsidered.Nevertheless,intheinterimyouarerequiredtocompletetheenclosedbusinessplan,whichshouldbebroughttothemeeting.培训目标达雅信信

严格遵守要求写作，作品能够反映事件.达

自如写作，忠实反映作者目的.雅能够跳出束缚，信手拈来，作品深刻.第一节

企业新闻宣传的作用一是企业新闻宣传工作是塑造企业外部形象的主要渠道。二是企业新闻宣传工作是创造良好发展环境的主要手段。三是企业新闻宣传工作是培育企业文化的主要方式。第二节企业新闻通讯员应做好的储备1、培养新闻触角和新闻敏感，善于发现新闻线索培养新闻触角和新闻敏感，善于“反弹琵琶”，在司空见惯的事情看到他的不同点，就能够当事情还在“风起于清萍之末”时，就敏感地察觉到它，并预见它的去向，从而比较得心应手地写出一篇新闻稿。2、对企业工作既能“跳进”又能“跳出”跳进：全面了解和熟悉企业各项工作和活动跳出：跳出自己企业的圈子，在一个新的高度和更大的范围去看待企业工作和活动跳进是为了深入了解要采写的新闻内容，跳出是为了更准确的把握要采写新闻的主题和挖掘新闻的意义。3、锤炼新闻写作基本功掌握新闻的体裁、各类体裁的结构、行文语言的风格。开始写稿的时候，可以先找一些类似的稿件模仿，熟悉了，就可以自如的去表现。

勤写勤练勤看第三节

企业通讯员如何发现新闻1、国家政策在企业工作中的体现：转方式调结构、节能环保……2、社会热点和企业活动的有机结合：安全、对标管理、成本管理3、主管部门工作要点和宣传重点4、各类节日5、企业重要活动CompanyLogo6、企业典型人物7、企业的典型管理模式、技术成果8、工程报道9、检查验收10、工人的生活变化、小发明、小创新……第四节

新闻作品要求1、新闻基本的要求：新鲜一篇文章的好坏取决于内容和形式两方面。但对于新闻来说，形式的作用更大。阅读书籍更像是自由恋爱，而报纸则更近于媒人介绍。2、新闻基本的要求：简明体裁和字数限制，尽可能短的文字表明文章主题。方法一：那就应该采取“拎起来”，而非“兜起来”。

果断扔掉无关紧要的，突出重点。方法二：通俗来讲：“不要把肉埋在饭里”。案例13、新闻的基本要