信息工程部管理手册-部门行为规范

信息工程部管理手册-部门行为标准TOC\o"1-1"\h\z\u会议管理制度 2CC 会议系统管理制度 2招投标管理制度 5电子文档管理制度 6RTX信息群发管理制度 6OA系统审批管理制度 6接受外部任务制度 7账户管理制度 7网络中断汇报制度 7信号屏蔽器管理制度 8通讯管理制度 8信息收集发布制度 9新闻通稿撰写制度 9新员工入职引导制度 9办公环境管理制度 10档案整理制度 10设备领用制度 10业务报表制度 10信息工程部用户反应问题上报制度 11部门内部报销制度〔部门奖金〕 1122泛微OA管理标准 17会议管理制度OA/会议/日程〞。会议管理标准为“公开给他人〞，共享对象选择梁总。会议发起人在会议管理中发起新会议的同时，需日程管理的个人事件中新建一项个人事件，标题为具体的会议名称，共享类型选择“公开给他人〞，公开对象选择梁总。会议发起人在日程管理的个人事件中新建一项个人事件，标题为具体的会议名地点、参会人员。日程管理标准部门员工每日上班后需在日程事件中，填写一天的工作方案；涉及会议的日程安排已在上述“会议管理〞中实现，不需再次填写；.3非会议类方案性工作，填写在日程事件中，以便领导查看。部门员工都应提前准确填写，以免方案不当造成会议安排问题。综合组负责此项工作的培训、落实、检查、催促。CC 会议系统管理制度根据CC 会议系统的特点，对系统采取信息工程部统一管理，分部门授使用的模式管理，具体如下：账号管理为便于使用和管理， 会议系统将使用一个总账号和假设干个分账号总账号和分账号均由信息工程部代表集团统一申请和管理。账号的管理口令由信息工程部商务经理统一保管〔并在主管副总和总经理处备应用管理总账号是管理账号，无特殊情况，不用于召开 会议；分账号是应用账号，专门用于召开 会议；会议申请单位通过向信息工程部申请分账号和 会议费用的方式召开会议。会议申请与受理申请部门在OA中发起“ 会议申请流程〞，提出 会议使用需求。经信息工程部总经理批准后，向申请部门 会议系统提供分账号，并分账号内转入初始费用。各使用部门应指定专人作为 会议系统的关键用户：〔1〕关键用户负责接受信息工程部视讯组提供的系统使用培训；〔2〕关键用户负责对配发给本部门的 会议分账号进行管理〔账号密码妥善保管，不得随意更改；〔3发起费用申请。讯组提供支持。会议费用申请.1 会议使用部门根据需要，可不定期向信息工程部提出费用申请；.2申请流程：〔1〕申请部门经办人〔关键用户〕提出申请〔2〕申请部门负责人审批〔3〕信息工程部副总经理审批，拨付费用并进行分账号转账操作〔4〕知会申请人和信息工程部商务经理会议费用登记管理〔1商务经理应建立 会议使用情况台账对每次费用拨付情况作好登记；〔2〕商务经理应每月编制 会议使用情况报表，经商务副总审核后上OA；〔3〕商务经理应根据使用情况，出具费用分析报告；〔4〕商务副总应定期检查费用余额，审核台账。费用交纳〔1〕根据费用支出情况，总结规律，确定费用余额预警额；〔2〕商务经理办理请款、付款、报销等手续。招投标管理制度情况不得少于三家。拟选投标厂商由工程建设组织者负责，商务组负责拟定招标方案、招评标前的各项工作〔包括向投标人发放招标文件、与投标厂商进行联自在定标前直接与投标厂商联系。招投标过程中，对各投标厂商的来访，我方接待人员不得少于两人。间、任何地点以任何方式向评标小组以外人员透露各厂商的技术方案与商务报价。一旦合同签订，招标的过程文件〔招标文件、投标文件、开标记录、OA电子文档管理制度所有部门对外文件都应在总经理审阅同意前方可传递、上报和下发。