企事业单位合同管理办法

企事业单位合同管理办法第一条目的内控制度名称合同管理办法执行单位内控制度编号监督单位制度受控状态生效日期第一章总则为规范团林实验学校经济合同管理，有效防范经济活动中的财务风险与法律风险，确保合同行为符合国家法律法规，避免遭受外部处罚、经济损失和信誉损失，促进经济合同规范有序管理，制定本办法。第二条合同类型本单位合同按照合同标的额分为重大合同、重要合同与一般合同。根据本单位经济活动性质常用的合同类别主要有采购合同、租赁合同、技术服务合同等。第三条适用范围本办法适用于团林实验学校对外签署的各类经济合同的管理。第四条合同形式本单位发生的各类业务合同一律签订书面合同，严禁口头约定。第二章合同订立第五条本单位以下经济业务必须签订合同1、因业务及管理需要所需购买的各类服务；2、单笔金额超10000元的采购类支出；3、可能因为商品或服务给单位带来损失或者风险的业务，无论金额大小均需要签订合同；4、经办部门及财务部门认为有必要签订合同的其他事项。第六条合同调查1、合同发起单位合同经办人负责对合同标的的供应商、价格及变化趋势、产品及服务质量等进行综合分析论证，合理选择合同对方。2、合同经办人负责与合同对方当事人联络，对备选供应商的民事主体资格、资金运营、技术和质量指标保证能力、市场信誉、产品质量等方面进行调查了解，并按要求提供佐证材料及加盖公.±r.早。3、合同经办人对收到的供应商调查信息及佐证资料进行核查，报单位负责人审核批准。4、对于符合招标条件的合同，不按本程序进行合同调查，按照招标管理的相关规定执行。第七条合同谈判1、合同经办人负责合同谈判的组织工作。谈判开始前，应该收集合同相关的市场信息，了解市场竞争状况、交易价格、售后保障等，并就谈判的基本策略向负责人及主管校长汇报。2、对于重大合同或法律关系复杂的合同，应当协同财务、审计等专业单位人员参加谈判，必要时可以聘请外部专家参与，其成员及职责权限由分管校长决定。参与谈判的人员必须在授权范围内履行职责。3、合同谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见，由合同经办人负责记录，并由本单位参与合同谈判的全体人员签字确认。若合同签署成功，该谈判记录与合同其他资料一并存档保管，保管期限为三年。4、对于谈判过程中的重要事项应当予以记录。5、重要合同由合同经办人、部门负责人、财务负责人、法律顾问等参与谈判。第八条拟定合同文本1、合同经办人根据合同谈判的结果，负责起草合同文本，重大合同必要时可聘请外部专家参与起草，避免因关键条款考虑不周给单位造成经济损失。2、合同的各项内容应尽量细化，用词要精确，避免歧义，防止合同部分履行后发生争议。a）合同编制内容至少应该包含以下条款：合同编号、日期、合同内容、合同范围、双方的权利和义务、协议期限、支付数额、支付方式、违约责任以及不可抗力条款等，避免以后发生争议引起不必要的经济损失。b）建设工程施工合同、各类分包合同、工程项目施工内部承包合同、基础设施维修保养合同等均应清楚列明质量、进度、资金、安全等各项具体标准，有施工图纸的，施工图纸作为合同的重要附件，与合同具有同等法律效力。3、合同内容和合同范围条款应明确，避免范围界定不明给单位造成经济损失。4、双方的权利和义务条款要特别注明，避免给单位造成经济损失。5、对协议期限、支付数额和支付方式条款要具体详细地说明，确保合同的有效履行。6、不可抗力条款尽量列举其具体范围、证明条件和通知期限。第九条合同评审1、合同文本拟定后，填写《合同会签审批表》并由经办部门负责人审核签字后，报主管校长审核，并以会签方式进行评审，重要合同或重大合同可根据需要经分管校长同意后进行会议评审。2、合同文本中涉及法律条款应由单位法律顾问或请律师协助审核，以降低法律风险。3、校委会负责审核合同商务、财务相关的条款，比如：付款方式、付款时间、票据要求等。