论内控在学校固定资产管理中的应用

论内控在学校固定资产管理中的应用摘要：通过分析学校固定资产管理中存在的风险，运用内控方法，提出应对措施，达到提高固定资产管理水平，实现固定资产管理规范化、流程化和信息化的目的，并为固定资产管理的绩效考核提供重要依据。关键词：内控;固定资产;管理;应对措施引言学校固定资产主要有房屋建筑物、通用设备、教学用专用设备、图书和家具用具等。随着社会的发展进步，固定资产的种类数量越来越多，要求固定资产管理也越来越规范化和信息化。学校的固定资产管理具有与其他事业单位不同的特点，其主要任务是保证教学、科研等各项工作的需要，并充分发挥固定资产的使用效益。合理保证资产安全和使用有效是内部控制的目标之一。在学校固定资产管理中加强内部控制，充分运用内控工具（也称内控方法），利用内控原理来设定岗位、形成机制、完善制度和流程，可以起到事半功倍的效果。内控工具很多，主要有不相容岗位分离、内部授权审批、归口管理、预算控制、资产保护控制、会计控制、单据控制、信息公开等。由于学校各种资产的性质不同，其管理的风险及侧重有所不同，使用的内控手段和工具也有所不同。在固定资产管理中，管控的重点有采购、保管、配置、使用和处置等环节，其主要风险有：未按要求进行招投标采购或固定资产购置程序不合规;固定资产购置不符合资产配置标准或未纳入预算;验收程序不规范、导致固定资产质量不符合要求;虚构固定资产购置业务，套取财政资金;因保管不善、操作不当引起资产损失情况;使用效率低下、资源闲置浪费严重;入账不及时或固定资产界定不清，造成账实不符;固定资产的处置未经过适当权限的审批，处置收入流失或未按规定处理;未按要求办理财产保险等。一、未按要求进行招投标采购或固定资产购置程序不合规应对措施固定资产购置程序不合规，是固定资产管理比较常见的一种风险。在固定资产购置环节，应明确采购或自行建造固定资产流程，加强管理，设置采购岗位，明确审批权限，指定归口管理部门。具体地说，就是对外购的资产加强采购控制，达到政府采购标准的必须履行政府采购程序，严格按照政府采购相关规定要求做好每一步骤，确保合法合规，根据政府采购法规，学校购买固定资产可采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判或询价等方式。对达不到政府采购标准的固定资产采购，也应有内部申请、论证、审批等程序，防止脱离监管。学校内部也可以参照政府采购招投标办法成立相应的内部招标办公室，设立主持人、监督人等岗位，达不到政府采购标准的固定资产采购，由内部招标办公室負责实施招投标，必要时邀请外部专家进行评价论证，也可以与招投标代理机构协作进行招投标工作。对自行建造的固定资产应加强工程项目控制，结合建设工程项目管理制度，完善岗位分工，建立项目经理负责制和监理制度，指定专人全程记录监督，保存工作量等相应资料，作为将来竣工验收结算依据。二、固定资产购置不符合资产配置标准或未纳入预算应对措施固定资产购置不符合资产配置标准、超标准配置固定资产也是常见的风险。如某学校年初有办公电脑65台（均为三年内购买），实际教职工32名，当年按照预算计划新购置办公用电脑15台。这个案例就是超标准配置。在实际工作中，还存在无预算或超预算购置固定资产风险，虽然没有超标准配置，也不符合相应规定。防范无预算采购和超标准配置资产，主要有以下措施：一是摸清家底，科学编制预算，使资产购置预算编制科学可靠，并确保经办人员及时全面掌握资产配置标准规定和预算指标。在编制资产购置预算时，应将资产使用部门、资产管理部门、财务部门召集起来，共同研究，在充分论证的基础上编制预算。二是应该将资产的采购和管理归口到统一的资产管理部门，采购和管理有专人负责，责权分明。设置采购岗位、资产验收登记岗位和资产保管岗位，制定相应职责，各司其职，互相监督，确保资产采购和管理有章可循，有据可查。三是完善资产的采购流程，做到请购与审批相分离。资产使用部门在提出固定资产购买申请后，资产管理部门应对资产库存情况、拟购资产市场调研情况等对资产购置、新建的必要性、可行性进行综合判断，提出建议为单位领导采购决策提供依据，防止资产采购的铺张浪费。四是大宗设备采购适用议事决策机制，领导班子集体审议。三、验收程序不规范、导致固定资产质量不符合要求的应对措施验收环节是固定资产交付使用前一个必备而又重要的环节。许多单位将验收流于形式，造成后期发现固定资产质量不符合要求，甚至带来严重的经济损失。某校在一次固定资产采购中，因验收疏忽，没有发现对方用较低配置的电脑冒充较高配置的电脑，造成某种考试软件无法安装，不得不取消考试的后果。后虽经调解进行了更换，但教训十分深刻。这个案例告诉我们，资产验收至关重要。应成立验收小组，一般验收小组应由资产管理部门人员、资产使用部门人员和专业技术人员组成。资产验收小组可以由相对固定的人员组成，也可临时组建，要选用责任心强、办事认真、专业精通的人员。