统一格式确定文档名。WPS表格还是演示文稿。所有正式对外电子文档必须在电脑中保存备份，以备查阅。识文档〞中。电子文档属于企业机密，应按照保密制度进行管理。RTXRTX方可操作。RTXRTX总经理审批。流程：拟稿人-主管副总审阅-总经理审批-拟稿人群发。RTXOAOAOA对于部门内部流程的审批时限不得超过一个小时。对于复杂流程，在与相关领导商洽后，审批时限不得超过半天。RTX审批人不在，应通过短信和 告知。如审批人无法审批应在 或短信中告知发起人另外通过 和信通知流程下端人员自己的审批意见。接受外部任务制度部门人员从其他任何部门接收任何没有明确流程的任务要先提交给步工作的开展。OA式报总经理批示前方可回复。未经总经理批准，不得擅自接受外部任务指令。账户管理制度任何系统管理员账户密码，不得授予非正式员工掌握与管理。HR及时与人力资源部协调，尽快录入员工信息。集团员工离职时，应首先注销账户信息，然后再办理其他手续。网络中断汇报制度信息工程部全体成员如发现网络中断应第一时间通知网络管理值人员，同时 告知总经理。障网络的通畅。部门总经理。信号屏蔽器管理制度得外借。记、编号、造册，作好使用登记，并负责对领用人进行使用培训。屏蔽器的使用须经如下流程审批：〔1〕董事长参加的会议申请人—信息工程部总经理—主管副总裁；〔2〕副总裁参加的会议申请人—信息工程部总经理；〔3〕其他会议申请人—商务副总经理。核查设备工况和使用登记表。通讯管理制度为保持工作联系畅通，平台组和网络组成员必须保持全天 开机；他组成员必须保证工作日6:00~22:00开机，节假日9:00~21:00开机。开机时段内，须做到 随身携带，并将 调整为最适合的状态，保证在来电的第一时间接听 。在规定的开机时段内，任何人不得拒听来电。对于特殊情况造成未接的，应在看到未接信息时，在第一时间回拨。2009125都要开通“内部短号码〞功能。号码变更应首先与商务组商洽开通新号码集团 专网功能后同时及在RTX中进行更新，不允许出现短号码停止应用现象。那么:如受话人不能及时接听其他员工应主动接听 重要 作好接记录,并及时通知受话人。信息收集发布制度家分享。OAOA新闻通稿撰写制度稿。工作。OA新员工入职引导制度〔组长〕负责导入工作，并安排专人指引新员工办理各种入职必要手续〔人力资源部报到、办理饭卡、体检、入职差旅费报销、办公用品领用等〕14.2员工更快更好地参加新团队、适应新环境。办公环境管理制度标准管理，创造良好的工作气氛。15.2办公环境标准：〔1〕办公桌面保持整洁，不摆放过多物品。〔2〕文件纸张应排放整齐，重要合同、文件不得随意摆放在桌面上；平安防范。档案整理制度档报送到商务经理存档。信息催促各组人员进行档案上报。设备领用制度部门内部所有设备由商务经理管理，进行登记、编号、造册。借用设备商务经理应作好使用登记。业务报表制度NC更新的报表经组长、副总审批后上传到OA录下相应的子文件夹中。除商务台账和网络建设报表随时更新外，其他均为月报表，要求每月最后一日上传到指定文件夹中。立，并经总经理审核同意。催促工作。信息工程部用户反应问题上报制度问题、数据库问题、各业务系统问题、视讯设备问题等〕的处理方式与流程。共性问题范围：部门内部人员发现问题，且问题影响面较广；三个或三个以上部门外部人员向部门内部人员反应同一个问题；实存在且影响面较广。问题处理方法：1统组和厂商技术人员处理；主管副总〔组长〕判定问题影响严重的应上报总经理；用户反应共性问题处理结果单?。部门内部报销制度〔部门奖金〕部报销形式报销。工程经理管理与记录。大致费用等，总经理同意前方可执行。北京分公司〞。