4、评审完毕后，应在《合同会签审批表》签署评审意见，合同经办人对相关领导提出的审核意见应当给予回复，并在《合同会签审批表》列明有关修改过程。5、经前述审核的合同文本，由合同经办人报校长审批，根据合同标的额由校长在合同会签审批表签署意见并明确合同签署人。重大合同如有必要可报校长审批后提交班子会审议决定。班子会以决议形式对合同文本表示意见并明确合同签署人。第十条合同签署1、合同原则上应由对方当事人先行签署后，再由本单位被授权人签署。2、本单位所有经济合同原则上均应由校长亲自签署。一般合同可以由校长授权人签署。授权意见需在《合同会签审批表》注明。3、合同签署被授权人应当凭审批通过的《合同会签审批表》在授权范围内签署合同，严禁越权。第十一条合同盖章1、合同经办人持《合同会签审批表》、双方签署的合同原件申请加盖合同印章。印章管理人员按印章管理规定登记备案后在合同落款处加盖单位公章（合同专用章），合同多于壹页的，还须在各页加盖骑缝章。2、印章管理人员须在《合同会签审批表》相应位置登记合同盖章时间并签字确认。第三章合同执行第十二条合同跟踪1、合同依法签署并生效后，即具有法律约束力。必须重视合同的全过程管理，即合同履约。合同经办人要随时跟踪合同执行情况，发生异常情况随时向单位负责人、校委会负责人报告。2、发生违约可能或违约行为时，要及时采取有效措施使其对本单位的不利影响降至最低。第十三条合同变更发生合同变更事项时，合同经办人应及时提出解决方案，需要签订补充协议的，需要按照本办法“合同文本拟定”及“合同签署”的控制程序执行。第十四条合同纠纷处理1、合同履行发生纠纷后，合同经办人应当在当日将纠纷情况向主管领导汇报。2、主管领导审议纠纷性质及影响程度，对全办影响重大的事项应集体研究讨论纠纷处理意。3、属于对方不履行合同或不正确履行合同的，在对方违约行为发生后，合同经办岗位应在2日内提出书面意见书并正式通知对方，并应取得对方收到信函的确认件。4、属于己方未能正确履行合同的，应当积极与对方沟通，提出解决问题的建议，做好协调工作。同时要收集相证据，为诉诸法律解决做准备。第四章合同结算第十五条合同经办部门、校委会应根据合同约定按时履行收、付款职责，并按合同约定及财务管理制度实时结算，有效控制收付款风险。1、本单位出租资产产生的租金收入，经办部门应按合同约定时间及时办理租金收缴手续，并按财务制度规定将所收租金上缴财政专户；2、合同结算事项由合同经办人提出申请，填写《合同付款申请单》并由单位负责人审核同意后交校委会审核；3、校委会主管会计首先审核付款事项是否有适当的预算，依据合同约定付款条件及进度审核付款申请，审核通过后由校委会长审核;4、校委会审核通过后，合同经办人按照资金支付的审批权限逐级审批。第五章合同档案管理第十六条办公室作为本单位合同归口管理部门，办公室合同管理人员负责全部经济合同的分类登记编号、备案、日常存档工作。第十七条合同签订后，合同经办人应向办公室合同管理人员移交合同原件一份、《合同会签审批表》原件一份，由合同管理人员负责日常管理。同时将合同原件报校委会备案一份并作为财务结算合同款项的凭据。第十八条合同档案的管理逐步实行信息化管理，详细登记合同的订立、履行和变更、终结等信息，实行合同全过程封闭管理。定期对合同进行统计，以确保合同档案的完整、安全和有效利用。第十九条合同管理人员获得新文档后，应及时登记“合同存档登记台账”，确定合同编号、规范管理，分年度整理归档，显著标明合同的简要内容，并逐个建立档案，与合同有关的文书要附在合同卷内归档，履行完毕后，按档案保管期限保管。第二十条合同管理人员每年1月底前将上一年度全部合同原件、合同台账、《合同会签审批单》整理后予以存档。第二十一条要查阅正在执行或已执行完毕的合同，要履行合同借阅手续，防止合同丢失或信息泄露。以前年度的合同借阅，按照本单位档案借阅程序办理。第二十二条合同档案归档主要工具1、“合同存档登记台账”：用于单位登录所接收的文档，作为文档立卷的记录，是核查案卷管