验收人员对固定资产进行验收时，应该严格按照合同协议内容，对资产质量要求，资产项目品牌、型号、规格等一一核对。验收通过验收小组成员全体签字确认并存档。四、虚构固定资产购置业务，套取财政资金应对措施虚构固定资产购置业务，套取资金属于私设小金库行为。某校为套取资金虚构购买一批学生用橱柜，价值5000元，经审计检查发现无实物资产，对相关责任人进行了处理。为杜绝此类情况，应加强审核，审核的重点是原始凭证是否真实;审批手续是否完整;验收环节是否规范;相关合同、文件及资料是否齐全。进一步加强内部审计机构建设，加强事前监督，把套取财政资金作为内部审计的重点，从源头进行遏制。五、因保管不善、操作不当引起资产损失情况应对措施固定资产保管或使用不当，会造成固定资产丢失、毁损等情况。为保证固定资产安全，应实施固定资产归口管理，确定固定资产管理部门，完善岗位设置，通过资产保管调配、资产使用等不相容岗位相分离，落实资产使用和保管责任人的职责。加强人防技防，对重要资产进行接触控制，严禁无关人员接近相关财产。建立固定资产台账，加强部门间沟通合作，在归口管理前提下形成齐抓共管机制，定期或不定期进行盘点和对账，资产增减变动要及时记录并建档;建立完善资产信息管理系统，有条件的学校可尝试增加固定资产条码识别技术，提高工作效率，同时加强固定资产的统计分析，实现动态管理等。六、使用效率低下、资源闲置浪费严重应对措施资产使用效率低下和资产闲置浪费是部分学校容易产生的风险。除上文提到的超标准造成的浪费外，还有信息沟通不够等原因。如某学校因建设花园单位，需定制不锈钢展板10块，价值为7000元。后勤部门负责此项工作，未与其他部门沟通购入。上年度和本年度已经在大型党建活动购不锈钢展板15块（党办负责），校团委活动购不锈钢展板7块。这个案例，属重复购买。主要原因是资产管理未实行归口管理，部门间信息沟通不畅，重复购买不锈钢展板，造成资产闲置浪费。提高固定资产使用效率，避免资源闲置浪费，首先要做的就是摸清底数。学校应将固定资产的管理调配归口到一个部门来做，成立资产考核小组，对充分利用资产的部门个人，给予表彰，在资产配置中优先考虑。对使用效率低下、资产闲置浪费严重的部门个人，进行通报批评甚至问责。在使用部门提出申购时，应及时检查库存情况，能内部调配的要内部调配，避免资产闲置浪费。七、入账不及时或固定资产界定不清，造成账实不符应对措施固定资产的账实不符，除上文叙述的虚构购买固定资产业务外，主要有以下两种情况形成，一是固定资产未及时入账;二是对固定资产界定不准确导致入账价值不准确。某地审计部门发现某学校有一笔购买学生用桌凳业务，未入固定资产账。经调查后发现是该学校财务人员认为桌凳单价小于1000元，所以未入固定资产账。根据会计制度规定，不需安装的固定资产，验收并取得发票，就应该计入固定资产;需要安装的固定资产在完成安装并验收后也应计入固定资产。如长时间未计入，就会形成账外资产，造成账实不符，极易造成监管的缺失。固定资产应定期盘点，对未入账盘盈资产及時进行会计处理。财务人员应严格按照会计准则制度固定资产定义和管理要求记录固定资产业务，在记录固定资产业务时，应保持会计政策持续性，如成批学生用桌椅计入固定资产，零星购入相同桌椅时，也应纳入固定资产核算，而不管价值多少。在学生机房、各类实验实训室入账时，由于存在安装物料耗材等价值，可以整体核算平均计入单位固定资产价值，也可将可分离的单个固定资产列出价值，将所用安装物料耗材直接计入当期费用。在发生房屋建筑物维修业务时，应分清楚是普通的维修维护，还是大型维修改造，普通维修维护如屋顶防水等计入当期费用;大型维修改造则应计入固定资产价值。这样做的目的一是严格遵守政府会计准则制度有关要求，二是减少固定资产入账的随意性，确保账实一致。八、固定资产的处置不合规应对措施固定资产处置不合规，主要表现在未按程序未按规定处置资产，处置固定资产费用和收入未按制度要求记录账簿，造成违规处置、资产流失或舞弊。某校处置一批学生用家具时，未按程序进行处置，该批家具残值收入200元，运输费用支付了300元，财务人员两项相抵后计费用100元。本案例中，主要有两个错误，一是未按程序规定处置固定资产，二是收支未执行两条线。固定资产处置应该按照国家和地方有关规定进行，应明确不同价值固定资产处置的审批权限，设定处置资产报批内部流程，明确处置资产岗位，并由资产管理部门会同技术人员对处置资产的残值进行评估。在履行相应的审批或备案手续后，方可进行资产处置。处置产生的收入应该上缴财政，处置产生的费用应另行核算，不应该将收入费用相抵，或处置收入坐支。未经过审批或备案进行资产处置，或处置收入不按规定上缴财政，应有问责机制，追究相应人员责任。九、未按要求办理财产保险应对措施对重要资产购买财产保险，是防范风险的一种重要手段。在保险合同规定的损害情形发生时