参与人员名单。发票用胶水黏贴附在现金请款单后。16/工程经理存档。OA况及资金余额。集团大型视频直播工作程序成年会直播任务。制定工作程序如下：步骤工作内容工作目的责任组第一步，文档准备与会议组织部门沟通完成参会方量及详细参会地点统计明确直播对象综合组与会议组织部门共同拟定会议通知及测试通知确定工作时间点，明确我方承当责任。综合组第二步，现场调查网络点位准备和路由调查将专网接入点接至距离直播台就近的位置调查调音台与我保证用最短线路、最好效方音视频矩阵对果向直播设备提供音频信接线材类型号直播摄像点位调确定视频信号线路布线方查式和线路保护方式第三步，进场准备特殊线材及设备为采购做准备列表材料设备采购保证现场所有设备对接将所有直播设备做好准备调试及现场用设备搬到场内并组装现场调试，同时保对直播效果进行预判断；综合组、平台证所有上线分会及时调整现场设备、线路组、网络组场都能参加测试和网络的条件第四步，直播直播设备现场操最大程度地保证直播效控果，现场指导各分会场进行操作直播现场视频采现场视频信号采集综合组集直播现场 信号确保现场无 信〔到现商务组屏蔽场确定安装方式〕网络监控保证直播网络条件网络组现场及时统计上保证所有参会方上线综合组线情况，并联系未IT外包打 完善各地公上线分会场司总经理、调试人员通讯录第五步，撤场视频直播设备、线路设备整理，装箱摄像机屏蔽器综合组商务组线路撤除、装箱全体撤场、搬运、整理全体第六步，总结对年会直播进行统计各公司登录情况，故障情况和直播质量情况综合组全过程总结完成直播分析总结报告综合组召开内部总结会全体参与人员实施细那么：第一步，文档准备集团通知中涉及视频会议局部的内容大体如下：现场直播调试安排及考前须知为充分保障专网传输带宽，直播期间日〕禁止任何人在专网内进行BTRTX为保证主会场与各地分会场视频信号传输的稳定与连RTX各公司使用V2系统登录。联系人：**电话：010-85853***手机：1**********登录视频会议系统。请各第二步，现场调查1.直播台选址原那么直播台设到调音台模式。核心原那么是尽可能地缩短与现场调音台与直播设备之间的距离，保证音频信号不会因为线路原因发生衰减。网点选位应的弱电井内。第三步，进场准备耗材及设备清单，采购综合组和平台组人员应在进行过现场调查后第一时间内列出现场耗材或特调以满足使用要求。现场测试设备清单设备序号设备或线材名称规格说明数量1视频会议用主电脑V2用视频会议电脑12视频会议用副电脑V2用视频会议电脑13视音频分频器CreatorAV0404视频矩阵24网络交换机可划分VLAN的网络交换机25电缆线盘含50米电缆线盘16网线线盘含50米网线线盘17视频线视频会议用主电脑用AV视频线，51米8视频线视频会议用副电脑用AV视频线，51米9视频线摄像设备视频输出AV视频线，25米110屏蔽器用于屏蔽现场 信号1211音频线双头双声道莲花，用于调音台与矩阵1对接，5米12音频线视频会议用电脑与矩阵连接的音频2线，一头双莲花一头，5米13音频线调音台输入至音视频矩阵，一头一头1双莲花头，5米14网线视频会议用主电脑用，3米315网线视频会议用副电脑用，3米316网线网络交换机用，50米117箱子用于设备包装及运输218银灰色宽布胶带用于现场线路保护519插线板5米〔公牛GN-109K〕10个第四步，直播1、测试：落实有哪些公司参会,明确分会场，测试结果向领导汇报。汇报材料应包括以下表单，和关于测试总体情况的文字描述参会方统计表格式如下：序参会参会地视频调试负责人测试直播情况备注号公司点及联系方式情况2、直播：IT人员负责，确保